Choisir la bonne plate-forme pour votre organisation peut être difficile, non seulement en raison du grand nombre de solutions sur le marché, mais également en raison de considérations clés telles que les options de déploiement, la personnalisation, le coût, l'évolutivité et la valeur commerciale. Il existe de nombreux types de logiciels d'approvisionnement disponibles pour aider les entreprises à aborder le processus d'approvisionnement avec plus d'efficacité et de productivité. Cependant, afin de trouver le meilleur système d'approvisionnement pour vos fonds, vous devez d'abord comprendre vos options et les avantages qu'elles offrent. Par conséquent, dans cet article, nous discuterons des trois types d'approvisionnement et des 10 principales sociétés de logiciels d'approvisionnement qui stimulent la numérisation et l'innovation mondiale.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des achats ?
Un système de gestion des achats est la gestion efficace des dépenses d'une entreprise, qui comprend l'achat de biens et de services. Cela implique de sélectionner des produits, des services et des fournisseurs de haute qualité dans un budget et un délai définis. L'objectif principal d'un système de gestion des achats est d'aider une entreprise à trouver et à acquérir les meilleurs biens et services possibles afin d'atteindre ses objectifs commerciaux.
Si l'équipe d'approvisionnement fait bien son travail, l'entreprise peut gagner du temps et de l'argent en négociant de meilleures conditions et de meilleurs prix avec ses fournisseurs. Ce département est en charge de choses comme les bons de commande, les contrats à long terme et de se débarrasser des propriétés qui ne sont plus nécessaires. En outre, la division des achats surveille de près à la fois les détails d'un projet et la manière dont l'argent public est dépensé.
Quels sont les trois types de logiciels d'approvisionnement ?
Il existe trois principaux types de logiciels d'approvisionnement, à savoir la commande directe, l'approvisionnement indirect et l'approvisionnement en services.
- Approvisionnement direct : L'approvisionnement direct implique l'achat de matières premières, de machines et de produits de gros qui contribuent directement au produit final de l'entreprise. En outre, les agents d'approvisionnement et les fournisseurs sous contrat sont les principales parties prenantes dans les processus d'approvisionnement direct.
- Approvisionnement indirect : L'approvisionnement indirect implique l'achat d'articles tels que des fournitures de bureau. Ces éléments n'ont aucun impact direct sur le produit final ou le résultat net de l'entreprise, mais ils contribuent aux opérations quotidiennes. Une petite entreprise peut attribuer des processus d'approvisionnement indirects aux gestionnaires de bureau, tandis que les grandes entreprises peuvent embaucher une société de gestion des installations pour gérer ces achats.
- Achats de services : Embaucher des employés temporaires, louer des logiciels et faire appel à des fournisseurs à court terme pour travailler lors d'un événement ou d'un séminaire sont tous des exemples d'approvisionnement en services.
Les meilleures sociétés de logiciels d'approvisionnement
Vous trouverez ci-dessous les 10 entreprises mondiales les plus importantes dans le domaine des logiciels d'approvisionnement et ce qui rend leurs solutions uniques.
#1. Icertis
Icertis est une société privée de logiciels de gestion intelligente des contrats fondée en 2009. Elle fournit ses services en matière d'approvisionnement afin de rationaliser l'ensemble du processus source-contrat du client. Cela permettra des transactions plus rapides et un risque moindre.
La plateforme Icertis Contract Intelligence (ICI) a aidé les équipes d'approvisionnement du monde entier à augmenter la productivité et à améliorer la gouvernance contractuelle, tout en augmentant la responsabilité des fournisseurs et les résultats nets.
#2. Basware
Basware a été fondée en 1985 et propose le P2P, l'automatisation des points d'accès, la facturation électronique et l'eProcurement. L'approvisionnement peut économiser de l'argent, augmenter la productivité et voir où va chaque dollar en utilisant Baware pour automatiser le processus d'achat au paiement (P2P). Basware aide également les entreprises à pérenniser leurs opérations en éliminant le besoin de processus manuels traditionnels.
