Êtes-vous prêt à réduire les coûts tout en augmentant la productivité de votre entreprise ? Adaptez votre flux de travail pour intégrer des techniques d'optimisation de la main-d'œuvre.
Lorsque vous améliorez le fonctionnement de la main-d'œuvre de votre entreprise, vous travaillez effectivement plus intelligemment que plus dur pour atteindre les mêmes objectifs. Cela peut avoir un impact significatif et considérable sur la performance de votre entreprise.
Dans cet article, nous vous présenterons le potentiel d'optimisation de la main-d'œuvre et vous montrerons comment l'utiliser dans votre entreprise.
Qu'est-ce que l'optimisation des effectifs ?
Essentiellement, l'optimisation de la main-d'œuvre (WFO) est une méthode pour augmenter l'efficacité globale d'une entreprise. Augmenter la productivité du personnel, augmenter la satisfaction des clients et rationaliser les procédures organisationnelles en font partie.
Les entreprises utilisent de nombreux outils et approches pour optimiser les processus sous-jacents afin de tirer le meilleur parti de leurs ressources, de supprimer les erreurs et d'améliorer les résultats. Le but ultime est d'améliorer les résultats en utilisant les ressources existantes.
Une étude de performance approfondie est nécessaire pour l'optimisation de la main-d'œuvre. L'examen complet révèle des défauts qui peuvent être corrigés et donne un aperçu de la façon de les traiter. Voici quelques-uns des domaines couverts par le processus :
- Gestion du personnel
- Ordonnancement et planification
- Gestion budgétaire
- Contrôle de qualité
- Customer Relationship Management (CRM).
Essentiellement, WFO est un terme générique qui englobe pratiquement toutes les activités de l'entreprise.
Le processus d'optimisation augmente l'efficacité de la main-d'œuvre de l'organisation, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction des clients. Compte tenu des tendances du marché en constante évolution et de la concurrence accrue, les entreprises doivent utiliser les dernières technologies et approches pour les aider à gravir les échelons.
Et la première étape pour atteindre cet objectif est d'optimiser les performances et les processus.
Pourquoi l'optimisation des effectifs est-elle importante ?
Passons maintenant à la question à un million de dollars : pourquoi l'optimisation de la main-d'œuvre est-elle vitale ou devriez-vous le faire ? Voici quelques exemples qui devraient vous aider à comprendre pourquoi l'optimisation de la main-d'œuvre est si importante :
- La seule façon de progresser est d'évaluer constamment les performances, de découvrir les défauts et d'apporter des changements pour le mieux. L'optimisation de la main-d'œuvre nécessite un examen approfondi de chaque processus, fournissant un aperçu de chaque partie de l'organisation. Une fois que vous avez compris le système sous-jacent d'optimisation de la main-d'œuvre, vous pouvez apporter des modifications pour optimiser les procédures de la manière que vous jugez appropriée.
- La performance des employés est directement liée à la satisfaction des clients. Un travail de haute qualité résulte d'une optimisation opérationnelle, ce qui plaît aux consommateurs (et, éventuellement, à vous).
L'un des aspects les plus importants est qu'une main-d'œuvre qualifiée est constamment prête à relever des défis. Par conséquent, même si vous rencontrez un problème, vous pouvez y remédier rapidement. Vous pouvez vous préparer à l'inévitable avec une préparation et un calendrier minutieux. - Les entreprises qui s'accrochent à l'augmentation des ventes ne tiennent souvent pas compte du plaisir des employés, ignorant le bien-être des employés. Les bonnes entreprises, en revanche, essaient d'augmenter leurs performances sans déclencher la fatigue du personnel.
- WFO, heureusement, prend soin du bien-être mental et physique de ses employés. Il augmente la productivité et l'efficacité sans introduire le risque d'heures supplémentaires ou d'efforts supplémentaires. L'optimisation des performances des employés de cette manière améliore leurs compétences et les rend plus heureux et plus satisfaits. Cela inclut certainement l'utilisation de l'application d'optimisation de la main-d'œuvre appropriée.
Comme vous pouvez le voir, WFO est un outil important pour optimiser les opérations et développer une entreprise. Notre prochaine partie vous fournira un résumé complet de la façon dont vous pouvez améliorer les performances de vos employés. Examinons de plus près la procédure d'optimisation.
