La création, la négociation et la gestion des contrats sont des éléments essentiels de toute entreprise, quelle que soit sa taille. Cependant, chaque étape prend du temps et est sujette à des erreurs courantes de saisie de données. Un logiciel de gestion des contrats, parfois appelé gestion du cycle de vie des contrats (CLM), accélère le processus tout en réduisant les risques financiers et d'audit.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des contrats ?
Un logiciel de gestion des contrats automatise la génération, le suivi et la surveillance des contrats. Les professionnels impliqués dans la négociation de contrats, tels que les vendeurs ou les représentants de compte, sont chargés de définir les conditions et les accords de niveau de service, de modifier les accords et d'exécuter les contrats. Les services juridiques des deux parties d'une transaction participent au processus de passation des marchés pour garantir le respect des lois et réglementations, ainsi que des politiques internes de l'entreprise.
Un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats rationalise ces procédures en permettant aux utilisateurs de rédiger, enregistrer, surveiller, annoter et distribuer des contrats commerciaux complexes. En permettant aux entreprises de simplifier les processus de vente et de communiquer lors de la création du contrat, ce type de logiciel aide à réduire les goulots d'étranglement dans le processus de négociation du contrat. Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats s'interfacent généralement avec les logiciels CRM, les logiciels de proposition, les logiciels de comptabilité et les logiciels de signature électronique et font partie d'un portefeuille de technologies utilisées pour gérer les relations globales avec les fournisseurs ou les sous-traitants.
Un produit doit répondre aux critères suivants pour pouvoir être inclus dans la catégorie Gestion des contrats :
- Inclure un référentiel de documents qui peut être organisé en plusieurs catégories pour chaque type de contrat.
- Fournissez aux utilisateurs impliqués dans la rédaction de contrats commerciaux des modèles modifiables.
- Permettre aux employés de créer, modifier, distribuer et collaborer sans effort sur des contrats à l'intérieur et à l'extérieur (avec des clients ou des partenaires)
- Autorisez les utilisateurs à recevoir des notifications pour les étapes importantes telles que l'expiration ou le renouvellement du contrat.
- Respecter les exigences légales commerciales ainsi que les réglementations commerciales internes des parties au contrat.
Nous avons examiné plus de trois douzaines de fournisseurs sur la base de caractéristiques importantes telles que la personnalisation et l'automatisation pour déterminer les meilleures solutions de gestion des contrats. De plus, nous avons examiné les options de prix, les procédures de sécurité et de conformité, ainsi que les connecteurs populaires.
Les 6 meilleures options logicielles de gestion des contrats pour 2023
- PandaDoc est le meilleur dans l'ensemble.
- DocuSign est la meilleure option pour les petites entreprises.
- Concord est la meilleure option pour les grandes entreprises.
- Agiloft est le meilleur pour la personnalisation.
- Outlaw est le meilleur pour le reportage.
- ContractWorks est le meilleur pour l'automatisation.
#dix. PandaDoc
PandaDoc est une solution logicielle de gestion du cycle de vie des contrats tout-en-un à faible coût qui comprend une puissante plateforme de gestion des contrats et des documents.
Avantages
- Sur les programmes payants, le service client est disponible 24 heures sur XNUMX, sept jours sur sept.
- Les documents, les signatures électroniques et les utilisateurs sont tous illimités.
- Essai sans risque de 14 jours
Inconvénients
- Seuls les plans Business ou Enterprise ont accès à la collection de contenu.
- L'option de transmission en bloc n'est pas gratuite.
- Le plan gratuit a peu d'intégrations.
PandaDoc, qui a été fondée en 2011, utilise un logiciel simple de gestion des contrats pour vous aider à gérer l'ensemble du cycle de vie de vos contrats. Ce logiciel peu coûteux et riche en fonctionnalités se démarque de la foule, ce qui en fait la meilleure solution globale pour les entreprises de toutes tailles.
Utilisez ce logiciel basé sur un navigateur ou téléchargez l'application mobile de PandaDoc pour Android et iOS pour être opérationnel rapidement. Vous allez adorer ses outils puissants, qui incluent :
- Bibliothèque de contrats et de contenus
- Duplication de contrat
- Signature électronique
- Notifications en temps réel
- Traitement des paiements
PandaDoc propose des modèles configurables ainsi qu'un éditeur glisser-déposer avec des médias enrichis. Vous pouvez également créer vos propres workflows, processus et règles. Les clients bénéficient des 15 connexions de gestion de la relation client (CRM), qui incluent HubSpot, Pipedrive et Microsoft Dynamics.
