Lors de la création d'un projet, vous devez également produire un document qui détaille exactement ce qu'il comprend. Ce document, qui examine la portée du projet, est un élément essentiel de votre processus car il aide tous les membres de l'équipe à voir ce qui doit être fait et ce qui a été promis. Mais d'abord, voyons quelle est la portée du projet et comment vous pouvez créer un document qui vous permettra, à vous et à votre équipe, de rester sur la bonne voie. Nous verrons également un exemple d'énoncé de portée du projet qui servira de guide pendant que nous en écrivons un.
Quelle est la portée du projet ?
La portée du projet est une description détaillée de l'effort de projet requis pour répondre aux attentes des parties prenantes. Il explique ce qui est inclus. Cependant, aborder ce qui est exclu peut augmenter considérablement la clarté du travail requis. Il existe deux types de portée : 1) Portée du produit et 2) Portée du projet
Portée du produit
La portée du produit est un sous-ensemble de la portée du projet. Il définit l'effort requis pour atteindre les exigences de livrables du projet. La gestion de la portée du projet est importante car les produits sont les principaux livrables du projet. Des documents et des méthodes de projet spéciaux sont utilisés pour vérifier que le résultat final répond aux critères d'acceptation des parties prenantes du projet. Le plan de gestion des exigences et la matrice de traçabilité des exigences sont deux documents de projet uniques dédiés uniquement à la portée du produit.
La gestion de la configuration est une procédure distincte créée pour gérer les modifications des propriétés fonctionnelles ou physiques du produit. Avant de pouvoir être reconnues et distribuées aux bonnes parties prenantes, les marchandises doivent également passer par des processus de vérification et de validation.
Description du projet
La portée du projet contient la portée du produit et définit également tous les autres travaux qui doivent être effectués par le projet. Il est spécifié dans le plan de gestion de la portée ainsi que dans la ligne de base de la portée, et il est documenté dans le plan de gestion du projet. Le plan de gestion de la portée décrit comment la portée sera planifiée, exécutée et contrôlée. La ligne de base de la portée décrit la portée du projet dans trois documents :
- La déclaration de portée
- Structure de répartition du travail (WBS)
- Dictionnaire WBS.
La référence de portée est le document par rapport auquel ils mesurent la performance de la portée.
Qu'est-ce qu'un énoncé du contenu du projet ?
Un énoncé de portée, qui est souvent fait par le chef de projet, couvre l'ensemble du projet, y compris les livrables et leurs caractéristiques, ainsi qu'une liste des parties prenantes qui seront impactées. Il comprendra également tous les principaux objectifs, livrables et buts du projet pour aider à quantifier les performances.
L'énoncé de la portée de votre projet sera le outil clé pour les parties prenantes et les équipes à consulter et à utiliser comme ligne directrice pour évaluer de manière appropriée le succès du projet.
Aujourd'hui, j'aimerais montrer comment contrôler la portée de manière plus fiable, à l'aide d'un exemple concret.
Exemple d'énoncé du contenu d'un projet réel
Vous trouverez ci-dessous l'énoncé du contenu du projet pour un projet modeste dans le monde réel à titre d'exemple.
(J'ai changé les noms des articles et des clients.)
Les idées de gestion de la portée du projet seront les mêmes pour tous les projets. Même un grand aura tous les mêmes composants.
Alors, ne compliquez pas trop la gestion de la portée.
Il convient également de noter que c'est trop basique. De plus, vous n'êtes pas obligé d'inclure tout ce que le guide PMBOK recommande. Assurez-vous simplement que la ligne de base de portée fait son travail.
Aperçu de l'énoncé de la portée du projet
Semblable à la Cinq W du journalisme—Qui, quoi, quand, où et pourquoi—pour que votre énoncé de portée de projet soit correctement rédigé, vous devez aborder les sept points suivants :
#1. Justification
Aucun projet ne commence sans un besoin existant, alors utilisez-le comme argument. Commencez votre énoncé de portée du projet en indiquant le besoin de votre projet et comment le résultat final répondra à cette exigence.
Voici des exemples de besoins :
- Un concurrent a lancé un nouveau produit qui n'a actuellement aucun concurrent sur le marché.
- Les commentaires des clients ont montré le désir qu'un nouvel outil fasse partie de votre produit.
- Une possibilité d'intégration verticale/revenus récurrents a émergé.
#2. Étendue des travaux
Cela peut sembler être une étape simple, mais c'est l'une des plus cruciales dans l'énoncé du contenu du projet. Énumérez ce qui est et n'est pas dans le cadre de votre projet à un niveau élevé. Cela aidera à établir les limites du projet. Il gère également les attentes/contributions de vos parties prenantes et fournit aux membres de votre équipe des contraintes créatives dans lesquelles opérer.
Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à mieux gérer vos parties prenantes.
#3. Objectifs d'affaires
Décrivez vos objectifs commerciaux en indiquant les objectifs que vous souhaitez atteindre avec ce projet. Cela peut impliquer des dates de lancement de produits, une nouvelle stratégie commerciale pour fournir un pourcentage plus élevé de revenus récurrents, une plus grande satisfaction des clients, une augmentation des nouveaux clients et d'autres choses.
