Grâce à la tendance actuelle à la numérisation, les gens souhaitent travailler moins sur papier et s'attendent à pouvoir accéder à leurs documents les plus importants depuis n'importe quel appareil. Il est fortement recommandé d'utiliser un système de gestion de documents afin de simplifier ce processus. Dans le monde numérique d'aujourd'hui, les outils de gestion de documents font partie intégrante de toute entreprise prospère. Les systèmes de gestion de documents, à la place des rangées de classeurs, génèrent une archive électronique accessible et modifiable par toute personne disposant de l'autorisation appropriée. La gestion de vos documents numériques et la numérisation d'anciens fichiers papier est un jeu d'enfant à l'aide d'outils de gestion de documents. Nous passons en revue une liste d'outils de gestion, en nous concentrant sur les outils de gestion de documents d'entreprise et Microsoft, et citons également quelques sociétés de systèmes DM, y compris Open Source.
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Qu'est-ce qu'un outil de gestion de documents ?
L'outil de gestion de documents est un logiciel utilisé pour suivre, gérer et stocker des documents tout en réduisant l'utilisation de papier. Ce programme a plusieurs applications d'entreprise potentielles, de l'archivage de fichiers multimédias dans le cloud à la facilitation du travail d'équipe sur la paperasserie.
DM comprend une grande variété de caractéristiques et de fonctionnalités, essentielles au bon fonctionnement d'une entreprise. Les fonctionnalités des outils de gestion de documents qui sont inestimables et aident les entreprises de toutes sortes incluent;
- Un emplacement unique où les enregistrements peuvent être recherchés et consultés.
- Les documents qui étaient auparavant stockés sur papier peuvent désormais être numérisés, téléchargés et organisés numériquement, éliminant ainsi le besoin d'espace supplémentaire (et d'argent) qui était auparavant nécessaire pour le stockage papier.
- Améliorer l'organisation et la productivité, ce changement.
- L'utilisation du stockage de documents numériques réduit la probabilité que des fichiers soient égarés ou corrompus.
Les outils de gestion de documents pourraient être particulièrement utiles pour les entreprises des secteurs médical et financier, qui traitent et/ou stockent de gros volumes de données contenant des informations personnellement identifiables. Ces systèmes peuvent garantir la conformité des documents dans un domaine donné tout en donnant aux utilisateurs autorisés un accès rapide et fiable à tous les fichiers nécessaires.
Quel est le meilleur logiciel de gestion de fichiers ?
Jetons un coup d'œil à certains des logiciels DM les plus connus, qui sont couramment utilisés pour réduire la dépendance à l'égard des documents papier et améliorer les performances DM d'une entreprise.
- ClickUp
- M-Files
- Feuille intelligente
- Espaces de travail d'équipe
- pCloud
- HubSpot
Quels sont les différents types de systèmes de gestion de documents ?
Les cinq types de systèmes DM sont ;
- Gestion de contenu d'entreprise.
- Gestion de contenu (gestion de contenu Web)
- Imagerie documentaire.
- Gestion des flux de travail.
- Gestion des enregistrements.
Liste des outils de gestion de documents
Les cabinets d'avocats, les studios de design et les maisons d'édition ne sont que quelques exemples de PME qui souhaitent se passer du papier mais qui ont besoin d'aide pour trouver la solution appropriée. Étant donné que les entreprises auront toujours une grande quantité de données à gérer, il est essentiel de sélectionner un outil DM à la fois fiable et extensible afin de maximiser l'efficacité.
Les petites et moyennes entreprises (PME) peuvent grandement bénéficier d'outils de gestion de documents efficaces. Le plus fondamental est le besoin d'un emplacement centralisé pour garder les dossiers en ordre. Un outil DM peut également gérer des éléments tels que la gestion des versions, les processus, les autorisations des utilisateurs, la sauvegarde et la sécurité. C'est là que vous devriez commencer lorsque vous cherchez un endroit où conserver et partager des fichiers sensibles de l'entreprise avec d'autres. La classification des données est une autre fonctionnalité DM qui a le potentiel de modifier considérablement la façon dont votre entreprise schématise désormais ses processus. Les revenus mondiaux prévus pour les systèmes DM et ECM augmentent à un rythme sain, et pour une bonne raison.
