En tant que chef de projet, il est important de comprendre le concept de structure de répartition du travail et comment il peut vous aider à accomplir efficacement vos tâches sur le lieu de travail. Nous expliquerons la structure de répartition du travail dans cet article, en citant des exemples pour vous aider à mieux la comprendre.
Qu'est-ce que la structure de répartition du travail ?
In gestion de projet SUR mesure, une structure de répartition du travail (WBS) est une stratégie pour terminer un projet complexe en plusieurs étapes. C'est une méthode pour diviser et conquérir d'énormes entreprises afin de les terminer plus rapidement et plus efficacement.
Un WBS vise à rendre un projet complexe plus gérable. En le décomposant en parties plus petites, le travail peut être effectué simultanément par différents membres de l'équipe, ce qui se traduit par une productivité accrue de l'équipe et une gestion de projet plus facile.
Caractéristiques de la structure de répartition du travail
Le WBS est défini comme "une répartition hiérarchique orientée livrable du travail à exécuter par l'équipe de projet pour atteindre les objectifs du projet et créer les livrables requis" par le Project Management Institute (PMI).
Chaque niveau WBS représente une nouvelle spécification plus précise du travail requis pour accomplir le projet.
Selon la définition de PMI, une structure WBS doit être construite de manière à ce que chaque nouveau niveau de la hiérarchie comprenne tout le travail nécessaire pour accomplir sa tâche parente. Cela signifie que pour qu'un élément de tâche parent soit complet, il doit contenir plus d'une tâche enfant.
Exemples de structure de répartition du travail
Chaque projet peut avoir une structure de répartition du travail différente.
Vous devrez peut-être expérimenter en tant que chef de projet pour déterminer quel WBS fonctionne le mieux pour vous et votre équipe. L'objectif est de montrer la hiérarchie et l'avancement du projet à toutes les personnes impliquées, qu'elles soient membres de l'équipe ou parties prenantes externes.
Voici quelques exemples de structure de répartition du travail. Vous pouvez utiliser n'importe lequel d'entre eux pour créer un aperçu de votre structure de répartition du travail.
- Feuille de calcul WBS : Vous pouvez facilement formater votre WBS dans une feuille de calcul en enregistrant les différentes phases, tâches ou livrables dans des colonnes et des lignes.
- Organigramme WBS : vous pouvez structurer votre WBS dans un flux de travail schématique. La majorité des exemples et modèles WBS disponibles sont des organigrammes.
- Diagramme de Gantt pour la structure de répartition du travail. Vous pouvez formater votre structure de répartition du travail sous forme de diagramme de Gantt, qui reflète à la fois une feuille de calcul et un calendrier. Un WBS structuré en diagramme de Gantt vous permet de lier les dépendances des tâches et d'afficher les jalons du projet.
- Liste WBS : votre WBS peut être structurée comme une liste de base de tâches, de livrables et de sous-tâches. C'est le moyen le plus simple de créer une structure de répartition du travail.
Les avantages de créer une structure de répartition du travail
Une structure de répartition du travail (WBS) aide à identifier le travail du projet. C'est une perspective différente sur votre projet, presque comme un puzzle. Vous essayez de trouver toutes les pièces du puzzle qui composent l'image globale, et le puzzle ne sera complet que lorsque vous aurez tous les composants. Alternativement, en gestion de projet, vous ne pourrez mener à bien votre projet que si vous avez une vision claire de tout le travail nécessaire.
Une fois que vous avez identifié toutes les tâches, vous pouvez construire un plan de projet et les assigner à votre équipe. En matière de planification de projet, vous vous demandez peut-être :
Quelle est la différence entre un WBS et un calendrier de projet ?
Comme indiqué précédemment, l'objectif clé de l'élaboration d'une structure de répartition du travail est d'identifier les activités et les produits livrables qu'un projet doit aborder. Il n'y a pas de planification ici. Il s'agit essentiellement d'essayer de comprendre la structure d'un projet, un peu comme essayer de comprendre la structure d'une machine.
Un calendrier de projet, d'autre part, est produit pour planifier l'activité du projet. Il vous permet de voir quand une activité spécifique aura lieu. Le calendrier est également mis à jour en permanence au fur et à mesure de l'avancement du projet, alors que la structure de répartition du travail est plus statique. Vous le faites une fois, vous l'épinglez à votre mur, et c'est tout ce qu'il y a à faire.
