L'un des aspects les plus difficiles de la gestion de projet est gérer son temps efficacement. En tant que chef de projet, vous avez du temps dans votre assiette. Il y a souvent des objectifs concurrents à gérer, sans parler des exigences de votre équipe et des attentes de vos clients et parties prenantes. Tout cela peut être un peu (enfin, beaucoup) écrasant. Nous allons donc détailler le processus de gestion du temps dans la gestion de projet et vous découvrirez des outils et des logiciels qui vous aideront dans votre processus de gestion du temps.
Qu'est-ce que la gestion du temps dans la gestion de projet ?
La gestion du temps est définie comme le temps passé sur un projet et la quantité de progrès accomplis. C'est l'un des aspects les plus importants de gestion de projet SUR mesure et celui qui préoccupe la plupart des chefs de projet. La gestion du temps vous permet de programmer et surveiller l'achèvement d'un projet. en termes simples, il s'agit de développer et de planifier le temps nécessaire à l'achèvement du projet.
Pourquoi la gestion du temps est-elle si critique dans les projets ?
La gestion du temps est une composante essentielle de la gestion des tâches. Il aide à décomposer les projets, à attribuer des tâches et à terminer les projets à temps. Heureusement, avec un peu d'effort, vous pouvez utiliser des techniques de gestion du temps qui non seulement vous rendront plus efficace, mais qui rendront également votre vie professionnelle plus amusante.
Ces tactiques peuvent être classées en trois grandes catégories :
- Processus de gestion du temps de projet
- Mettre en pratique les meilleures pratiques de gestion du temps
- Utiliser les bons outils de gestion du temps de projet
Bien sûr, il y a un certain chevauchement au sein de ces catégories, alors ne les considérez pas comme des étapes qui doivent être complétées dans un ordre spécifique. Considérez plutôt les besoins de votre équipe et de l'entreprise dans son ensemble, puis commencez par appliquer les techniques qui semblent les plus susceptibles d'avoir un impact.
Processus de gestion du temps de projet
Le processus de gestion du temps de projet se compose de six processus. Voyons-les en détail ci-dessous.
#1. Faire un plan de projet
La planification est un élément essentiel de la gestion de projet. Il est de votre devoir en tant que chef de projet d'élaborer un plan de projet. Selon le Project Management Institute, un plan de projet est "le document qui spécifie comment le projet sera mis en œuvre, suivi et contrôlé, et clôturé".
Il précise les objectifs et la portée de votre projet et sert de point de référence formel pour l'équipe de projet, l'entreprise au sens large et parties prenantes du projet. En élaborant simplement une stratégie solide, vous vous épargnerez, à vous et à votre équipe, beaucoup de temps et de frustration au fur et à mesure que le projet progresse.
#2. Procédure de gestion des plannings du projet
C'est le processus le plus important dans le processus de gestion du temps du projet. Un planning de projet est bien plus qu'un simple calendrier. Il précise le calendrier du projet ainsi que les moyens organisationnels nécessaires à la réalisation de chaque tâche. Chaque membre de l'équipe doit avoir accès au calendrier du projet. Son objectif est de transmettre des informations vitales à l'équipe, il doit donc être complet et simple à saisir.
Plusieurs phases de l'élaboration d'un calendrier de projet sont directement liées à la gestion du temps et sont interdépendantes. Voici quelques approches de gestion du temps dans un projet qui doivent être réalisées dans l'ordre suivant :
#3. Décrire les activités du projet
Cela peut être aussi simple que de faire une liste des tâches qui doivent être accomplies pour mener à bien votre projet. En cas de grands projets, il peut être avantageux d'organiser ces tâches sous la forme d'une structure de répartition du travail (WBS), qui est un graphique qui visualise les tâches et leurs sous-tâches.
#4. Déterminer les dépendances
Une fois que vous avez décrit toutes les activités du projet, examinez attentivement chacune d'entre elles pour déterminer si les tâches dépendent des autres pour être accomplies. Si vous construisez une maison, par exemple, vous ne pouvez pas mettre le toit tant que la charpente n'est pas terminée. Il est essentiel de spécifier avec précision toutes vos dépendances de travail afin que vous puissiez planifier avec précision et éviter les retards.
#5. Organiser les activités dans un ordre logique
Vous pouvez séquencer vos opérations une fois que vous avez spécifié leurs dépendances. À ce stade, vous n'avez pas affecté de temps à vos activités en termes d'heures de travail ou de dates d'échéance. Au lieu de cela, vous vous concentrez sur l'ordre dans lequel toutes les activités du projet doivent être réalisées pour créer le flux le plus efficace.
#6. Estimer les durées et les ressources
La meilleure façon d'estimer la durée est d'utiliser les données d'emplois antérieurs similaires. Si vous ne disposez d'aucune donnée sur laquelle travailler et qu'il n'y a pas de normes de l'industrie auxquelles vous pouvez vous référer, faites une supposition éclairée basée sur la moyenne des meilleures, des pires et des plus probables possibilités. Estimez les ressources nécessaires pour chaque activité du projet.
