Beaucoup de suivi, d'évaluation des métriques et d'analyse des tendances se produisent entre les tâches et les lignes pour s'assurer qu'un projet est réalisé avec succès, dans les délais et dans les limites du budget.
Alors, comment pouvez-vous donner un sens à toutes ces données en tant que chef de projet ?
Ceci est accompli par le biais de rapports de gestion de projet. Voyons donc les outils et logiciels disponibles actuellement pour le reporting de gestion de projet et quelques exemples de rapport de projet.
Qu'est-ce que le rapport de projet ?
In gestion de projet SUR mesure, le reporting consiste simplement à fournir un résumé de haut niveau des données clés générées par le projet dans un style simple et facile à utiliser. Les rapports de projet sont essentiels au succès de la gestion de projet car ils donnent une fenêtre sur ce qui se passe et sur ce qui doit être fait pour toute l'équipe.
Apprenez à utiliser des rapports de projet plus simples et plus intelligents pour piloter de meilleurs projets.
Pourquoi le reporting de projet est-il si important dans la gestion de projet ?
Sans rapports de gestion de projet suffisants, l'équipe de projet et les parties prenantes du projet sont laissées dans l'ignorance, incapables de déterminer ce qui se passe avec le projet. En conséquence, il est trop simple que le projet échoue puisque les informations pertinentes ne sont pas transmises et, par conséquent, les jugements appropriés ne sont pas rendus.
Les rapports de projet satisfont à l'exigence d'information dans le processus de gestion en transportant les données de l'endroit où elles sont générées à l'endroit où elles sont analysées et appliquées.
Dans l'ensemble, les rapports de gestion de projet sont essentiels car ils :
- Affiche ce qui fonctionne pour le équipe de gestion de projet afin qu'ils puissent expliquer pourquoi cela fonctionne et se concentrer davantage dessus.
- Découvre ce qui ne fonctionne pas afin que l'équipe puisse explorer et choisir le meilleur plan d'action, c'est-à-dire quoi faire à ce sujet.
- Fournissez à l'équipe une perspective à 360 degrés de l'avancement du projet afin qu'elle puisse décider des prochaines étapes à suivre.
Examinons certains des types de rapports de projet les plus fréquents et comment les faire fonctionner pour vous.
Types de rapport de gestion de projet
Les rapports de projet ne se limitent pas à informer votre équipe et parties prenantes sur les dernières mises à jour du projet. Les rapports de projet peuvent également être utilisés pour réduire les risques, surveiller les budgets et les calendriers et créer des plans de projet plus précis.
Voici quelques rapports de projets qui pourraient vous intéresser :
- Rapport de disponibilité de l'équipe
- Rapport sur l'état
- Bilan de santé du projet
- Évaluation du risque
- Rapport sur le suivi du temps
- Rapports sur les conditions de base
#1. Exemple de rapport de disponibilité d'équipe
Ainsi, si vous souhaitez créer un plan de projet précis, vous devez d'abord déterminer quelles ressources sont disponibles pour accomplir la tâche. Un rapport de disponibilité de l'équipe vous informe de la charge de travail de chaque membre de l'équipe, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées en matière de ressources de projet.
#2. Exemple de rapport d'état
Un rapport d'état hebdomadaire est une méthode simple pour tenir votre équipe et vos parties prenantes informées et gérer les attentes à mesure qu'un projet avance. Dans vos rapports d'état de gestion de projet, nous vous recommandons d'évaluer les résultats rapides suivants :
- Travail terminé
- Des travaux qui seront terminés prochainement
- Achèvement global du projet et dépenses
- Éléments pour action
- Dangers ou préoccupations du projet
Voici donc un exemple de modèle de rapport d'état gratuit pour la gestion de projet :
#3. Exemple de rapport de santé de projet
Un rapport sur l'état du projet donne un aperçu de haut niveau de l'état actuel du projet. Il est idéal pour afficher à l'écran lors de réunions avec votre équipe et parties prenantes afin que chacun puisse voir en un coup d'œil ce qui est en bonne voie, ce qui est en retard et ce qui est déjà en retard.
