Beaucoup a été dit et écrit sur la gestion de la portée du projet et son rôle dans la réalisation de projets réussis. Que vous soyez un chef de projet novice ou chevronné, la compréhension de la portée du projet est essentielle à votre succès en gestion de projet.
Mais, avant d'en arriver là, nous devons définir la portée du projet. Cet article passera en revue tout ce qu'il y a à savoir sur la portée du projet et la gestion de la portée du projet. Nous apprendrons également à créer un plan de gestion de la portée du projet à l'aide d'un exemple.
Qu'est-ce que la portée du projet et la gestion de la portée du projet ?
Voyons d'abord les définitions :
Description du projet
La portée du projet est une composante de la planification du projet qui implique la détermination et l'enregistrement d'une liste complète des livrables ou des fonctionnalités qui seront incluses dans l'exécution du projet.
En d'autres termes, la portée du projet définit les objectifs du projet et comment les atteindre.
Si vous avez déjà travaillé sur un projet, vous avez probablement entendu le terme « portée du projet » à quelques reprises. C'est probablement l'aspect le plus important d'une bonne gestion de projet.
Gestion de la portée du projet
La gestion de la portée du projet fait référence aux méthodes qui garantissent que la portée d'un projet est correctement spécifiée et cartographiée. Pour exécuter le projet à temps, il doit inclure uniquement les informations de projet nécessaires.
La principale préoccupation de la gestion de la portée du projet est de réglementer ce qui est et n'est pas à l'intérieur du projet. Il est également essentiel d'aider les chefs de projet, les coordonnateurs et les superviseurs à se concentrer sur ce qui est vraiment vital pour le projet et à allouer la quantité de travail appropriée aux membres de l'équipe pour mener à bien le projet efficacement.
Comparons la livraison du projet à la construction de bâtiments pour clarifier les choses. Avant le début des travaux, une clôture est érigée autour du site. Il s'agit de définir les limites de la construction afin que ceux qui font partie de l'équipe de construction sachent où s'arrêter. C'est ce qu'on appelle la portée.
Quelle est la définition de la portée dans la gestion de projet ?
Lorsque nous parlons de périmètre dans la gestion de projet, nous parlons de deux types de périmètre : le périmètre du produit et le périmètre du projet. Découvrons-les rapidement :
- Les caractéristiques et fonctionnalités qui seront incluses dans un produit sont appelées sa portée. Exprimé simplement, il fait référence à ce qu'un client désire dans un produit ou un service. Par exemple, si le produit est un smartphone, la portée du produit inclura des éléments tels que la taille de l'écran, la batterie de secours, la mémoire, la vitesse du processeur, etc.
- L'effort requis pour produire avec succès un produit (ou un service) avec les caractéristiques et fonctions indiquées est appelé la portée du projet. Par exemple, si vous devez créer une application logicielle, la portée du projet est le travail qui doit être effectué pour créer un logiciel avec des fonctionnalités suffisantes.
- Une quantité importante d'efforts, tels que des activités de planification, de coordination et de gestion, doit être accomplie pour s'assurer que la portée du produit et la portée du projet sont respectées. Après cela, le travail fini est comparé à la portée réelle du projet.
L'énoncé de la portée du projet
Il existe différents documents dans la gestion de projet, mais l'un des documents de portée des projets les plus importants est le document de déclaration de portée. L'énoncé de portée précise les résultats attendus, les hypothèses, les limites, ainsi que d'autres éléments critiques en vertu desquels le projet sera réalisé.
Il définit également les limites du projet, attribue des tâches à chaque membre de l'équipe et décrit les procédures à suivre tout au long du cycle de vie du projet. Il est également connu sous le nom d'énoncé de portée, d'énoncé de travail ou de mandat.
Les éléments suivants peuvent être inclus dans l'énoncé du contenu du projet :
- La portée du produit
- La portée du projet
- Liste des livrables
- Critères d'acceptation
- Exclusions du projet
- Limites
- Hypothèses
Importance de la gestion de la portée du projet
Les demandes augmentent comme jamais auparavant à mesure que les projets deviennent plus grands et plus compliqués. Chaque projet important nécessite plus de temps, d'efforts et de ressources pour le mener à bien. C'est pourquoi il est essentiel de spécifier la portée du produit et du projet.
Cela vous permet de rester concentré sur le travail couvert dans le plan de gestion du périmètre tout en gardant à l'esprit que si des changements inattendus se produisent, ils auront un impact sur le temps, le coût, la qualité, les ressources et même la satisfaction client. Parce que l'information est acquise de tous parties prenantes et sponsors à l'avance, il y a moins de chances que des informations inexactes soient recueillies, ce qui pourrait nuire au succès du projet. Par conséquent, la fonction de gestion de projet de portée est essentielle pour déterminer le succès du projet.
Processus de gestion de la portée du projet
La gestion de la portée comprend six processus, selon le PMBOK :
- Plan de gestion de la portée du projet
- Exigences de collecte
- Définition de la portée
- Création de la structure de répartition du travail
- Validation de la portée
- Périmètre de contrôle
#1. Créer un plan de gestion de la portée du projet
Il s'agit de la première étape du processus de gestion de la portée du projet. Cette procédure, qui vient d'être ajoutée à la cinquième édition du PMBOK, crée un plan de gestion de l'étendue basé sur les entrées du plan de projet.
