Planifier l'exécution d'un projet sans outils et techniques adéquats en tant que ressource peut être une tâche écrasante. En tant que chef de projet, connaître la bonne méthode à utiliser dans le processus de planification garantit votre performance optimale dans l'atteinte des objectifs du projet.
Dans cet article, nous avons abordé le processus de planification des ressources, les outils et les techniques pour vous guider vers une gestion de projet efficace.
Qu'est-ce que la planification de projet ?
La planification de projet est une discipline permettant de déterminer comment exécuter un projet dans un délai spécifié, avec des étapes et des ressources définies.
Processus de planification de projet
Le principal outil permettant de s'assurer que les activités sont réalisées à temps est le processus de planification du projet. Un plan est établi pour trouver l'approche la plus efficace pour l'achèvement afin de s'assurer qu'un projet a la meilleure probabilité de succès et le plus faible risque d'échec. En termes simples, la planification de projet fait référence aux procédures permettant de s'assurer que les activités sont accomplies efficacement. Les dirigeants doivent être familiarisés avec divers processus et outils de planification de projet pour permettre la communication entre les membres de l'équipe.
Un ensemble de quatre processus de planification de projet garantit que les tâches sont terminées et que l'objectif final est atteint. Les projets sont différents et distincts, et il n'y a pas deux techniques d'exécution d'un plan identiques. Bien que les principales étapes de chaque processus de planification de la gestion de projet soient identiques, la manière dont elles sont exécutées peut varier. Par conséquent, l'introduction du projet, la planification du projet, l'exécution du projet et la clôture du projet sont les quatre processus de planification.
Le processus d'introduction du projet commence par une description de l'objectif à atteindre. Le processus de planification de projet, qui vient ensuite, assure que vos objectifs passent d'une vague idée à une réalité concrète. Des mesures sont ensuite prises pour amener un projet au stade de l'exécution une fois que les objectifs et les buts ont été clairement énoncés. Le processus du cycle de vie de la planification de projet ne réussit que lorsque les quatre étapes sont terminées.
Pour réussir, le processus de planification de la gestion de projet doit remplir des tâches, des objectifs et des buts. Le problème ou la tâche de base doit être expliqué lors de la phase de démarrage. Un autre point à considérer est que toutes les solutions viables et tous les dangers potentiels doivent être explorés. Il s'agit de la méthode la plus efficace pour identifier les initiatives potentielles liées au projet. Une fois le concept original décidé, une équipe de planification de projet est formée et les outils pour mener à bien le projet sont choisis.
Ressource de planification de projet
La ressource la plus précieuse dans la planification et l'exécution d'un projet est le personnel, l'équipe de projet. En fonction de la jalons, les projets nécessitent une expertise unique à des moments précis de l'échéancier. Au cours d'une année budgétaire, une organisation peut héberger de nombreuses initiatives stratégiques en même temps. Cela implique que son personnel peut travailler sur plusieurs projets en même temps. Alternativement, un individu peut, à partir de son poste actuel au sein d'une organisation, rejoindre une équipe de projet en raison d'un certain ensemble de compétences.
De plus, de nombreuses initiatives nécessitent des compétences et des ressources qui ne peuvent être obtenues que par le biais de contrats ou de sous-traitants. L'obtention et la direction de ces ressources humaines, ainsi que la maîtrise du calendrier du projet, sont essentielles à son succès final.
Il est essentiel d'avoir une équipe de projet performante composée d'individus dotés de compétences techniques et motivés pour contribuer au succès du projet. L'une des nombreuses responsabilités d'un chef de projet est d'améliorer la capacité de chaque membre de l'équipe de projet à contribuer au projet tout en encourageant la croissance et l'accomplissement personnels. Simultanément, chaque individu doit collaborer avec d'autres pour partager des idées afin d'atteindre un objectif commun.
Des ressources doivent être affectées à chaque action de votre liste d'activités. Tout d'abord, déterminez la disponibilité des ressources avant de pouvoir les affecter à votre projet. Les informations sur la disponibilité des ressources comprennent les ressources que vous pouvez utiliser lors de la planification de votre projet et les conditions dans lesquelles elles sont disponibles. N'oubliez pas que certaines ressources, telles que les consultants, doivent être prêtes à l'avance et peuvent n'être disponibles qu'à des périodes précises.
