Il existe une procédure pour terminer chaque processus. Néanmoins, de nombreux flux de travail contiennent des opérations manuelles qui sont coûteuses, chronophages et sujettes aux erreurs. L'une des tâches les plus laborieuses et inefficaces dans le monde des affaires peut être la saisie manuelle des données. En plus de vous rendre somnolent, cela consomme un temps et des ressources précieux, ce qui réduit considérablement votre production. Ainsi, afin d'accélérer les processus et d'améliorer la communication, les organisations s'orientent vers une plus grande automatisation des flux de travail dans les opérations commerciales et au sein des processus informatiques. L'automatisation des flux de travail automatise les processus en remplaçant le logiciel qui exécute tout ou partie d'un processus par le travail manuel. Mais quelles sont les étapes de l'automatisation du flux de travail et quels sont les avantages marketing ? Continuez à lire pour le découvrir…
Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?
L'automatisation des flux de travail est une stratégie permettant l'exécution indépendante de tâches, de documents et d'informations dans l'ensemble des activités liées au travail, conformément aux normes commerciales établies. Ce type d'automatisation doit être une opération simple et effectuée fréquemment pour augmenter la productivité au quotidien.
En d'autres termes, l'automatisation des flux de travail consiste à rationaliser et à automatiser les tâches manuelles chronophages à l'aide de la technologie pour économiser beaucoup de temps et de ressources. En concevant un ensemble de règles et de processus qui régissent le flux de travail, il utilise un logiciel pour automatiser les tâches répétitives telles que la saisie de données, la communication par e-mail et la gestion des documents. Il en résulte un travail plus rapide, plus simple et plus fiable en augmentant l'efficacité et la précision tout en réduisant les erreurs. L'automatisation du flux de travail transfère l'exécution de certaines tâches des personnes vers un programme informatique.
Cependant, une organisation doit d'abord identifier les tâches qui composent un travail avant d'automatiser le flux de travail. Ensuite, il développe la logique et les règles qui spécifient comment ces tâches doivent être effectuées. Le logiciel est ensuite programmé à l'aide d'une logique métier et de réglementations prédéfinies.
La logique et les règles sont généralement un ensemble d'instructions si-alors qui servent d'instructions pour le programme, l'informant de ce qu'il faut faire et comment passer d'une tâche à la suivante. Pour éliminer la nécessité pour les humains de gérer l'activité, le logiciel suit ces règles et cette logique pour compléter la série de tâches du début à la fin.
Comment automatiser un processus de workflow ?
L'automatisation des processus de workflow fait référence à la création, à la mise en œuvre et à l'automatisation de processus métier basés sur des règles de workflow. Les workflows d'entreprise impliquent le déplacement d'informations, le travail des personnes ou des fichiers entre les systèmes et les personnes conformément aux réglementations commerciales établies. L'automatisation du flux de travail est effectuée pour rationaliser les opérations commerciales tout en éliminant le traitement manuel redondant.
Voici quelques exemples de processus métier typiques pouvant être automatisés :
- Ressources Humaines
- Stratégie
- financier
- Approvisionnement
- Ventes
- Demandes de services informatiques
La technique la plus efficace pour établir un flux de travail automatisé consiste à créer un diagramme de flux de travail complet.
Une fois que vous avez préparé le diagramme de flux de travail, la création d'un flux de travail automatisé est très simple à l'aide de l'interface glisser-déposer offerte par les logiciels d'automatisation modernes.
Les procédures d'entreprise simples et complexes peuvent être automatisées à l'aide de l'automatisation du flux de travail. L'automatisation rationalise non seulement le processus métier, mais réduit également les dépenses opérationnelles. Les travailleurs et la direction peuvent cesser de faire des tâches fastidieuses afin de pouvoir se concentrer sur des projets plus stratégiques et plus productifs.