Comment créer un WBS pour un projet ?
Avant de développer une structure de répartition du travail, il est essentiel d'évaluer d'abord la portée du projet en discutant avec toutes les parties prenantes et les membres importants de l'équipe.
En tant que chef de projet, vous devez garantir que toutes les informations et livrables clés sont capturés et hiérarchisés de manière transparente. Pour afficher le cadre hiérarchique de priorité et de connexité entre les tâches requises pour terminer le projet, vous pouvez utiliser des diagrammes de Gantt, des organigrammes, des feuilles de calcul ou des listes.
Vous pouvez ensuite attribuer chaque tâche à un membre de l'équipe de projet après avoir détaillé les livrables et les tâches par ordre d'achèvement. Répartissez les rôles et les responsabilités au sein de l'équipe pour vous assurer qu'aucun membre de l'équipe ne porte la majorité du poids du projet. Voici des instructions étape par étape sur la façon de créer un WBS :
#1. Déterminer la portée du projet
Vous ne pouvez construire une structure de répartition du travail qu'une fois que vous savez exactement ce que vous devez accomplir. C'est-à-dire ce que le projet est censé livrer, développer ou changer. Le périmètre du projet le précise.
La portée d'un projet de navire de croisière serait décrite dans une certaine forme de spécification du navire. Il décrirait le but du navire, sa capacité, les itinéraires prévus, les installations de divertissement nécessaires, etc. Vous pouvez créer une structure de répartition du travail appropriée à l'aide de ces informations.
Connaître votre périmètre est également important pour une autre raison : le périmètre précise ce qui n'est pas de la responsabilité de votre projet. Supposons que le bateau de croisière ne soit censé voyager que dans des endroits chauds près de l'équateur. En conséquence, vous n'auriez pas besoin de la coque résistante à la glace dont un navire traversant la mer polaire aurait besoin.
En revanche, certains éléments du navire peuvent être fournis par un sous-traitant. Considérez le moteur du navire. Ainsi, vous n'auriez pas à planifier l'assemblage du moteur jusqu'à la dernière vis.
#2. Enregistrer les livrables clés
Énumérez les principaux domaines de travail. Ce sont les tâches de haut niveau dont votre projet est responsable. Pour un projet de navire de croisière, cela comprendrait la conception, la fabrication, la conception intérieure, la sécurité et d'autres facteurs du navire. Il convient de noter qu'il existe également un ensemble d'emplois appelé gestion de projet. Cela comprend toutes les tâches de planification et d'organisation du projet.
#3. Détailler davantage les lots de travaux
Une fois que vous avez rassemblé les principaux modules de travail, vous devez les décomposer davantage jusqu'à ce que vous ayez des sous-tâches et des livrables tangibles que vous pouvez attribuer à un membre de votre équipe.
Cela doit être fait pour chaque domaine de travail, comme la gestion de projet, la décoration intérieure, la sécurité, etc. L'objectif de la construction d'une structure de répartition du travail est d'avoir une vue d'ensemble complète de toutes les tâches du projet.
À quel point votre structure de répartition du travail doit-elle être détaillée ?
Il n'y a pas de ligne directrice générale. Cependant, il y a deux questions que vous pouvez vous poser pour déterminer si vous êtes allé assez loin dans le terrier du lapin :
- Avez-vous la confiance nécessaire pour établir un plan de projet détaillé avec des étapes d'action spécifiques ? Si la réponse est non, vous devez encore diviser le WBS.
- Quel est l'effort prévu pour les éléments les plus élémentaires ? Supposons que vous ayez un livrable au niveau le plus bas appelé câblage électrique. Cela comprend TOUS les travaux de câblage électrique effectués sur le navire. Supposons 150 jours-personnes de travail au total. C'est une entreprise colossale en soi ! Dans ce cas, il est préférable de diviser le travail en plus petits morceaux. Par exemple, le câblage électrique au rez-de-chaussée, au premier niveau, au deuxième niveau, au pont aérien, etc. Vous obtiendrez ainsi des packages de travail que vous pourrez attribuer à un membre de votre équipe.
