Garder une entreprise ouverte implique de se conformer à plusieurs règlements et règles. La demande d'un numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN) devrait faire partie des premières étapes de la création d'une entreprise. Mais qu'est-ce qu'un FEIN exactement ? Aussi, est-il obligatoire d'en avoir un ? Cet article vous servira de guide sur tout ce que vous devez savoir. Passons à la bonne partie.
Que veut dire FEIN ?
Les entités faisant des affaires aux États-Unis reçoivent un numéro d'identification fiscale fédéral, souvent appelé numéro d'identification d'employeur (EIN). Le numéro est un numéro d'identification d'entreprise unique à neuf chiffres qui fonctionne de manière similaire au numéro de sécurité sociale d'un individu. Par "numéro de sécurité sociale", j'entends les numéros d'identification fiscale des particuliers, souvent appelés numéros d'identification fiscale ou TIN. Il est facile de confondre les deux types de chiffres, mais n'oubliez pas que l'un est destiné aux entreprises et l'autre aux particuliers. Cela ne devrait pas vous échapper.
Un FEIN permet à l'IRS et à d'autres agences gouvernementales d'identifier et de suivre les opérations fiscales et financières des entreprises. Il est essentiel de produire des déclarations de revenus ainsi que d'établir des comptes de retraite et de santé afin de fournir des prestations médicales et dentaires aux employés, entre autres.
Qui a besoin d'un FEIN ?
Un FEIN n'est pas toujours nécessaire, mais il existe plusieurs situations dans lesquelles il est nécessaire pour toute entreprise, même une entreprise unipersonnelle. Cependant, vous en aurez besoin si vous :
- Créez une entreprise ou associez-vous à d'autres.
- Remplir certains formulaires fiscaux (par exemple, l'emploi ou la taxe d'accise)
- Retenue d'impôt sur le revenu, autre que les salaires, pour les étrangers non-résidents
- Avoir un plan Keogh
Si vous appartenez à ou dirigez les types d'organisations suivants, vous pourriez également avoir besoin d'un numéro d'identification fédéral d'employeur (FEIN) :
- Fiducies, à l'exception de certaines fiducies révocables détenues par le constituant, les IRA et les organisations exonérées d'impôt
- Estates
- Conduits de placement hypothécaire immobilier
- Coopératives d'agriculteurs
- Administrateurs de régime
Un FEIN n'est pas souvent nécessaire pour les organisations suivantes :
- Les propriétaires d'entreprise qui opèrent sur un "one-man show"
- Celui qui n'embauche personne ou n'emploie personne.
- Toute personne qui n'a pas à payer les taxes susmentionnées
Si vous démarrez votre entreprise en tant que propriétaire unique et utilisez votre numéro de sécurité sociale au lieu d'un FEIN, vous découvrirez peut-être plus tard que vous en avez besoin. Surtout si vous envisagez d'agrandir ou de réorganiser votre entreprise en société et d'embaucher des travailleurs. En fait, si vous démarrez plus tard une société, vous aurez besoin d'un FEIN. Même lorsqu'il s'agit de soumettre des impôts locaux, étatiques et fédéraux, votre FEIN est une information essentielle.
A quoi sert un FEIN ?
Vous aurez besoin d'un FEIN pour remplir des formulaires tels que :
- Formulaire W-2 - Déclaration de salaire et d'impôt
- Formulaire W-3 - Transmission des déclarations de salaires et d'impôts
- Formulaire 1096 - Résumé annuel et transmission des déclarations de renseignements américaines
- Formulaire 940 - Déclaration de revenus fédérale annuelle de l'employeur sur le chômage (FUTA)
- Formulaire 941 - Déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l'employeur
- Annexe C - Bénéfice ou perte d'entreprise
- Formulaire 1065 - Déclaration américaine des revenus de la société en nom collectif
- Formulaire 1120 - Déclaration de revenus des sociétés américaines
Un FEIN est également requis lorsque votre entreprise paie des impôts de toute nature et émet des formulaires fiscaux liés aux employés tels que les W-2. Les employeurs doivent fournir des formulaires W-2 à leurs employés à la fin de chaque exercice. Tous les rapports de paie, y compris les formulaires fiscaux mensuels, trimestriels et annuels, incluent votre FEIN et peuvent être déposés par un fournisseur de traitement de la paie compétent.
Vous devez également émettre un 1099 à tout entrepreneur indépendant à qui vous avez payé au moins 600 $ au cours de l'année d'imposition, et votre FEIN doit être inclus sur ce formulaire. Non seulement votre entreprise aura besoin d'un FEIN à de nombreuses fins, mais vos employés et vos sous-traitants l'auront également lors de la préparation de leurs déclarations de revenus.
Comment obtenir un FEIN ?
Pour obtenir facilement votre numéro FEIN, vous pouvez utiliser les étapes essentielles décrites ci-dessous.
#1. Déterminez si vous êtes admissible à un FEIN.
Si votre entreprise principale est basée aux États-Unis ou dans ses territoires et que vous disposez d'un numéro de sécurité sociale valide ou d'une autre forme d'identification fiscale, telle qu'un autre FEIN, vous êtes éligible pour un FEIN.