Étapes d'automatisation du flux de travail
Passons maintenant rapidement en revue les cinq étapes clés auxquelles chaque organisation pensera avant de passer entièrement à l'automatisation des flux de travail.
#1. Identifier les tâches répétitives
Lorsqu'une entreprise pense à l'automatisation des flux de travail, la première étape doit être d'identifier les domaines qui ont des processus répétés.
Une compréhension approfondie de l'entreprise est nécessaire pour identifier le problème. La meilleure méthode pour mieux comprendre le flux de travail de votre entreprise et repérer les tâches récurrentes consiste à en créer une représentation visuelle à l'aide de diagrammes de flux.
Vous pouvez maintenant concevoir un flux de travail qui améliore votre flux de travail actuel et pourrait simplifier le processus en automatisant les processus fastidieux. Il s'agit d'une étape cruciale qui doit être conduite en étroite collaboration avec les autres acteurs et les utilisateurs réels du processus.
Vous pouvez également prendre en compte les avantages nets en termes de temps et de réduction des coûts réels. Cela facilitera l'élaboration d'une analyse de rentabilisation convaincante expliquant pourquoi certaines opérations commerciales devraient être automatisées.
#2. Établir des objectifs commerciaux
Une fois le problème localisé, l'étape suivante consiste à définir les objectifs de votre entreprise, en utilisant le flux de travail manuel actuellement en place comme standard.
Votre objectif peut être d'optimiser les ressources pour les travaux qui fourniraient plus de sortie en augmentant le débit ou en réduisant le temps de cycle sur un seul processeur.
Votre équipe devra peut-être faire face à moins de saisie de données et se concentrer davantage sur l'optimisation des processus.
Tout peut être le cas, mais vous devez être en mesure d'expliquer comment l'automatisation vous aidera à atteindre vos objectifs commerciaux et comment vous prévoyez de mesurer le succès.
#3. Choisir la solution d'automatisation de flux de travail appropriée
Choisir les moyens d'atteindre l'objectif serait la prochaine étape. Comment voulons-nous atteindre nos objectifs d'entreprise? Votre prochaine étape clé sera de choisir le meilleur système d'automatisation du flux de travail afin que vous puissiez trouver une solution.
Choisissez le logiciel approprié pour avoir une idée de la façon de choisir votre fournisseur de solutions. Pour un outil d'automatisation, il existe essentiellement des tonnes de possibilités sur le marché. Il est essentiel de comprendre la solution idéale pour votre entreprise.
De nombreuses entreprises se tournent vers l'alternative cloud car elle offre plus de flexibilité et moins de dépenses.
Vous pouvez choisir de présélectionner 3 à 5 fournisseurs en fonction de vos demandes uniques avant de bien peser les avantages et les inconvénients de chaque option. Avant de faire ce choix, vous voudrez peut-être visionner une démonstration approfondie du logiciel de flux de travail basé sur le cloud, sûr et sécurisé, qui peut concevoir votre flux de travail en quelques minutes seulement.
Choisissez votre logiciel de workflow pour automatiser le processus de votre entreprise en fonction des objectifs que vous avez établis à l'étape précédente. Le flux de travail que vous choisissez doit être simple, convivial et facile à adapter pour vos utilisateurs.
#4. Éduquer les utilisateurs
Le personnel serait ensuite formé à l'utilisation du nouveau logiciel de flux de travail à l'étape suivante. Chaque nouveau changement mis en place par la direction rencontre des résistances car il est considéré comme superflu par les salariés.
Afin de faire des utilisateurs finaux une partie cruciale du processus de prise de décision, il est essentiel de les intégrer dès le début et de les inclure dans les conversations. Cela rend l'utilisateur final responsable et élève les plus grands concepts.
Il serait beaucoup plus facile de rendre cette transition efficace s'il y avait un chemin clair entre la procédure manuelle existante et le nouveau système automatisé et s'ils recevaient une formation suffisante pour les aider à rattraper leur retard.
