Vous seriez étonné de vos propres capacités et réalisations si vous examiniez le nombre de tâches et d'objectifs que vous avez accomplis en une journée, une semaine, un mois et une année. Cependant, cela ne donne pas une image précise de votre productivité et de votre efficacité pendant cette période. Vous avez peut-être parfois manqué des délais ou pris trop de temps pour accomplir certaines tâches. Ce sont là des pierres d'achoppement majeures pour la productivité. Le sujet de la hiérarchisation des tâches au travail devient critique, lorsque vous avez un grand nombre d'activités de travail à effectuer chaque jour, vous devrez peut-être créer une stratégie efficace pour les gérer. La priorisation est une méthode pour déterminer ce que vous devez faire en premier en fonction de l'importance. Comprendre les meilleures façons de hiérarchiser les tâches que vous avez peut vous aider à gagner du temps au travail. Dans cet article, nous définissons la hiérarchisation et fournissons un guide facile à suivre sur la façon de hiérarchiser les tâches.
Comment hiérarchiser les tâches
La priorisation consiste à déterminer l'ordre dans lequel les tâches doivent être accomplies en fonction de leur valeur. Cette méthode peut vous aider à mieux organiser votre temps. Cela vous apprend à prioriser le travail, à respecter les délais et à avoir plus de temps pour effectuer des travaux plus importants. Les capacités de priorisation peuvent vous aider à effectuer plus de travail en moins de temps. Construire une liste de tâches. Vous ne pouvez pas décider comment hiérarchiser les tâches à moins d'avoir d'abord une image claire de tout ce qui doit être fait. Cela peut sembler rudimentaire, mais il est parfois négligé dans la précipitation à se lancer dans des projets. Au lieu de cela, faites une liste de tout ce sur quoi vous devez travailler dans tous vos projets. Pour éviter de vous sentir dépassé, divisez les gros travaux en sous-tâches. Une fois vos tâches compilées et répertoriées, incluez des informations supplémentaires, telles que :
- Le temps qu'il faudra pour terminer chacun.
- Le degré d'importance ou d'urgence
- La date limite
Avec toutes vos tâches au même endroit, vous aurez une idée claire de ce qui doit être fait. Si vous êtes comme la plupart des gens, vous commencez votre journée de travail dans le but d'être aussi productif que possible. Cependant, au fur et à mesure que la journée avance, vous vous retrouvez à répondre à plusieurs demandes urgentes et votre liste de tâches s'allonge. Ce que vous avez entrepris de faire semble initialement mis de côté. Vous n'êtes pas seul si cela vous semble familier. Nous avons généralement l'impression de rattraper notre retard au travail sans cadre pour hiérarchiser les affectations.
Comment hiérarchiser les tâches au travail
La plupart du temps, une faible productivité et le non-respect des délais sont le résultat d'une mauvaise hiérarchisation des tâches. Pour respecter les délais et augmenter la productivité, il est essentiel de prioriser le travail. Les étapes impliquées dans une meilleure priorisation des tâches au travail sont les suivantes.
#1. Construire une liste de tâches.
Vous ne pouvez pas décider comment hiérarchiser les tâches à moins d'avoir d'abord une image claire de tout ce qui doit être fait. Cela peut sembler rudimentaire, mais il est parfois négligé dans la précipitation à se lancer dans des projets. Au lieu de cela, faites une liste de tout ce sur quoi vous devez travailler dans tous vos projets. Pour éviter de vous sentir dépassé, divisez les gros travaux en sous-tâches.
Une fois vos tâches compilées et répertoriées, incluez des informations supplémentaires, telles que :
- Le temps qu'il faudra pour terminer chacun.
- Le degré d'importance ou d'urgence
- La date limite
- Avec toutes vos tâches au même endroit, vous aurez une idée claire de ce qui doit être fait.
#2. Créez un calendrier pour garder une trace de vos tâches.
Une fois que vous avez déterminé quelles tâches sont les plus importantes, mettez-les sur votre calendrier. Lorsque vous consultez votre liste de travail tous les jours, il peut être plus facile de prioriser votre temps. Vous constaterez peut-être qu'avoir un rappel visuel de chaque élément que vous devez accomplir vous aide à mieux vous concentrer sur eux. Les compléter peut également vous donner un sentiment d'accomplissement. Si on vous confie une tâche sans dates de début ou de fin claires, assurez-vous de les demander afin de pouvoir planifier un temps pour y travailler et définir des attentes. Une fois que vous avez déterminé ces dates, vous voudrez peut-être définir votre date de fin personnelle encore plus tôt pour tenir compte des problèmes inattendus ou pour rendre le travail à temps.
