Contrairement à un projet, qui a un objectif final ou un livrable spécifié, un portefeuille représente un comité de planification plus stratégique pour optimiser en permanence l'allocation, la hiérarchisation et la planification des ressources sur de nombreux projets. Par conséquent, le portefeuille de projets est un terme faisant référence au groupe de projets d'une organisation et au processus par lequel ils sont sélectionnés et gérés. Surtout, tous ces facteurs et bien d'autres montrent clairement que la gestion de portefeuille de projets est une procédure qui peut servir toute organisation ayant un portefeuille de projets. Restez à l'écoute pour savoir comment créer un portefeuille de projets.
Vue d’ensemble
De manière générale, les organisations auront la possibilité de réaliser bien plus de projets que le financement ne peut en soutenir, de sorte que le processus de sélection doit choisir un sous-ensemble de projets pour maximiser les objectifs de profit de l'entreprise tout en respectant les restrictions budgétaires. Ensemble, les dirigeants souhaitent gérer le risque global du portefeuille tout en s'assurant que les flux de trésorerie et autres exigences de ce type sont satisfaits.
Ainsi, le portefeuille de projets est un terme qui fait référence au groupe de projets d'une organisation et au processus par lequel ils sont sélectionnés et gérés. De plus, le portefeuille de projets est constitué de groupes stratégiquement sélectionnés de différents projets ou programmes appropriés aux différentes activités impliquées dans le projet pour faire avancer les objectifs organisationnels de la société.
Que doit contenir un portefeuille de projets ?
Votre portefeuille de projets doit se concentrer sur le travail du projet, c'est-à-dire des entreprises uniques qui ont des livrables spécifiés et des dates de début et de fin prévues. Déterminez qui, quoi et quand fait ou fera le travail, quel est le projet et sur quelle période le travail devrait se dérouler.
Quels sont les 2 principaux types de portefeuilles ?
Il existe deux principaux types d'évaluations de portfolio : les portfolios « pédagogiques » ou « de travail » et les portfolios « vitrines ». De plus, le portfolio vitrine est souvent utilisé pour partager les meilleures réalisations ou preuves d'apprentissage d'un élève. Les étudiants ont généralement le choix de décider ce qui est publié. En outre, ils aident à l'auto-marketing, à la stratégie de marque en ligne ou à la création d'une empreinte numérique positive.
Dans l'enseignement supérieur, on voit couramment des portfolios vitrines qui mettent en valeur le CV ou le curriculum vitae d'un étudiant pour répondre à un objectif particulier, comme attirer des employeurs potentiels. Et, le portfolio de travail, le deuxième type de portfolio que nous voyons couramment, est davantage un dossier d'apprentissage en cours. Le but est de saisir le processus d'apprentissage. On l'appelle aussi portfolio de développement, portfolio de réflexion ou portfolio formatif.
Comment créer un portefeuille de projets
Si vous avez quelques projets avec des objectifs et des stratégies similaires, vous pouvez les placer dans le portefeuille afin de pouvoir observer toutes les informations relatives à plusieurs projets à la fois. Voyons ensemble les étapes de création d'un portefeuille de projets.
#1. Déterminer les objectifs directeurs de l'entreprise
Avant de commencer à penser à la gestion de portefeuille, vous devez comprendre les objectifs commerciaux et les buts stratégiques de votre organisation. L'idée est que votre portefeuille de projets s'aligne sur la planification stratégique de votre organisation, vous devrez donc vérifier si ses objectifs financiers et la valeur client sont suffisamment bons pour votre organisation.
#2. Capturez et étudiez les demandes et les idées
Les idées de projet peuvent venir de n'importe où et n'importe quand. Il est important d'avoir un processus d'admission régulier pour capturer ces idées afin qu'elles puissent être suivies et évaluées. Cela peut être aussi simple qu'une feuille de calcul maintenue par le gestionnaire de portefeuille, ou il peut s'agir d'une base de données en ligne où n'importe qui dans l'entreprise peut saisir des idées au fur et à mesure qu'il y pense.
