Les outils de suivi et de gestion des employés sont essentiels dans le climat d'affaires rapide et à enjeux élevés d'aujourd'hui, et le logiciel de système de gestion de la main-d'œuvre totale fournit exactement cela. Les travailleurs de diverses industries, y compris la vente au détail, la restauration, l'assistance technique sur appel et autres, sont habitués à travailler selon des horaires imprévisibles. Cette irrégularité commence également à se répercuter sur le secteur du 9 à 5, en particulier lorsque le travail supplémentaire, le travail à distance et les déplacements professionnels sont de plus en plus courants et élaborent un plan de travail pour les employés afin qu'ils sachent quand et où ils travailleront peut sembler être une tâche simple. Les besoins en gestion de la main-d'œuvre vont bien au-delà de ceux des fonctions de planification de base. Les éléments les plus efficaces du logiciel de système de gestion de la main-d'œuvre mobile facilitent la réalisation d'un large éventail d'activités liées aux RH.
Dans cet article, les tenants et les aboutissants du logiciel de système de gestion des effectifs sont décomposés et des suggestions sont fournies sur la manière de choisir une solution qui répondra aux exigences de votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un TWMS de système de gestion de la main-d'œuvre totale ?
À son niveau le plus fondamental, la gestion de la main-d'œuvre concerne toutes les activités qui doivent être réalisées pour garantir qu'une main-d'œuvre fonctionne aussi bien que possible.
Elle a pour but premier de s'assurer que votre entreprise dispose, aujourd'hui et demain, d'un capital humain en quantité suffisante pour mener à bien ses opérations.
Cela inclut l'évaluation de nombreuses pièces mobiles, ce qui peut être difficile si vous ne disposez pas des bons outils.
En raison de cette tendance, de plus en plus d'entreprises investissent dans des logiciels de gestion des effectifs.
Lorsque vous disposez des fonctionnalités logicielles de gestion de la main-d'œuvre appropriées, il est simple d'évaluer les objectifs commerciaux à long terme de votre entreprise et de vous assurer que votre personnel est bien préparé pour les atteindre.
Étant donné qu'un nombre croissant d'entreprises autorisent désormais les travailleurs à travailler à domicile, à temps plein ou selon un horaire flexible, l'importance de ces fonctionnalités a considérablement augmenté.
Comment choisir le système de gestion des effectifs
Le domaine des logiciels de ressources humaines offre une abondance d'options pour répondre à un large éventail d'exigences.
Certains, comme un logiciel de paie ou une solution de gestion de l'apprentissage, sont spécifiquement conçus pour mener à bien une activité RH particulière. Néanmoins, ils peuvent également inclure des fonctions supplémentaires qui répondent à une ou deux exigences supplémentaires.
D'autres systèmes, tels qu'un système d'information sur les ressources humaines (SIRH), fourniront également des modules pour répondre à vos besoins en RH.
Les solutions de gestion de la main-d'œuvre pourraient être placées quelque part dans cette zone grise entre les deux catégories.
Avant de commencer votre recherche, il est dans votre intérêt d'identifier les domaines de votre entreprise qui vous causent le plus de problèmes et de vérifier si les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de la main-d'œuvre seront en mesure de répondre à vos exigences.
Dans ce qui suit, vous trouverez une liste de certaines des fonctionnalités les plus courantes pour gérer une main-d'œuvre.
Vous pouvez commencer par examiner la liste et analyser comment chacune de ces caractéristiques peut améliorer les opérations de votre entreprise.
Les fonctionnalités que vous décidez de prioriser deviendront un guide des exigences que vous pourrez utiliser lors de l'évaluation des fournisseurs figurant sur votre liste restreinte.
Quels sont les types de logiciels de système de gestion de la main-d'œuvre ?
Le logiciel de système de gestion de la main-d'œuvre se présente sous diverses formes. Certains de ces éléments sont autonomes dans la mesure où ils ne fournissent qu'une des fonctionnalités ci-dessous, tandis que d'autres fournissent une réponse tout-en-un.
- Logiciel de planification
- Logiciel de présence
- Logiciel de suivi du temps
- Solutions de gestion des absences
- Logiciel de paie
- Outils d'engagement des employés
- Outils de gestion de la relation client
- Service client et solutions de billetterie d'assistance
- Logiciel de suivi des incidents de sécurité au travail.