#3. Triez votre liste par importance
L'étape suivante consiste à confirmer l'importance ou l'urgence de chaque activité. Si un travail important n'est pas terminé à temps, il aura des effets considérables car il est fondamental pour votre projet. Les travaux urgents, en revanche, doivent être terminés le jour même car leur échéance est le même jour. Peser vos projets les uns par rapport aux autres est la meilleure approche pour les organiser par ordre d'urgence ou de priorité. En utilisant la liste de la première étape, priorisez chaque tâche sur une échelle de 0 à 10, et faites de même pour les tâches urgentes. Lorsque les deux scores sont additionnés, la tâche avec le score le plus élevé est classée en premier.
#4. Communiquez l'état de vos tâches à vos coéquipiers.
Enfin, n'oubliez pas d'inclure des coéquipiers qui pourraient vous attendre pour terminer une tâche ou se disputer votre temps. Réduisez le nombre de demandes que vous recevez en fournissant des mises à jour proactives de l'état aux coéquipiers à la fin des tâches, lorsque vous avez l'intention de terminer un travail et en cas de retard ou d'obstacle. Au lieu de répondre continuellement aux demandes de renseignements, vous pouvez continuer à accomplir votre travail de manière productive et efficace.
Comment hiérarchiser les tâches Gestion de projet
Que vous soyez totalement nouveau dans la gestion de projet ou que vous ayez des années d'expertise, gérer et terminer un projet dans les délais et dans les limites du budget est une tâche difficile. Chaque projet est unique et présente son propre ensemble de problèmes de gestion de projet. Quel que soit le type de projet sur lequel vous travaillez, vous êtes probablement confronté à des délais serrés et à des attentes élevées. Tout dans la gestion de projet est fait à la main. Contrairement à d'autres industries, faire des erreurs ne mènera pas au succès; au lieu de cela, cela conduira à votre disparition.
#1. Examinez la matrice d'Eisenhower.
Un moyen célèbre pour hiérarchiser les tâches est la matrice d'Eisenhower, souvent connue sous le nom de matrice urgente-importante. Il vous apprend à hiérarchiser les tâches urgentes et importantes en fonction de leur urgence et de leur importance. Les tâches sont classées en quatre types :
- Urgentes et importantes – ce sont des tâches prioritaires qui doivent être accomplies immédiatement.
- Pas critique, mais urgent - ce sont des travaux qui doivent être terminés rapidement mais qui pourraient être faits aussi bien ou mieux par quelqu'un d'autre. Vous les assignez.
- Pas urgent et sans importance - ce sont des tâches dont vous pourriez probablement vous passer. N'utilisez pas le temps de l'équipe sur ces tâches.
Vous pouvez créer un tableau de gestion de projet ou simplement imaginer les quadrants lorsque vous considérez chaque élément de votre liste de tâches.
#2. Trier les tâches en fonction de leurs résultats attendus
Même avec la matrice Urgence-Importance, il peut être difficile de décider quelle activité entreprendre en premier. Que se passe-t-il si de nombreuses tâches semblent vraiment urgentes et critiques ? Essayez d'organiser vos projets en fonction de l'effort projeté requis pour les mener à bien. Le nombre total d'heures qu'un projet devrait prendre est appelé l'effort estimé. Les avantages de prioriser et d'aborder les tâches les plus difficiles (qui prennent du temps) en premier dans la journée, en laissant les tâches plus courtes pour plus tard dans la journée lorsque vous aurez peut-être plus d'énergie.
#3. Être raisonnable
Il n'y a rien de mal à avoir des objectifs ambitieux, mais ne laissez jamais le "parfait" devenir l'ennemi du "bien". Des objectifs de projet irréalistes peuvent démoraliser votre équipe et faire échouer votre projet. Assurez-vous de définir des attentes réalistes et que vos objectifs sont atteignables dans un délai raisonnable, et vérifiez fréquemment vos mesures et votre équipe pour déterminer si vous devez les revoir.
Comment hiérarchiser les tâches Questions d'entrevue
La plupart des professions exigent que vous gérez plusieurs choses en même temps et vous rencontrerez des priorités concurrentes. Par conséquent, les entreprises utilisent des questions d'entretien telles que "Comment hiérarchisez-vous votre travail?" "Parlez-moi d'une fois où vous aviez des priorités conflictuelles au travail." Et si vous ne pouvez pas démontrer à l'entreprise que vous avez une stratégie éprouvée de gestion du temps et de gestion des tâches, elle s'en inquiétera. Quelques questions courantes et revoir les réponses
#1. Comment définissez-vous les priorités de travail ?