#3. Choisissez les meilleurs projets
Une fois les idées capturées, les gestionnaires de portefeuille doivent passer par un processus standard pour évaluer et sélectionner les projets qui iront de l'avant. Cela nécessite plus que de simplement s'assurer qu'ils sont alignés sur les objectifs de l'entreprise, tels que :
- L'argent en jeu ?
- Temps estimé?
- Quel est le retour sur ce projet ? (Intérêt?)
- Les ressources sont-elles disponibles ?
- Quels sont les dangers associés à ce projet ?
Étant donné que des décisions sont prises sur plusieurs projets à la fois, cela peut devenir encore plus compliqué. Mais, un moyen courant de simplifier le processus de gestion de portefeuille de projets et de supprimer toute disposition consiste à créer une simple liste de critères sur lesquels chaque projet est mesuré et noté, tels que le retour sur investissement (ROI), qui est un facteur de classement commun. .
#4. Valider la faisabilité du portefeuille et démarrer les projets
Une fois qu'une conclusion a été tirée sur les projets à poursuivre, il est important de valider le portefeuille dans son ensemble. Cela implique de s'assurer que la combinaison de projets choisis n'est pas trop importante, risquée, coûteuse ou interdépendante. En outre, le portefeuille doit être correctement équilibré et aligné sur les objectifs commerciaux. Une fois le portefeuille validé, les chefs de projet peuvent être désignés et les projets démarrés.
#5. Gérer et suivre le portefeuille
Les projets changent et se développent au fil du temps, et de nouvelles idées peuvent être ajoutées à la liste des projets potentiels. C'est pourquoi il est important de gérer en permanence à la fois l'exécution du portefeuille en cours et le processus d'admission. La gestion et le suivi du portefeuille peuvent inclure les éléments suivants :
- Travailler avec les chefs de projet pour suivre la performance des projets
- Identifier et résoudre les conflits entre projets
- Apporter des modifications au portefeuille au besoin, y compris mettre des projets en attente, annuler des projets et ajouter de nouveaux projets
- S'assurer que les projets sont toujours alignés avec les objectifs de l'entreprise
Logiciel de gestion de portefeuille de projets
Il est tout à fait clair que la gestion d'un portefeuille sans le logiciel approprié pour superviser des projets simultanés est une tâche ardue. Le stockage et l'analyse des données avec des logiciels traditionnels peuvent également entraîner des incohérences de projet et des dépassements de coûts. Par conséquent, le logiciel de gestion de portefeuille de projets offre aux entreprises la possibilité d'organiser de nombreux programmes et projets dans un portefeuille et de collecter des données critiques sur tous les projets.
Ainsi, un logiciel de gestion de portefeuille de projets est conçu pour gérer des projets, des programmes ou des produits globaux dans le but de montrer les performances et les demandes de ressources des projets en cours, ainsi que des projets qui sont en cours d'appel d'offres, vendus ou qui débuteront à une date future.
Exemple du meilleur logiciel de gestion de portefeuille de projets
Vous trouverez ci-dessous les meilleurs logiciels et outils de gestion de portefeuille de projets actuellement disponibles qui peuvent améliorer votre façon de travailler.
#1. lundi.com
monday.com est un logiciel de gestion de travail et de projet primé qui aide les équipes de toutes tailles à planifier, hiérarchiser, gérer et exécuter leur travail plus efficacement. Le logiciel offre des solutions pour un large éventail de cas d'utilisation tels que le marketing, les ventes, les opérations, l'informatique, les RH, etc.
#2. Projet Kissflow
Kissflow Project est un nom grandissant dans le monde de la gestion de portefeuille de projets pour son design épuré et son interface involontaire. Avec un espace de travail simple mais très efficace, Kissflow Project permet aux utilisateurs d'intégrer largement les processus sur plusieurs canaux et d'automatiser la collecte de données sur une seule plateforme.
