Nous connaissons tous l'importance de conserver nos dossiers fiscaux, mais combien de temps devrions-nous les conserver? C'est une question courante que se posent de nombreux particuliers, ainsi que des propriétaires d'entreprise. La question est plus compliquée qu'il n'y paraît au premier abord. Dans ce blog, nous répondrons à cette question en détail et vous aiderons à comprendre les différentes règles et réglementations qui régissent la durée pendant laquelle vous devez conserver vos dossiers fiscaux.
Les dossiers fiscaux sont essentiels pour déclarer les impôts et fournir des preuves de revenus, de déductions et de crédits. Dans certains cas, les dossiers doivent être conservés pendant des années à des fins de déclaration de revenus. L'Internal Revenue Service (IRS) exige des contribuables qu'ils conservent certains documents pendant un minimum de temps, selon le type de document. Savoir combien de temps conserver les dossiers fiscaux est important pour rester conforme à la loi et éviter les pénalités.
Combien de temps devez-vous conserver les dossiers fiscaux ?
Dans la plupart des situations, vous devez conserver les dossiers fiscaux et toute pièce justificative pendant au moins trois ans après la date de dépôt ou la date d'échéance de votre déclaration de revenus, selon la première éventualité. Voici combien de temps vous devez conserver les dossiers, ainsi que plusieurs exceptions à la ligne directrice de trois ans.
Conservez les dossiers fiscaux pendant trois ans si vous :
- Il n'y a pas eu de fraude et tout l'argent a été enregistré.
- Vous avez demandé un avoir ou un remboursement après avoir produit votre déclaration.
Conservez les dossiers fiscaux pendant quatre ans si :
Vous conservez des dossiers d'impôt sur l'emploi. Conservez-les pendant au moins quatre ans après que la taxe est due ou payée, selon la première éventualité.
Conservez les dossiers fiscaux pendant six ans si :
Votre revenu aurait pu être sous-déclaré de 25 %. Si tel est le cas, l'IRS a le pouvoir d'examiner vos déclarations de revenus jusqu'à il y a six ans.
Conservez les dossiers fiscaux pendant une période de sept ans si :
- Vous avez fait une réclamation pour une perte résultant de titres sans valeur (comme la perte d'actions ou d'obligations) ou d'une créance irrécouvrable.
Conservez les dossiers fiscaux en permanence si :
- Vous avez acheté une propriété, vous pouvez donc afficher combien vous y avez dépensé à ce moment-là.
- Vous ne produisez pas de déclaration de revenus annuelle.
- Vous avez fait une fausse déclaration de revenus.
Quels documents fiscaux dois-je conserver ?
Vous devez conserver toutes les déclarations de revenus et les pièces justificatives. Les W-2, 1099, le suivi des dépenses, les journaux de kilométrage, les enregistrements prouvant les déductions détaillées et d'autres documents sont inclus.
Pourquoi est-il important de conserver les déclarations de revenus pendant trois ans ?
Voici la raison pour laquelle le maintien des déclarations de revenus pendant trois ans est essentiel…
Le délai de prescription de l'IRS stipule que les déclarations de revenus doivent être conservées pendant trois ans. Si vous ne déposez pas de demande de remboursement auquel vous avez droit, vous disposez normalement de trois ans à compter de la date à laquelle vous avez produit la déclaration originale ou de deux ans à compter de la date à laquelle vous avez payé la taxe pour déposer la demande, selon la date la plus tardive. De même, l'IRS dispose de trois ans à compter de la date de dépôt ou de la date d'échéance de la déclaration (selon la date la plus tardive) pour évaluer un impôt supplémentaire.
La règle du dossier fiscal est-elle sujette à des exceptions ?
Dans de rares cas, vous pourriez être tenu de conserver vos dossiers pendant plus de trois ans. Par exemple, vous devez conserver les documents fiscaux pour les comptes de retraite tels que les IRA pendant sept ans après l'épuisement total du compte. Vous devez conserver les dossiers pendant sept ans si vous déposez une réclamation pour perte de titres sans valeur ou une déduction pour créance irrécouvrable. De plus, si vous amortissez, dépréciez ou achetez ou vendez un bien, vous devez conserver les registres de propriété jusqu'à la fin du statut de prescription pour l'année au cours de laquelle le bien est cédé. N'oubliez pas que la propriété englobe plus que de simples terres et bâtiments ; il comprend également le stock, le matériel de bureau et d'autres actifs.
