Chaque aspect de la gestion d'entreprise dans n'importe quelle organisation, quelle que soit sa taille, nécessite la création, la négociation et la gestion de contrats. Cependant, la gestion des contrats est une branche négligée de la gestion d'entreprise. Les managers ont constamment des conversations et rencontrent des problèmes avec les membres de leur personnel, et certains d'entre eux impliquent naturellement la rémunération. La gestion des contrats sera généralement abordée dans certaines de ces discussions. CM implique le processus de supervision des contrats, de leur établissement à l'exécution par la partie choisie et à l'annulation définitive. Afin de maximiser les performances opérationnelles et financières et d'identifier et de réduire les risques financiers et de réputation dus au non-respect des conditions contractuelles, les opérations clés incluent l'analyse des performances par rapport aux conditions contractuelles. Par conséquent, il est important de comprendre les bases du processus et du cycle de vie de la gestion des contrats. Lisez la suite pour en savoir plus, car nous expliquons également le logiciel CM ainsi que l'agence de gestion des contrats de défense.
Qu'est-ce que la gestion des contrats et ses exemples ?
La gestion des contrats est le processus de supervision des accords juridiquement contraignants depuis leur création jusqu'à leur achèvement. Selon qui est en charge de quelle partie, les tâches à accomplir peuvent être administratives ou stratégiques. Les entreprises peuvent grandement bénéficier de meilleurs résultats et d'une plus grande réalisation de la valeur de leurs contrats s'ils sont gérés efficacement.
Les niveaux de visibilité, de contrôle et de conformité de votre entreprise seront finalement impactés par la manière dont elle gère ses contrats. Cela inclut également la technologie qu'elle utilise et la collaboration entre les équipes. Le succès total de votre entreprise sera déterminé par la solidité de ces piliers. Il est donc important de garder cela à l'esprit lors du développement de vos employés, de vos opérations et de vos technologies.
Processus de gestion des contrats
Même s'il existe de nombreux aspects différents qui composent la gestion des contrats, nous pouvons simplifier le processus en le divisant en cinq phases distinctes. Ces cinq phases distinctes sont la création, la collaboration, la signature, le suivi et le renouvellement.
Au sein des étapes, nous pouvons en outre distinguer des étapes particulières. L'ensemble de la procédure peut être divisé en neuf phases, chacune contribuant à l'une des cinq grandes étapes. Quand vient le temps d'une nouvelle série de contrats, cela simplifie la gestion de la crise de fin de trimestre qui se produit fréquemment. Les étapes pour chaque niveau sont les suivantes :
Première phase : création
#1. Demandes initiales
Il s'agit essentiellement de trouver des contrats et des documents pertinents pour soutenir l'objectif du contrat. La demande initiale marque le début de la première étape du processus CM.
Rédiger un contrat à la main prend du temps, mais l'utilisation d'outils automatisés de gestion des contrats peut considérablement simplifier la procédure.
Deuxième phase : Collaboration
#3. Négociations contractuelles
Les employés devraient être en mesure d'examiner différentes ébauches du contrat une fois qu'il est rédigé et de marquer toute différence afin de raccourcir le processus de négociation.
Troisième phase : signature
#4. Approbation du contrat
L'étape qui connaît le plus de goulots d'étranglement est l'obtention de l'autorisation de la direction. Les utilisateurs peuvent éviter cela en concevant des workflows d'approbation personnalisés qui incluent des approbations parallèles et séquentielles et maintiennent un flux rapide de décisions.
#5. Exécution du Contrat.
Grâce à l'utilisation des signatures électroniques et des capacités de télécopie, les utilisateurs sont en mesure de gérer et d'accélérer le processus de signature lors de l'exécution du contrat.
Quatrième phase : suivi
#6. Gestion des obligations
Pour s'assurer que les principales parties prenantes atteignent les objectifs et que la valeur du contrat ne diminue pas au cours des premières étapes de l'expansion, cela nécessite une gestion de projet intensive.
#7. Révisions et modifications
Il peut être difficile de rassembler tous les documents nécessaires à la première préparation du contrat, il peut donc y avoir des manquements. Par conséquent, des systèmes doivent être en place pour modifier le contrat initial lorsque des éléments ignorés sont découverts au cours de cette étape.
#8. Audit et rapports
La gestion des contrats ne consiste pas à créer un contrat et à le classer immédiatement sans autre considération. Les audits de contrat sont cruciaux pour identifier le respect par les deux parties des dispositions du contrat et tout problème potentiel.
Dernière phase : Renouvellement
#9. Renouveler
Les techniques d'administration manuelle des contrats peuvent entraîner une perte de revenus pour l'entreprise et des options de renouvellement manquées. Néanmoins, une organisation peut trouver des possibilités de renouvellement puis rédiger de nouveaux contrats en automatisant la procédure.