Ce service sécurisé fournit aux entreprises une piste d'audit des documents tout en protégeant les données dans ses installations de stockage cloud sécurisées. PandaDoc fournit des solutions uniques si vous avez besoin d'un programme conforme à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).
Le logiciel PandaDoc CLM est disponible en forfaits mensuels ou annuels, avec des paiements annuels vous permettant d'économiser jusqu'à 34 %. La facturation mensuelle est utilisée pour les prix des forfaits suivants :
- eSign gratuit : obtenez un nombre infini de signatures juridiquement contraignantes et de téléchargements de documents, ainsi que la possibilité d'accepter un paiement, le tout gratuitement.
- Les modèles, un éditeur par glisser-déposer, des tableaux de tarification et l'analyse de documents coûtent 19 $ par mois et par utilisateur.
- Les intégrations CRM, la bibliothèque de contenu, la personnalisation de la marque, les workflows d'approbation et les intégrations Zapier coûtent 49 $ par mois et par utilisateur dans une entreprise.
- Entreprise : bénéficiez d'un package sur mesure comprenant un nombre illimité d'espaces de travail d'équipe, l'intégration de Salesforce et des rapports sur les performances des utilisateurs.
#2. DocuSign
DocuSign fournit aux petites entreprises des solutions logicielles de gestion des contrats à faible coût allant des signatures électroniques à un système CLM complet.
Avantages
- Aucune carte de crédit n'est requise pour l'essai gratuit de 30 jours d'un service de signature électronique.
- Assistance par chat en direct 24h/7 et XNUMXj/XNUMX
- Des configurations de flux de travail adaptables
Inconvénients
- Une solution CLM complète nécessite un devis sur mesure.
- La configuration initiale du flux de travail est difficile.
- A parfois des problèmes de synchronisation des documents.
DocuSign a été lancé en 2003 en tant que société de signature électronique, mais son acquisition de SpringCM en 2018 a fourni à la société des capacités CLM. DocuSign est fréquemment utilisé par les entreprises car il est simple à utiliser pour toutes les parties. Les plans de signature électronique de DocuSign ont été jugés les meilleurs pour les petites entreprises dans notre évaluation, bien que des solutions de bout en bout soient disponibles pour les opérations à forte intensité de contrats.
Vous pouvez utiliser ce logiciel basé sur un navigateur en ligne ou en déplacement avec l'application mobile DocuSign pour Android et iOS. Plusieurs fonctionnalités sont proposées dans le programme e-signature et CLM, notamment :
- Des modèles réutilisables
- Rappels aux destinataires
- Réception des paiements
- Notifications de commentaires en temps réel
- Référentiel de contenu
Utilisez des thèmes de logo et de couleur personnalisables pour personnaliser vos communications contractuelles et profitez de formulaires intelligents avec des formules personnalisées. DocuSign s'intègre à plus de 350 intégrations prédéfinies, notamment Salesforce, Microsoft et Google.
Les propriétaires de petites entreprises apprécient les pistes d'audit pouvant être utilisées devant les tribunaux, les installations de stockage sécurisées et la conformité au règlement général sur la protection des données (RGPD). Pour vous aider à respecter vos obligations réglementaires, la société propose des plans spécifiques pour les agents immobiliers, les agences gouvernementales et les soins de santé.
De nombreuses petites entreprises bénéficient de plans de signature électronique. Vous avez la possibilité de payer annuellement ou mensuellement. Les forfaits suivants sont basés sur des paiements mensuels :
- Personnel: 10 $ pour un forfait utilisateur unique avec cinq documents de signature électronique par mois et des champs de contrat principaux.
- Standard: 25 $ par mois par utilisateur pour un maximum de cinq utilisateurs ; inclut des rappels automatiques par e-mail, des notifications d'échéance, une image de marque personnalisée et des commentaires.
- Professionnel professionnel: 40 $ par mois et par utilisateur pour un maximum de cinq utilisateurs pour accepter des paiements, utiliser des champs avancés et émettre des contrats en masse.
