La gestion d'un HOA n'est pas une tâche facile. Vos mains sont toujours occupées, de la collecte des paiements en ligne à la vérification de l'ordre des comptes, en passant par la planification des réunions du conseil d'administration, la gestion du site Web de la communauté et des bases de données des résidents, la communication avec ces personnes, la gestion des révisions architecturales, les demandes de service ou l'application des règles CC&R, et des dizaines d'autres tâches entre les deux.
Et il semble qu'il n'y ait pas de fin en vue à tous ces efforts.
Ce n'est pas totalement correct. Pour être sûr, la gestion d'un HOA vous occupera toujours. Cependant, vous pouvez gagner du temps en simplifiant et en rationalisant la plupart de vos tâches en utilisant un logiciel de gestion HOA.
Ce tutoriel vous apprendra tout ce que vous devez savoir à ce sujet. Nous passerons en revue tous les avantages de l'utilisation du logiciel HOA et vous montrerons quelles solutions sont actuellement disponibles pour votre association sur le marché.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion HOA ?
Un logiciel HOA est un programme ou une plate-forme qui aide les organisations de propriétaires à gérer de nombreux éléments de leurs opérations.
En règle générale, le logiciel HOA se concentre sur un domaine des activités du HOA - comptes, planification, paiements, application CC&R, etc. Cependant, le logiciel peut également inclure une variété de modules différents qui assistent divers processus HOA. Ces solutions logicielles sont appelées logiciels de gestion HOA tout-en-un.
Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel de gestion HOA ?
Bien sûr, la réponse de base est que cela peut vous soulager de beaucoup d'efforts. Mais ce n'est pas tout. Ainsi, ci-dessous, nous avons décrit certains des avantages supplémentaires de l'utilisation de solutions logicielles pour vous aider à administrer votre HOA.
Presque tous vos processus peuvent être rationalisés avec le logiciel HOA. Divers programmes logiciels HOA autogérés peuvent vous aider à gérer toute la documentation, à émettre des rapports d'infractions CC&R et des lettres de violation, à accepter des paiements, à gérer les livres, et bien plus encore. Étant donné que le logiciel gère automatiquement bon nombre de ces tâches, il vous libère du temps pour vous concentrer sur d'autres éléments du HOA.
Vous pouvez gérer vos propriétaires ou votre association communautaire de n'importe où avec le logiciel HOA. Presque toutes les solutions sur le marché aujourd'hui sont basées sur le Web, ce qui signifie que vous pouvez accéder aux données depuis n'importe quel ordinateur ou même votre téléphone portable via une application spécialisée.
Lire aussi: HOA (Homeowners Association) : définition, frais et règles
Avoir un logiciel HOA dédié signifie que toute la documentation et les données de votre association se trouvent désormais au même endroit. Toutes les principales parties prenantes y auront accès, souvent via une application mobile, ce qui implique une meilleure responsabilisation de toutes les parties concernées.
Vos données sont également plus sûres lorsqu'elles sont enregistrées dans un système basé sur le cloud plutôt que sur une seule machine ou dans un méli-mélo de dossiers.
Le logiciel a le potentiel d'améliorer considérablement les communications internes et externes. Cela est dû en partie au fait que toutes les données se trouvent au même endroit. Lorsque tout le monde a accès à toutes les connaissances sur un sujet, il est beaucoup plus facile de porter des jugements et d'atteindre un consensus sur diverses questions. De même, une communication meilleure et plus efficace avec les résidents résultera d'un logiciel de communication rationalisé. Les gens de votre quartier peuvent recevoir rapidement des nouvelles et être informés de ce qui se passe dans leur communauté.
Enfin, les logiciels et les données qu'ils peuvent fournir permettent de mieux rendre compte des activités de l'association et d'utiliser ces connaissances pour organiser et planifier l'avenir du quartier.
Ce qu'il faut rechercher dans un logiciel de gestion HOA
Tous les logiciels HOA ne sont pas créés égaux. Certains proposent des modules que d'autres ne proposent pas, tandis que d'autres se spécialisent dans un certain type de service (c'est-à-dire la création de sites Web). Il est essentiel de sélectionner le bon logiciel pour votre HOA, ce qui signifie souvent opter pour une plate-forme tout-en-un.