Les neuf phases de la gestion des contrats constituent une grande partie du processus. Généralement, la gestion de la durée de vie du contrat est essentielle. Par conséquent, les gestionnaires de contrats doivent garder un œil sur toute modification ou violation potentielle des contrats lorsque différents types de contrats franchissent leurs différentes étapes. Il pourrait être intéressant d'apporter des modifications à un contrat si un employé ou une entreprise n'en est pas satisfait. Il est donc crucial de respecter les responsabilités contractuelles tout en garantissant la satisfaction des deux parties à l'accord.
La gestion du cycle de vie est cruciale à plusieurs étapes du processus de gestion des contrats. Lors de la gestion des contrats, il est crucial de prendre en compte les performances des fournisseurs et l'évaluation des risques. Par exemple, vous devrez peut-être réviser le contrat ou imposer certaines mesures disciplinaires si un fournisseur ne s'acquitte pas de ses responsabilités contractuelles.
Quelles sont les trois étapes de la gestion des contrats ?
Les trois étapes de base de la gestion des contrats sont ;
- Pré-attribution, ou la période de temps entre la sollicitation, le développement et l'accord d'une offre de service.
- Prix, où l'offre convenue est sujette à discussion et approbation ; et
- Post-attribution, où le contrat entame sa phase de gestion des performances avant sa clôture.
Qu'est-ce que la gestion des contrats et son importance ?
L'administration des contrats est cruciale, car la façon dont vous gérez vos accords du début à la conclusion aura une incidence sur leur déroulement. La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) est une méthode qui peut aider les entreprises à tirer le meilleur parti de leurs contrats, tout en respectant la loi et en gardant le contrôle sur leurs interactions avec des tiers ou des tiers.
L'expression « Pas de surprises » résume l'objectif d'une bonne gestion des contrats. Quand tout va bien, chacun est conscient de ses responsabilités et de leur échéance. Ainsi, votre entreprise sera toujours en mesure de savoir ce qui se passe, de se préparer en toute confiance aux audits et de montrer facilement qu'elle est en conformité.
De plus, toutes les parties et parties prenantes de l'entreprise seront sur la même page une fois que vous serez en mesure d'établir des pratiques de CM standardisées et collaboratives dans toute votre organisation. Votre entreprise peut ainsi compter sur la réalisation constante des objectifs qu'elle s'est fixés, ainsi que sur les possibilités de renforcer sa position.
Quels sont les 4 types de contrats ?
Généralement, les contrats peuvent être classés en fonction de leurs principales performances ou du type d'emplois pour lesquels ils sont nécessaires ;
- Contrat unilatéral
- Contrat bilatéral
- Contrat exécuté
- Contrat exécutoire.
Quels sont les quatre composants de la gestion des contrats ?
La gestion des contrats est une tâche à multiples facettes qui implique de nombreuses actions différentes. Mais il y a quatre éléments clés qui constituent les principales activités.
- Mise en place de la gouvernance et de l'équipe CM.
- Planifier, établir et exécuter l'administration des contrats.
- Gestion de la relation.
- Gestion de la performance.
Quels sont les types de gestion des contrats ?
Les contrats peuvent prendre de nombreuses formes, et il existe de nombreux types différents qui peuvent être utilisés pour la gestion de projet et à d'autres fins. Dans le domaine de la gestion de projet, quelques-uns des types de contrats les plus utiles sont :
- Contrats au forfait
- Contrats de remboursement des frais
- Contrats temps et matériaux.
Il y a aussi;
- Contrats implicites
- Contrats à prix unitaire
- Contrats unilatéraux
- Contrats express et
- Contrats bilatéraux.
Logiciel de gestion de contrat
Il n'y a pas d'entreprise trop grande ou trop petite qui n'ait pas besoin de rédiger, négocier et gérer régulièrement des contrats. Cependant, cela prend du temps et est sujet aux erreurs de saisie de données habituelles à chaque étape. Un logiciel de gestion des contrats peut aider à raccourcir la durée des contrats et à réduire la probabilité d'audits et de pertes financières. Cependant, qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de contrat exactement ?
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des contrats ?
Le logiciel de gestion des contrats est un type de technologie créé pour simplifier et automatiser le processus pour les organisations.
En automatisant le travail fastidieux souvent requis dans un flux de travail contractuel, le logiciel CM simplifie la rédaction, la négociation, la signature, le renouvellement et le rapport des contrats commerciaux pour les équipes juridiques et commerciales.
Un logiciel de gestion des contrats permet aux équipes de gérer tous les aspects d'un contrat sans avoir à basculer entre des applications distinctes. Il en est ainsi parce que l'ensemble de leur boîte à outils est accessible via une seule interface.
Qui utilise le logiciel CM ?
Les organisations qui souhaitent étendre leurs activités contractuelles mais qui ne peuvent pas se permettre d'embaucher plus de personnes se tournent vers un logiciel de gestion des contrats.
Cela indique que les organisations avec des taux de croissance élevés et des volumes de contrats en hausse sont celles qui bénéficieront le plus de l'utilisation du CMS
Les services juridiques, commerciaux, financiers, opérationnels et des ressources humaines ne sont que quelques-uns des services internes qui peuvent bénéficier de l'utilisation du CMS de l'entreprise.
