Le carburant qui maintient le processus de développement de projet en mouvement est les biens, les matériaux et les services. S'ils sont de mauvaise qualité ou en nombre insuffisant, votre projet risque de ne pas être mené à bien. Par conséquent, afin d'exécuter efficacement un projet, un Chef de projet doit créer et entretenir des relations avec les fournisseurs. C'est là que l'approvisionnement du projet gestion entre en jeu, aidant un chef de projet à exécuter un projet réussi. Cet essai vous fournira une compréhension approfondie de la façon dont cela se fait et des 4 processus principaux de la gestion et du plan d'approvisionnement du projet. Mais d'abord, regardons la définition de la gestion des achats de projet.
Définition de la gestion des achats de projet
Selon la définition de la sixième édition du guide PMBOK®, la gestion des achats de projet englobe les processus nécessaires pour acheter ou acquérir des produits, des services ou des résultats provenant de sources autres que le projet de groupe.
L'un des dix domaines de connaissances qui sert de pilier au cadre de gestion de projet est la gestion de l'approvisionnement du projet. Son objectif principal est d'établir et de maintenir des relations positives avec les fournisseurs qui fournissent des biens et des services tout au long du cycle de vie du projet.
Les contrats sont couramment utilisés pour établir et légitimer les accords avec les fournisseurs. Il s'assure que les biens et services nécessaires sont livrés dans les délais et que les critères de qualité du projet spécifiés par l'organisation acheteuse sont respectés. Cela aide considérablement à la bonne exécution du processus de développement du projet et garantit que les objectifs du projet sont atteints. La gestion des achats du projet est une composante essentielle de gestion de la chaîne logistique.
Vous vous demandez peut-être : « Comment cela fonctionne-t-il exactement ? Eh bien, la gestion des achats de projet suit une procédure logique dans laquelle vous devez d'abord déterminer ce que vous devez contracter et comment vous voulez le faire. Après cela, vous devrez envoyer vos exigences contractuelles aux vendeurs. Lorsque votre contrat est distribué, les vendeurs commencent à soumettre des offres. Vous devez maintenant choisir le meilleur et finaliser le contrat avec eux. Lorsque le développement du projet commence, vous devez constamment vérifier que le contrat est respecté. Lorsque le projet est terminé, vous devez conclure le contrat de projet et remplir les documents pertinents.
Les 4 principaux processus de gestion des achats de projet
Lorsque vous êtes prêt à acheter des articles auprès d'un fournisseur, la gestion de l'approvisionnement du projet est divisée en 4 processus principaux.
#1. Plan de gestion des achats du projet
Les achats sont d'abord identifiés au cours de la phase de planification du projet. Un énoncé des travaux (EDT) est requis pour chaque entrepreneur externe afin de servir de document décrivant la tâche faisant l'objet du contrat.
Avant le contrat, cependant, il y a une demande de proposition dans laquelle de nombreux entrepreneurs soumissionnent pour le travail, et le chef de projet détermine qui obtiendra le contrat en fonction de leurs offres.
Ces demandes sont mûrement réfléchies car elles servent de documents d'orientation du projet. Plus leur spécificité est grande, mieux c'est. Cela évite toute confusion ultérieure et facilite l'élaboration de plans plus précis.
Cette procédure est documentée dans le plan de gestion des achats, qui comprend des documents d'exigences, un registre des risques, les besoins en ressources de l'activité, un calendrier de projet, estimations du coût des activités et autres informations.
Il existe des outils et des méthodologies disponibles pour aider à guider ces décisions, telles que l'analyse de fabrication ou d'achat, qui détermine si une tâche nécessite un fournisseur externe ou peut être effectuée en interne. Recherche de conseils d'experts, réalisation d'études de marché et rencontre avec les intervenants tous contribuent à guider cette décision.