Voici les principales fonctionnalités du logiciel HOA :
#1. Rapports financiers et comptabilité
Des compétences en comptabilité dans un bon logiciel HOA devraient vous permettre de suivre vos finances. Il doit également vous fournir des rapports précis et vous permettre de rapprocher vos relevés bancaires.
#2. Outils de communication
Un système de communication sophistiqué vous permettra d'informer les résidents par différents canaux (courriels, notifications push, alertes, etc.). Un bon logiciel doit être capable de transmettre des messages à la fois en masse et individuellement.
#3. Gestion d'événements
Recherchez un logiciel HOA qui comprend un excellent système de gestion d'événements. Vous pouvez l'utiliser pour programmer des événements sur votre calendrier et pour conserver un calendrier en ligne pour les habitants. Il devrait également vous aider avec l'événement lui-même en permettant aux invités de s'inscrire et de payer les billets en ligne.
#4. Système de paiement en ligne
Une stratégie pour satisfaire les membres consiste à leur faciliter le paiement de leur cotisation en ligne. Un excellent logiciel comprend une variété d'options de paiement, y compris les cartes de crédit/débit et les traites ACH. Les membres doivent pouvoir lier directement leurs informations bancaires à leurs comptes.
Un système de paiement en ligne peut également vous aider à réduire les paiements en souffrance, que votre logiciel devrait vous permettre de suivre.
#5. Portail résidentiel en ligne
Choisissez un logiciel qui comprend un portail auquel les résidents peuvent accéder en ligne depuis n'importe quel endroit. En quelques clics simples, les membres devraient pouvoir mettre à jour leur profil, payer leur cotisation, consulter le calendrier des événements, réagir aux communications et accéder aux données HOA.
#6. Base de données résidentielle
Votre logiciel doit vous permettre de conserver une liste maîtresse des informations de vos membres et de rechercher avec des filtres. Celui-ci contient leurs noms, coordonnées, profils, etc. La mise à jour de leurs informations devrait également être simple.
#sept. Suivi des infractions
Les résidents enfreignent parfois les réglementations, votre logiciel doit donc disposer d'un mécanisme de suivi de ces informations. Ceci est particulièrement utile dans les grandes communautés car plusieurs violations peuvent se produire en même temps ou se chevaucher. Vous pouvez simplement suivre les transgressions des membres, accéder à leur historique de violation et envoyer des notifications avec ce module.
Top 10 des excellentes alternatives de logiciels de gestion HOA
#1. Gestionnaire de propriétés AppFolio
- Prix: À partir de 1.40 $ par unité Par mois
- Démo/Essai : Une démonstration est disponible sur demande.
AppFolio est un logiciel complet de gestion HOA qui permet les évaluations architecturales, la collecte des cotisations et des évaluations, le suivi des infractions, les approbations des membres du conseil d'administration, les connecteurs bancaires, etc. Toutes ces fonctions sont disponibles via une application web ou mobile.
Quelques points saillants :
- Communication par SMS
- Modèles de conception d'e-mails
- Portail pour les résidents
- Demandes de maintenance en ligne
- Aperçu des performances
#2. OrganisationVoix
- À partir de 50 $ par mois
- Essai/démo : Une démo gratuite est fournie.
AssociationVoice est un programme logiciel HOA convivial basé sur le Web qui vous permet de percevoir des cotisations par Internet, par téléphone et par SMS. Une autre fonctionnalité est la possibilité d'organiser des réunions du conseil d'administration et des règles de la communauté, de diffuser des nouvelles de la communauté et de créer des formulaires personnalisés pour gérer l'activité HOA.
Quelques points saillants :
- Portail pour les résidents
- Bibliothèque de documents
- Cartes locales interactives
- Discussions de groupe
- Réservations d'équipements
#dix. Bitrix3
- Prix: Version restreinte gratuite, alternatives premium à 19 $/mois
- Démo/Essai : Une démonstration est disponible sur demande.