#dix. Feuille intelligente
Smartsheet est un logiciel de gestion de projet et de collaboration en ligne. Il comprend des alertes automatisées, une mise à jour et un partage instantanés entre les membres de l'équipe, la gestion des ressources, des tâches imbriquées organisées dans une hiérarchie, une vue de diagramme de Gantt, des rapports exportables et automatisés et une intégration.
#4. Oracle Primavéra
Primavera d'Oracle est une suite logicielle conçue pour la construction et d'autres industries à forte intensité d'actifs. Il contient une variété de composants de planification, de gestion et d'exécution de projet parmi lesquels les acheteurs peuvent choisir.
#5. Micro-focus
Il s'agit d'un logiciel hybride basé sur le cloud qui intègre les données aux flux de travail pour aligner la stratégie commerciale sur les investissements de l'entreprise. Son module de gestion de portefeuille permet aux utilisateurs de réfléchir à différents scénarios de simulation et de créer un mélange idéal de propositions et de projets.
Facteurs à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de gestion de portefeuille de projets
Il existe plusieurs domaines de base que vous devez prendre en compte lors du choix d'une solution logicielle de gestion de portefeuille.
# 1. Coût
Tout comme chaque entreprise doit trouver quelque chose qui rentre dans son budget global. Lors de l'examen des coûts, examinez les coûts mensuels ainsi que les coûts tiers (tels que les intégrations avec d'autres logiciels) qui peuvent être nécessaires pour disposer d'un système efficace. Cela dit, vous voulez également vous assurer que vous investissez dans un système capable de suivre vos flux de travail quotidiens.
#2. Efficacité
Choisissez un système qui permet à vos employés de rester efficaces dans la gestion des tâches. La possibilité de créer des tâches et de les suivre dans une chronologie de projet vous aide à donner un sens aux projets complexes comportant de nombreuses pièces mobiles. Avoir les bonnes fonctionnalités de gestion est crucial dans un service de ce type.
#3. La flexibilité
Les choses changent rapidement dans de nombreuses opérations de l'entreprise. Votre logiciel de gestion de portefeuille de projets devrait vous offrir de nombreuses options pour personnaliser les flux de travail, les tâches et d'autres options. De cette façon, vous disposez d'une solution qui se transforme en ce dont votre entreprise a besoin pour organiser des projets plutôt qu'en quelque chose dont vous avez besoin pour modifier les systèmes.
#4. Intégrations logicielles
Cela peut combler de nombreuses lacunes de votre système en matière de flexibilité. De nombreux fournisseurs de premier plan offrent la possibilité de connecter des données à d'autres types d'applications professionnelles, des systèmes de gestion de la relation client (CRM) aux systèmes de stockage en nuage et au-delà. Ces intégrations peuvent automatiser de nombreuses tâches fastidieuses de votre côté en connectant automatiquement les informations de ces autres plates-formes et en intégrant ces données dans votre solution de gestion de projet.
#5. Transparence envers toutes les parties prenantes
Les parties devraient être en mesure de voir toute la liste des projets, où en est chacun, et de revoir ceux qui sont prioritaires sur la liste. Cela dit, disposer d'un ensemble robuste d'options d'autorisations peut vous aider à maintenir la sécurité du projet. Bien que certains employés de votre équipe puissent avoir besoin d'un accès complet en modification aux éléments de tâche, il peut y avoir des scénarios dans lesquels vous traitez des informations sensibles et souhaitez bloquer les parties non liées du projet. Vous devriez également pouvoir basculer entre l'accès à l'affichage et à la modification pour les utilisateurs en fonction de leur implication dans le projet.
Project Portfolio Management
La gestion de portefeuille de projets est une technique formelle utilisée par les organisations pour identifier, hiérarchiser, coordonner et surveiller les projets qui correspondent à leur stratégie et à leurs objectifs. Cette approche examine le rapport risque-récompense de chaque projet, les fonds disponibles, la probabilité de la durée d'un projet et les résultats attendus.
