Les petites entreprises et les startups ont besoin d'un système de gestion des tâches pour s'assurer que leurs projets fonctionnent bien ensemble. Cependant, le système de gestion des tâches open source devient une option viable pour les entreprises car il équilibre coût et fonctionnalité. De nombreuses entreprises réfléchissent à la manière de créer correctement un système de gestion des tâches open source afin qu'il capte l'attention des utilisateurs et aide les équipes de diverses entreprises à organiser tous leurs processus de travail. Par exemple, les chefs de projet de petite entreprise peuvent utiliser un système de gestion des tâches gratuit pour automatiser leur suivi des tâches et également faciliter la visualisation de tâches spécifiques. Dans cet article, vous découvrirez le meilleur système de gestion de tâches open source gratuit pour votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des tâches ?
La gestion des tâches est le processus par lequel un chef de projet détermine, suit et achève les tâches quotidiennes qui doivent être accomplies. Dans la gestion de projet, la gestion des tâches est la façon dont le flux de travail est organisé efficacement. Cependant, il est axé sur les tâches, détaillé et fait partie d'un calendrier de projet plus large. Vous pouvez gérer vos projets en toute simplicité à l'aide des outils intégrés de gestion des tâches, de suivi du temps et de collaboration d'équipe de ProjectManager.
Les tâches, comme les projets, ont un cycle de vie. Il commence lorsque la tâche est terminée ; il est ensuite attribué, démarré, terminé et vérifié. Il peut également être arrêté, mis en pause ou en échec. Certaines tâches peuvent dépendre d'autres pour commencer ou terminer. Le suivi des tâches est un aspect essentiel de la gestion de projet qui implique leur suivi. Ainsi, la gestion des tâches est une discipline complexe qui nécessite une attention méticuleuse aux détails, de la flexibilité et des outils de gestion de projet appropriés.
Quelles sont les 4 catégories de tâches ?
La méthode Eisenhower classe les tâches en quatre catégories : importantes/urgentes, non importantes/urgentes, non importantes/urgentes et non importantes/non urgentes. Celles-ci sont efficaces car elles vous permettent de déterminer rapidement si une tâche doit être effectuée immédiatement, plus tard ou pas du tout.
Meilleur système de gestion des tâches gratuit
Les outils deviennent de plus en plus populaires dans l'industrie du logiciel et ils jouent désormais un rôle important dans tout projet. Pour chaque catégorie, plusieurs outils sont disponibles. Ces outils permettent de réduire les efforts manuels et de gagner du temps. Voici quelques-uns des meilleurs outils de gestion des tâches.
#1. Logiciel de gestion des tâches
L'utilisation d'un logiciel gratuit de gestion des tâches est le moyen le plus efficace de gérer vos tâches. Il comprend toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, telles que les rappels, les événements récurrents, les suivis de temps, les notifications automatiques et les affectations de travail. Un système de gestion des tâches facilite la collaboration non seulement avec vos coéquipiers, mais également avec toutes les autres parties prenantes. Il existe de nombreux outils disponibles en ligne avec différents degrés de complexité et de fonctionnalités, ce qui vous permet de trouver facilement celui qui convient le mieux à votre entreprise.
#2. Listes de tâches
Les listes de tâches sont l'un des outils de gestion de tâches les plus populaires. Les gens utilisent des listes de tâches tous les jours pour gérer leurs tâches. Le principal avantage est qu'il est si simple à utiliser ; tout ce dont vous avez besoin est un stylo et du papier. Cocher les choses est également gratifiant d'une manière que rien d'autre ne l'est. Bien qu'une liste de tâches soit utile pour gérer des listes et des tâches simples, elle est insuffisante pour les éléments de travail plus complexes qui ont plusieurs personnes et dépendances.
#3. Tableaux Kanban
Les tableaux Kanban sont un moyen agréable d'organiser vos tâches. Il existe plusieurs versions en ligne d'un tableau Kanban, mais un tableau blanc et quelques notes autocollantes suffiront. La représentation visuelle des tâches permet à plusieurs personnes d'obtenir plus facilement une mise à jour de statut en un instant. Les versions en ligne incluent des fonctionnalités plus avancées telles que des statuts de tâche personnalisés et des vues basées sur les besoins de votre entreprise.
#dix. Feuilles de calcul
Les feuilles de calcul sont également souvent utilisées pour suivre les tâches car elles sont faciles à trouver et à utiliser. Tout tableur, comme les listes de tâches, peut être utilisé pour remplir et suivre vos éléments de travail. Une feuille de calcul simplifie également la gestion et le partage des données. L'inconvénient est que les fonctionnalités avancées de gestion des tâches telles que le suivi du temps et de la progression, l'automatisation du flux de travail et la gestion des ressources ne sont pas disponibles.
