Récemment, de plus en plus d'entreprises ont commencé à utiliser des salles de données virtuelles (VDR) à mesure que leurs nombreux avantages deviennent évidents. Mais avec tant de fournisseurs de salles de données virtuelles sur le marché, les entreprises ne savent pas lequel choisir.
Bien sûr, la salle de données virtuelle que vous choisirez sera basée sur vos objectifs et vos besoins commerciaux, qu'il s'agisse d'améliorer la sécurité, d'améliorer la conformité ou d'accroître l'engagement des investisseurs. Dans tous les cas, il y a quelques fonctionnalités que chaque VDR doit avoir.
Voici quelques caractéristiques importantes que vous devriez rechercher.
#1. Sécurité et chiffrement
La sécurité est sans doute le facteur le plus important à déterminer avant de choisir une salle de données virtuelle dans laquelle opérer. Les VDR sont souvent utilisés par les entreprises pour stocker des fichiers et des informations sensibles, il est donc naturel qu'elles aient mis en place plusieurs procédures de sécurité pour protéger vos informations importantes. renseignements.
Les salles de données virtuelles modernes, comme Firmex, ont des autorisations de fichiers que vous pouvez définir afin que les informations ne tombent pas entre de mauvaises mains et empêchent les fuites d'informations internes des membres de l'équipe. Visitez Firmex.com pour en savoir plus.
#2. Système de gestion des tâches
Habituellement, les gens doivent utiliser plusieurs applications et logiciels pendant leur travail, y compris un logiciel de gestion où les tâches sont attribuées à tout le monde. La possibilité d'attribuer et d'afficher des tâches dans la salle de données peut aider tout le monde à mieux s'organiser.
#3. Recherche intelligente
Une fonction de recherche de texte avancée vous permet de rechercher dans tous les documents, dossiers et fichiers de la salle de données virtuelle avec quelques mots clés spécifiques et de trouver n'importe quoi instantanément.
Une fonction de recherche intelligente vous permet également de parcourir plusieurs documents à la fois et affiche de petits aperçus du document avant qu'il ne soit ouvert.
#4. Analytique avancée
Grâce à l'accès aux analyses, vous pouvez suivre ce que font les utilisateurs de la salle de données virtuelle, le temps qu'ils passent sur un document et le nombre de spectateurs qui consultent un document en même temps.
Il existe également des journaux d'audit qui conservent un ordre chronologique de tout ce qui se passe dans la salle de données virtuelle, y compris les téléchargements, les vues, etc.
#5. Affichage restreint
L'affichage restreint facilite la protection de vos documents contre toute personne à laquelle vous ne voulez pas avoir accès. Il aurait dû plusieurs niveaux d'autorisation utilisateur afin que vous puissiez contrôler qui peut afficher, modifier ou télécharger le document.
Vous pourrez choisir les différents niveaux de protection des documents et restreindre l'accès à qui vous voulez.
#6. Accessibilité facile
Étant donné que la salle de données virtuelle sera utilisée par de nombreuses personnes, utilisant de nombreux appareils différents dans diverses parties du monde, elle doit leur être facilement accessible. La salle de données virtuelle devrait fonctionner sur tous les systèmes d'exploitation populaires comme Android, IOS, Windows, etc.
Il doit être optimisé pour les mobiles et prendre en charge plusieurs langues afin que les utilisateurs puissent parler dans la langue de leur choix. Une bonne salle de données virtuelle ne devrait pas non plus nécessiter de plugins téléchargés supplémentaires pour des tâches spécifiques.
#7. Chat en direct
La collaboration et le travail d'équipe deviennent particulièrement difficiles lorsque tous les membres de la main-d'œuvre sont répartis dans différents pays et fuseaux horaires. Mais une fonction de chat en direct permettant aux membres d'envoyer et de recevoir des textes en temps réel intégrée à la salle de données virtuelle peut s'avérer très efficace.
Il leur fournit également une chaîne de communication sauvegardée sur laquelle ils peuvent revenir à tout moment ou utiliser à d'autres fins.