#3. Concorde
Concord, avec son assistance complète à l'intégration et ses fonctionnalités de niveau entreprise, permet aux entreprises d'envoyer un nombre infini de documents.
Avantages
- Les contrats, les visionneuses, les signatures électroniques et le stockage sont tous illimités.
- Tous les forfaits incluent des fonctionnalités de téléchargement groupé.
- Aucune carte de crédit n'est requise pour l'essai gratuit de 14 jours.
Inconvénients
- Il n'y a aucun remboursement sur les plans.
- De longs journaux de données sont générés en raison des besoins de gestion des versions.
- Les contrats négociés en dehors de la plateforme sont difficiles à intégrer.
Concord a été fondée en 2014 et sa conception simple aide les organisations à rester au top de la conformité et des modifications tout au long du cycle de vie. C'est la meilleure alternative pour les grandes entreprises en raison de sa capacité infinie et de ses intégrations cruciales.
Concord semble être identique à Gmail à première vue. Vous pouvez le configurer en quelques minutes et recevoir une assistance d'intégration complète avec tous les programmes. Vous pouvez travailler à partir du logiciel de votre choix, qu'il s'agisse du tableau de bord Concord ou de Google Drive. Les principales caractéristiques du CLM incluent :
- Édition en temps réel
- Commentaire, redline et chat
- Stockage des modèles
- Remplissez automatiquement les champs intelligents
- Recherche en texte intégral OCR (reconnaissance optique de caractères)
- Rappels sur les délais
- Fonction de signature électronique intégrée
Concord offre un haut niveau de personnalisation avec un processus d'approbation sur mesure, des rapports, des informations et des groupes d'utilisateurs. Il a des intégrations avec Dropbox, DocuSign et Salesforce. La société utilise un cryptage de niveau bancaire et des centres de données sécurisés. De plus, les exigences strictes en matière de version génèrent un nouveau journal chaque fois qu'un champ est saisi ou mis à jour, vous offrant une piste d'audit cohérente.
Les forfaits CLM offrent une tarification claire et transparente basée sur le nombre d'utilisateurs et la durée du contrat. Choisissez parmi trois options d'utilisateurs illimitées, ainsi qu'une tarification mensuelle ou annuelle. Les versements annuels vous feront économiser plus de 26 %. Les forfaits annuels suivants sont basés sur cinq utilisateurs :
- Gratuit: Jusqu'à trois utilisateurs et trois modèles peuvent utiliser un nombre illimité de documents et de signatures électroniques.
- Standard: Gestion des envois groupés et des modifications à 115 $ par mois.
- Pro: Toutes les intégrations coûtent 295 $ par mois.
- Enterprise: Demandez un devis personnalisé pour un SLA à 99.9 %, une bibliothèque de clauses pré-approuvées et une image de marque personnalisée.
#4. Agiloft
Agiloft propose des modifications de gestion du cycle de vie des contrats et du commerce sans code.
Avantages
- Les PME peuvent obtenir un forfait gratuit.
- Garantie sans conditions
- Accord de niveau de service avec 99.9 % de disponibilité (SLA)
- Essai gratuit illimité
Inconvénients
- Il n'y a pas de fonctionnalité de chat interne.
- Il y a tellement d'options avec une personnalisation illimitée que cela pourrait être écrasant.
Agiloft est le plus ancien fournisseur de la liste, ayant été créé en 1991. Cependant, il est resté actuel avec de nombreuses modifications, offrant aux entreprises de toutes tailles des solutions personnalisées. Agiloft est le grand gagnant de notre catégorie "Meilleur pour la personnalisation" grâce à ses capacités uniques et de niveau entreprise.
Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats basé sur le cloud d'Agiloft peut être utilisé sur n'importe quel ordinateur. Chaque entreprise bénéficie :
- Formation en ligne gratuite
- Création de contrat
- Référentiel de clauses
- Modèles d'impression de contrat
- Signature électronique DocuSign ou Adobe Sign
- Référentiel de contenu
Grâce à ses personnalisations sans code, vous pouvez créer des flux de travail personnalisés, des procédures de routage, des rapports et même un tableau de bord personnalisé pour gérer les indicateurs de performance clés (KPI) et les alarmes. Agiloft travaille avec Google et Microsoft pour vous permettre de télécharger rapidement des documents à l'aide du logiciel dont vous disposez actuellement.