Vous pouvez utiliser Bitrix24 pour développer un portail de membres HOA avec des sondages, des notifications par e-mail, une messagerie instantanée et une discussion de groupe, ainsi qu'une galerie de photos. Vous pouvez également gérer les cotisations, envoyer des e-mails à vos membres et soumettre des demandes d'emploi en ligne.
Quelques points saillants :
- Application pour appareils mobiles
- L'annuaire HOA
- Réseau social privé pour les propriétaires
- Groupes d'intérêt
- Vidéo conférence
#4. Bâtiment
- À partir de 50 $ par mois
- Démo/Essai : Essai gratuit de 14 jours ; démo disponible sur demande.
Buildium est une solution logicielle complète pour les petites et moyennes associations de propriétaires, avec des paiements en ligne des membres, un suivi des demandes de maintenance, une gestion des listes de location et une capacité comptable complète.
Quelques points saillants :
- Paiements en espèces dans le commerce de détail
- Dépôt électronique du formulaire 1099
- Inspections de biens immobiliers
- Assurance pour les locataires
- Dépistage des locataires
#5. Les systèmes CINC
- Le prix est disponible sur demande.
- Démo/Essai : Une démonstration est disponible sur demande.
Selon les rapports, CINC est la seule entreprise de logiciels du secteur à proposer des comptes de gestion immobilière, de banque intégrée et de cloud dans un seul package. Vous pouvez utiliser CINC pour gérer les paiements en ligne, tenir à jour votre répertoire de membres et votre calendrier, soumettre et suivre les ordres de travail et communiquer des documents HOA importants.
Quelques points saillants :
- Application pour appareils mobiles
- Gestion des infractions
- Gestion des demandes de revue architecturale
- Rapports financiers à temps
#6. PERRON
- Le prix est disponible sur demande.
- Démo/Essai : Un essai gratuit est disponible et une démo est disponible sur demande.
Il est simple de créer un site Web communautaire de marque HOA avec FRONTSTEPS. Le suivi des violations, des cotisations, des paiements en ligne, des bons de travail et des demandes de maintenance fait partie des fonctionnalités.
Quelques points saillants :
- Gestion du stationnement et des visiteurs
- Suivi des colis
- Newsletters et bulletins numériques personnalisables
- Communication par SMS
#sept. Le HOA Express
- Prix: Version limitée gratuite, version premium à 25 $/mois
- Démo/Essai : Un essai gratuit est fourni, tout comme un site Web de démonstration.
Vous pouvez créer un site Web attrayant, bon marché et adapté aux mobiles pour votre HOA en utilisant HOA Express. Vous serez en mesure de mettre à jour rapidement et facilement votre site Web, d'envoyer des e-mails et de modérer les discussions du forum. Vos membres peuvent également payer leur cotisation en ligne.
Quelques points saillants :
- Automatisation de l'envoi de courrier
- Enquêtes sur commande
- Répertoire des résidents
- Suivi des visiteurs
#8. HAUTS [UN]
- Prix: À partir de 0.75 $ par unité Par mois
- Démo/Essai : Une démonstration est disponible.
TOPS [ONE] est idéal pour les communautés autonomes. Leur logiciel comprend un système de comptabilité et de paiement des cotisations développé pour l'activité de gestion de copropriété/HOA, des outils pour faire respecter les engagements et suivre les infractions, des outils d'administration des installations et des choix de communication pour les propriétaires.
Quelques points saillants :
- Site libre-service pour les propriétaires
- Le stockage de fichiers en ligne est illimité.
- Grand livre personnalisable
- Des inspections en mouvement
#9. Voisins Vinteum
- À partir de 25 $ par mois
- Démo/Essai : Essai gratuit de 14 jours ; démo disponible sur demande.
Vous pouvez créer un site Web et une application mobile avec Vinteum Neigbrs, vous connecter avec les résidents par SMS et e-mails, gérer les réservations d'équipements et enregistrer des utilisateurs pour accéder aux journaux communautaires.