#5. Les diagrammes de Gantt
Les diagrammes de Gantt, qui sont plus couramment utilisés pour la planification de projet, peuvent également être utilisés pour la gestion des tâches. La représentation visuelle, similaire aux tableaux Kanban, permet à chacun de s'approprier et de gérer facilement le travail à l'aide de cet outil. C'est également un moyen précis de représenter le travail en temps réel grâce à des fonctionnalités telles que la gestion des dépendances, le chemin critique et les lignes de base. Il existe plusieurs types de logiciels de Gantt en ligne ainsi que des versions gratuites disponibles dans le cadre du logiciel de gestion des tâches.
Pourquoi avons-nous besoin d'un système de gestion des tâches gratuit ?
Voici les cinq principales raisons pour lesquelles vous devriez intégrer l'application gratuite de gestion des tâches dans votre système d'entreprise.
#1. Favorise une meilleure collaboration et coordination
L'un des avantages les plus importants d'un outil de gestion des tâches est qu'il améliore la collaboration entre les différentes équipes intra et interdépartementales travaillant à la réalisation d'une tâche commune. Chaque membre de l'équipe a des rôles et des responsabilités spécifiques, quelle que soit la taille du projet. Le maintien d'une communication constante au sein du groupe est crucial pour l'exécution réussie du projet et son déploiement dans les délais.
De plus, un système de gestion des tâches gratuit tient tout le monde informé et améliore la collaboration. Ainsi, les membres de l'équipe peuvent facilement partager leurs questions ou leurs mises à jour de statut avec la personne appropriée pour recevoir une assistance immédiate. Le système de gestion des tâches open source permet également à l'équipe de partager des fichiers et des documents tout en tenant tout le monde au courant des dernières nouveautés.
#2. Il améliore la planification et l'exécution.
Si vous voulez éviter de perdre du temps et de l'énergie, la planification est un must. La planification de projet est essentielle à chaque étape du cycle de développement de projet. Les gestionnaires peuvent utiliser un logiciel de gestion de projet pour attribuer des tâches à différents membres de l'équipe en fonction de leurs capacités et exécuter le projet correctement. La planification du projet prend beaucoup de temps car l'équipe doit décrire toutes les grandes étapes. Le système de gestion des tâches open source permet à la direction de choisir l'ordre des tâches.
#3. Aides à l'allocation des ressources
Il est difficile pour la direction d'allouer des ressources en fonction de la difficulté des tâches et des capacités des ressources. Pour garantir le bon déroulement des processus métier, les ressources doivent être gérées efficacement.
L'outil de gestion des tâches aide également les entreprises à définir les matériaux, les ressources et les outils. Il est nécessaire au bon déroulement du cycle de vie d'un projet. Un bien outil de gestion de projet peut également aider les entreprises à éviter d'embaucher des ressources inutiles, ce qui réduit les frais généraux et augmente le retour sur investissement au fil du temps.
#4. Améliore le flux de travail de l'équipe
L'outil de gestion des tâches permet de tenir facilement tout le monde informé. L'outil peut également servir de plate-forme qui rassemble tous les membres de l'équipe et les oblige à collaborer. Le chef de projet peut facilement suivre les activités des différents membres de l'équipe et vérifier l'état des tâches assignées en temps réel.
Il est également possible de déterminer combien de temps il faudra pour terminer la tâche. L'application de gestion des tâches est particulièrement utile pour les projets plus importants car le responsable peut regrouper plusieurs membres pour un travail collaboratif. En conséquence, l'entreprise peut récolter les bénéfices d'un flux de travail d'équipe solide et atteindre tous ses objectifs à temps.
#5. Surveillance continue des tâches
Pour réussir à long terme et livrer dans les délais, les entreprises doivent suivre les performances du projet à chaque étape. L'outil de gestion des tâches garde une trace de chaque tâche afin d'atteindre cet objectif le plus facilement possible. Grâce à cet outil, la direction de l'entreprise peut également obtenir des données de performance pour chaque membre de l'équipe et suivre en permanence chaque étape du projet. Il aide l'entreprise à optimiser efficacement tous les projets.
Que sont les compétences en gestion de tâches ?
Les capacités de gestion des tâches vous permettent de travailler plus efficacement avec votre temps. Ce sont des compétences non techniques, des caractéristiques interpersonnelles qui sont bénéfiques dans une variété de professions et de situations professionnelles. La gestion du temps est essentielle pour tout employé dans n'importe quel domaine. Cela leur permet de passer moins de temps sur des tâches non essentielles et plus de temps sur des tâches importantes.
Exemples de compétences en gestion de tâches
Voici quelques exemples de compétences liées à la gestion des tâches :
#1. Planification efficace
La planification des tâches est un élément essentiel de la gestion des tâches. Cela vous permet de les organiser plus efficacement. Un emploi du temps bien planifié vous permet également de tirer le meilleur parti de votre temps professionnel, ce qui peut vous éviter d'être distrait. Le maintien d'un calendrier quotidien, hebdomadaire et mensuel vous permet de rester au courant de chaque tâche et d'estimer sa durée ou de hiérarchiser les plus importantes.