#4. Exemple d'évaluation des risques
Une évaluation des risques vous permet d'identifier et de classer les risques du projet en fonction de leur gravité et de leur probabilité d'occurrence. De cette façon, vous pouvez hiérarchiser les préoccupations et éviter les risques avant qu'ils ne fassent dérailler le succès de votre projet.
#5. Exemple de rapport de suivi du temps
Un rapport de suivi du temps vous montre combien de temps votre équipe consacre réellement aux tâches du projet, vous permettant d'évaluer comment il se compare à votre estimation de projet. Ainsi, cela vous permet d'anticiper les dépassements de budget potentiels et fournit des données vitales pour les futures estimations de projets.
#6. Exemple de rapport de base
A de base rapport compare votre chronologie d'origine à la chronologie réelle de votre projet afin que vous puissiez apprendre du passé lorsque vous planifiez de futurs projets. Il est également utile pour démontrer l'impact des modifications ou des retards sur l'ensemble du calendrier du projet.
Il s'agit donc d'un exemple de rapport de référence, avec le calendrier prévu en gris et le calendrier réel en bleu.
Comment rédiger un bon rapport de gestion de projet
Ainsi, l'objectif des rapports de gestion de projet est de fournir toutes les informations générées par vos projets dans un format simple que les parties prenantes peuvent comprendre et appliquer. Voici quelques bonnes pratiques pour créer des rapports de gestion qui permettront aux parties prenantes du projet de prendre des décisions éclairées.
#1. Gardez les données au premier plan.
Le but des rapports de gestion de projet est de fournir des données traitées à ceux qui en ont besoin afin qu'ils puissent être informés et prendre les décisions appropriées. Par conséquent, il est essentiel que les rapports présentent des données solides que les parties prenantes peuvent utiliser pour avoir une idée de la situation dans son ensemble.
#2. Faire une visualisation de données.
Utilisez une pléthore d'images, de tableaux et de graphiques dans la mesure du possible pour démontrer de manière approfondie l'importance de toutes les données que vous proposez à l'aide d'outils de création de rapports visuels de gestion de projet.
#3. Permettre une communication constructive en laissant la scène ouverte.
Les rapports ne doivent pas être des points complets qui crachent des données et passent à autre chose ; au lieu de cela, les rapports devraient tenter d'expliquer les données et leurs implications tout en invitant à poser des questions supplémentaires. Cela peut être difficile, mais cela garantit que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d'onde et ont une compréhension complète de ce que vous essayez de transmettre.
#4. Créez des rapports pertinents pour votre public cible.
La haute direction n'aura pas le temps de passer au peigne fin les détails mineurs et les membres de l'équipe auront du mal à donner un sens à un rapport qui ne contient que quelques données, graphiques et notes. Les rapports doivent être adaptés aux demandes de votre public cible afin qu'il reçoive toutes les informations dont il a besoin sans s'enliser ou être laissé dans l'ignorance en raison de données inadéquates.
Outils et logiciels pour les rapports de gestion de projet
Êtes-vous à la recherche du meilleur logiciel ou des meilleurs outils de création de rapports de gestion de projet pour votre organisation ? Vous êtes arrivé au bon endroit! Nous avons simplifié le travail en compilant une liste de 10 logiciels et outils de reporting de gestion de projet.
Examinez les principales caractéristiques des outils, leur coût et ce qui les rend uniques, et choisissez une solution qui convient à votre entreprise.
#dix. Scoro
Scoro est une solution complète qui intègre tous les éléments logiciels de gestion de projet dont vous pouvez avoir besoin : projets et tâches, gestion des contacts, devis, collaboration d'équipe, facturation et reporting.