Quel est le meilleur logiciel CM ?
Les 6 meilleurs logiciels de gestion de contrats pour 2023 ;
- PandaDoc
- ContratWorks
- Concorde
- DocuSign
- Interdire
- Pavé
- Agiloft
- Conga
Le CMS aide-t-il à la recherche et à la création de rapports ?
Un logiciel conçu spécifiquement pour la gestion et l'organisation des contrats est inestimable lorsque vous essayez de trouver des accords spécifiques ou de compiler des rapports à leur sujet. Ces outils de gestion des contrats simplifient l'archivage, l'interrogation, l'affichage et la génération de rapports sur les accords contractuels.
Le logiciel de gestion des contrats est-il sécurisé ?
Le cloud numérique offre un refuge sûr pour vos contrats, et c'est exactement ce que fait le logiciel de gestion des contrats. Avec le logiciel CM, vos accords disposent d'un havre de paix qui comprend des contrôles d'accès granulaires, des enregistrements de documents centralisés et des options de sécurité supplémentaires.
Cycle de vie de la gestion des contrats
La gestion du cycle de vie des contrats traite du processus d'application d'idées et de pratiques pertinentes de gestion des contrats tout au long du cycle de vie des contrats, ce qui ouvrira des chances de reprendre le contrôle, d'assurer la conformité, de restaurer la visibilité et de développer des liens plus profonds avec vos fournisseurs contractuels.
Fondamentalement, sept phases principales composent le processus de gestion du cycle de vie des contrats ;
- Début
- Négociation
- Internationaux
- Commencez
- Opération
- Renouvellement
- Liquidation
Agence de gestion des contrats de défense
La Defense Contract Management Agency (DCMA) est une organisation du gouvernement fédéral américain qui relève du sous-secrétaire à la Défense pour l'acquisition et le maintien en puissance. Le ministère de la Défense (DoD) et d'autres services gouvernementaux agréés, il est en charge de la gestion des contrats. Son bureau principal est à Fort Lee, en Virginie. Les contrats de ventes militaires à l'étranger sont parfois traités par DCMA.
Le ministère de la Défense, la National Aeronautics and Space Administration, ainsi que plusieurs autres gouvernements et agences fédéraux, étatiques, étrangers et internationaux, comptent sur la Defense Contract Management Agency pour gérer leurs contrats. Son objectif est de garantir l'exécution des contrats dans les délais et dans les limites du budget.
L'administration des contrats du DoD a fait l'objet de recherches et de modifications depuis longtemps. Le secrétaire à la Défense a ordonné une étude pour examiner l'ensemble de la procédure de passation des marchés du DoD au début des années 1960. Les résultats du « Projet 60 », qui associait la gestion des contrats et l'audit, ont montré de nombreux avantages. À l'époque, il y avait un degré important de dédoublement du travail parce que chaque ministère de la défense et la branche militaire géraient et vérifiaient leurs propres contrats. Finalement, l'Agence de logistique de la défense a assumé une grande partie des tâches de CM (DLA). Cependant, les services militaires ont continué à superviser les principaux programmes d'approvisionnement en systèmes d'armement.
Traitement des résumés d'entrée des agences de gestion des contrats de défense
L'environnement commercial automatisé est utilisé par les douanes et la protection des frontières des États-Unis pour traiter les importations pour lesquelles le statut en franchise de droits est demandé en vertu du tarif douanier harmonisé de la sous-position 9808.00 des droits des États-Unis. (ci-après dénommée l'Agence de gestion des contrats de défense [DCMA]).
Lorsque les fournitures sont certifiées par le commissaire aux douanes, les entrées DCMA permettent la manutention en franchise de droits des marchandises pour les départements militaires. Les articles 19 et 111 du 163 CFR sont toujours en vigueur. Une fois que les produits DCMA sont entrés dans la juridiction douanière des États-Unis, l'importateur est toujours tenu de conserver un registre complet de toutes les informations relatives à ces entrées pendant cinq ans supplémentaires et de donner au CBP accès à ces données en sa possession sur demande.
Conclusion
La gestion des contrats traite du processus de gestion de la formulation, de l'exécution et de l'analyse des contrats. Son objectif est d'augmenter la performance opérationnelle et financière d'une organisation tout en réduisant le risque financier. Les organisations sont de plus en plus pressées de réduire leurs dépenses tout en augmentant leur productivité. La nécessité d'un système CM efficace et automatisé est facilitée par le fait que l'administration des contrats tend à être un aspect particulièrement chronophage d'une entreprise.
Lorsque vous serez en mesure de mettre en œuvre des procédures CM standardisées et collaboratives dans votre entreprise, non seulement toutes les parties de l'entreprise iront d'une seule voix, mais toutes les parties prenantes seront également sur la même longueur d'onde. En conséquence, votre entreprise a de bonnes chances d'atteindre régulièrement les objectifs convenus et de développer de nouveaux avantages.
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