Exemples d'optimisation de la main-d'œuvre
Voici quelques exemples de ce à quoi ressemble WFO dans la pratique :
#1. Planification
Il s'agit d'un logiciel qui suit l'assiduité des employés, les statistiques de performance et d'autres indicateurs afin de créer un emploi du temps des employés. Non seulement vous pouvez contrôler les heures supplémentaires et l'épuisement professionnel, mais vous pouvez également déterminer si vous devez embaucher plus de personnes. Ceci est également lié aux travailleurs temporaires, car les processus peuvent influencer la charge de travail.
Par exemple, pendant les périodes de pointe des ventes telles que Noël, vous devrez peut-être installer un nouveau système de main-d'œuvre, recruter de la main-d'œuvre temporaire ou embaucher des employés supplémentaires, selon diverses circonstances. De nombreuses entreprises de la chaîne d'approvisionnement, des entrepôts et de la vente au détail s'en inquiètent.
WFO a été utilisé par « Book People », un libraire basé au Royaume-Uni, pour gérer sa main-d'œuvre, ce qui comprend les prévisions, la gestion quotidienne, la planification, le traitement des vacances et les rapports en temps réel. Les niveaux de service à la clientèle ont ainsi augmenté de 5 %.
#2. Gestion du temps
Vous pouvez toujours comprendre ce qui se passe avec un logiciel de suivi du temps ou de présence. Il fournit des réponses à des questions telles que si les employés arrivent en retard ou en avance. Ou s'il y a des « faux pointages », qui se produisent lorsque les employés pointent pour leurs copains. Cependant, il ne s'agit pas d'une mesure punitive. Au contraire, cela permet à une entreprise d'examiner les horaires et de vérifier qu'ils sont couverts à tout moment, dans toutes les zones géographiques, les heures d'ouverture, les heures de pointe et les jours fériés/week-ends.
Ingenico, par exemple, a utilisé WFO pour réduire les dépenses en heures supplémentaires de 25 % et le temps consacré au ressourcement de 87 %, tout en maintenant les mêmes niveaux de service.
#3. Gestion des performances
WFO est fréquemment utilisé dans la gestion des performances pour optimiser les performances des employés et s'assurer qu'ils sont les mieux placés pour réussir dans leurs rôles. Lors de la mesure et de l'assistance aux performances, l'utilisation d'une plateforme de suivi des tâches comme Asana ou Trello est généralement un outil bénéfique. Ces technologies permettent au personnel de réduire le « bruit » et de se concentrer sur ce qui est critique et urgent. Au niveau individuel, il aide à la gestion des tâches. Il aide les organisations à déplacer le travail dans la direction la meilleure et la plus efficace.
Avantages de l'optimisation des effectifs
#1. Efficacité et production accrues
Ayez toujours la bonne quantité de personnel à portée de main. Les organisations peuvent obtenir une vue complète de la présence du personnel et du temps total. En conséquence, ils peuvent répondre efficacement aux besoins des clients. Pendant les saisons de pointe, WFO permet aux entreprises de déterminer si elles ont besoin d'embaucher des travailleurs temporaires ou de mettre en œuvre une technologie pour les aider à faire face à l'augmentation de la demande de main-d'œuvre.
#2. Réduction des coûts et augmentation des économies
Vous pouvez éviter à la fois les sureffectifs et les sous-effectifs, ce qui entraînerait une perte de revenus en raison d'un service client médiocre. Non seulement cela réduit les coûts, mais cela ouvre également le potentiel de vente croisée et de vente incitative. WFO qui intègre l'automatisation donne des recommandations en temps réel et des informations exploitables pour les perspectives de revenus.
#3. Amélioration du service client et de la fidélisation
Les clients reçoivent de l'aide et obtiennent une réponse rapide et efficace à leurs questions. Il en résulte une expérience client positive. WFO vous aide à analyser la communication client, à comprendre les principales causes du comportement des consommateurs et à mettre en œuvre des tactiques de fidélisation de la clientèle.
Le logiciel WFO permet aux entreprises de mieux comprendre les habitudes de leurs clients et leur capacité à répondre à leurs demandes. Cela permet à une entreprise de répondre plus rapidement aux préoccupations des consommateurs, d'agir plus rapidement et d'améliorer ainsi le bonheur des clients. Un client satisfait est plus susceptible de revenir.