Cela étant dit, vous trouverez ci-dessous une liste des meilleurs outils de gestion de documents ;
#1. Bureau de signalisation
SignDesk est une plateforme de gestion intelligente du cycle de vie des contrats (CLM) qui a été développée dans le but d'automatiser tous les aspects du processus de passation des marchés. Avec l'aide de SignDesk CLM, les équipes peuvent immédiatement développer des contrats avec des clauses suggérées par l'IA, puis les approuver et négocier leurs conditions.
#2. Contenuverse
La gestion de vos documents avec Contentverse garantit que vous ne serez jamais sans les ressources dont vous avez besoin. Contentverse est en mesure de répondre aux besoins spécifiques de votre service car il propose des choix de déploiement dans le cloud et sur site, ainsi que des configurations utilisateur pouvant être personnalisées.
#3. Optix
Logiciel de gestion de documents à la fois puissant et simple à utiliser, Optix propose des solutions d'automatisation des flux de travail, une gestion des procédures opérationnelles standard et d'autres fonctionnalités contemporaines conçues pour améliorer l'efficacité des processus de l'entreprise.
#4. Document gratuit
Docufree Document Cloud est un système de gestion de contenu d'entreprise basé sur des services qui intègre la numérisation et la capture de documents, la gestion de documents et l'automatisation des processus sur une plate-forme unique basée sur le cloud.
#5. ECM DocStar
DocStar Enterprise Content Management s'adresse aux grandes et moyennes entreprises de tous les secteurs et propose des outils pour télécharger, stocker et échanger des documents dans un certain nombre de formats. Ses clients proviennent d'un large éventail d'industries. Il existe des versions du logiciel qui s'exécutent sur le cloud ainsi que localement.
#6. FichierHold
Un bureau sans papier pourrait être plus facile à réaliser avec l'aide de l'outil de gestion de documents ; FileHold Enterprise, qui est conçu pour être utilisé dans les grandes entreprises. L'installation de FileHold peut avoir lieu sur site ou dans un environnement cloud privé ou public sécurisé.
#sept. DocuPhase
La gestion des documents, l'automatisation des flux de travail et les outils de capture de reconnaissance optique de caractères (OCR) sont tous fournis par la plate-forme d'automatisation d'entreprise DocuPhase. Le système DocuPhase est adaptable pour répondre aux besoins des entreprises de toute taille. Il est disponible dans un modèle sur site en plus d'un modèle basé sur le cloud.
#8. eFileCabinet
eFileCabinet est un système de gestion de documents qui vise à aider les entreprises de toutes tailles à accroître leur rentabilité et leur efficacité en réduisant la quantité de papier consommée dans leurs opérations et en rationalisant leurs procédures de travail.
#9. DocuXplorateur
La dématérialisation et l'automatisation des processus de saisie de données répétitifs peuvent aider votre personnel à gagner du temps et à réduire les désagréments tout en réduisant les risques et en les exposant à moins de problèmes potentiels. Réalisez vos objectifs de processus métier à l'aide d'une assistance compétente et d'outils simples et simples à utiliser.
#10. Localisateur de documents
Document Locator, un logiciel de gestion de documents d'entreprise est intégré d'une manière qui n'est disponible qu'avec Microsoft Windows. En plus d'être compatible avec Microsoft Office et d'autres logiciels commerciaux, la plate-forme peut fonctionner entièrement dans le système d'exploitation Windows.
Microsoft SharePoint n'est pas un outil DM, cependant, il peut fonctionner comme une solution de gestion de documents pour certaines entreprises. La polyvalence de SharePoint en fait un meilleur choix pour les grandes organisations qui ont besoin d'aide pour la gestion de contenu et le développement intranet que pour les petites entreprises à la recherche d'outils de gestion de documents Microsoft.
Comment gérez-vous les documents ?
La mise en œuvre de procédures standard pour la gestion des documents peut aider votre entreprise à fonctionner plus efficacement. Pour effectuer une transition en douceur, vous devez évaluer vos ressources actuelles, identifier les lacunes et réserver du temps d'étude dédié, comme vous le feriez pour toute autre nouvelle entreprise. Les étapes impliquées dans la gestion de vos documents sont;
- Planification de la création et de la conservation des documents
- Choisir un système
- Exécution
- Configurer le stockage
- Suivre l'entretien
Quelles sont les compétences en gestion de documents ?