#2. Exécution des achats
Après avoir rempli les formalités administratives dans la première phase, la phase de conduite de l'approvisionnement consiste à examiner les offres qui sont retournées et à décider laquelle accepter. Cependant, avant de prendre une décision, un critère doit être en place pour déterminer quelle offre est la meilleure pour le projet et correspond à votre gestion logistique. Après cela, les accords sont signés et le plan de gestion du projet est mis à jour.
Déterminez le gagnant en discutant avec les soumissionnaires, en développant des techniques d'évaluation des propositions et en obtenant des estimations indépendantes pour vous assurer que les offres se situent dans la fourchette normale. Il ne fait jamais de mal de demander l'avis d'experts dans les domaines dans lesquels vous contractez.
Il existe également des techniques d'analyse qui peuvent être utilisées. La publicité est un bon moyen de s'assurer que vous jetez le plus large filet possible, vous permettant de prendre une décision basée sur tous les soumissionnaires potentiels. Ensuite, il y aura des négociations d'approvisionnement pour affiner les contrats finaux afin de répondre à la fois à vos besoins et à ceux de l'entrepreneur. Un bon de commande doit être utilisé pour documenter le prix, la quantité, la fenêtre de livraison et les conditions de paiement des biens/services que vous commandez. Il s'agit d'un contrat juridiquement contraignant qui garantit que vous et votre fournisseur êtes sur la même longueur d'onde. Notre modèle de bon de commande peut vous aider à en créer un adapté à votre projet.
#3. Contrôle des achats
Une fois les contrats signés, la gestion de ces entrepreneurs doit être intégrée dans les responsabilités de gestion globale. Les entrepreneurs peuvent avoir un impact négatif sur les budgets et les délais, entraînant un projet à dérailler ou pire.
Par conséquent, des mises à jour régulières de l'état d'avancement sont nécessaires pour examiner les accords des entrepreneurs, obtenir des mises à jour sur l'avancement des travaux et évaluer le rendement des travaux afin de s'assurer que les entrepreneurs respectent les exigences énoncées dans leurs contrats. Même si vous embauchez des entrepreneurs parce qu'ils sont des experts dans leur domaine, vous devez toujours surveiller et suivre leur travail pour vous assurer qu'il progresse comme prévu.
Pour s'assurer que le travail est effectué correctement, il est préférable de sous-traiter un système de contrôle des changements et d'effectuer des revues régulières de la performance des achats, y compris des inspections et des audits. Les managers sont également tenus informés par des rapports de performance. Un système de paiement, ainsi qu'un système d'administration des réclamations et de gestion des dossiers, doivent être en place. Pour faciliter le suivi des performances, les ordres de travail doivent inclure tous les détails sur les travaux effectués par les entrepreneurs.
#4. Clôture de l'approvisionnement
Tout comme il y a un processus en place pour commencer l'approvisionnement, il doit y en avoir un pour le terminer. Ce qui constitue un travail achevé doit être spécifié dans l'accord initial avec l'entrepreneur afin qu'aucune des parties ne soit confuse quant à la date d'achèvement du travail.
Une décharge formelle de responsabilité est généralement requise pour l'assurance et le cautionnement. Cela garantit qu'il n'y a pas de modifications en suspens de la valeur du contrat ou de la date d'achèvement.
Des audits d'approvisionnement, ainsi que des négociations d'approvisionnement structurées, contribuent à ce processus. Pour gérer tous les documents associés à cette étape du processus d'approvisionnement, un système de gestion des dossiers sera nécessaire.
Il s'agissait donc de la manière dont la gestion des achats devait être effectuée. Mais quels sont les éléments qu'il doit comporter pour donner une bonne orientation au développement du projet ?
Éléments importants d'un plan de gestion des achats de projet
J'ai compilé un modèle de plan de gestion des achats de projet ci-dessous :
- La liste complète des produits livrables qui seront achetés dans le cadre des contrats proposés.
- Il devrait y avoir des stratégies de gestion des ressources en place qui soient suffisamment efficaces pour la négociation et la gestion des contrats.
- La technique d'achat choisie doit être clairement indiquée.