En organisant et en faisant converger chaque élément de données concernant les projets proposés et en cours, les gestionnaires de portefeuille de projets fournissent des prévisions et des analyses commerciales aux entreprises qui cherchent à investir dans de nouveaux projets. Essentiellement, avec la gestion de portefeuille de projets, vous gagnez en visibilité sur les projets et les initiatives pour relier les tâches quotidiennes de votre équipe à la stratégie organisationnelle de votre entreprise.
Par conséquent, la gestion de portefeuille de projets vise à réduire les inefficacités qui se produisent lors de la réalisation d'un projet et à éliminer les risques potentiels, qui peuvent survenir en raison d'un manque d'informations ou de systèmes disponibles. Il aide l'organisation à aligner son travail de projet pour répondre aux projets tout en utilisant ses ressources au maximum. De plus, tous les chefs de projet de l'organisation doivent être conscients de la gestion du portefeuille de projets de l'organisation afin de contribuer aux objectifs de l'organisation lors de l'exécution des projets respectifs.
Avantages de la gestion de portefeuille de projets
En tirant parti des avantages de la gestion de portefeuille de projets, les entreprises peuvent planifier tous les éléments de leur projet pour obtenir les meilleurs résultats. Bien que cela puisse sembler facile, des efforts, du temps et des ressources importants sont nécessaires pour créer avec succès une stratégie de gestion de portefeuille de projets qui fonctionne. Ci-dessous les avantages
#1. Aligne les objectifs du projet sur la stratégie commerciale
La mission ultime de toute entreprise est d'atteindre des objectifs à court et à long terme, et chaque projet entrepris rapproche cette entreprise de ses objectifs. Les chefs de projet doivent s'assurer que tous les projets s'alignent sur la stratégie et les objectifs de l'entreprise. Par conséquent, lorsque les projets ne correspondent pas aux objectifs de l'entreprise, cela peut entraîner un gaspillage des ressources et des efforts de la main-d'œuvre, ainsi que la perspective dommageable d'une surcharge de projets.
#2. Données précises sur les performances du projet
La gestion de portefeuille de projets est identifiée pour ses capacités de surveillance et de contrôle, permettant aux chefs de projet de connecter des données de portefeuille de haut niveau avec des indicateurs de projet, au niveau du sol. Cela permet de déterminer si le portefeuille fonctionne comme prévu. En établissant des directives de performance et des niveaux de tolérance, il devient plus facile d'identifier les tendances potentielles qui peuvent affecter négativement le portefeuille.
#3. Facilite la prise de décision
Les parties prenantes peuvent avoir du mal à gérer les différends qui peuvent survenir avec différentes équipes de projet se concentrant sur leurs priorités et se disputant des ressources limitées. En utilisant une approche standardisée de la prise de décision, ils évaluent subjectivement la demande des équipes de projet concurrentes. De plus, les équipes de direction prennent constamment des décisions importantes et doivent en prendre le plus grand nombre du premier coup.
#4. Aide à prioriser les projets
Les bons gestionnaires de portefeuille de projets concentrent leurs ressources limitées sur leurs projets les plus précieux. Lorsque les demandes des clients, les exigences réglementaires ou les exigences stratégiques surviennent, les équipes utilisent la gestion de portefeuille de projets pour travailler sur des projets viables qui aident à atteindre les objectifs organisationnels.
#5. Intègre la gouvernance et la supervision dans la gestion de projet
La gestion de portefeuille de projets construit un modèle de gouvernance naturelle pour tous les projets d'une organisation. Alors que la gestion de projet se penche sur un seul projet, elle fournit une vue d'ensemble globale de tous les projets. Les chefs de projet peuvent créer un plan d'urgence, utiliser des techniques basées sur les données et conduire l'entreprise sur la bonne voie.
Quels types d'industries et d'entreprises bénéficient des portefeuilles de projets ?