#5. Optimisez votre processus en mesurant les indicateurs de performance critiques
Une fois que vous avez terminé les procédures susmentionnées, votre nouveau système de flux de travail automatisé est prêt à être utilisé.
Il est crucial d'aplanir les défauts de l'armure à ce stade, car vos utilisateurs professionnels donneront leur avis sur la procédure en fonction de leur utilisation. La dernière phase, qui consiste à mesurer les indicateurs de performance clés et à rationaliser votre flux de travail, est maintenant prête pour vous.
Votre flux de travail automatisé sera mesuré et surveillé en permanence, ce qui vous aidera à repérer les goulots d'étranglement et à proposer des domaines de développement. Votre équipe fonctionnera plus efficacement si votre flux de travail fraîchement mis à jour est continuellement évalué.
Quels sont les différents types d'automatisation des workflows ?
L'automatisation des flux de travail peut être divisée en deux catégories : les processus métier (BP) et les processus robotiques (RP).
#1. Flux de travail des processus métier
Les organisations peuvent mieux servir leurs clients en adoptant une approche de gestion des processus métier (BPM). Cela oblige généralement les flux de travail d'entreprise à devenir plus efficaces pour atteindre les objectifs commerciaux essentiels. Les logiciels d'automatisation des flux de travail sont fréquemment créés à l'aide des principes du BPM. Ce logiciel permet ainsi de rationaliser les processus manuels autrefois laborieux au sein d'une organisation.
#2. Workflows de processus robotiques
Un logiciel d'automatisation des processus robotiques (RPA) est désormais disponible et permet aux robots d'effectuer des tâches que les humains effectuaient autrefois. Dans de nombreux cas, les bots facilitent les procédures administratives aux côtés de l'informatique (ainsi que dans d'autres domaines). Les robots sont capables de reconnaître et de fournir les données les plus pertinentes pour corriger les problèmes de traitement. De plus, les robots peuvent réduire les demandes d'assistance et les authentifications de connexion, et intervenir lorsque des problèmes de traitement surviennent.
Logiciel d'automatisation du flux de travail
L'automatisation du flux de travail peut vous aider à gagner du temps si votre personnel effectue des tâches répétitives, ce que font la plupart des entreprises. L'automatisation des flux de travail peut être intimidante, bien sûr. En tant que tel, vous devez disposer d'un logiciel d'automatisation de flux de travail puissant pour automatiser rapidement vos processus.
Pour plus d'options de gestion des processus et des flux de travail, examinons le meilleur logiciel d'automatisation des flux de travail d'entreprise ;
#dix. Zapier
L'outil d'automatisation du flux de travail Zapier utilise un éditeur de processus sans code par glisser-déposer. Il peut vous aider à automatiser tout, des opérations simples aux tâches répétitives en plusieurs étapes.
Mais ce qui distingue Zapier, c'est le nombre d'intégrations de programmes qu'il propose. Fondamentalement, Zapier est compatible avec plus de 5,000 XNUMX applications. Et en utilisant ce logiciel, vous pouvez automatiser les procédures pour toutes vos applications professionnelles, y compris Gmail, Slack, Trello et Stripe. En outre, il alimente de nombreux outils d'automatisation de flux de travail différents sur les connexions logicielles de cette liste. Dans le cas peu probable où vous ne trouveriez pas l'intégration dont vous avez besoin dans la liste des applications de Zapier, vous pouvez demander une application supplémentaire ou en créer une vous-même.
#2. Cliquez vers le haut
ClickUp est essentiellement un outil complet de gestion du travail. Il propose des outils de gestion de projet, de collaboration d'équipe et bien plus encore, en plus des outils d'automatisation du flux de travail.