Il convient également de noter que le délai de prescription dans certaines circonstances est supérieur à trois ans. Par exemple, si vous omettez de déclarer plus de 25 % de votre revenu brut, l'IRS dispose de six ans au lieu de trois pour prélever un impôt supplémentaire. De plus, si vous produisez une fausse déclaration ou si vous n'en produisez pas du tout (ce que nous ne préconisons pas), le délai de prescription ne se termine jamais.
Quand devriez-vous jeter les documents fiscaux ?
Avant de devenir trop enthousiaste et de jeter vos anciennes déclarations, assurez-vous de ne pas en avoir besoin pour autre chose. Certains créanciers, et même certaines compagnies d'assurance, peuvent vous demander de conserver les dossiers pendant une période plus longue que l'IRS. Si vous décidez de vous débarrasser de vos documents fiscaux, détruisez-les d'abord. Les voleurs d'identité apprécient les déclarations de revenus car elles contiennent des informations sensibles.
Quelle est la meilleure méthode pour stocker des documents ?
Un coffre-fort ignifuge est le meilleur endroit pour conserver des copies physiques des documents fiscaux. En plus de vos dossiers fiscaux, conservez d'autres documents essentiels tels que votre titre de propriété, vos informations sur les hypothèques et les assurances, les accords de testament ou de fiducie et les mots de passe des comptes bancaires et de courtage. C'est aussi une bonne idée de dire à au moins une autre personne où vous gardez la clé du coffre-fort. De cette façon, en cas d'urgence, cette personne pourra accéder à tous les documents dont elle pourrait avoir besoin pour maintenir vos affaires en ordre.
Enfin, si vous avez l'intention de conserver vos dossiers pendant une période prolongée mais que vous ne voulez pas que votre maison soit encombrée de papier, envisagez de numériser vos documents et de stocker une sauvegarde des informations sur un disque dur crypté ou dans le cloud. Tant que les versions numériques sont lisibles, l'IRS les acceptera. Contrairement à une pile de papiers, cette méthode prend beaucoup moins de place et est beaucoup plus facile à organiser.
Les avantages et les inconvénients du stockage numérique de vos dossiers fiscaux
La tenue des dossiers fiscaux était autrefois plus compliquée qu'aujourd'hui.
De nombreuses personnes ont désencombré leurs bureaux et enregistrent désormais numériquement leurs documents. De nombreuses institutions proposent également des versions numériques des formulaires fiscaux, ce qui réduit encore plus votre trace fiscale.
En plus de réduire au minimum le papier, le stockage de vos dossiers fiscaux et reçus en ligne ou dans le cloud peut être pratique, mais assurez-vous que votre fournisseur de stockage en ligne crypte vos données afin qu'un cybercriminel ne puisse pas facilement obtenir votre numéro de sécurité sociale ou d'autres informations facilement identifiables. Vous pouvez sécuriser vos fichiers et dossiers en les chiffrant.
Les documents doivent être numérisés, stockés et sauvegardés dans la mesure du possible. Vous pouvez disposer de la copie papier à votre guise, tant qu'il ne s'agit pas d'un acte original, d'un titre, d'une évaluation ou d'un document d'investissement. Gardez vos (e-)documents en sécurité.
L'IRS tient un registre de vos déclarations de revenus antérieures. Une transcription peut être demandée en ligne, par téléphone ou par courrier. Le service des impôts demandera une pièce d'identité, y compris votre numéro de sécurité sociale.
Lire aussi: DOSSIERS D'EMPLOI : Types et comment les conserver
Quels documents devez-vous conserver pour toujours ?