- Analyse des systèmes -Le processus consistant à déterminer comment le DMS doit fonctionner et comment les différentes entrées et variables affecteront le produit final.
- Gestion du temps
- Évaluation des systèmes
- Compétences en compréhension de lecture
- Aptitudes à la pensée critique
- Bonne rédaction
- Jugement et prise de décision
- Programmation
Outils de gestion de documents Microsoft
Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, doit trouver un moyen de gérer efficacement sa paperasse. Un système de gestion de documents (DMS) peut améliorer l'efficacité et réduire les coûts pour toute entreprise. Il existe un certain nombre d'alternatives disponibles, il est donc crucial que vous examiniez attentivement chacune d'entre elles avant de choisir une solution pour votre entreprise.
Vous devez rechercher des outils de gestion de documents compatibles avec les produits Microsoft si votre entreprise en dépend fortement. Plusieurs options (outils de gestion de documents) s'offrent à vous en raison de l'adoption généralisée des plates-formes Microsoft dans le monde des affaires. Cependant, les outils de gestion de documents Microsoft idéaux pour votre entreprise seront largement déterminés par ses exigences spécifiques.
sont les outils de gestion de documents de la suite Microsoft Office ?
Même si cette idée fausse persiste, la suite Microsoft Office (également connue sous le nom de MS Office) n'est pas un outil de gestion de documents à part entière. Plusieurs entreprises ont trouvé que la combinaison de Microsoft Office avec des outils de gestion de documents est excellente et l'utilisent. Cette procédure, lorsqu'elle est utilisée, aboutit à un système de gestion électronique de documents à la fois complet et évolutif.
La distinction la plus notable entre Microsoft Office et les outils de gestion de documents réside dans ses fonctionnalités principales. Alors que Microsoft Office se concentre sur la création de documents, le système de gestion de documents (DMS) gère la structure et la maintenance des documents, en gardant ceux qui existent déjà dans l'ordre.
À l'aide d'un système de gestion de documents, les entreprises peuvent archiver des fichiers importants et récupérer facilement des fichiers spécifiques afin d'améliorer leur flux de travail et leur prise de décision.
MS Office a non seulement un système de gestion de documents (DMS) dans plusieurs de ses composants, mais il comprend également des outils pour la génération et la distribution de documents.
Cependant, le fait que Microsoft Office contienne des fonctionnalités de système de gestion de documents (DMS) ne signifie pas que d'autres outils ou plates-formes DMS ne sont pas également des options viables. Que votre entreprise ait besoin ou non des deux options dépend de ses besoins en matière de gestion et de stockage de documents.
Microsoft SharePoint n'est pas un outil DM, cependant, il peut fonctionner comme une solution de gestion de documents pour certaines entreprises. La polyvalence de SharePoint en fait un meilleur choix pour les grandes organisations qui ont besoin d'aide pour la gestion de contenu et le développement intranet que pour les petites entreprises à la recherche d'outils de gestion de documents Microsoft.
Il s'agit d'une plate-forme flexible et configurable utilisée pour construire de nombreuses sortes de solutions, telles que des intranets, des systèmes de gestion de l'apprentissage, des logiciels de billetterie, etc. Pour être plus précis, Microsoft SharePoint est parfaitement adapté à la construction de systèmes de gestion de documents », car il fournit des outils complets pour cette application.
En outre, SharePoint dispose d'un certain nombre de fonctionnalités utiles supplémentaires ; production et stockage simples de documents dans un environnement sûr et sécurisé, recherche et récupération rapides de documents, collaboration en temps réel, contrôle de version, piste d'audit et assistance à la conformité.
Liste des meilleurs outils de gestion de documents Microsoft Office 365
Office 365 est un service d'abonnement permettant d'accéder à une version Web de Microsoft Office. Il comprend Word, Excel et PowerPoint ainsi qu'Outlook pour le courrier électronique et le calendrier, Access pour la gestion des bases de données sur PC, Publisher pour la publication sur PC, OneNote pour la prise de notes, OneDrive pour le stockage en nuage et des mises à niveau logicielles régulières. En outre, il est compatible avec une large gamme de systèmes d'exploitation et de plates-formes mobiles, notamment Windows, macOS, Android et iOS.