Voici les fonctionnalités :
- Projets avec sous-tâches et contraintes de temps
- Tableau de bord des indicateurs clés de performance (KPI) en temps réel
- Calendrier de l'équipe et planification des réunions
- Gestion des contacts
- Suivi du temps de travail et facturation
- Rapports financiers détaillés et rapports d'avancement du projet
- Modèles prédéfinis pour les devis et la facturation
Le prix commence à 26 $ par utilisateur et par mois.
#dix. ProofHub
ProofHub remplace les e-mails traditionnels et de nombreux autres outils en combinant plusieurs fonctionnalités de gestion de projet comme le reporting sous un même toit.
Voici les fonctionnalités :
- Des rôles d'utilisateur ont été attribués.
- Réunions d'équipe et chats en ligne
- Déléguer des tâches et attribuer des responsabilités
- Reporting et suivi de l'avancement d'un projet
- Stockage de fichiers sécurisé
Les prix commencent à 45 $ par mois.
#3. Camp de base
Basecamp est l'outil incontournable pour des milliers d'équipes de gestion de projet, qui apprécient son interface moderne de type réseau social et ses fonctionnalités de collaboration d'équipe simples.
Voici les fonctionnalités :
- Projets pour gérer le travail de plusieurs utilisateurs
- Forums de discussion pour de nouveaux projets ou idées
- Collaboration avec l'équipe au sein de l'application
- Rapports sur les performances du projet
- Les clients verront un tableau de bord séparé.
- Notifications par e-mail et sur le bureau
Prix : Des forfaits gratuits sont disponibles, avec des forfaits payants à partir de 99 $ par mois.
#dix. Asana
Asana combine des éléments de gestion de projet, de stockage de fichiers et de collaboration et aide à gérer des projets au sein d'une équipe sans e-mail.
Voici les fonctionnalités :
- Tâches et affectation d'équipe
- Échéanciers et feuilles de route des projets
- Croissance de l'équipe et jalons
- Les rapports de bugs et les sprints doivent être classés et suivis.
- Tableaux de bord du projet pour un aperçu rapide
Prix : Gratuit jusqu'à 15 membres, les options premium commencent à 13 $ par utilisateur et par mois.
#5. Citrix Podio
Podio est un centre Web hautement adaptable et ajustable pour le travail et la communication d'équipe.
Voici les faits saillants :
- Des tâches peuvent être assignées, des fichiers peuvent être joints et des détails peuvent être discutés dans la solution.
- Distribuez des fichiers cryptés et volumineux.
- Automatisez les entonnoirs de vente et le suivi du budget des projets.
- Un tableau de bord visuel donne un aperçu de l'entreprise.
Le prix commence à 19.20 $ par utilisateur et par mois pour une gamme complète de fonctionnalités.
#6. Zone de travail
Workzone a été créé par des publicitaires chevronnés qui souhaitaient aider les agences et les équipes créatives à gagner en visibilité sur l'ensemble de leur portefeuille.
Voici les fonctionnalités :
- Des listes de tâches uniques à chaque personne
- Faites une liste des sous-tâches et des dépendances de tâches.
- Configurez l'accès aux projets, aux tâches et aux fichiers pour des utilisateurs particuliers (y compris les clients).
- Les diagrammes de Gantt vous permettent de voir rapidement les statuts.
- Affectez des personnes à plusieurs tâches.
Le prix commence à 24 $ par utilisateur et par mois.
#sept. JIRA
JIRA est un logiciel multiplateforme de suivi des problèmes et des bogues avec des fonctionnalités complètes de gestion de projet telles que la création de rapports.
Voici les fonctionnalités :
- Planifiez des sprints en créant des user stories et des tickets.
- Répartissez les tâches entre les membres de votre équipe logicielle.
- Priorisez et discutez du travail de votre équipe.
- Organisez la communication de votre équipe.
- Visualisez des rapports en temps réel sur le travail de votre équipe.
Les prix commencent à 10 $ par mois pour un maximum de dix utilisateurs, 75 $ par mois pour quinze utilisateurs et 300 $ par mois pour cinquante utilisateurs.