Certains documents doivent être conservés pour toujours. Il s'agit notamment de documents importants tels que les certificats de naissance, les certificats de mariage et les cartes de sécurité sociale. Il est également important de conserver les documents liés à l'achat d'une maison, tels que l'acte de propriété et les documents hypothécaires.
De plus, vous devez conserver des registres des achats importants, tels que les voitures et les appareils électroménagers, aussi longtemps que vous possédez l'article. Ceci est important à des fins fiscales, ainsi que pour les réclamations d'assurance et les garanties.
Quels registres doivent être conservés pendant 10 ans ?
L'IRS exige que les contribuables conservent des dossiers pendant au moins dix ans pour certains types de revenus. Cela comprend les dossiers liés aux gains en capital, tels que les ventes d'actions, et les revenus et dépenses d'entreprise. Vous devez également conserver les dossiers liés aux comptes de retraite, tels que les cotisations et les distributions, pendant au moins dix ans.
Qu'est-ce que la règle des 6 ans de l'IRS ?
La règle des 6 ans de l'IRS est une règle qui stipule que l'IRS peut revenir en arrière et vérifier la déclaration d'un contribuable jusqu'à six ans s'il existe des preuves de revenus sous-déclarés. Cela signifie que les contribuables doivent conserver des registres des revenus, des déductions et des crédits pendant au moins six ans pour s'assurer qu'ils sont en conformité avec la loi.
Les impôts peuvent-ils être perçus après 7 ans ?
L'IRS peut percevoir les impôts impayés jusqu'à 10 ans. C'est ce qu'on appelle le délai de prescription de 10 ans. Après l'expiration de la période de 10 ans, l'IRS ne peut plus percevoir d'impôts auprès des contribuables. Toutefois, le délai de prescription ne s'applique pas si le contribuable a commis une fraude ou s'il a omis de produire une déclaration de revenus.
Que se passe-t-il si vous ne conservez pas de registre fiscal ?
Si vous ne conservez pas de dossiers fiscaux, vous risquez d'être pénalisé par l'IRS. Cela comprend une pénalité de 5 % pour ne pas produire de déclaration de revenus ou ne pas payer les impôts à temps. En outre, l'IRS peut évaluer les intérêts sur les impôts impayés. Il est important de tenir des registres précis et complets afin d'éviter ces pénalités.
Quels documents fiscaux doivent être conservés ?
Les documents les plus importants à conserver sont les déclarations de revenus, les W-2, les 1099 et tout autre document lié au revenu, aux déductions et aux crédits. De plus, vous devez tenir des registres de tous les achats ou investissements importants. Il est également important de conserver les documents liés aux comptes de retraite et aux dossiers commerciaux.
Combien de temps conserver les dossiers fiscaux après le décès ?
Les dossiers fiscaux doivent être conservés pendant au moins trois ans après le décès du contribuable. Ceci est important pour la planification successorale et pour le dépôt de la déclaration de revenus finale. De plus, l'exécuteur testamentaire doit conserver les dossiers relatifs à la vente des actifs et aux distributions aux héritiers pendant au moins trois ans.
Conclusion
Savoir combien de temps conserver les dossiers fiscaux est important pour rester en conformité avec la loi. La plupart des dossiers doivent être conservés pendant au moins trois ans, tandis que certains documents doivent être conservés jusqu'à 10 ans. Il est important de conserver des dossiers précis et complets pour éviter les sanctions de l'IRS.
Pour résumer, vous devez conserver vos dossiers fiscaux pendant au moins trois ans. Certains documents, tels que les dossiers liés aux gains en capital et aux revenus d'entreprise, doivent être conservés pendant au moins 10 ans. De plus, les dossiers liés aux achats importants, aux investissements et aux comptes de retraite doivent être conservés aussi longtemps que vous possédez l'article. Enfin, les dossiers relatifs à la vente d'actifs et aux distributions aux héritiers doivent être conservés pendant au moins trois ans après le décès du contribuable.
La tenue de registres précis et complets est essentielle pour déclarer les impôts et éviter les pénalités de l'IRS. En comprenant combien de temps conserver les dossiers fiscaux, vous pouvez vous assurer que vous respectez la loi et éviter toute pénalité potentielle.
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