Étant donné que la plupart des outils de gestion de documents sont compatibles avec Microsoft Office et Office 365, il est important de comparer attentivement les capacités de chaque système. En faisant cela et en utilisant les informations que vous avez recueillies, vous pourrez choisir un outil DM qui fonctionne pour vous.
Voici une liste de certains des meilleurs outils de gestion de documents pour l'intégration de Microsoft Office 365
- M-Files
- Même page
- Boîte à caucus
- Solutions de portail Nimbus
- DocuXplorateur
- Bitrix24
Sociétés de gestion de documents
L'ère dans laquelle nous vivons maintenant a été surnommée à juste titre l'ère de l'information. Toute entreprise qui espère réussir dans l'environnement commercial féroce d'aujourd'hui doit apprendre à tirer le meilleur parti des données à sa disposition.
Les recherches indiquent que les gens passent entre trente minutes et deux heures par jour à chercher des fichiers. Pour cette raison, les dépenses, les délais de traitement et les taux d'erreur d'une entreprise augmentent tous, ce qui réduit ses résultats.
Les logiciels de gestion de documents sont disponibles dans une variété de saveurs, dont certaines sont gratuites et open source tandis que d'autres nécessitent une licence pour être utilisées.
Toutes vos demandes de service liées aux documents peuvent être satisfaites par de nombreux documents sociétés de gestion. Les services documentaires de ces sociétés de gestion incluent ceux de création, de numérisation, d'archivage et de gestion des fichiers utilisés au sein de votre entreprise.
Dans la liste ci-dessous figurent les douze principales entreprises américaines d'outils de gestion de documents en 2022
- LaserCycle États-Unis
- Solution DMS Stargel
- Accesscorp MasterControl
- Micro américain
- Ricoh
- Gestion des dossiers AGS
- Solutions 5i
- Docupace Technologies
- Conduent
- Gestion des documents GRM
- Les solutions de gestion de documents de Crown
- Quartiers de stockage
Outils de gestion de documents d'entreprise
Le terme « outils de gestion de documents d'entreprise » fait référence à des logiciels conçus pour gérer de gros volumes de documents et de données, ainsi que leur stockage, leur récupération et leur traitement via divers processus.
Fondamentalement, vous pouvez produire, enregistrer, gérer, indexer, protéger, récupérer et même organiser vos documents en toute simplicité grâce aux outils de gestion de documents d'entreprise. Lorsque les entreprises utilisent des outils de gestion de documents d'entreprise, elles s'éloignent pratiquement de l'utilisation de documents papier et entrent dans l'ère numérique.
Les entreprises peuvent gagner du temps et de l'argent en utilisant des outils de gestion de documents d'entreprise. Ils peuvent utiliser EDMS pour numériser et stocker leurs documents d'une manière qui facilite un accès rapide et facile et une meilleure organisation.
Quels sont les types d'outils de gestion de documents d'entreprise ?
Fondamentalement, il existe deux principaux types d'outils EDM ;
#1. Basé sur le cloud :
Les utilisateurs de systèmes EDM cloud peuvent gérer leurs systèmes en se connectant à distance au serveur du développeur. Avec les outils EDM basés sur le cloud, vous pouvez y accéder depuis n'importe quel ordinateur ou appareil mobile sans vous soucier des problèmes de compatibilité logicielle. En effet, les documents sont constamment sauvegardés dans le cloud,
#2. Auto-hébergé :
En revanche, les systèmes EDM auto-hébergés résident entièrement dans les limites de la propre infrastructure réseau de l'utilisateur. Les EDMS auto-hébergés peuvent ne pas offrir autant d'accessibilité aux données que les systèmes basés sur le cloud, mais ils donnent souvent à l'utilisateur plus de contrôle sur la manière dont les documents sont traités.
Quel est le processus de base des outils de gestion de documents d'entreprise ?