N'oubliez pas que l'allocation des ressources a un impact sur votre emploi du temps ; si le même membre de l'équipe est en charge de plusieurs tâches, elles ne peuvent pas être effectuées en même temps, ce qui affecte votre emploi du temps.
Mettre en place des techniques efficaces de gestion du temps
Vous partez du bon pied si vous planifiez à l'avance et utilisez les bons outils de gestion de projet. Il est maintenant temps d'ajouter quelques méthodes de gestion du temps à votre gestion de projet.
#1. Faire des listes de tâches
Créez des listes de tâches pour vous-même, distinctes de la liste de travail de votre projet (bien que cela soit essentiel), et invitez vos collègues à faire de même. Il est essentiel de développer une liste de tâches pour un laps de temps spécifique, même si ce n'est qu'une journée.
#2. Fixer les priorités
Ivy Lee était une experte américaine en relations publiques, mais la méthode qui porte son nom est celle de la productivité. Sa méthode en cinq étapes pour en faire plus est extrêmement simple, mais ne la rejetez pas. Depuis plus d'un siècle, il aide les gens à rayer des éléments de leurs listes de tâches.
- Notez les six – et seulement six – choses les plus importantes que vous devez faire le lendemain à la fin de votre journée de travail.
- Triez les tâches par importance.
- Accordez toute votre attention à la tâche n ° 1 lorsque vous retournez au travail le lendemain matin. Travaillez sur cette tâche jusqu'à ce qu'elle soit terminée avant de passer à la tâche #2.
- Répétez l'opération pour la tâche 2 et ainsi de suite dans la liste. Si vous êtes interrompu par une véritable urgence, reprenez votre tâche dès que possible.
- Faites une liste de six priorités pour la journée de travail suivante à la fin de la journée, en reportant tous les éléments en suspens.
#3. Évitez les distractions.
Comme indiqué précédemment, l'attention est essentielle pour faire avancer les choses et gérer efficacement votre temps. Réservez du temps pour un travail ciblé sur vos tâches. Vous pouvez également programmer des rendez-vous sur votre calendrier afin que votre équipe sache que vous êtes occupé.
#4. Nommer des délégués
Si vous n'avez jamais assez de temps pour terminer votre liste de travail, envisagez de déléguer des responsabilités à d'autres membres de votre équipe. Être un chef de projet efficace ne signifie pas faire tout le travail soi-même. Il s'agit de s'assurer que le travail est terminé et bien terminé, peu importe qui le fait.
#5. Localiser les goulots d'étranglement
Si votre équipe est constamment en retard sur le calendrier, examinez votre flux de travail pour voir où se trouvent les goulots d'étranglement. Lorsque certains membres de l'équipe sont surchargés, il s'agit d'une cause courante.
Utilisation des outils et logiciels de gestion du temps de projet appropriés
Au cours des dernières années, le monde de la gestion de projet numérique s'est considérablement développé, offrant aux chefs de projet de tous niveaux une pléthore d'outils pour aider à la gestion de projet et du temps.
Voici quelques outils pour vous aider à gérer votre temps en gestion de projet :
#1. Systèmes Kanban
Un tableau kanban est un type de gestion de projet visuelle qui permet à tous les membres de l'équipe de voir le projet et ses tâches en un coup d'œil. Chaque tâche est représentée par une carte qui contient des informations importantes telles que la personne affectée à la tâche et la date d'échéance.
#2. Chronométreur
Chaque partie de votre projet nécessite du temps, mais lorsque vous atteignez la fin d'un projet, il peut être difficile d'identifier qui a consacré combien de temps à des activités spécifiques lorsque vous consultez le tableau de bord du projet. Si vous avez un projet comparable à venir, vous pensez que vous devriez savoir combien de temps consacrer à chaque tâche et phase du projet, mais si votre équipe n'a pas encore été en mesure de mesurer son temps, c'est un peu un jeu de devinettes.
Un suivi du temps de projet compétent facilite une facturation inexacte, une gestion d'équipe astucieuse et une planification méticuleuse.
#3. Un outil de collaboration
De nombreuses équipes perdent du temps à cause d'outils de communication inefficaces. Parfois, les outils sont difficiles à utiliser ; d'autres fois, il existe plusieurs canaux de communication et les gens ne les vérifient pas tous. Vérifier tous les canaux (email, SMS, messages instantanés, messagerie vocale… la liste est longue !) peut prendre beaucoup de temps. Simplifier les canaux de communication de votre équipe fait partie d'une bonne gestion du temps.
Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion du temps de projet, qui comprend toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer efficacement vos projets.