#8. Notion
Notion vous offrira une toute nouvelle perspective sur la gestion de projet. Il facilite la planification et la discussion du projet, le partage d'informations avec l'équipe et le suivi de toutes les idées.
Voici les fonctionnalités :
- Maintenez une liste de contrôle hebdomadaire pour vous-même et prenez des notes.
- Créez un tableau des tâches à l'aide d'un éditeur glisser-déposer.
- Empilez des pages les unes sur les autres pour créer une base de connaissances infinie.
Prix : 8 $ par utilisateur et par mois
#dix. Trello
Trello est bien connu pour visualiser les activités du projet sur un tableau de bord en forme de carton, idéal pour gérer des tâches quotidiennes courtes et rapides.
Voici les fonctionnalités :
- Gestion simple des tâches sur un morceau de carton
- Création d'un nombre infini de listes de tâches
- Partage d'images et de fichiers
- Les listes peuvent être organisées par date ou priorité.
- Collaboration et commentaires
Tarification : L'utilisation personnelle est gratuite, tandis que les entreprises doivent payer 9.99 $ par utilisateur chaque mois.
#dix. ActiveCollab
ActiveCollab est un logiciel de gestion de projet qui aide votre équipe à rester organisée pendant que le courrier électronique devient obsolète.
Voici les fonctionnalités :
- Facturation et suivi du temps
- Calendrier de planification sous forme de diagramme de Gantt
- Cartes pour Kanban
- Un calendrier d'équipe partagé pour faciliter la collaboration
Le prix commence à 6.25 $ par mois pour les membres.
Quelles sont les différentes formes de rapports de projet ?
Les rapports d'état de projet quotidiens, hebdomadaires, mensuels et trimestriels sont quelques-uns des formats disponibles. Ils rationalisent la procédure d'acquisition et de communication des informations importantes liées au projet.
Excel est-il un outil de reporting ?
Excel est un outil fantastique pour gérer et analyser les données, mais il est inefficace pour les rapports. Vous pouvez exploiter les données d'Excel et de tout autre outil utilisé par votre équipe pour créer des rapports réussis en connectant Excel à un logiciel de reporting tel que Databox.
Qu'est-ce qui sert d'objectif principal aux rapports ?
Les résultats de la recherche sont présentés et discutés dans des rapports. La justification de la recherche, une description de la méthodologie de recherche, les constatations, les résultats, une discussion logique et des conclusions/recommandations sont tous donnés au lecteur.
Qu'implique une structure de rapport de projet ?
Pour établir la hiérarchie et le pouvoir des personnes impliquées dans un projet donné, une structure organisationnelle de gestion de projet est utilisée. Sur un graphique auquel les membres de l'équipe peuvent se référer lorsqu'ils travaillent sur un projet, la structure spécifie les rôles et les lignes hiérarchiques pour chaque membre de l'équipe.
Quel est le format d'un rapport ?
La rédaction d'un rapport est une manière formelle d'écrire en profondeur sur un sujet. Le style et le ton de rédaction d'un rapport sont toujours formels. Le public cible est le segment sur lequel vous devez vous concentrer.
Python est-il utilisé pour les rapports ?
En plus de l'analyse des données, Python est utile pour automatiser les processus répétitifs comme le reporting.
FAQ sur les rapports de gestion de projet
Qu'est-ce que le reporting en gestion de projet ?
Dans la gestion de projet, le reporting se réfère simplement à la fourniture d'un résumé de haut niveau des données clés générées par le projet dans un style simple et facile à utiliser.
Pourquoi utilisons-nous un logiciel de reporting ?
Le logiciel de création de rapports se connecte aux sources de données, recueille des informations et fournit des informations sous forme de graphiques et de tableaux basés sur les données d'entrée, permettant à l'utilisateur de découvrir des informations importantes. Le processus décisionnel est facilité par les outils de reporting. Des informations détaillées vous donneront un meilleur contrôle sur les données.
Que comprend un rapport de projet ?
Le rapport de gestion de projet comprend des informations sur les aspects économiques, techniques, financiers, de gestion et de production.