#sept. Capgemini
Capgemini est une société multinationale de services et de conseil en technologies de l'information fondée en 1967. La société propose des solutions numériques à ses clients acheteurs afin d'optimiser la fonction et de conduire des achats fluides et durables.
Les services de Capgemini aident au développement, à la mise en œuvre et à l'exploitation d'une stratégie d'approvisionnement numérique réussie, ainsi qu'à la conduite de la conformité, de la productivité, de la transparence et des économies de coûts.
#4. Logiciel Epicor
EPICOR Software est un chef de file sur le marché des logiciels d'entreprise depuis sa création en 1972, se concentrant principalement sur les secteurs de la fabrication, de la chaîne d'approvisionnement et de l'approvisionnement.
Elle fournit un logiciel de gestion de la relation fournisseur (SRM) à ses clients acheteurs afin de rationaliser l'ensemble du processus d'achat et d'être plus stratégique dans leur approvisionnement.
Cependant, certains des services offerts par EPICOR Software sont l'approvisionnement, l'approvisionnement, l'activation des fournisseurs, la gestion des catalogues et les économies de coûts.
#5. GEP intelligent
Depuis sa création en 1999, GEP est devenu un leader de l'industrie en fournissant aux professionnels de l'approvisionnement et de la chaîne d'approvisionnement une large gamme d'options de conseil, de logiciels et de services gérés.
L'un des services d'approvisionnement de GEP est GEP Smart, qui est une plate-forme S2P de premier plan au monde pour les achats directs et indirects. Il est utilisé par des entreprises comme la fonction d'approvisionnement de Walgreens Boots Alliance. Cependant, ils aident les clients à transformer numériquement leurs opérations d'approvisionnement de bout en bout en tirant parti des technologies de l'IA et du cloud.
Les services de GEP comprennent l'analyse des dépenses, le suivi des économies, l'approvisionnement, la gestion des contrats, la gestion des fournisseurs et l'approvisionnement au paiement (P2P).
#6. IBM
IBM est à la pointe de l'innovation technologique depuis plus d'un siècle. En matière d'achats, l'entreprise assiste également les acteurs de la fonction. Pour ce faire, ils donnent accès à des données puissantes, des informations et des technologies émergentes pour améliorer les processus et générer plus de valeur.
En outre, IBM propose les services suivants : source-to-pay (S2P), achats numériques, bill-to-pay et analytique.
#sept. JAGGAER
JAGGAER est une société de technologie d'automatisation commerciale basée sur le cloud qui a été fondée en 1995. Elle fournit à ses clients acheteurs JAGGAER ONE, une plateforme d'approvisionnement complète pour une gestion intelligente et flexible des dépenses.
Les solutions que JAGGAER fournit à ses clients sont parmi les meilleures du secteur car elles offrent à leurs clients une transparence totale sur toutes leurs activités de dépenses et utilisent des analyses et des informations de pointe.
#8. Logiciel Coupa
Coupa Software, fondée en 2006, est l'un des principaux fournisseurs de solutions de gestion des dépenses des entreprises. Si vous utilisez Coupa Software, vous aurez accès à une plate-forme robuste pour gérer les dépenses totales de votre organisation.
Cependant, différents types d'éditeurs de logiciels d'approvisionnement peuvent bénéficier de sa facilité d'utilisation tout en restant flexibles dans la gestion de leurs dépenses avec sa plate-forme unique. Il contribue à des économies et à des informations sans précédent qui génèrent des résultats mesurables.
Coupa Procurement Software propose différents types de services, tels que l'eProcurement, la facturation, l'approvisionnement stratégique, les paiements, la gestion des fournisseurs, l'analyse des dépenses et la planification de la chaîne d'approvisionnement.
#9. Oracle
Oracle est une société technologique multinationale fondée en 1997. Les professionnels de l'approvisionnement peuvent désormais accéder à Oracle Fusion Cloud Procurement, une suite intégrée source-to-settlement. Les clients peuvent utiliser la solution pour automatiser leurs processus, développer des capacités d'approvisionnement stratégique, améliorer les relations avec les fournisseurs et simplifier le processus d'achat.