#4. Nouvelles opportunités
Au fur et à mesure que de nouvelles opportunités et de nouveaux produits sont générés, WFO encourage la migration de carrière interne. Il permet aux individus de performer à leur apogée, augmentant la possibilité d'avancement vertical ou horizontal au sein de l'entreprise. La satisfaction des clients augmente parallèlement à la satisfaction des employés.
Qu'est-ce qu'un logiciel d'optimisation des effectifs ?
Les grandes entreprises bénéficieraient d'un logiciel d'optimisation de la main-d'œuvre car l'analyse et l'amélioration manuelles seraient impossibles. Le logiciel WFO est une solution qui permet d'optimiser plusieurs domaines de l'efficacité du lieu de travail. Il peut, par exemple, examiner les besoins de l'entreprise tels que le nombre de personnel, les périodes de pointe, la disponibilité, le budget, les compétences, le droit du travail et les engagements contractuels. Il peut ensuite évaluer, planifier, prévoir et optimiser la main-d'œuvre en fonction de ces informations.
Il existe de nombreux fournisseurs de logiciels d'optimisation de la main-d'œuvre. Plus important encore, ils doivent :
- Avoir une belle interface utilisateur – Parce que les décisions sont prises en temps réel, il doit s'agir d'un logiciel intuitif. Une interface alambiquée ne fera que brouiller les décisions. Il doit être visuellement attrayant et moderne, et fournir des mises à jour en temps réel.
- Evolutif – Il est essentiel que la solution d'optimisation de la main-d'œuvre soit évolutive à l'échelle de l'organisation, des services et des différents types de travail.
- Intégration – Probablement le facteur le plus essentiel. Il doit communiquer avec les systèmes internes d'une organisation et s'interfacer avec les programmes RH courants (par exemple, SAP, Sage, BambooHR, etc.).
- Valeur - Le logiciel WFO est généralement coûteux, alors lorsque vous en choisissez un, assurez-vous qu'il inclut tous les contrôles dont vous avez besoin, ainsi que d'autres bonus (par exemple, un service client solide, une application mobile et de nouvelles versions).
Les exemples de logiciels WFO incluent Kronos Workforce Management, SAP Workforce Management, Monet Live WFO, When I Work, BambooHR et Oracle Workforce Management, bien qu'il en existe de nombreux.
Meilleures pratiques pour l'optimisation de la main-d'œuvre
#1. Impliquez les employés, les gestionnaires et les propriétaires.
L'optimisation de la main-d'œuvre n'est efficace que lorsque tous les membres de votre organisation, des employés aux gestionnaires en passant par les propriétaires, sont impliqués dans la mise en œuvre du processus.
L'optimisation de la main-d'œuvre peut prendre de nombreuses formes, selon votre modèle d'exploitation spécifique. Parce que les solutions que vous mettez en place ont un impact direct sur votre équipe, vous ne voulez pas prendre de décision au plus haut niveau juste pour contrarier ou induire en erreur votre personnel.
#2. Mettre en place une solution de planification.
L'utilisation des meilleurs outils pour rationaliser et optimiser votre planification est un élément crucial de la gestion de votre main-d'œuvre (et de son amélioration pour le mieux).
Créer le meilleur horaire possible vous permet de faire correspondre les compétences des membres de votre équipe aux responsabilités spécifiques de votre entreprise. Lorsque cela se produit, vos employés sont satisfaits, vos clients sont satisfaits et tout se passe bien.
#3. Maintenir la concentration des membres de l'équipe grâce aux affectations de tâches
L'une des méthodes les plus efficaces pour améliorer le fonctionnement de votre équipe est de l'aider à rester concentré sur ses tâches.
Tout logiciel d'optimisation de la main-d'œuvre doit inclure une « liste de tâches » que les gestionnaires et le personnel peuvent utiliser pour identifier les tâches à accomplir ensuite.
#4. Mettre en œuvre un logiciel de gestion du temps et des présences
Les feuilles de temps papier, le vol de temps et même les terminaux fixes d'arrivée et de départ appartiennent au passé.
Un logiciel moderne de gestion du temps et des présences est désormais disponible dans le cloud pour que tous les membres de votre équipe puissent l'utiliser où et quand ils en ont besoin.