- Les phases clés de la sélection des fournisseurs et vendeurs doivent être notées.
- Les étapes clés du processus de sélection des fournisseurs et vendeurs.
- Une stratégie appropriée de financement des achats doit être fournie.
- L'échantillon du contrat d'achat doit être présent.
- Des matériaux de référence pour approuver et assurer la qualité, ainsi que la gestion des risques, doivent être fournis.
J'espère que vous avez maintenant une bonne compréhension de ce qu'implique la gestion des achats de projet. Poussons cet article un peu plus loin et voyons comment cela pourrait aider un projet.
Lire aussi: Qu'est-ce qu'un appel d'offres (demande de proposition) : tout ce que vous devez savoir
Avantages de la gestion des achats de projet
Un projet peut bénéficier des connaissances en gestion des achats de diverses manières. J'en ai mentionné quelques-unes ci-dessous :
- Il aide à identifier les articles et les services qui doivent être achetés pour que le projet soit mené à bien.
- Fournit une liste complète des bons de commande et des problèmes aux fournisseurs.
- Il précise les dates et modalités de livraison convenues.
- Aide à l'évaluation et à l'achat de biens et de services auprès des fournisseurs.
- Il valide les jalons des contrats fournisseurs et approuve leur règlement.
- Sert de référence pour évaluer la performance du fournisseur par rapport au contrat.
- Il aide à l'identification et à la résolution des problèmes de performance des fournisseurs.
- Il sert de canal de communication, informant la haute direction sur l'état du projet.
Quel est le rôle du chef de projet dans l'approvisionnement ?
Le chef de projet est impliqué dans l'approvisionnement, comme dans toute autre composante du processus de gestion de projet dont il est responsable. Cependant, il s'agit d'une procédure sur laquelle ils n'ont peut-être pas autant de pouvoir que sur d'autres aspects du projet.
Alors que le chef de projet a le pouvoir de conclure des accords avec des entrepreneurs au nom de l'organisation, le chef de projet n'est pas souvent la personne qui supervise le contrat une fois qu'il est en place. Quoi qu'il en soit, il est essentiel que le chef de projet soit tenu informé.
Cela implique de se familiariser avec les six processus et domaines de connaissances en gestion des achats de projet spécifiés dans le corpus de connaissances en gestion de projet (PMBOK). La première consiste à planifier les achats et les acquisitions, c'est-à-dire à évaluer les ressources externes nécessaires au projet. Parce qu'ils sont mieux informés sur l'ensemble des exigences du projet, le chef de projet aura le contrôle sur cela.
Le contrat de plan est le processus d'élaboration des exigences pour tous les articles ou services requis, ainsi que la détermination des organisations qui fournissent ces produits ou services. Ensuite, demandez des réponses aux vendeurs en réduisant le nombre d'entreprises à quelques-unes, puis en choisissant les vendeurs, qui sont généralement les fournisseurs du service achats.
L'administration des contrats est la gestion du contrat du fournisseur. Le chef de projet collaborera quotidiennement avec le chargé de compte du fournisseur. La clôture du contrat a lieu lorsque le contrat est terminé. Le service des achats est normalement en charge de cela à nouveau.
FAQ sur la gestion des achats de projet
Quelle est la première étape de la gestion des achats d'un projet ?
L'élaboration d'un plan est la première étape d'une gestion réussie de l'approvisionnement d'un projet. Cela implique de planifier les éléments suivants : De quels matériaux et services aurez-vous besoin pour le projet ? Celui-ci contient tous les paramètres de matériel et de service, tels que les exigences de qualité minimales.
Pourquoi la gestion des achats de projet est-elle importante ?
Il est essentiel de gérer ce processus pour garantir que tous les services et matériaux pertinents sont sélectionnés et obtenus dans un certain délai.
quels sont les 4 principaux processus de gestion des achats de projet
Les 4 principaux processus de gestion des achats du projet sont planifier, sélectionner, administrer et clôturer les approvisionnements.
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