Quelques points saillants :
- Système de signalement des incidents
- Appels passés automatiquement
- Historique des e-mails
- Application pour appareils mobiles
#dix. Yardi Voyager
- Le prix est disponible sur demande.
- N/A pour démonstration/essai
Yardi Voyager est un système de gestion en ligne pour les associations de propriétaires. Leur solution dispose d'une base de données intégrée unique qui comprend des outils pour suivre la propriété et les coûts HOA, calculer les frais, collecter les paiements, surveiller l'entretien, appliquer les règlements, etc.
Quelques points saillants :
- Automatisation du workflow
- Calculateur de frais
- Système de maintenance, d'inspection et de suivi des infractions
- Mécanisme de gestion des administrateurs
Logiciels et services de gestion d'associations communautaires
#1. Gestion de la propriété
Un logiciel de gestion immobilière automatise les tâches opérationnelles, financières et de location des gestionnaires immobiliers. Le logiciel est conçu pour rendre les opérations commerciales immobilières plus efficaces en simplifiant et en rationalisant les tâches telles que l'administration des baux, la gestion immobilière, la comptabilité et la communication locataire/propriétaire. Les communautés de vie sont composées de propriétés, et même les associations de propriétaires (HOA) peuvent bénéficier d'opérations de front-office réduites.
#2. Gestion des installations
Les gestionnaires d'immeubles utilisent un logiciel de gestion des installations pour gérer et entretenir les propriétés physiques. Les deux principaux avantages d'un logiciel de gestion des installations sont l'optimisation des demandes d'entretien des bâtiments et des unités et la simplicité de planification et de gestion des employés et des ressources. Les résidents et les gestionnaires d'appartements, de condos et de coopératives bénéficient d'un logiciel de gestion d'association communautaire avec des fonctionnalités intégrées ou de simples connexions avec des outils de gestion des installations.
#3. Paiement du loyer
Avec un logiciel de paiement de loyer, les gestionnaires immobiliers et les locataires peuvent s'attendre à une perception simplifiée et automatisée des loyers. Les factures et factures sont générées et distribuées automatiquement, les paiements peuvent être collectés et traités en ligne, et même les collaborations avec les banques sont simplifiées.
Conclusion
Exécuter un HOA est une tâche difficile, et vos mains sont toujours occupées. Heureusement, vous pouvez utiliser des outils logiciels spécifiques pour automatiser et rationaliser de nombreux éléments de l'administration de l'association. Certains d'entre eux aident avec des aspects spécialisés du HOA, tandis que d'autres aident avec presque tout.
Vous avez identifié les meilleures solutions logicielles de gestion HOA sur le marché aujourd'hui grâce à cet article.
Espérons que la liste vous aidera à choisir le forfait qui vous aidera à gérer votre association.
FAQ sur le logiciel de gestion HOA
Pouvez-vous utiliser QuickBooks pour un HOA ?
Oui, QuickBooks fournit un outil qui suit les revenus et les dépenses de l'association. Cela peut vous aider à maintenir des relevés de revenus et de dépenses précis. Vous serez en mesure d'examiner les dépenses du HOA et de déterminer si elles dépassent le budget ou sont inférieures à ce que vous vous attendiez à payer pour le mois.
Qu'est-ce qui fait un bon site Web HOA?
Un domaine dédié, un portail en ligne pour les résidents, des choix de paiement en ligne, un calendrier communautaire, des canaux de communication, des capacités de sondage et des outils de réservation d'équipements sont tous des aspects des meilleurs sites Web HOA. Ils sont également adaptés aux mobiles, simples à utiliser et à gérer, et mettent en valeur la communauté locale.
Comment configurer Hoa dans QuickBooks ?
- Allez dans le menu Listes, puis sélectionnez Plan comptable.
- Faites un clic droit n'importe où, puis cliquez sur Nouveau.
- Sélectionnez Autres types de compte, puis sélectionnez le bon type de compte pour votre prêt : …
- Choisissez Continuer.
- Entrez le nom et le numéro du compte.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
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Bibliographie