En d'autres termes, vous devez considérer ClickUp comme bien plus qu'un simple outil d'automatisation. Oui, plusieurs autres programmes d'automatisation fournissent quelques fonctions de gestion des tâches. Néanmoins, peu offrent autant de fonctionnalités que ClickUp, qui fournit des outils communs, notamment des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban, des sous-tâches et bien plus encore. Cela s'ajoute à l'automatisation déjà robuste des tâches de routine de ClickUp. En d'autres termes, ClickUp vous permet de gérer toutes vos exigences de gestion de flux de travail avec un seul logiciel sans sacrifier l'automatisation ni la gestion de projet.
#3. Intégrer
Integrify est un programme de gestion et d'automatisation des flux de travail avec peu ou pas de codage requis. La plate-forme dispose d'outils pour créer des processus, concevoir des formulaires, ainsi que des processus de reporting.
Bien qu'Integrify présente de nombreuses caractéristiques avec d'autres applications de flux de travail, il possède également des fonctionnalités uniques, telles que la possibilité d'ajouter des notes ainsi que des commentaires lorsque vous construisez un processus. Integrify est donc parfait pour les groupes qui souhaitent travailler ensemble pour développer et améliorer leur flux de travail d'entreprise. Semblable à la façon dont Integrity permet de tester les processus et génère des pistes d'audit pour tous les flux de travail d'automatisation, il permet également la collaboration sans crainte d'interruption du flux de travail.
#4. Nintex
Avec plus de 3 millions d'applications de flux de travail actuellement en cours d'exécution sur sa plate-forme, Nintex aide plus de 8,000 XNUMX entreprises clientes à gérer, automatiser et améliorer leurs processus métier sans avoir besoin de connaissances en codage.
Votre entreprise peut cartographier chacun de ses processus, les exécuter et évaluer leur succès en fournissant une large gamme d'outils d'automatisation des flux de travail, tels que la cartographie des processus, les flux de travail avancés et l'intelligence des processus.
Pour les entreprises ayant des processus bien établis, Nintex est fortement recommandé. Il s'agit d'un logiciel sophistiqué qui combine un outil de conception de flux de travail facile à utiliser avec des connexions solides pour relier chacune de vos applications. Ceci est particulièrement utile pour ceux qui travaillent dans les RH, la finance, l'informatique et la profession juridique.
#5. Flux de baisers
Pour les flux de travail et la construction d'applications, Kissflow propose des alternatives sans code et à faible code. Kissflow a maintenant la polyvalence de fonctionner comme une plateforme de gestion de flux de travail, un outil de gestion de projet léger et peut-être un logiciel d'automatisation du marketing.
Les progiciels de processus de Kissflow sont fantastiques. Ils offrent le mélange idéal d'interface utilisateur simple et d'analyses solides. Par exemple, pour voir des statistiques sur votre système d'automatisation des flux de travail, vous pouvez vous en tenir à de simples rapports basés sur des métriques. Ou vous pouvez exécuter vos propres rapports pour examiner les tâches ou traiter les données plus en détail. De plus, Kissflow simplifie la création de tableaux de bord (sans code ou juste un peu), rendant votre reporting accessible et facile à comprendre.
#6. Flokzu
Avec l'outil de gestion des processus métier Flokzu, les entreprises peuvent concevoir des formulaires, automatiser des procédures, exécuter des rapports, etc. Il s'intègre à de nombreux autres logiciels utilisant Zapier.
Flokzu, cependant, dispose de quelques outils qui le distinguent des autres programmes de flux de travail en termes de flexibilité. Par exemple, cela simplifie les remplacements des membres de l'équipe. Vous pouvez donc facilement modifier votre procédure personnalisée pour inclure un membre d'équipe de remplacement pendant que quelqu'un est absent du bureau. De cette façon, vous n'aurez pas à vous soucier des retards dans votre travail. De même, Flokzu vous permet de mettre en pause et de régler des minuteries tout en automatisant le flux de travail. Fondamentalement, le logiciel de flux de travail de Flokzu peut s'adapter à l'évolution de vos exigences de processus.