#4. Livrables du projet
Faites une liste des livrables que les membres de votre équipe doivent créer pour satisfaire les objectifs de l'entreprise. Cela peut comprendre le produit lui-même, les manuels d'instructions et d'installation, les supports marketing, les communiqués de presse, les campagnes publicitaires, ainsi que d'autres ressources.
#5. Exclusions de projet
Bien qu'il soit essentiel de spécifier les limites du projet dès le départ, il est également essentiel d'énumérer ce que le projet n'inclut pas. Par exemple:
- Les mises à niveau d'application qui sont prévues pour un projet ultérieur mais qui ne sont pas incluses dans ce projet.
- Accès client à des lignes d'assistance/fonctionnalités de produit spécifiques qui ont été restreintes ou reprogrammées.
#6. Contraintes
Les contraintes de projet sont ce qui rend la gestion de projet si difficile à gérer. Les trois principales limites de la gestion de projet sont généralement le temps, l'argent et la portée. Ils sont interreliés, ce qui signifie que si vous tirez un levier sur « la portée », un autre levier sur « l'argent » ou « le temps » bougera également.
Cependant, d'autres restrictions de projet peuvent survenir à tout moment, telles que le risque, les ressources, l'organisation, l'approche, les clients, etc. Dressez la liste de toutes les restrictions que vous prévoyez dans votre projet afin de pouvoir vous efforcer d'avoir des solutions prêtes à l'emploi lorsqu'elles se présenteront.
#7. Hypothèses
Les hypothèses de votre projet tournent généralement autour des éléments mêmes qui finissent par être des contraintes, telles que le temps, l'argent et la portée. Par exemple, dans cette partie, vous pouvez écrire "l'équipe de développement front-end sera disponible pendant cette période de projet" ou "l'équipe du service client recevra une formation sur les nouveaux produits d'ici x fois". Il est essentiel de les mentionner car cela informera non seulement acteurs clés sur vos besoins en ressources de base pour mener à bien le projet, mais cela vous fournira également un aperçu immédiat de vos principaux facteurs de risque.
Le plan de l'énoncé de la portée de votre projet servira de ligne directrice lors de la création de votre énoncé de portée complet. Parce que, bien qu'il soit impossible de prédire l'avenir du projet à ce niveau, c'est la première étape pour amener votre projet aussi près que possible du résultat. Vous pouvez prendre une longueur d'avance sur un projet réussi en commençant par les sept affirmations critiques énumérées ci-dessus.
Lire aussi: Déclaration de clôture : définition et conseils pour rédiger une déclaration efficace
Qu'est-ce qui distingue un énoncé du contenu du projet des autres documents de gestion de projet ?
Bien qu'un énoncé du contenu du projet soit essentiel à la réussite du projet, certains aspects du projet sont couverts dans des documents distincts. Voici deux exemples marquants.
Énoncé de la portée du produit Tout comme il existe de petites différences entre les emplois d'un chef de produit et d'un chef de projet, il existe des écarts entre la portée du projet et la portée du produit. Une portée de produit contient plus d'informations sur les caractéristiques et les fonctions du produit, du service ou de la solution qu'un projet produira. La portée du projet peut déclarer "Expédier une nouvelle tablette PC d'ici la fin de 2020", mais la portée du produit inclura des informations telles que la taille de l'écran, le type de processeur, la quantité de RAM, etc.
Schéma directeur du projet. Si l'énoncé du contenu du projet est la base sur laquelle ils construisent le projet, le plan directeur du projet est le reste de la structure. Selon Alexis, le plan directeur du projet comprend un calendrier et une organisation du travail détaillés, ainsi que des politiques et des procédures pour la gestion des risques, gestion de la qualité et gestion des communications. La force de l'énoncé de la portée de votre projet, en revanche, détermine le succès de votre plan directeur de projet, dit-il.
Comment affiner vos compétences en gestion de projet
L'obtention d'une maîtrise en gestion de projet est une option pour acquérir des connaissances et des capacités en gestion de projet dans un contexte professionnel. En plus d'apprendre à créer un énoncé de portée de projet, vous apprendrez également à vous engager avec des cadres et des sponsors de projet, à vous entraîner à utiliser des compétences non techniques pour gérer des équipes et à vous préparer à assumer des responsabilités accrues en gérant une équipe plus importante et/ou un budget plus important. .
FAQ sur l'énoncé de la portée du projet
Qu'est-ce qui ne devrait pas être inclus dans l'énoncé du contenu de votre projet ?
Les exclusions, les hypothèses et les limites du projet (entre autres informations) sont présentes dans un énoncé de la portée du projet.
Quels sont les six éléments d'un énoncé de portée typique ?
Les composants typiques d'un énoncé de portée de projet comprennent un objectif de projet, une justification, une description du produit, des résultats prévus, des hypothèses et des contraintes.
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