Planification financière
La finance est une ressource essentielle dans la planification de projet. Les plans financiers comprennent des plans de dépenses basés sur le taux de dépenses en fonction des fonds disponibles, des plans d'investissement en capital, des plans de profit et de la rétention et de l'utilisation des réserves de gestion.
Outils et techniques de planification de projet
Il est essentiel de choisir la bonne technique car elle détermine si un projet réussira ou échouera. Et, comme il n'y a pas de stratégie unique qui fonctionne pour tous les types, tailles ou secteurs, vous devez consacrer du temps et des efforts à sélectionner les meilleures techniques ou outils de planification de projet pour votre situation. Plus important encore, vous devez connaître les étapes de sélection des meilleurs outils et techniques pour la planification des ressources de votre projet.
Considérez les étapes suivantes :
#1. Triez les facteurs de votre projet en fonction de leur simplicité ou de leur complexité
Cela comprend le projet lui-même, le client, les ressources, les limites (telles que l'appétit pour le risque), le calendrier, les outils et les personnes. Faites une liste de ces facteurs et classez-les selon leur degré de simplicité ou de complexité.
#2. Déterminez si votre lieu de travail est strict ou flexible.
Une technique Agile peut être bénéfique si vous travaillez dans un milieu de travail dynamique où il y a un désir d'évolution et de changement. Il serait peut-être préférable d'utiliser une stratégie en cascade si vous travaillez avec des besoins, des délais et des budgets très spécifiques.
De plus, examinez vos contraintes et vos risques parallèlement à cet examen de votre flexibilité. Aussi, mettez en place des méthodes permettant à vos équipes de bien inscrire leurs projets dans vos limites organisationnelles tout en minimisant les risques majeurs
#3. Pensez à ce qui vous en donne le plus pour votre argent.
Renseignez-vous sur ce qui apporte le plus de valeur au client (ou à la partie prenante ou à l'utilisateur final). Faites une liste de leurs exigences et utilisez-la pour déterminer la meilleure méthode de travail pour atteindre ces exigences.
Si vos clients font fréquemment des demandes et anticipent des mises à jour et des modifications continues, par exemple, une technique itérative avec des cycles courts leur donnera l'impression d'obtenir une plus grande valeur. Cette méthodologie vous aidera à créer de la valeur et à maintenir des liens solides avec vos clients.
#4. Tirez le meilleur parti des objectifs de votre entreprise,
Pour vous aider à choisir les techniques de planification de projet appropriées, utilisez les buts ou les objectifs de projet que vous avez déjà définis en tant qu'équipe ou organisation. Il est clair que vos méthodes doivent être un moyen d'atteindre vos objectifs – la méthode optimale est celle qui vous mène le plus directement à vos objectifs stratégiques avec les gains les plus élevés et le moins d'impact négatif.
#5. Faites une liste des valeurs de votre entreprise et de votre équipe.
Enfin, et surtout, examinez vos valeurs. En fin de compte, les techniques sont mises en œuvre par des personnes, des personnes avec leurs habitudes, leurs points de vue et leurs valeurs. Au lieu d'imposer une technique à la mode à vos employés, réfléchissez à leur façon de penser, d'interagir et de fonctionner pour en créer une qui leur corresponde naturellement.
Pour la plupart, les valeurs de votre entreprise et de votre équipe peuvent aider à développer une technique véritablement durable qui est moins une norme théorique et plus un moyen de mettre en œuvre systématiquement des processus vivants et respirants plus faciles à maintenir dans le temps.
Rappelez-vous cependant qu'aucune technique n'est supérieure à une autre. Tout dépend de son adéquation avec les objectifs et les valeurs de l'organisation et des limites que l'équipe de projet doit surmonter. En outre, les besoins des parties prenantes, les risques encourus, ainsi que la taille, le coût et la complexité du projet.
Techniques
#1. Mêlée
Scrum est une technique de planification de projet qui présente des concepts et des processus pour augmenter la qualité de la livraison. C'est l'un des cadres les plus populaires et les plus simples pour concrétiser les idées Agiles dans développement de logiciels. En réalité, Scrum consiste à donner à une équipe autogérée les moyens de fournir et de définir des rôles et des tâches afin d'établir une tension saine entre fournir le bon élément, de la bonne manière, aussi rapidement que possible.