En conséquence, le service des achats connaîtra moins de périls, de meilleures économies financières et des niveaux de rentabilité et de productivité plus élevés. Elle fournit les services suivants : gestion des dépenses, gestion directe des matériaux, gestion des relations, approvisionnement stratégique, gestion du cycle de vie des contrats, conformité et collaboration avec les fournisseurs.
#dix. SAP Ariba
En tant que pionnier du secteur depuis sa création en 1996, SAP Ariba est devenu un outil indispensable pour les entreprises du monde entier. L'entreprise va au-delà des processus d'approvisionnement de base, en utilisant ses innovations pour éliminer les obstacles, connecter toutes les catégories de dépenses en un seul endroit et favoriser une collaboration plus approfondie, dynamique et de bout en bout.
"Combler le fossé entre vos équipes et vos partenaires commerciaux pour partager des données en toute sécurité, obtenir des informations et gérer le flux de travail sur le réseau Ariba pour un processus d'approvisionnement plus efficace et un meilleur contrôle des coûts." SAPAriba.
En outre, SAP propose une large gamme de solutions d'approvisionnement à ses clients, notamment l'approvisionnement stratégique, l'approvisionnement, la gestion des fournisseurs, les dépenses directes, la chaîne d'approvisionnement financière, la gestion des dépenses et les acheteurs.
Quelles sont les 7 étapes de l'approvisionnement ?
Chaque processus d'approvisionnement comprend la détermination des besoins, la recherche de fournisseurs, l'analyse de la valeur, la création d'une demande d'achat, l'examen, la conversion en bon de commande, l'administration des contrats, le suivi/l'évaluation des commandes, la correspondance à trois, l'exécution des paiements et la tenue de registres. Voici les sept étapes critiques du processus d'approvisionnement :
#1. Demande d'achat
Une demande d'achat est un document écrit ou électronique soumis par un utilisateur interne ou un client à l'équipe d'approvisionnement demandant l'assistance de l'équipe d'approvisionnement pour répondre à un besoin spécifié. Il contient des informations essentielles nécessaires pour obtenir les biens, services ou travaux appropriés.
#2. Examen de la demande
Le démarrage officiel du processus d'approvisionnement n'aura lieu qu'une fois la demande d'achat approuvée et vérifiée par rapport au budget. Au cours de l'étape d'examen, les gestionnaires fonctionnels ou les chefs de service examinent le dossier de demande pour déterminer s'il existe un besoin réel pour les biens ou services demandés, ainsi que si le financement nécessaire est disponible.
Les demandes d'achat approuvées deviennent des bons de commande, tandis que les demandes rejetées sont renvoyées avec des raisons. Tout cela est gérable avec un simple logiciel de bon de commande.
#3. Procédure de sollicitation
Une fois qu'une demande est approuvée et qu'un bon de commande (PO) est passé, l'équipe d'approvisionnement créera un plan d'approvisionnement individuel et un processus de sollicitation pour l'accompagner. La complexité de l'exigence détermine en fin de compte la portée de ce plan de sollicitation individuel.
Une fois le plan de dépenses finalisé, l'équipe d'approvisionnement enverra plusieurs demandes de devis (RFQ) aux fournisseurs potentiels afin de collecter et d'évaluer les offres afin de sélectionner le meilleur fournisseur possible.
#4. Évaluation et contractualisation
L'équipe d'approvisionnement examinera et évaluera les devis des fournisseurs en collaboration avec le comité d'évaluation afin de déterminer quel fournisseur sera le mieux adapté pour répondre au besoin existant.
Après avoir choisi un fournisseur, l'étape suivante consiste à signer ou à négocier un contrat avant d'envoyer le bon de commande au fournisseur choisi. Un contrat juridiquement contraignant est formé lorsqu'un fournisseur accepte et reconnaît un bon de commande.
#5. La gestion des commandes
Le fournisseur fournit les biens/services promis dans les délais spécifiés. Après réception, l'acheteur inspecte la commande et informe le vendeur de tout problème avec les articles reçus.
