Les télécopieurs sont des appareils électroniques utilisés pour envoyer des documents par voie électronique. Ils ont été utilisés avant qu'Internet ne devienne très populaire. Les télécopieurs ne sont pas beaucoup utilisés aujourd'hui parce que les gens choisissent d'utiliser les e-mails lors de l'envoi de messages. Mais, ils étaient un incontournable du bureau avant, surtout dans les années 80 et 90. C'était une technologie de pointe dans laquelle la communication et l'envoi de documents se faisaient en un instant.
La télécopie en ligne est une façon évoluée d'envoyer des télécopies, comme la façon dont le courrier électronique a évolué à partir du courrier postal. Il s'agit d'une technologie adoptée dans laquelle les messages peuvent désormais être envoyés et reçus par e-mail ou d'autres applications. Tout comme un télécopieur, un fax en ligne envoie un document exactement comme celui que vous avez envoyé.
Il est également utilisé comme alternative aux télécopieurs, car les télécopieurs peuvent être peu pratiques et déroutants à utiliser. Le télécopieur traditionnel est également encombrant et peut prendre trop de place dans votre bureau. La télécopie en ligne présente également de nombreux avantages, surtout si vous dirigez une entreprise.
Voici cinq raisons d'utiliser le fax en ligne pour votre entreprise :
Sécurité et confidentialité améliorées
À cette époque, la cybersécurité constitue désormais une menace pour les internautes. La cybersécurité est définie comme le processus de sécurisation ou de protection des informations importantes contre les fuites. Cela se fait en ajoutant des mesures de sécurité aux téléphones mobiles, tablettes, ordinateurs portables, ordinateurs de bureau et serveurs.
Le fax en ligne offre un système de cybersécurité amélioré dans lequel vos documents confidentiels seraient protégés contre le piratage et les fuites. Emails sont maintenant trop exposés et la vie privée est compromise. De nos jours, leur utilisation est également trop risquée en raison de la menace potentielle de piratage. Les plages de sécurité sont partout, même sur les sites Web gouvernementaux et les sites Web des banques, et vous ne voudriez pas que cela se produise dans votre entreprise.
Le fax en ligne est plus sûr et plus privé à utiliser car les informations de fax restent entre vous et l'expéditeur, il est donc moins sujet au piratage. Il utilise également le cryptage Secure Sockets Layer (SSL), qui est une technologie avancée qui empêche les cyber-pirates d'accéder, de modifier ou de divulguer les informations que vous avez envoyées. La télécopie en ligne est également cryptée par l'appareil, ce qui signifie que les informations restent sur les appareils utilisés et qu'elles ne sont accessibles à personne en dehors de la transaction, ce qui correspond au même niveau de sécurité que celui utilisé lorsque vous payez par carte de crédit.
Meilleure organisation et efficacité
Par rapport à l'ancien télécopieur, le fax en ligne offre une meilleure organisation des documents. C'est sans papier et davantage basé sur la technologie. Vous n'aurez plus à trier les papiers et à les mettre dans des chemises car tout se fait numériquement. Les fichiers ne seront pas mélangés car vous pouvez désormais classer numériquement vos documents dans des dossiers.
Une meilleure organisation signifie également une meilleure efficacité et productivité dans le travail. Moins de temps est consacré à la recherche de documents essentiels et les employés peuvent se concentrer sur d'autres tâches importantes. Par exemple, ils n'ont plus besoin de se lever de leur siège et de vérifier chaque télécopie dans la machine.
La télécopie en ligne est également plus avantageuse pour les personnes travaillant dans les secteurs de l'immobilier, du droit et de la finance. Dans ces domaines de travail, de nombreuses signatures sont nécessaires et certains documents doivent être faxés et numérisés. Il est également déconseillé d'utiliser les e-mails pour des documents plus confidentiels et cruciaux, tels que des affaires judiciaires et des états financiers.
Accessibilité
Le fax en ligne est accessible depuis n'importe quel appareil. Même si vous n'êtes pas au bureau, vous pouvez toujours voir les documents qui vous sont envoyés. Cette technologie peut être visualisée, modifiée et essentiellement accessible via votre téléphone mobile. Vous pouvez consulter des sites comme MyFax pour plus d'informations sur l'accessibilité de ces services de fax en ligne.
Vous pouvez également envoyer et joindre jusqu'à dix documents à l'aide du fax en ligne, ainsi que les envoyer vers le télécopieur d'un autre bureau même s'il n'utilise pas de fax en ligne.
Rentable
Obtenir un système de fax en ligne serait coûteux au début, mais vous pouvez réellement économiser de l'argent si vous les utilisez à long terme.
La télécopie en ligne propose différents forfaits d'abonnement, et vous devez en choisir un en fonction de vos besoins. Le prix varie d'environ 8 USD à 35 USD. C'est beaucoup moins cher que d'acheter un télécopieur encombrant. Avec cet abonnement en ligne, vous pouvez envoyer et recevoir des centaines de pages sans dépenser de papier supplémentaire, ni de frais de maintenance et d'électricité.