Fonctionnalités du logiciel de système de gestion des effectifs
Voici quelques-unes des caractéristiques les plus populaires observées dans les logiciels de gestion des effectifs :
Continuez à lire pour en savoir plus sur ce que ces fonctionnalités peuvent faire et comment elles peuvent vous aider à améliorer vos processus de gestion de votre personnel.
#1. Planification des employés
L'une des fonctions les plus importantes du logiciel de système de gestion de la main-d'œuvre de Total est la planification.
La création d'un emploi du temps de base en fait partie. Pourtant, l'un des avantages de l'utilisation de cette fonction est d'obtenir des informations sur votre entreprise, ce qui vous permet de construire le plus grand calendrier possible.
Les besoins actuels en personnel sont déterminés par le logiciel du système de gestion de la main-d'œuvre mobile en analysant les données de performances historiques et d'autres aspects pertinents.
Cette fonction automatique élimine le besoin de conjectures concernant la planification puisqu'elle fournit des outils pour calculer le personnel requis pour un certain projet et tout manque de personnel.
- Optimisation du calendrier
- Définir les postes et les départements
- Support multisite
- Planification automatique
#2. Prévision
Le but d'une fonction de prévision est de faire des hypothèses sur l'avenir en fonction des données passées, des tendances actuelles et de la trajectoire souhaitée de l'entreprise.
Les habitudes de temps et de présence des employés peuvent être analysées grâce à la fonction d'analyse des tendances, fournissant des informations utiles pour les changements de planification ou de politique.
Par exemple, sur la base de données historiques, les responsables peuvent allouer des ressources pour un projet à venir ou une saison de pointe à l'aide de prévisions.
Une grande variété de solutions permet aux utilisateurs d'ajouter de nouvelles variables aux simulations, ce qui vous permet d'examiner les exigences des clients sous tous les angles.
- Prévisions basées sur l'historique
- Moteur de prévision contrôlé par l'utilisateur
- Algorithmes prédictifs
#3. Gestion des performances
Les aspects de gestion du rendement gardent un œil sur les réalisations des travailleurs individuels et de l'organisation dans son ensemble.
Cette recherche met en lumière les processus suivis par l'organisation et identifie les modèles émergents.
Le comportement des employés dans certains emplois, lieux et périodes de travail peut être évalué à l'aide d'outils de gestion des performances, qui peuvent ensuite être liés à la gestion des effectifs.
Avec cette information, les gestionnaires peuvent planifier correctement les employés.
- Évaluation des performances
- Suivi des KPI
- Analyse des effectifs
# 4. Rapports
Ceux qui utilisent un logiciel de système de gestion de la main-d'œuvre mobile ont accès à une fonction de création de rapports qui peut être utilisée pour créer des présentations de données visuellement attrayantes et informatives.
Le format du rapport facilite la lecture et la diffusion des informations.
Indépendamment de leur maîtrise de l'analyse ou de leur familiarité avec les données sous-jacentes, toutes les parties prenantes peuvent obtenir les informations requises en utilisant un rapport.
- Extraction de données tierces
- Feuilles de temps
- Rapports de planification des vacances
- Rapports de paie
- Rapports de planification
#5. Gestion de la mobilité de la main-d'œuvre
Cette fonctionnalité est l'une des plus demandées en matière de gestion de la main-d'œuvre, car le travail mobile gagne en popularité.
Cela peut être essentiel pour les entreprises qui découvrent que leur personnel n'est plus lié à un bureau au sens traditionnel.
Les fonctionnalités mobiles permettent aux utilisateurs d'accéder à leur logiciel de gestion du travail à partir de n'importe quel appareil de leur choix.
Les employés peuvent utiliser le logiciel pour effectuer leur travail lorsqu'ils se rendent dans différents bureaux, travaillent pendant leurs déplacements ou dans toute autre situation où ils n'ont pas accès à un ordinateur de bureau.
Cette fonction est très utile pour les organisations qui ont des horaires qui changent constamment, comme un restaurant ou un centre de service client dans lequel le personnel change fréquemment d'équipe.
Un système mobile de gestion de la main-d'œuvre informera tous les travailleurs de ces modifications.
Cela permettra à l'entreprise de rester au top de sa planification et d'éviter toute lacune de couverture résultant du fait que les employés ne sont pas au courant des changements.
#6. Suivi du temps
Les fonctions de suivi du temps fournissent des instruments de surveillance et de prise de présence, tels que le pointage d'entrée et de sortie sur une horloge.
Ces systèmes de base offrent une couche de protection supplémentaire en incluant davantage de composants de pointe, tels que la biométrie et les contrôles de conformité.