Avantages de l'automatisation du flux de travail
L'automatisation des flux de travail peut soulager tous les départements du fardeau des opérations manuelles, de l'administration aux finances, en passant par l'informatique et le marketing.
Voici quelques avantages d'un logiciel d'automatisation des flux de travail pour chaque service de votre entreprise :
Avantages de l'automatisation des flux de travail dans le marketing
- Désigner une machine pour effectuer des tâches répétitives et fastidieuses
- Travaillez ensemble sur des flux de travail avec des collègues de différents endroits.
- Assurez-vous que les personnes appropriées approuvent tout le contenu.
- Créez une procédure fiable pour entretenir et rechercher des prospects de qualité.
- Plusieurs campagnes peuvent être automatisées et elles peuvent toutes être suivies à partir d'un seul tableau de bord.
Avantages de l'automatisation des processus informatiques
- Distribuez les tickets et les escalades aux membres de l'équipe qui sont disponibles.
- Éliminer les demandes d'assistance redondantes
- Vérifiez les mises à jour programmées avec les parties intéressées.
- Prenez le contrôle du Shadow IT
- Contrôlez les ressources et observez les modèles d'utilisation
Automatisation du flux de travail Avantages en Ressources Humaines (RH)
- Réduction drastique de la paperasserie
- Recherche, vérification et recrutement plus rapides des candidats grâce à une approbation automatisée
- Assurez-vous que tous les processus sont conformes.
- Augmenter la visibilité du workflow
- Améliorez la vitesse des processus d'intégration et de désintégration.
Avantages de l'automatisation des flux de travail dans la finance
- Simplifiez la gestion des documents
- Passez moins de temps à traiter les approbations.
- Configurez des paiements automatiques pour les factures récurrentes.
- Faire un mécanisme intelligent pour la gestion de la paie.
- Synchroniser les données avec d'autres programmes de comptabilité
Avantages de l'activation de l'automatisation des flux de travail dans les ventes
- Assurez-vous que tous les prospects reçoivent le même traitement royal.
- Obtenez des informations et des analyses éclairantes sur les procédures en cours.
- Ne laissez jamais une piste passer entre les mailles du filet à la suite d'une erreur.
- Envoyez des salutations personnalisées, des appréciations ou des e-mails promotionnels.
- Standardisez la création de liste pour la rendre plus facile.
Dois-je être développeur pour utiliser Workflow Automation ?
Non. En utilisant des techniques de glisser-déposer pour générer des formulaires et des processus, ces produits sont créés pour les utilisateurs professionnels. S'ils le souhaitent, les développeurs peuvent étendre le système à l'aide d'outils supplémentaires.
Que sont les outils d'automatisation du flux de travail ?
Les outils d'automatisation des flux de travail sont utilisés pour normaliser, automatiser et transmettre les données entre les systèmes.
Qu'est-ce que l'automatisation du workflow dans le CRM ?
L'automatisation des flux de travail est une fonctionnalité intégrée à la plupart des solutions CRM. Dans la plupart des cas, cela implique le démarrage d'un pipeline pour une mise à jour des données, l'intégration, la synchronisation d'une action, etc. Les utilisateurs doivent disposer de licences CRM pour utiliser ces fonctionnalités, qui sont exclusives au système CRM. L'automatisation des flux de travail peut contribuer à rendre votre CRM encore plus efficace.
Conclusion
L'automatisation des flux de travail, lorsqu'elle est utilisée, peut aider les entreprises à s'étendre et à prospérer sans rien laisser passer entre les mailles du filet. Vous pouvez développer votre entreprise avec succès sans éprouver de difficultés de croissance en permettant à la technologie d'effectuer un travail manuel.
Cette technologie peut profiter à votre entreprise dans pratiquement chaque division ou département. L'automatisation des flux de travail offre de nombreux avantages, vous aidant à travailler plus efficacement plutôt que plus dur, que ce soit dans le marketing, les ressources humaines ou la finance.
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