Si vous avez votre entreprise principale aux États-Unis ou dans ses territoires, la majorité de vos revenus en tant que propriétaire d'entreprise provient d'une pratique dans cette région. Par conséquent, même si vous avez une autre entreprise en dehors des États-Unis, vous pouvez toujours être qualifié pour un FEIN. Le demandeur n'a pas besoin d'être le propriétaire de l'entreprise, mais il doit avoir une connaissance intime et des transactions avec les finances de l'entreprise. Une secrétaire ou une assistante administrative peut également déposer une demande de FEIN. Tout ce dont vous avez besoin est simplement de signer le formulaire SS-4 et de remplir la section des tiers désignés.
#2. Rassemblez les informations requises par l'IRS.
Formulaire SS-4 : La demande de numéro d'identification d'employeur est requise par l'IRS. Pour obtenir un FEIN, vous devez d'abord soumettre une adresse physique pour votre entreprise (avec un emplacement aux États-Unis).
Sur le formulaire de demande, vous devez spécifier la structure juridique de votre entreprise, telle qu'une LLC ou une société. Si votre entreprise est une LLC, vous devez lister tous les membres. Vous devez également préciser la nature de votre entreprise.
Lors de votre candidature, vous aurez besoin des informations complémentaires suivantes :
- La raison pour laquelle vous demandez un FEIN. Par exemple, vous pouvez démarrer une nouvelle entreprise ou restructurer une entreprise existante.
- La date précise à laquelle vous avez démarré ou acheté votre entreprise.
- Le secteur dans lequel votre entreprise opère ou dans lequel vous conservez des clients, comme le commerce de détail ou le conseil, ainsi que la description du produit ou du service.
- Lorsque le premier employé a été payé par l'intermédiaire de votre entreprise.
- La date de fin de votre année fiscale ou comptable. Si vous payez vos impôts tout au long de l'année civile, il s'agit généralement du mois de décembre.
- Le nombre le plus probable d'employés que vous avez l'intention d'embaucher au cours de l'année à venir.
#3. Faites une demande de FEIN en ligne, par téléphone ou par courrier.
Si vous êtes admissible à un FEIN, il existe de nombreuses options pour en obtenir un :
- Numéro de téléphone: (800) 829-4933
- Par fax ou courrier ordinaire : Vous trouverez le formulaire SS-4 ici, ainsi que le numéro de fax et l'adresse postale de votre emplacement sur le site Web de l'IRS.
- Sur le site de l'IRS : Vous pouvez déposer le formulaire SS-4 en ligne ou participer à un chat en direct de style entretien où on vous posera des questions et on vous donnera un FEIN si nécessaire. Ce service est disponible de 7 h à 10 h HNE du lundi au vendredi. Il faudra deux semaines pour que votre numéro soit actif dans le système IRS, quelle que soit la méthode que vous utilisez.
Même si votre entreprise n'a pas besoin d'un FEIN, vous pensez peut-être qu'il vaut la peine d'en demander un malgré tout. Cela ne coûte rien et vous ne savez jamais quand vous pourriez décider d'embaucher un employé ou quand les conditions de votre entreprise pourraient changer.
Quand dois-je changer mon FEIN ?
Vous n'aurez pas besoin de mettre à jour ou de modifier votre FEIN une fois que vous l'aurez acquis. Sauf circonstances exceptionnelles déterminées par l'IRS, si votre entreprise est une société, vous devez mettre à jour ou modifier votre FEIN si :
- Votre entreprise devient une entreprise individuelle ou une société de personnes.
- Une fusion entraîne la formation d'une nouvelle société.
- Votre entreprise devient une filiale d'une autre société.
Lorsque votre entreprise est une société de personnes, vous devez mettre à jour votre FEIN si :
- L'entreprise devient une entreprise individuelle.
- Votre entreprise devient une société.
- Une nouvelle collaboration remplace une ancienne.
Si vous détenez un FEIN en tant que propriétaire unique ou LLC, vous devez le modifier si vous :
- Vous avez déposé le bilan.
- Vous transformez votre entreprise en société par actions ou en société de personnes.
- Vous acquérez le contrôle d'une autre société.
Vous n'avez pas à redemander un nouveau FEIN si votre entreprise déménage ou change de nom.
Annulation de votre FEIN
L'IRS n'utilise jamais votre numéro FEIN pour une autre entreprise après qu'il vous a été attribué. Vous ne pouvez pas non plus annuler votre FEIN. Vous pouvez toutefois fermer votre compte professionnel auprès de l'IRS. Il est important de noter que l'annulation de votre compte professionnel n'efface pas votre FEIN de la base de données de l'IRS.
Incluez le nom légal de votre entreprise, FEIN, l'adresse professionnelle et la raison de l'annulation de votre compte lors de la fermeture de votre compte professionnel. Inclure une copie de l'avis d'affectation IRS EIN si vous l'avez toujours.