Selon une étude de PM Solutions, 71 % des entreprises disposent d'un système de gestion de portefeuille de projets. Sa croissance est évidente dans le nombre croissant d'entreprises adoptant des solutions de gestion de portefeuille de projets. La gestion de portefeuille de projets n'est pas orientée vers une industrie spécifique si votre entreprise gère plusieurs projets, votre équipe en bénéficiera. tel que:
- IT
- Stratégie
- Construction
- Services financiers
- Équipe de gestion de projet
Gestionnaire de portefeuille de projets
Le gestionnaire de portefeuille de projets est la personne qui regroupe et organise tous vos projets, trouve des similitudes et des conflits, entrelace les ressources et trouve des calendriers appropriés pour les versions et les délais. En outre, le gestionnaire de portefeuille de projets développe, établit et maintient les normes et procédures de gestion de tous les projets et recueille les commentaires pour s'assurer que chaque résultat de projet répond aux attentes des clients et des parties prenantes en matière de délais, de coûts et de performances.
De plus, leur travail consiste à travailler avec divers outils de gestion de portefeuille, algorithmes financiers, critères, normes et modèles pour aider le gestionnaire de portefeuille de projets à aligner les projets sur les objectifs stratégiques de l'organisation. Vous trouverez ci-dessous les compétences et les exigences nécessaires pour le gestionnaire de portefeuille de projets,
Compétences et exigences :
- Détermination
- Capacité d'analyse
- Esprit de compétition
- Intelligence Emotionnelle
- Communication
- Créativité et agilité
- Compétences managériales
- Connaissance des produits et procédures pertinents
- Des années d'expérience en gestion de projets
- Master Appliqué en Management
- certificat
Quel est le rôle du gestionnaire de portefeuille de projets ?
Le gestionnaire de portefeuille de projets évalue tous les projets et programmes d'un point de vue stratégique. Ils ont le pouvoir de prioriser les projets en fonction de leur importance pour l'organisation et d'allouer les ressources en conséquence. Le rôle comprend les responsabilités suivantes
- Créer un pipeline de projets et de programmes ;
- Aligner le pipeline sur les objectifs de l'entreprise ;
- Gérer les risques, l'avancement et les problèmes du portefeuille de projets ;
- Surveiller et rendre compte en permanence du portefeuille ;
- Communiquer à la direction de l'entreprise le retour sur investissement attendu pour les projets et programmes prévus.
- Application efficace de la gouvernance du projet et implication active des parties prenantes à tous les niveaux
- Gestion proactive des problèmes et des risques
- Définition des plans de projet, y compris l'identification des activités clés du projet, les besoins en ressources de l'entreprise et du projet et le chemin critique
- Suivi proactif du calendrier du projet par rapport aux objectifs convenus
- Diriger le projet en s'assurant que la portée du projet est gérée, que les objectifs du projet sont atteints et qu'un niveau de détail approprié est appliqué
- Piloter l'exécution des projets internes
Réflexions finales
Voilà. Vous devez savoir qu'à mesure qu'une entreprise grandit et entreprend de plus en plus de projets, la gestion de portefeuille devient de plus en plus critique. La gestion du portefeuille de projets offre une vue d'ensemble de tous les projets potentiels et en cours. Ce qui permet aux cadres et aux managers de prendre des décisions plus éclairées concernant leur entreprise. Essentiellement, la gestion de portefeuille de projets a aidé les gestionnaires à gérer efficacement le temps, les compétences, les ressources et les budgets. En outre, il a été beaucoup plus facile d'accomplir de nombreuses tâches, en particulier dans les situations où les gestionnaires doivent effectuer plusieurs tâches.
Bibliographie
- LOGICIEL DE GESTION DE PORTEFEUILLE : Meilleur logiciel d'investissement en 2023
- COMMENT CRÉER UN PORTEFEUILLE : Étapes rapides et faciles pour créer un portefeuille en 30 minutes ou moins
- GESTION DE PORTEFEUILLE : définition et tout ce que vous devez savoir
- COMMENT ENTRER DANS LA GESTION DE PROJET : Définition, guide et exigence
- Systèmes de gestion de portefeuille : définition et guide des processus
- GESTION DE PORTEFEUILLE DE PROJETS : Signification, Top Logiciels, Processus & Bénéfices