Agiloft fournit une piste d'audit pour chaque document, stocke vos données dans des centres de données sécurisés et se conforme à Sarbanes-Oxley, GDPR et HIPAA.
En termes de coût, Agiloft croit aux solutions sur mesure. Vous avez la possibilité de payer mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Tous les plans sont basés sur le nombre d'utilisateurs que vous avez et commencent à 65 $ par utilisateur et par mois :
- Professionnel: L'assistance téléphonique et les intervalles de cinq minutes pour les règles basées sur la minuterie sont désormais disponibles.
- Professionnel étendu : Bénéficiez de portails fournisseurs et clients, d'une prise en charge multilingue et de connexions Salesforce et Jira prédéfinies.
- Enterprise: Modes d'intelligence artificielle (IA) prédéfinis et déploiement en interne.
- Entreprise étendue : Fournit une assistance XNUMX heures sur XNUMX et des modèles personnalisés illimités.
#5. Hors la loi
À l'aide du logiciel Outlaw CLM, suivez les points de données critiques pour une visibilité complète.
Avantages
- Les contrats, le stockage et les signatures électroniques sont tous illimités.
- Installation rapide
- Assistance par chat en direct
Inconvénients
Les accords ne peuvent être signés que par des individus particuliers, et toutes les entreprises n'exigent pas ce niveau de sécurité.
Outlaw, un débutant dans l'organisation, a été créé en 2017. C'est la meilleure solution que nous ayons trouvée pour vos besoins de reporting, en raison de son tableau de bord robuste et de ses analyses assistées par l'IA.
Outlaw convient à la majorité des organisations, et son stockage illimité dans le cloud, ses contrats et ses signatures électroniques éliminent le besoin de se soucier du volume. Voici les meilleures fonctionnalités :
- Prise en charge native de la signature électronique
- Redlining dans le cloud
- Traitement sécurisé des paiements par Stripe
- Notifications en temps réel
- Recherche par texte intégral
- Modèles pour le libre-service
- Champs de contrat qui changent dynamiquement
Vous aimerez ses analyses d'IA, qui vous permettent de générer des rapports sur les délais, les statuts des contrats et les activités en cours. Salesforce, HubSpot, Zapier, Slack et QuickBooks sont tous pris en charge par Outlaw. De plus, l'entreprise stocke vos données dans des centres de données conformes à la norme SOC 2.
La facturation annuelle vous permet d'économiser 20 % et propose des plans flexibles de paiement par siège. Pour les packages de paiement, Outlaw définit deux rôles d'utilisateur, mais vous ne pouvez pas ajouter de collaborateurs tant que vous n'avez pas cinq utilisateurs principaux. Ce prix est pour une facturation mensuelle :
- Utilisateurs principaux : Les titulaires de compte avec un contrôle total paient 125 $ par mois.
- Collaborateur: 60 $ par mois et par utilisateur pour les utilisateurs actifs qui ne disposent pas de capacités d'administration complètes.
#6. Travaux contractuels
ContractWorks, en collaboration avec une technologie basée sur l'IA, propose des services automatisés qui vous font gagner du temps et de l'argent.
Avantages
- Les utilisateurs sont illimités.
- Service client 24h / XNUMX
Inconvénients
- Il y a très peu d'intégrations.
- Il n'y a pas d'application mobile.
- Il n'y a pas de création de document, cependant, des modèles peuvent être créés.
ContractWorks fournit un logiciel simple qui ne prend que quelques minutes à configurer depuis 2012. ContractWorks est la meilleure alternative pour vos besoins d'automatisation en raison de son marquage automatique intelligent des documents, qui utilise la technologie AI.
Les utilisateurs apprécient sa simplicité, qui comprend des téléchargements par glisser-déposer et un système de recherche basé sur le texte OCR qui ressemble à un navigateur Google. De nombreuses fonctionnalités populaires sont incluses, notamment :
- Plans de contrat intelligents automatiques
- Entreposage sous contrat
- Notifications d'étape
- Collecte automatique des données
- Les annotations permettent une révision rapide et facile des documents.
- OCR et fonctionnalités de recherche avancées
- Rappels envoyés automatiquement
- Signature électronique intégrée
ContractWorks offre diverses possibilités de personnalisation, y compris l'image de marque et les rapports qui vous permettent d'étudier n'importe quel point de données. Vous pouvez également stocker, planifier, partager et exporter rapidement des rapports. Sur les plans Professional et Enterprise, le logiciel s'intègre à Salesforce.