#6. Approbation des factures et règlement des litiges
Il s'agit d'une étape importante dans le processus d'approvisionnement, et disposer d'un logiciel d'approvisionnement comme Kissflow Procurement Cloud vous donne un avantage sur vos concurrents. Kissflow vous permet d'effectuer une triple correspondance entre le GRN, la facture du fournisseur et le bon de commande pour vous assurer que vous avez reçu la commande correctement et qu'il n'y a pas de divergences. Lorsque le triple rapprochement est terminé, la facture est approuvée et envoyée au traitement des paiements.
#7. Tenue de registres
Les acheteurs conservent un enregistrement du processus de paiement à des fins de comptabilité et d'audit. Tous les documents pertinents, des demandes d'achat aux factures approuvées, sont conservés en un seul endroit.
Quels sont les avantages de la gestion des achats ?
Des procédures de gestion des achats cohérentes sur votre lieu de travail peuvent entraîner des changements positifs dans toute votre organisation. Le système de gestion des achats a un impact positif sur les affaires des manières suivantes :
- Fiabilité: En mettant en œuvre des politiques de gestion des achats cohérentes, votre équipe interne peut devenir plus fiable et cohérente dans le partage des responsabilités d'achat.
- Économies financières: La gestion des achats consiste à localiser les ressources les plus rentables possibles, ce qui se traduit par des économies budgétaires importantes.
- Gestion du temps: Lorsque vous faites confiance au système de gestion des achats et que vous êtes en mesure d'automatiser les tâches clés, vous utilisez votre temps plus judicieusement.
- Conformité de l'industrie: L'inclusion des règles et réglementations de conformité de l'industrie dans votre processus de gestion des achats garantit que votre entreprise et ses partenaires répondent tous aux exigences opérationnelles de base.
- Communication: Les systèmes de gestion des achats permettent aux employés internes de parler plus facilement des stocks, de l'approvisionnement et des besoins en main-d'œuvre.
Quelle est la chose la plus importante dans l'approvisionnement ?
Selon le directeur exécutif des achats de Tecom, Cory Thwaites, les professionnels de l'approvisionnement devraient se concentrer principalement sur l'établissement et le maintien de relations positives.
"Pour moi, les relations sont la chose la plus importante dans les achats", a déclaré Thwaites lors d'un panel sur la gestion et le développement des talents lors de la conférence CIPS Middle East à Dubaï. Il ne sert à rien de faire le processus si vous n'aimez pas traiter avec les fournisseurs et les parties prenantes. "
"Si les gens ne vous aiment pas, ils ne voudront pas travailler avec vous", poursuit-il, "donc vous devez vous concentrer sur l'établissement de relations." Ne soyez pas les « flics de l'approvisionnement ». "Ayez des politiques et des procédures, mais soyez flexible et prêt à les enfreindre."
Conclusion
Choisir le bon système de gestion des achats sera bénéfique pour votre entreprise. J'espère que cet article vous guidera.
FAQ sur le système de gestion des achats
Quels sont les quatre principaux rôles de l'approvisionnement ?
- Contribuer aux besoins opérationnels.
- Gérer efficacement et efficacement le processus d'approvisionnement et la base d'approvisionnement.
- Établir de solides relations de travail avec d'autres groupes fonctionnels.
- Soutenir les buts et les objectifs de l'organisation.
Qu'est-ce qu'un exemple d'approvisionnement ?
L'acte d'obtenir quelque chose, en particulier des fournitures militaires, est connu sous le nom d'approvisionnement. Un exemple d'approvisionnement consiste à obtenir suffisamment d'armes pour équiper une armée.
Quelles sont les fonctions de la gestion des achats ?
Responsabilités du responsable des achats
- Recherche de produits et de solutions
- Gestion de stock.
- Optimisation du processus d'approvisionnement.
- Gestion des appels d'offres.
- Analyse du retour sur investissement
- Évaluation et sélection des fournisseurs
- Gestion des risques et conformité.
- Négociation de contrat.
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Bibliographie