L'EDMS peut répondre aux besoins d'une entreprise en matière de gestion numérique des documents, qu'elle commence tout juste à utiliser des systèmes numériques au travail ou qu'elle en dépende déjà fortement. Ci-dessous, nous avons le processus ou l'étape de base des outils de gestion de documents d'entreprise ;
#1. Numérisation et collecte de documents papier
Le logiciel EDMS permet de transformer des documents papier en fichiers numériques de manière totalement ou partiellement automatisée. L'utilisation de ces outils facilitera le processus de numérisation des documents. Les documents papier, les e-mails et les rapports générés par le système sont tous numérisés, convertis au format numérique et stockés dans le cadre du processus du système de gestion électronique des documents.
#2. Centralisez le stockage des documents
Une fois le document transformé, il peut être conservé dans les archives numériques d'un système de gestion de documents. Le classeur électronique est, par essence, un espace central de stockage de documents qui joue un rôle important dans le processus de gestion et de conservation de tous les documents extraits des nombreux emplacements connectés au stockage central. Toute personne disposant d'une connexion Internet peut y arriver.
#3. Récupération et distribution de documents
L'échange ouvert de documents et leur utilisation à des fins commerciales est une étape importante. À ce stade, les documents sont récupérés et distribués afin d'atteindre cet objectif.
Quelles sont les fonctionnalités des outils de gestion de documents d'entreprise ?
- Centre de stockage de documents centralisé
- Fonctionnalités collaboratives
- Opérations de flux de travail
- Variété d'autorisations de sécurité pour les documents et les dossiers
- Option de recherche conviviale
Système de gestion de documents Open Source
Un DMS est comme une version améliorée et mieux organisée d'un classeur électronique. Contrairement à un classeur traditionnel, un DMS peut organiser vos papiers de différentes manières.
Avec l'aide d'un open-source Système de gestion documentaire, vous pouvez stocker, gérer et trouver rapidement des documents pour votre entreprise. En tant que système de gestion de documents open source, il permet aux utilisateurs d'accéder au code source du programme et d'apporter leurs propres modifications pour qu'il fonctionne mieux pour eux.
Avoir accès au code source est un gros plus car cela vous permet de le modifier pour l'adapter aux besoins de votre équipe ou de votre organisation. Tout développeur de logiciel ayant ne serait-ce qu'un minimum de connaissances peut apporter des modifications au logiciel ou créer de nouveaux connecteurs avec d'autres applications métier facilement disponibles, mais il devra apprendre les langages utilisés pour fabriquer le produit.
Le DMS sous licence, en revanche, doit être payé à l'avance ou sur une base récurrente en fonction du nombre d'utilisateurs et de documents, et l'utilisateur a moins de contrôle car il n'y a pas autant d'options de personnalisation. Lorsque les entreprises doivent changer de logiciel, elles doivent généralement payer le développeur du logiciel pour effectuer les modifications.
Vous pouvez choisir parmi de nombreux excellents systèmes de gestion de documents open source, mais faire le bon choix de système peut avoir un impact important sur le bon fonctionnement de votre entreprise.
Vous pouvez choisir un système qui convient aux objectifs de votre organisation dans la liste des logiciels open source gestion de documents systèmes ci-dessous ;
- OuvrirDocman
- LogicalDoc
- SemenceDMS
- OuvrirKM
- En plein air
- DMS Kimios
- Cristal DMS
Conclusion
Un DMS est comme une version améliorée et mieux organisée d'un classeur électronique. Un DMS peut organiser vos papiers de bien plus de façons qu'un classeur traditionnel. D'une simple pression sur un bouton, vous pouvez stocker, gérer et accéder à vos documents. Pour l'archivage, les documents papier peuvent également être numérisés et enregistrés numériquement.
FAQ sur les outils de gestion de documents
Quels sont les avantages d'utiliser un logiciel open source pour gérer les documents ?
Avec un système de gestion de documents open source, vous aurez besoin de moins de documents papier et dépenserez moins pour les imprimer et les stocker.
Quels sont les différents types de système de classement ?
Il existe 3 catégories de systèmes de classement en ce qui concerne les outils de gestion de documents, comme indiqué dans la liste ci-dessous ;
- Alphabétique
- Numérique
- Alphanumérique
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