Ce système CLM comprend des rapports de journal d'audit, un cryptage de données 256 bits et des installations de stockage de données sécurisées.
Tous les niveaux de prix sont facturés annuellement et au volume. Vous pouvez également contacter l'entreprise pour des remises sur volume. Les plans incluent ce qui suit :
- Frais mensuels de 600 $ pour 2,500 XNUMX documents et cinq licences de signature électronique.
- Professional: 800 $ par mois pour 10,000 XNUMX documents et dix licences pour les signatures électroniques.
- Enterprise: 1,000 20 $ par mois pour des papiers illimités et XNUMX licences pour les signatures électroniques.
La gestion des contrats fait-elle partie du CRM ?
La gestion de la relation client concerne les relations avec les clients et les clients ainsi que les ventes, tandis que la gestion des contrats concerne les relations de toutes les parties engagées dans un contrat. En raison du volume de données que CM et CRM traitent quotidiennement, les deux systèmes bénéficient d'une solution technique.
Qu'est-ce qu'un système de gestion du cycle de vie des contrats ?
La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) automatise et simplifie les opérations contractuelles lors des phases critiques. L'initiation, la rédaction, le processus et le flux de travail, la négociation et l'approbation, l'exécution, la gestion continue et la conformité (au sein du référentiel) et le renouvellement du contrat font partie de ces étapes.
Combien coûte un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats ?
Les logiciels CLM à bas prix commencent à 59 $ par utilisateur et par mois, tandis que les systèmes haut de gamme peuvent coûter jusqu'à 775 $ par mois. Les frais réels sont déterminés par le nombre de contrats que vous créerez et enregistrerez dans le logiciel, ainsi que par le nombre d'utilisateurs.
Quels sont les défis de la gestion des contrats ?
- Non-conformité contractuelle et problèmes de conformité réglementaire
- Les contrats ne sont ni standardisés ni centralisés.
- Gestion inefficace de la chaîne d'approvisionnement.
- Les dates d'expiration et de renouvellement sont mal gérées.
- Mauvais outils de gestion du cycle de vie des contrats.
En conclusion
Une mauvaise gestion des contrats peut coûter cher à votre entreprise. Selon un rapport de SpringCM, 64 % des organisations affirment que les processus d'approbation des contrats font stagner les négociations. Selon le rapport, l'obstacle le plus important pour les entreprises est le manque de systèmes pour gérer et faire avancer les contrats. Soixante pour cent des entreprises utilisent le courrier électronique pour gérer les contrats, tandis que seulement 32 % utilisent une application de gestion des contrats. Six pour cent des entreprises n'ont pas de processus de gestion des contrats en place.
SpringCM a interrogé 1,409 32 répondants, dont 100 % travaillent pour des organisations de moins de 16 employés et 8,000 % pour des entreprises de plus de 92 XNUMX employés. Selon les répondants, les humains sont responsables de XNUMX% des échecs de la gestion des contrats. Par conséquent, plus votre système de gestion des contrats est automatisé et plus il peut gérer de composants du cycle de vie du contrat de bout en bout, moins il est probable qu'un problème ralentisse le processus d'approbation.
FAQ sur le logiciel de gestion des contrats
Pourquoi le logiciel de gestion des contrats est-il important ?
Un logiciel de gestion des contrats donne les informations requises sur les données contractuelles, améliore la communication entre les parties et permet d'économiser du temps et de l'argent tout en posant des risques mineurs.
Quelle est la meilleure façon de gérer les contrats ?
Faire une vérification des antécédents de l'autre partie, déterminer un point de contact pour les deux parties, établir le cycle de vie du contrat, s'entendre sur les processus d'examen, décrire les conséquences des retards et conserver une documentation sur le déroulement du processus sont six stratégies efficaces pour plus d'efficacité. la gestion des contrats.
Quels sont les quatre composants de la gestion des contrats ?
- Plan de gestion des contrats.
- Gestion de la relation fournisseurs.
- Gestion des transactions.
- Variation.
- Principaux avantages de l'utilisation de la gestion du cycle de vie des contrats pour les petites entreprises
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Bibliographie