Le tableau ci-dessous résume les intrants, les outils, les approches et les résultats du processus de gestion de la portée du plan.
| ENTRÉES | OUTILS ET TECHNIQUES | SORTIE |
| Plan de gestion de projet | Jugement d'expert | Plan de gestion de la portée |
| Charte de projet | Réunions | Plan de gestion des exigences |
| Les facteurs environnementaux de l'entreprise | ||
| Actifs de processus organisationnels |
Le document n'a pas besoin d'être long, détaillé ou formel. Il doit être facile à comprendre par tous et servir son objectif.
#2. Exigence de collecte
L'étape suivante consiste à déterminer les exigences et les attentes des parties prenantes. Par le biais d'entretiens, d'enquêtes et de groupes de discussion, ils s'attendront à ce que vous documentiez tous les besoins, attentes, budgets et livrables du projet.
Il s'agit d'une étape critique car, le plus souvent, les parties prenantes ont des exigences ou des attentes irréalistes, et les chefs de projet doivent intervenir pour trouver une solution acceptable pour tous afin d'éviter les retards du projet.
À la fin de l'étape de collecte des exigences, vous devriez avoir les éléments suivants :
- Les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles doivent être respectées.
- Attentes des parties prenantes
- Nécessités d'affaires
- Un accompagnement et une formation sont nécessaires.
- Spécifications du projet
#3. Définir le périmètre
À ce stade, vous devez traduire vos exigences en une description détaillée du service ou du produit que vous espérez offrir tout au long du projet. Vous disposerez alors d'un énoncé du contenu du projet auquel vous pourrez vous référer pendant toute la durée de votre projet.
Bien qu'il soit important d'énumérer ce qui est dans la portée du projet, il est tout aussi important de noter ce qui est en dehors de la portée du projet. Toute modification de la portée devrait alors passer par la procédure complète de contrôle des modifications pour garantir que l'équipe ne travaille que sur ce sur quoi elle doit travailler.
Vous obtenez un point de référence pour votre équipe de projet et toutes les autres personnes engagées lorsque vous spécifiez la portée. Si quelque chose n'est pas inclus dans la portée, il n'a pas besoin d'être complété par l'équipe.
#4. Élaboration d'une structure de répartition du travail
Une structure de répartition du travail (WBS) est un document qui décompose tout le travail qui doit être effectué dans un projet, puis attribue toutes les tâches aux membres de l'équipe. Il décrit les livrables ainsi que leurs échéances respectives.
Pour cette partie du processus, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet pour attribuer et hiérarchiser les tâches, ce qui facilite le suivi de l'avancement global du projet et minimise les goulots d'étranglement inutiles.
#5. Validation de la portée
La portée et les livrables que vous avez enregistrés doivent être remis aux responsables du projet et aux parties prenantes à cette étape pour obtenir les approbations nécessaires. Avant de commencer le projet, la validation de la portée doit être effectuée pour garantir que si quelque chose ne va pas, il est simple de déterminer où cela s'est mal passé.
#6. Portée de collecte
Les chefs de projet doivent s'assurer que dès le début du projet, celui-ci reste dans le périmètre établi. Si quelque chose doit être changé, la bonne procédure de contrôle des changements doit être effectuée.
Exemple de plan de gestion de la portée du projet
Un exemple de plan de gestion de la portée du projet est présenté ci-dessous.
5 conseils pour une gestion efficace de la portée du projet
- Créez une structure de répartition du travail (WBS), car elle décomposera l'énoncé de portée en parcelles plus petites et plus gérables.
- Aussi, évitez toute ambiguïté dans votre champ d'application pour éviter des efforts et du stress supplémentaires. Définissez-le aussi précisément que possible.
- Pour éviter une mauvaise interprétation des exigences, faites en sorte que le processus de détermination de la portée soit collaboratif.
- Pour éviter toute extension de la portée au-delà de ce qui a été initialement spécifié, assurez-vous que le document de portée n'est pas modifié pendant l'exécution du projet.
- Enfin, passez votre temps à consulter toutes les parties prenantes importantes et à définir la portée du projet, car elle ne peut pas être modifiée une fois décidée.
Réflexions finales
La définition d'une portée de projet spécifique permet aux équipes de gérer leur charge de travail globale plus efficacement. Une portée de projet réussie, avec l'aide d'un logiciel de gestion de projet, aide à démarrer le projet du bon pied et garantit qu'il est livré dans les délais et dans les limites du budget tout en répondant aux attentes des utilisateurs finaux.
FAQ sur la gestion de la portée du projet
Qu'est-ce que le plan de gestion de la portée du projet ?
Le plan de gestion de la portée du projet est un ensemble de méthodes utilisées pour garantir que le projet contient toutes les tâches nécessaires pour terminer le projet tout en excluant les travaux/tâches qui sont en dehors de la portée.
Quel est l'avantage clé d'un plan de gestion de la portée du projet ?
Le principal avantage de cette procédure est qu'elle fournit des conseils et une orientation sur la manière dont la portée sera maintenue tout au long du projet.
Qu'est-ce qui est inclus dans la portée du projet ?
Un énoncé de portée, qui est souvent créé par le chef de projet, couvre l'ensemble du projet, y compris les livrables et leurs caractéristiques, ainsi qu'une liste des parties prenantes qui seront affectées. Il comprendra également tous les objectifs, livrables et buts importants du projet qui aideront à mesurer le succès.
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