De plus, Scrum vise à augmenter la communication, le travail d'équipe et le rythme de développement. Si vous entendez des termes tels que sprints, scrums, backlogs et burndowns, c'est généralement parce qu'ils parlent de Scrum ou d'une variante de celui-ci.
#2. Kanban
Kanban est une autre technique de planification de projet. C'est une technique de gestion de projet basée sur les concepts Lean et un processus bien défini pour gagner en efficacité. Cela ressemble beaucoup à Scrum en ce sens qu'il s'agit de livrer fréquemment et tôt avec une équipe collaborative et autogérée. Kanban, en revanche, est une transformation plus évolutive que Scrum, offrant une entrée plus facile dans l'environnement Agile car moins prescriptif.
La technique Kanban est légère, flexible et dépourvue de rôles prédéfinis. Son seul but est de s'améliorer en concentrant l'attention de l'équipe sur les choses qui comptent vraiment. Visualiser le flux de travail, limiter les travaux en cours, quantifier les délais, rendre explicites les politiques de processus et analyser en permanence le potentiel d'amélioration font partie des principes de base.
Ensuite, Kanban est idéal pour les tâches qui nécessitent une production constante, telles que la fabrication ou le support et la maintenance. Il peut également être un outil utile dans le monde des agences car il est plus adaptable aux changements et les clients aiment changer d'avis fréquemment. Cette technique est une alternative plus simple à Scrum si vous voulez "faire Agile" mais ne voulez pas être trop rigoureux.
#3. Méthode du chemin critique
Les industries de la construction, du développement de logiciels et de l'ingénierie utilisent toutes cette technique pour modéliser et planifier la planification de projets. En utilisant cette technique, vous déterminez les activités requises pour terminer un projet, le temps que chacune prendra, les dépendances entre elles et leurs livrables ou jalons.
Celles-ci servent à calculer les chemins les plus longs et les plus rapides pour terminer votre projet, ce qui vous aide à comprendre les principales activités du projet, qui peuvent être reportées sans affecter vos jalons.
#4. PERTE
La technique d'évaluation et d'examen des programmes est une technique d'estimation. Lorsque les estimations de tâches/activités individuelles sont inconnues, il utilise une moyenne pondérée d'estimations optimistes, pessimistes et les plus probables. Par conséquent, le PERT est un moyen d'évaluer et d'estimer le temps nécessaire pour effectuer une tâche.
Ceci est similaire à une estimation en trois points, mais donnera plus de poids à l'estimation la plus probable. La prise en compte de l'estimation de l'incertitude et du risque peut augmenter la précision des prédictions de la durée des tâches en un seul point. La technique d'évaluation et de revue de programme a donné naissance à ce concept (PERT). Pour définir une plage approximative de durée d'une tâche, PERT utilise trois estimations :
Estimation la plus probable (M) : Cette estimation est basée sur la durée de la tâche, ainsi que sur les ressources susceptibles d'être affectées. Encore une fois, leur productivité, les attentes réalistes de disponibilité pour l'activité et les interruptions.
Optimiste (O) : la durée de la tâche est déterminée par une étude du meilleur scénario de la tâche. Cela vous informera de la durée de la tâche dans les plus brefs délais.
Pessimiste (P) : la durée de la tâche est déterminée en analysant le scénario le plus défavorable de la tâche. Cela révèle en outre le temps maximum qu'une tâche peut prendre.
#5. Mince
La technique Lean est une approche de planification de projet qui met l'accent sur l'efficacité. Lean est connu comme le « parrain » de l'Agile, car il se concentre sur le fait d'en faire plus avec moins. Cela commence par trouver de la valeur, puis la maximiser grâce à l'amélioration continue, ce qui inclut l'amélioration du flux de valeur et la réduction du gaspillage.
C'est plus un sujet avec des idéaux qu'un système qui vous dit comment faire les choses. Il propose que le traitement des trois dysfonctionnements générateurs de déchets connus sous le nom de « 3 M » peut vous aider à faire plus avec moins.