N'oubliez pas qu'une structure de répartition du travail est conçue pour vous aider. Je sais que vous êtes un perfectionniste qui veut obtenir la structure de répartition du travail juste ainsi. Mais ne tombez pas dans le piège du perfectionnisme. Une structure de répartition du travail est conçue pour vous aider plutôt que de vous donner des maux de tête. Passez tout le temps dont vous avez besoin pour avoir une idée de votre projet. Procédez ensuite à la planification de votre projet.
Qu'est-ce qui fait une bonne structure de répartition du travail ?
Jusqu'à présent, nous avons expliqué pourquoi les structures de répartition du travail sont utiles, comment les créer et quel niveau de détail viser. Il s'agit d'informations essentielles. Mais vous vous demandez peut-être comment savoir si votre WBS est adéquat ou s'il doit être affiné davantage.
Voici quelques suggestions supplémentaires pour vous aider à répondre à cette question :
#1. Une bonne structure de répartition du travail doit être complète.
Une solide structure de répartition du travail vous permet de sauter directement dans la planification du projet. C'est ici que vous définissez les procédures exactes et les délais pour toutes les tâches. Cela n'est possible que si votre structure de répartition du travail (WBS) est complète, ce qui signifie que vous avez inclus tous les livrables et lots de travaux. En utilisant notre projet de construction de navires comme exemple, cela impliquerait : que lorsque tous les composants WBS ont été incorporés, vous aurez un navire fini prêt pour la flottaison.
#2. Une bonne structure de répartition du travail doit être détaillée.
Prenons l'exemple suivant : Il y a des restaurants sur chaque bateau de croisière. Il y a deux restaurants italiens, un restaurant mexicain, trois restaurants de style américain et deux restaurants asiatiques. Pour être détaillé, identifiez tous ces restaurants dans le WBS par leurs noms.
Comment vous assurer que votre structure de répartition du travail est complète
Ce que vous ne voulez absolument pas faire, c'est laisser de côté des détails vitaux. Cela entraînerait plus de coûts et d'efforts, ainsi qu'un éventuel retard du projet. Il existe deux stratégies pour réduire ce risque :
- Examinez des projets similaires et examinez leur structure de répartition du travail (WBS) ou leur plan de projet. Ces informations sont largement accessibles via Google.
- Faites plaisir à votre équipe : les personnes qui effectueront le travail sont généralement les plus conscientes de ce qui doit être fait. Demandez des commentaires à votre équipe sur votre structure de répartition du travail.
Quel outil devez-vous utiliser pour créer une structure de répartition du travail ?
Créer une structure de répartition du travail (WBS) par vous-même peut être difficile si votre projet est complexe et comporte un grand nombre de livrables. Choisissez un outil capable de bien gérer les diagrammes hiérarchiques, sinon vous vous arracherez les cheveux en un rien de temps. Considérez les outils suivants :
#1.MS Visio
Si vous avez le budget, je vous recommande d'acheter Microsoft Visio. C'est la méthode la plus efficace pour développer des structures de répartition du travail (et des graphiques d'aspect professionnel en général). Il comprend également des modèles WBS prêts à l'emploi, vous permettant de démarrer rapidement. Visio est disponible pour environ 15 $ par mois.
#2. XMint
XMind est un outil de cartographie mentale, mais vous pouvez également générer facilement un WBS de style descendant. Le coût mensuel actuel est d'environ 5 $.
#3. projet MS
MS Project inclut le support WBS. C'est aussi un outil difficile à utiliser et la licence est extrêmement chère. Je n'utiliserai MS Project que si vous êtes en charge de projets de plusieurs millions de dollars.
#4. Exceller
Utilisez MS Excel si vous ne voulez pas payer pour un logiciel. Une leçon de base pour la construction de WBS dans Excel peut être trouvée plus bas. Il existe également un modèle WBS prêt à l'emploi pour Excel.
#5. Power Point
Pouvez-vous également utiliser Powerpoint ? Bien sûr. La technique de dessin est identique à celle d'Excel. Je préfère simplement Excel car il m'est plus familier, mais vous pouvez utiliser n'importe quel outil. Assurez-vous simplement que vous utilisez une grande taille de page pour tenir l'intégralité de la WBS sur la feuille.