Meilleur logiciel de gestion du temps de projet
#dix. ProofHub
L'avantage le plus important de ProofHub est qu'il fournit une solution « tout-en-un » pour la gestion du temps de projet et la communication. Outre le logiciel de suivi du temps, il contient également une variété d'autres fonctionnalités essentielles telles que l'épreuvage, l'étiquetage blanc, les tâches, les tableaux Kanban, les diagrammes de Gantt, les rapports, le chat et le calendrier pour aider les équipes à faire plus en moins de temps.
#2. Basculer
Toggl est un logiciel simple de surveillance du temps que vous pouvez ajouter à vos outils existants pour vous aider à être plus productif tout au long de la journée. Cependant, ses capacités sont plutôt limitées. Toggl peut ne pas répondre à vos attentes et à celles de votre équipe, en particulier si vous avez besoin d'un suivi approfondi du temps de projet. L'outil est souvent salué pour sa facilité d'utilisation.
#3. Personnel du moyeu
Hubstaff est un autre outil de gestion du temps populaire qui inclut la gestion du temps de projet. Sous forme de rapports d'activité, le logiciel suit le temps passé au travail ainsi que le temps libre de vos collaborateurs. Il offre également une vue de calendrier configurable qui vous permet de voir les entrées de temps sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. C'est une fonctionnalité fantastique pour analyser en permanence les performances de votre équipe et gérer des projets.
#4. Heure de clic
ClickTime est un programme de suivi du temps pour la gestion du budget du projet qui fournit des données en temps réel sur les heures, la disponibilité et les dépenses du personnel. Il vous aide à prévoir les exigences du projet en suivant le temps que l'équipe passe sur n'importe quel projet. Cependant, le logiciel a une courbe d'apprentissage et les rapports sont difficiles et incohérents.
#5. Travail en équipe
Avec Teamwork, vous pouvez estimer le temps qu'il vous faudra pour accomplir des tâches, puis suivre votre temps réel par rapport à cette estimation. Il vous permet de suivre la durée des activités afin que vous puissiez planifier le travail de votre équipe.
Si vous jonglez toujours avec les délais et les livrables, vous tirerez probablement profit d'un logiciel de gestion du temps de projet.
Avantages de l'utilisation de la gestion du temps de projet
Une gestion efficace du temps a un impact favorable sur la vie professionnelle et personnelle de chacun. La gestion du temps de projet présente également les avantages suivants :
Atteindre l'objectif
Les stratégies de gestion du temps aident à la réalisation des projets et ont un impact sur divers objectifs personnels et professionnels.
Il améliore la productivité
La gestion du temps dans les projets augmente la productivité et vous aide à vous concentrer sur les choses les plus importantes. Il vous permet de prioriser vos activités.
Il réduit le stress
La gestion du temps de projet utilise des stratégies et des logiciels qui aident à atténuer le stress lié au respect des délais.
Il réduit les erreurs
Se concentrer sur un seul domaine d'un projet vous permet de terminer le travail correctement et également d'éviter de faire des erreurs à long terme.
Cela mène à l'expertise
Un calendrier de projet au coin de la rue est pratique et permet aux équipes de voir ce qu'elles doivent faire et quand elles doivent le faire. Cela conduit à une expertise et une compétence dans tous les aspects de leur travail.
De plus grandes opportunités
La gestion du temps de projet aide les équipes ou les départements à être plus efficaces dans la gestion de projet et à terminer les projets dans les délais et dans les limites du budget. Cela renforce la capacité d'en faire plus à l'avenir.
Ça coupe les excès
Cela aide à garder vos dépenses sous contrôle en réduisant les coûts et cela garantit également aux parties prenantes que leur argent est dépensé à bon escient.
Conclusion
Le temps, comme l'argent, est à la fois précieux et fini. Les personnes qui utilisent des techniques efficaces de gestion du temps ;
- Sont plus efficaces
- Avoir plus d'endurance
- Se sentir moins tendu
- Effectuez des tâches supplémentaires.
- Ils sont contents d'eux.
Par conséquent, c'est une bonne idée de déterminer quelle méthode de gestion du temps vous convient le mieux. Alors voilà. Meilleurs vœux!
FAQ sur la gestion du temps de projet
Quels sont les 4 D d'une gestion efficace du temps ?
Les quatre D sont : Faire, différer (retarder), déléguer et supprimer (abandonner).
Quelle est la première étape de la gestion du temps ?
Suivi d'activité est la première étape dans l'établissement d'objectifs et la gestion du temps car il établit des repères pour évaluer vos progrès.
Quels sont quelques exemples d'outils de gestion du temps
Calendriers, logiciels de prise de notes, trackers de temps, applications spécifiques de gestion du temps, etc.
- Gestion des jalons du projet : guide détaillé avec exemples
- Gestion des coûts de projet : comment créer un plan de gestion des coûts
- Analyse de la chaîne de valeur : étapes de l'analyse de la chaîne de valeur
- Horaire de travail : étapes pour planifier efficacement les employés
- Top 7 des stratégies de gestion du temps qui font ou gâchent votre entreprise -1