#2. Priorisation efficace
Certaines de vos tâches peuvent être plus urgentes que d'autres, mais cela variera en fonction de votre profession. La capacité d'évaluer correctement leur importance et de les exécuter en fonction de leur priorité peut améliorer à la fois la quantité et la qualité de votre travail. La priorisation est un élément important d'une planification efficace, car elle vous permet de faire plus de travail tout en allouant plus d'énergie et en vous concentrant sur les tâches les plus importantes pour vous.
#3. Gestion de la charge de travail
Bien que consacrer le plus de temps possible à vos tâches puisse entraîner une productivité élevée à court terme, cela est également susceptible de conduire à l'épuisement et à l'épuisement professionnel à long terme. Un aspect important de la gestion des tâches consiste à évaluer votre capacité de charge de travail et à ajuster vos plans en conséquence. Cela vous permet de performer à un niveau élevé pendant de plus longues périodes, ce qui fait de vous un candidat plus attrayant pour les employeurs.
#4. Attention aux détails
Analyser les spécificités de chaque tâche et déterminer leur importance nécessite un souci du détail très développé. Cette capacité peut vous aider à évaluer le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche, ce qui peut améliorer votre planification. En plus de vous aider à hiérarchiser et à planifier vos tâches, porter une attention particulière aux détails augmente la probabilité que vous les accomplissiez avec succès.
#5. Délégation efficace
Selon votre travail, vous pourrez peut-être déléguer certaines de vos responsabilités. Cela peut augmenter la productivité de vous et de votre organisation. La délégation est une compétence de gestion des tâches particulièrement importante si vous travaillez dans la gestion et supervisez les tâches d'autres personnes en plus des vôtres.
#6. Capacités avancées de pensée critique
Choisir les tâches à prioriser et le temps qu'il faudra pour les accomplir n'est pas toujours une décision facile. Vous pouvez cependant améliorer la qualité de votre prise de décision en étant capable de penser de manière critique et d'identifier des arguments logiques pour chaque décision. Cela peut vous aider à mieux gérer vos tâches. Si votre patron remet en question votre emploi du temps, la pensée critique peut vous aider à le justifier.
Comment puis-je améliorer la gestion des tâches ?
Envisagez de suivre ces étapes pour améliorer vos compétences en gestion de tâches :
#1. Identifiez vos périodes de productivité maximale.
La plupart des gens ont certains moments de la journée ou de la semaine où ils sont les plus productifs. Connaître vos heures de pointe vous permet de planifier vos tâches les plus difficiles pendant ces périodes. Cela peut vous aider à accomplir ces tâches plus rapidement et plus efficacement, vous donnant plus de temps pour effectuer des tâches moins importantes lorsque vous n'êtes pas à votre niveau de productivité maximal.
#2. Planifiez les principales tâches dans votre calendrier.
Le processus d'attribution d'un temps spécifique dans votre calendrier pour une tâche spécifique est connu sous le nom de blocage du temps. Cela vous permet de mieux organiser votre emploi du temps et d'augmenter votre efficacité. Bien que cela améliorera probablement votre gestion du temps, vous devez toujours être suffisamment flexible pour reprogrammer diverses tâches en cas d'urgence.
#3. Surveiller la progression des tâches individuelles
Vous pouvez suivre la progression de chaque tâche principale en plus de lui allouer du temps. Savoir combien de travail reste à faire pour accomplir une tâche peut vous garder motivé et vous permettre d'estimer le temps nécessaire pour l'accomplir. Il vous montre également quelles parties de la tâche ont pris plus de temps qu'elles n'auraient dû, ce qui peut vous aider à améliorer votre efficacité à l'avenir.
Jira est-il un outil de gestion des tâches ?
Oui, Jira Core et Confluence vous permettent d'attribuer, d'exécuter et de suivre des tâches en ligne.
Conclusion
Un outil de gestion des tâches open source offre de nombreux avantages aux entreprises modernes, allant de l'optimisation du flux de travail à une productivité accrue, entraînant un retour sur investissement accru au fil du temps. Tout ce que vous avez à faire est de choisir une application de gestion des tâches fiable et prête pour l'avenir que vos employés accepteront et utiliseront facilement.
FAQ sur le système de gestion des tâches
Quels sont les 4 éléments de la gestion des tâches ?
Do, Defer (Delay), Delegate et Delete sont les quatre D (Drop). Placer une tâche ou un projet dans l'une de ces catégories vous permet de mieux gérer votre temps limité et de rester concentré sur ce qui est le plus important pour vous.
Comment faites-vous le suivi de toutes les tâches au travail ?
Comment suivre les tâches au travail
- Créez vos listes de contrôle dans Timely.
- Ajoutez des tâches à votre emploi du temps.
- Faites glisser et déposez le suivi du temps sur les tâches.
- Gardez une trace de l'état de toutes les tâches.
Comment suivre les tâches de plusieurs projets ?
Voici sept stratégies pour gérer et suivre plusieurs projets.
- Planifier à l'avance.
- Utilisez tous les outils à votre disposition.
- Organisez vos tâches.
- Revoyez votre plan régulièrement.
- Sachez quand déléguer.
- Maintenez votre concentration.
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Bibliographie