J'aime prioriser mon travail en gardant une feuille de calcul Excel de mes projets et de leurs délais afin de pouvoir tout voir en un coup d'œil. Ensuite, je trie et ajuste la feuille de calcul pour hiérarchiser mon travail en fonction de l'importance d'un projet, du temps qu'il prendra, de son urgence et si j'aurai besoin de la contribution d'autres membres de l'équipe pour terminer le travail. Chaque matin, je repasse cette feuille. Dans mon poste actuel, on me confie généralement six à huit projets.
#2. Comment gérez-vous une situation dans laquelle il est évident que l'échéance à venir d'un projet ne sera pas respectée ?
S'il devient clair que le délai estimé ne sera pas respecté, j'évaluerai les tâches et consulterai mon responsable pour faire des suggestions ou des recommandations.
Quels sont les 4 niveaux de priorisation des tâches ?
La matrice de décision d'Eisenhower, également connue sous le nom de matrice urgente-importante, divise les tâches en quatre quadrants selon qu'elles sont :
- Important.
- Urgent.
- Important et sensible au temps.
- Ni.
Comment hiérarchiser efficacement les tâches ?
- Faites une liste de toutes vos tâches.
- Déterminez quels travaux sont réellement critiques (et lesquels peuvent être reportés).
- Maintenez un calendrier qui représente vos principales priorités.
- Donnez la priorité à vos projets les plus intenses et les plus exigeants.
- Concentrez-vous sur une tâche à la fois.
Quelles sont les 3 façons de prioriser ?
Premier quadrant : Important + Urgent.
Deuxième quadrant : Importance + Non urgent
Troisième quadrant : Sans importance + Urgent.
Quatrième quadrant : pas important + pas urgent.
Comment hiérarchisez-vous votre question d'entrevue de tâches ?
Répondre à la question « Comment priorisez-vous votre travail ? »
- Décrivez comment vous planifiez votre journée.
- Décrivez comment vous passez d'une priorité à l'autre.
- Parlez de la façon dont vous fixez les délais.
- Décrivez comment vous maintenez un équilibre travail-vie personnelle.
- Reliez votre réponse aux exigences du poste.
Comment gérez-vous plusieurs tâches à la fois Question d'entretien ?
Les meilleures réponses mettent en évidence quelques compétences matérielles et non techniques tangibles. Par exemple, vous pourriez dire que les bons multitâches font de la planification cohérente une habitude. Vous pouvez également souligner qu'un multitâche compétent priorise constamment les tâches. De nombreuses options s'offrent à vous.
Comment gérez-vous une question d'entretien de charge de travail lourde ?
Lorsque vous faites face à une charge de travail énorme, vous aurez besoin d'une stratégie pour y faire face. Vous pourriez dire quelque chose comme : « Tout le monde a dû faire face à une lourde charge de travail à un moment donné de sa carrière. Prendre du recul et observer le problème me permet d'acquérir plus de perspicacité et d'impartialité. Notez les activités qui doivent être réalisées et hiérarchisez-les de la priorité la plus élevée à la plus faible au début de chaque journée de travail. "Cela améliore non seulement votre flux de travail, mais cela garantit également que vous effectuez les activités les plus critiques de la journée."
Comment priorisez-vous votre travail en tant qu'infirmière ?
Le principe ABC doit être appliqué par les infirmières à l'état de chaque patient. La priorisation commence par l'évaluation des dangers immédiats pour la vie dans le cadre de l'évaluation initiale et est basée sur l'ABC pneumonique, la priorité étant donnée aux voies respiratoires, suivies de la respiration et de la circulation (Ignatavicius et al., 2018).
Conclusion
Bien qu'il puisse être tentant d'effectuer plusieurs tâches à la fois pour en faire plus, il est souvent préférable de se concentrer sur une tâche à la fois. Cette méthode garantit que toute votre attention est concentrée sur cette tâche, ce qui vous permet de l'accomplir efficacement avant de passer à l'élément suivant de votre liste. Lorsque vous n'êtes pas distrait par d'autres tâches, vous avez de meilleures chances de produire un travail de haute qualité. Les employeurs veulent savoir que vous pouvez prioriser le travail en fonction de ce qui est urgent et établir un flux de travail pour rester concentré sur ce qui est nécessaire pour tout type d'emploi. Ils veulent savoir que vous interagissez avec votre équipe et direction dans le cadre de votre processus de priorisation. Si vous donnez une réponse d'entrevue qui ressemble aux exemples de réponses ci-dessus, vous démontrerez aux employeurs que vous êtes capable d'être productif sur leur lieu de travail et d'identifier ce qui est urgent et vital.
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Bibliographie