Lean vise à changer notre façon de travailler afin que nous puissions nous concentrer uniquement sur la création de valeur. Il s'agit de détourner l'attention des technologies individuelles, des actifs et des divisions verticales vers des flux de valeur complets qui circulent horizontalement entre les technologies, les actifs et les services jusqu'aux clients.
Lors de l'analyse de votre processus de planification de projet, adopter une mentalité Lean peut être bénéfique. Réfléchissez à la façon dont vous pouvez réduire votre processus de planification de projet aux principes fondamentaux qui donnent de la valeur tout en éliminant les éléments superflus ou la façon dont vous avez toujours fait les choses, et vous penserez Lean.
Quel est le rôle de la planification de projet ?
Avant que quelqu'un attribue des rôles pour le projet et que l'équipe commence à exécuter le plan, la planification du projet implique une cartographie et une organisation approfondies des objectifs, des tâches, des calendriers et des ressources du projet. Avec une excellente planification de projet, vous pouvez pratiquement éliminer tous les problèmes qui entraînent l'échec du projet.
Quelles sont les 4 parties principales d'un plan de projet ?
Les besoins du projet, sa vision sous-jacente, ses objectifs quantifiables, ses livrables et les actions qui peuvent et ne peuvent pas être menées pour assurer sa bonne réalisation sont tous inclus dans le périmètre du projet.
Quels sont les 6 P du projet
Ils se composent d'une méthode, de personnes, de compétences, de zèle, de patience et d'excellence.
Quelle est la première étape de la planification d'un projet ?
La phase initiale de lancement d'un nouveau projet est appelée lancement de projet. Vous décidez pourquoi vous démarrez le projet et quelle valeur commerciale il apportera lors de la phase de lancement du projet. Ensuite, vous utilisez ces connaissances pour gagner le soutien des principales parties prenantes.
Quel est le processus de planification ?
Le processus de planification est une procédure utilisée pour générer des objectifs, concevoir des tâches pour atteindre les objectifs, identifier les ressources nécessaires, établir un calendrier, décider du suivi et de l'évaluation, terminer le plan et partager le plan avec l'équipe.
Quels sont les 4 C en gestion de projet ?
Afin de résoudre ce problème, PBL est devenu une nouvelle norme d'excellence qui comprend les « quatre C » du Partenariat pour l'apprentissage au XXIe siècle : communication, collaboration, pensée critique et créativité.
Quelles sont les 3 étapes de la planification d'un projet ?
L'initiation, la planification, l'exécution et la clôture sont les étapes d'un projet.
Conclusion
Les outils et techniques de planification de projet sont assez importants dans le processus de gestion de projet, cependant, la contribution de la ressource humaine reste l'ultime. Par conséquent, un chef de projet doit assurer une collaboration efficace entre lui-même et son équipe.
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FAQ sur la planification de projet
Quelles sont les 5 étapes de la planification de projet ?
La gestion de projet est cartographiée en groupes de processus et domaines de connaissances par le Project Management Institute. Les cinq groupes de processus clés sont donc; lancement, planification, exécution, suivi et contrôle et clôture
Quels sont les étapes de base dans la planification de projet ?
- Créer et analyser une analyse de rentabilisation.
- Identifier et rencontrer les parties prenantes pour approbation.
- Définir la portée du projet.
- Définir les buts et les objectifs du projet.
- Déterminer les livrables du projet.
- Créer un calendrier de projet et des jalons.
- Attribution des tâches.
- Effectuer une évaluation des risques
Comment sélectionnerez-vous un projet ?
- Assurez-vous que le projet s'aligne sur votre stratégie organisationnelle. …
- Identifiez un champion du projet. …
- Réaliser une évaluation organisationnelle ou environnementale. …
- Évaluez vos ressources. …
- Identifiez vos paramètres de réussite
Quels sont les principaux critères de sélection d'un projet ?
- La valeur temporelle de l'argent.
- Valeur actuelle.
- Valeur future.
- Relation entre la valeur actuelle et la valeur future
Que comprend la planification de projet ?
Un plan de projet typique se compose d'un énoncé de travail, d'une liste de ressources, d'une structure de répartition du travail, d'un calendrier de projet et d'un plan de risques. La portée comprend le besoin métier et le problème métier, les objectifs du projet, les livrables et les étapes clés. En outre, les bases de référence du projet sont établies dans le plan de projet