WBS est-il un outil de planification ?
WBS sert d'outil de planification pour aider les développeurs de projets à planifier, définir et organiser leur structure de produit.
Comment une structure de répartition du travail peut-elle être utilisée dans la gestion de projet agile ?
Une structure de répartition du travail peut être utilisée dans la gestion de projet agile en décomposant le projet en petits morceaux gérables appelés « sprints ». Chaque sprint a son propre ensemble de tâches et de livrables, et le WBS aide à identifier les tâches et les livrables nécessaires pour terminer chaque sprint. Le WBS est régulièrement revu et mis à jour au fur et à mesure de l'avancement du projet, et le chef de projet l'utilise pour suivre les progrès et identifier les écarts ou les retards.
Quels sont les défis courants rencontrés lors de la création ou de l'utilisation d'une structure de répartition du travail ?
Voici quelques défis courants rencontrés lors de la création ou de l'utilisation d'une structure :
- Difficulté à décomposer le projet en plus petites composantes
- Manque de contribution ou d'adhésion de la part de l'équipe de projet ou des parties prenantes
- Difficulté à identifier les dépendances et les risques potentiels
- Difficulté à maintenir le WBS au fur et à mesure de l'avancement du projet
- Difficulté à aligner le WBS avec les contraintes du projet
Quels sont les avantages d'utiliser une structure de répartition du travail ?
Certains avantages de l'utilisation d'une structure sont les suivants :
- Amélioration de la planification et de l'organisation du projet
- Meilleure visibilité sur l'avancement et le statut du projet
- Identification plus facile des dépendances et des risques potentiels
- Amélioration de la communication et de la collaboration entre les membres de l'équipe de projet
- Capacité accrue d'allouer des ressources et d'attribuer des responsabilités
Comment maintenez-vous une structure de répartition du travail ?
Tout au long du projet, un WBS doit être maintenu en place. Au fur et à mesure que le projet avance, les chefs de projet doivent fréquemment revoir et mettre à jour le WBS pour s'assurer qu'il reflète correctement l'état actuel du projet. Des tâches et des livrables mis à jour doivent être créés pour ceux qui ont été terminés ou modifiés, et de nouveaux doivent être ajoutés si nécessaire. Cela permettra aux chefs de projet de suivre plus facilement le développement et de repérer les incohérences ou les retards.
Quel est le lien entre une structure de répartition du travail et le triangle de gestion de projet ?
En divisant le projet en composants plus petits et plus gérables et en les coordonnant avec la portée, le calendrier et les limites budgétaires, il est lié au triangle de gestion de projet. Le triangle de gestion de projet aide à gérer les compromis entre ces activités et les contraintes du projet. Le WBS aide à identifier les tâches et les livrables nécessaires pour mener à bien le projet.
Comment une structure de répartition du travail peut-elle être utilisée pour communiquer l'état d'avancement du projet aux parties prenantes ?
Une structure de répartition du travail peut être utilisée pour communiquer l'état du projet aux parties prenantes en fournissant une représentation claire et détaillée des tâches et des livrables du projet et de leur état d'achèvement. Cela permet aux parties prenantes de comprendre l'avancement du projet et d'identifier tout problème ou retard potentiel.
En conclusion,
Après avoir créé votre structure de répartition du travail, la prochaine chose est de planifier votre projet. Cela comprend la description des étapes d'action, l'estimation des efforts et la constitution d'une équipe pour accomplir le travail à votre place. Vous pouvez consulter les exemples que nous avons donnés dans ce guide pour vous aider à démarrer.
Foire aux Questions
Quel est l'objectif de WBS ?
L'objectif d'un WBS est de rendre un projet complexe plus facile à gérer.
Quels sont les livrables dans WBS ?
Les livrables sont des composants tangibles qui doivent être livrés pour mener à bien un projet.
Que signifie la règle des 100 dans WBS ?
La règle des 100 stipule que la structure de répartition du travail (WBS) comprend 100 % du travail décrit par la portée du projet et intègre tous les livrables en termes de travail à accomplir, y compris la gestion de projet.
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Bibliographie