Vous pouvez envoyer tous les documents à :
Service des impôts, 45999 Cincinnati, OH
Si vous avez déposé toutes les déclarations de revenus requises, l'IRS désactivera uniquement votre compte d'entreprise. Les déclarations doivent être produites si vous :
- Un dépôt d'impôt fédéral ou un autre paiement fédéral a été effectué
- Sont tenus de produire des déclarations de revenus d'entreprise
- Avez-vous reçu une notification de l'IRS indiquant que votre déclaration de revenus d'entreprise est due ?
Un FEIN est-il nécessaire pour configurer la paie ?
Avant de pouvoir commencer à configurer la paie de vos employés, vous devez d'abord obtenir un FEIN auprès de l'IRS. Vous aurez presque certainement besoin d'un EIN de votre état également. Les deux numéros sont nécessaires pour gérer la paie, car les retenues à la source sur les chèques de paie des employés doivent être versées aux agences fiscales compétentes. Pour déposer les cotisations de chômage fédérales et étatiques, ainsi que les documents W-2 et 1099, vous aurez besoin des deux FEIN/EIN.
Que faire de votre FEIN si vous devez fermer votre entreprise ?
Une fois que vous obtenez un FEIN, vous l'aurez pour le reste de votre vie. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas fermer votre entreprise. Cependant, même si votre entreprise ferme, le FEIN reste enregistré auprès de l'IRS et est stocké dans sa base de données.
Si vous vous rendez compte que vous devez fermer votre entreprise, vous devez contacter l'IRS et lui fournir le nom légal de votre entreprise, votre FEIN, l'adresse postale et la raison de la fermeture. Joignez une copie de votre lettre de notification CP-575 à votre demande, si possible. N'oubliez pas que l'IRS n'annulera pas un compte tant que toutes les déclarations de revenus essentielles des sociétés n'auront pas été soumises.
Qu'est-ce que FEIN contre TIN ?
Un FEIN peut être utilisé comme identifiant fiscal. Un FEIN est requis pour certaines entreprises mais pas pour d'autres. En particulier, un FEIN n'est pas toujours requis si vous n'avez pas de travailleurs et que votre entreprise n'est pas constituée. Dans de tels cas, le SSN d'une personne peut à lui seul servir de numéro d'identification fiscale (TIN) valide.
Comme cela a également été mentionné en haut, le FEIN est requis pour le dépôt des déclarations de revenus fédérales. Pour déposer des impôts auprès de l'État, vous devrez peut-être demander un EIN ou un EAN d'État. Il est possible d'utiliser ces chiffres comme numéro d'identification fiscale officiel dans l'État.
Est-ce qu'un FEIN est identique à un SSN ?
Un EIN n'est pas la même chose qu'un SSN. Contrairement au numéro d'identification fiscale d'une personne, qui est son numéro de sécurité sociale, l'EIN d'une entreprise est son propre numéro unique. Malgré le fait que les deux numéros servent le même objectif en termes de déclaration de revenus, un EIN est réservé aux entreprises commerciales.
Qu'est-ce qu'un exemple de numéro FEIN ?
Les EIN de l'IRS ont la forme XX-XXXXXXX et se composent de neuf chiffres. C'est une façon pour les employeurs et les personnes sans travailleurs de distinguer leurs comptes d'impôt. Dans le cas des régimes d'avantages sociaux, cependant, l'EIN peut être suivi soit d'un alpha (tel que P) soit du numéro de plan (tel que 003).
Quelle est la différence entre SSN et FEIN ?
L'acronyme "SSN" fait référence à votre numéro de sécurité sociale. Ce numéro, comme un FEIN, est fourni par le gouvernement fédéral. Au contraire, un numéro de sécurité sociale vous identifie en tant qu'individu auprès du gouvernement et d'autres entités, alors qu'un FEIN fait le contraire pour votre entreprise. Les numéros de sécurité sociale peuvent être utilisés comme ID d'entreprise dans de rares circonstances, bien que cela ne soit conseillé que pour les propriétaires uniques ou les très petites entreprises sans employés.
Selon une définition, vous avez le statut de propriétaire de petite entreprise si vous ne recevez aucun revenu 1099. Il vous est possible de déposer vos impôts en utilisant uniquement votre numéro de sécurité sociale et d'éviter la nécessité d'un numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN), mais vous pourrez toujours profiter des déductions de l'entreprise.
Comment vérifier un FEIN ?
Le manque d'utilisation généralisée rend les EIN plus faciles à oublier; contrairement aux SSN, peu de gens les mémorisent réellement. Si vous devez vérifier le vôtre pour être sûr, vous pouvez soit vérifier votre numéro FEIN dans la lettre de confirmation de l'IRS, trouver d'autres documents contenant votre numéro d'identification d'employeur, soit contacter l'IRS pour obtenir votre FEIN.
Conclusion
L'obtention d'un FEIN est une composante nécessaire de la création d'entreprise, et le processus est assez simple. Et, parce que cela peut être bénéfique pour d'autres objectifs commerciaux, en faire la demande est du temps bien dépensé et peut être l'une des décisions les plus simples qu'un propriétaire d'entreprise puisse prendre. Meilleurs vœux alors que vous développez votre entreprise !
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