Écologique
La plupart des entreprises adoptent des pratiques respectueuses de l'environnement lors de l'exécution de leurs opérations quotidiennes. C'est une autre raison pour laquelle votre entreprise devrait utiliser un service de fax en ligne. Avant l'avènement de la technologie moderne, les télécopieurs consommaient régulièrement des milliards de feuilles de papier. Cette situation a entraîné la déforestation ou le défrichement de vastes étendues d'arbres pour produire des feuilles de papier.
Malheureusement, la déforestation peut avoir des effets négatifs sur l'environnement, notamment l'érosion des sols, les émissions de gaz à effet de serre, les perturbations du cycle de l'eau et d'autres incidents similaires. De plus, l'utilisation d'un télécopieur peut également augmenter vos factures d'énergie. Il consomme une grande quantité d'énergie lors de l'envoi et de la réception de télécopies pendant les heures actives et non actives.
En raison de ces impacts environnementaux, obtenir un service de fax en ligne peut être une excellente option. Il ne consomme pas plusieurs feuilles de papier et une grande quantité d'énergie pour l'envoi et la réception de télécopies. En effet, toutes les transactions liées à la télécopie sont effectuées en ligne, ce qui fait de votre organisation une entreprise verte dont vous et vos clients pouvez être fiers.
Que se passe-t-il si je n'ai pas accès à Internet lorsque je dois envoyer un fax ?
Cela peut dépendre du service de fax en ligne spécifique que vous utilisez. Certains services peuvent vous permettre de planifier l'envoi ultérieur d'un fax lorsque vous avez accès à Internet, tandis que d'autres peuvent ne pas avoir cette capacité. En général, il est important de vous assurer que vous disposez d'un accès Internet fiable lorsque vous utilisez un service de télécopie en ligne pour éviter toute interruption de vos capacités de télécopie.
Puis-je envoyer un fax à plusieurs destinataires à la fois ?
Oui, la plupart des services de télécopie en ligne vous permettent d'envoyer une seule télécopie à plusieurs destinataires à la fois. Cela peut être un moyen efficace et pratique de communiquer avec plusieurs personnes à la fois, plutôt que d'envoyer des fax individuels à chaque personne.
Puis-je envoyer un fax vers un numéro international ?
Oui, de nombreux services de fax en ligne vous permettent d'envoyer un fax vers un numéro international. Cependant, il peut y avoir des frais supplémentaires pour l'envoi de fax à l'international, il est donc préférable de vérifier auprès du service spécifique que vous utilisez pour confirmer.
Combien de temps faut-il pour envoyer un fax en ligne ?
Le temps nécessaire pour envoyer une télécopie en ligne peut varier en fonction d'un certain nombre de facteurs, notamment la taille de la télécopie, la vitesse de votre connexion Internet et le service que vous utilisez. En général, la télécopie en ligne est généralement plus rapide que les méthodes de télécopie traditionnelles et peut prendre quelques minutes pour envoyer une télécopie.
Puis-je imprimer un fax que j'ai reçu en ligne ?
Oui, la plupart des services de fax en ligne vous permettent d'imprimer un fax que vous avez reçu. Cela peut être un moyen pratique d'avoir une copie papier de la télécopie pour vos dossiers.
Quelle est la taille maximale d'un document fax ?
La taille maximale d'un document de télécopie peut varier en fonction du service de télécopie en ligne spécifique que vous utilisez. Certains services peuvent avoir des limites sur la taille d'une seule transmission de fax, tandis que d'autres non. Il est préférable de vérifier auprès du service spécifique que vous utilisez pour confirmer sa taille maximale de télécopie.
Envisagez d'utiliser le fax en ligne
Le fax en ligne peut aider votre entreprise à devenir plus efficace, surtout à long terme. Cela fait communication beaucoup plus facile, et cela rend vos documents plus sécurisés, privés et moins sujets aux fuites, par rapport à l'utilisation d'autres méthodes, telles que le courrier électronique.
Cette nouvelle technologie peut être utilisée à l'aide de n'importe quel appareil ayant accès à Internet. Il vous offre l'accessibilité sans sacrifier la sécurité. Il est également plus efficace à utiliser car vous pouvez envoyer jusqu'à dix fichiers et pièces jointes sans les saisir manuellement sur un télécopieur réel.
L'une des meilleures fonctionnalités qu'il a à offrir est sa capacité à envoyer des fichiers à un véritable télécopieur sans que vous en ayez un. Si le destinataire n'a pas d'e-mail et a besoin d'un fax, l'expéditeur peut simplement saisir le numéro de fax ou de fax du destinataire et l'envoyer simplement. Cela garantira que le destinataire recevra exactement la même chose que vous lui avez envoyée.