#5. Améliorer la communication
La communication est essentielle au processus d'optimisation de la main-d'œuvre. Vous avez besoin d'un système de communication en place, que vous parliez aux membres de votre équipe en personne, que vous envoyiez des communications par e-mail ou que vous leur envoyiez des messages instantanés avec des mises à jour et des modifications de politique.
Si vous ne communiquez pas bien de façon régulière, vous aurez du mal à transmettre les connaissances aux personnes qui en ont le plus besoin.
#6. Présentez la gestion des tâches en équipe.
Garder votre personnel sur la bonne voie est un aspect important de l'optimisation de la main-d'œuvre. C'est là que la gestion des tâches d'équipe entre en jeu.
La gestion des tâches d'équipe est le processus de guidage, d'organisation et de réalisation de petits et de grands projets jusqu'à leur achèvement.
Cela implique fréquemment :
- Préproduction
- Essais
- Tracking
- Rapports
- Fixer des délais
- Y compris les dépendances de tâches
- Établir des priorités
- Gérer le temps des tâches
La gestion des tâches d'équipe ressemble à deux autres pratiques commerciales typiques : la simple liste de tâches et la gestion de projet. En réalité, cependant, les trois activités sont extrêmement différentes.
Une liste de tâches est une approche simple pour dire au personnel ce qui doit être fait un jour donné, et elle sert à garder tout le monde, y compris vous-même, organisé et sur la bonne voie.
La gestion de projet, quant à elle, se concentre sur les phases d'une entreprise à grande échelle et sur l'effort d'équipe qui la sous-tend.
La gestion des tâches d'équipe se situe quelque part au milieu. Il se concentre sur les tâches individuelles qui doivent être accomplies afin de maintenir le projet ou l'entreprise avec succès, plutôt que de simplement vous rappeler de recharger la photocopieuse lorsque le papier est épuisé.
#7. Suivre la paie et les avantages sociaux en ligne
Le calcul et l'organisation manuels de la paie et des avantages sociaux sont à la fois compliqués et chronophages. Mais, à notre époque d'applications spécifiques aux occasions, cela n'a pas à l'être.
De nombreuses étapes requises dans le processus sont automatisées et rationalisées par un logiciel de gestion des effectifs, de sorte que payer votre personnel prend moins de temps et d'efforts qu'auparavant.
Les outils logiciels WFO vous offrent également plus d'options en ce qui concerne la rapidité avec laquelle vous gérez votre paie et vos avantages sociaux. Sling possède des fonctionnalités utiles telles que les paiements instantanés de fin de quart de travail et la possibilité de synchroniser les feuilles de temps avec la paie.
#8. Examiner les données pour prévoir les tendances du travail
Comme indiqué précédemment, les dépenses de main-d'œuvre sont l'une des dépenses les plus importantes auxquelles votre entreprise devra faire face.
De plus, parce que vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne surveillez pas, les outils d'optimisation de la main-d'œuvre de Sling vous permettent de prévoir les tendances et d'optimiser les coûts de personnel.
La possibilité d'examiner les dépenses de main-d'œuvre lors de la planification vous aide à suivre votre budget de main-d'œuvre et vous permet de réaliser plus facilement des économies importantes, des marges plus larges et de meilleurs revenus.
Vous pouvez même identifier et éviter les heures supplémentaires potentielles, ainsi que considérer la main-d'œuvre comme un pourcentage des ventes, afin de savoir précisément où va votre argent.
#9. Planifiez à l'avance pour un meilleur résultat net
Grâce à la puissance de prévision du logiciel d'optimisation de la main-d'œuvre, vous pouvez budgétiser plus correctement vos dépenses les plus importantes, telles que les matières premières, les nouveaux équipements et la technologie.
Les données recueillies par les outils WFO mettent en lumière les zones sombres de votre entreprise où la gestion du capital peut avoir été aléatoire.
Cela permet une budgétisation plus précise, ce qui vous permet d'économiser et de rediriger les revenus vers d'autres domaines de votre organisation.
Réflexions finales
Lorsqu'elle est effectuée correctement, l'optimisation de la main-d'œuvre peut offrir d'énormes avantages à divers types d'entreprises. L'utilisation de la technologie pour optimiser votre main-d'œuvre est essentielle au succès. WFO ne se produit pas du jour au lendemain. Il s'agit d'un processus graduel, avec des itérations et des améliorations à mesure que de nouveaux systèmes et technologies sont déployés.
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Bibliographie