Les propriétaires d'entreprise peuvent obtenir une image précise des heures des employés en utilisant des instruments qui mesurent le passage du temps, y compris des outils qui suivent l'assiduité.
L'étude de ces données offrira aux décideurs les informations dont ils ont besoin pour adapter la politique de l'entreprise en matière de gestion du personnel aux exigences de leur activité.
#7. Intégrations
La capacité des logiciels de gestion des effectifs à s'interfacer avec d'autres systèmes de gestion des ressources humaines permet une vaste collection de fonctionnalités.
La connexion du logiciel de gestion des ressources humaines de votre entreprise à des plateformes tierces garantit que ses fonctionnalités sont toujours à jour.
Vous pouvez ajouter l'intégration d'un système de gestion des effectifs à un système GRH ou à d'autres types de logiciels à un outil de gestion des effectifs initialement autonome.
Ce type d'intégration est appelé intégration complémentaire.
- Intégration GRH
- Intégration du logiciel de gestion du temps et des présences
- Intégration du logiciel de paie
Quels sont les avantages d'un logiciel de système de gestion des effectifs ?
Le logiciel Workforce Management System permet à la direction de simplifier la planification, de gérer les présences et le suivi du temps, d'optimiser la gestion des performances et de promouvoir la sécurité des employés.
La bonne solution de gestion de la main-d'œuvre, lorsqu'elle est mise en œuvre et utilisée efficacement, peut aider les entreprises à certains égards, notamment :
- Gagnez du temps, éliminez les goulots d'étranglement et réduisez les erreurs en automatisant les processus autrefois laborieux.
- Prenez de meilleures décisions sur la base d'une analyse des données en temps réel et d'informations précises et à jour sur votre personnel.
- Augmentez la précision de la paie en utilisant un logiciel qui concilie automatiquement le suivi du temps, les congés payés, les heures supplémentaires documentées, etc. Cela contribuera à réduire le nombre d'erreurs humaines pouvant survenir à la suite de la saisie manuelle des données et des calculs.
- Consultez les données sur la planification en temps réel de votre personnel et effectuez les ajustements nécessaires pour éviter les problèmes tels que le manque de personnel. Signalez et résolvez de manière proactive les conflits de planification potentiels avant qu'ils ne surviennent. Le meilleur logiciel de main-d'œuvre permet aux gestionnaires de créer des horaires intelligents en filtrant les tâches en fonction du service, du projet, de la fonction ou de la région.
Quels sont les types de systèmes de gestion de la main-d'œuvre ?
Les types de logiciels de système de gestion de la main-d'œuvre comprennent :
- Logiciel de planification
- Logiciel de présence
- Logiciel de suivi du temps
- Solutions de gestion des absences
- Logiciel de paie
- Outils d'engagement des employés
- Outils de gestion de la relation client
- Service client et solutions de billetterie d'assistance
Quelle est la différence entre WFM et WFO ?
Alors que WFM concerne principalement la gestion du personnel du centre d'appels, les systèmes WFO fournissent les gestionnaires de soutien nécessaires pour prendre des décisions basées sur des données réelles.
Qu'est-ce qu'une gestion efficace des effectifs ?
Le terme « gestion efficace de la main-d'œuvre » (WFM) fait référence à l'approche systématisée d'une organisation pour stimuler la production des travailleurs.
WFM consiste à estimer avec précision le nombre de travailleurs nécessaires pour mener à bien un projet, puis à concevoir et à mettre en œuvre un calendrier de travail qui maximise l'efficience et l'efficacité de l'équipe.
Comment créez-vous la gestion des effectifs ?
Voici les étapes de la création d'un logiciel de système de gestion de la main-d'œuvre mobile :
- Les processus et les réglementations sont en cours de normalisation.
- Les relevés de temps et de présence sont informatisés.
- Automatisation des fonctions de planification des employés.
- Passez en revue les options de libre-service pour les employés.
- Mise en place de procédures proactives de gestion des absences.
Comment implémentez-vous la gestion des effectifs ?
Suivez ces étapes décrites pour implémenter entièrement le logiciel de système de gestion de la main-d'œuvre totale :
- Les objectifs commerciaux et les exigences en matière d'embauche doivent être synchronisés.
- Examiner et prévoir les besoins futurs en talents et compétences
- Effectuer une analyse des écarts de compétences et évaluer l'offre actuelle de talents
- Préparez-vous à différents résultats
- Créer et mettre en œuvre un plan
- Surveiller les progrès et évaluer le résultat
Quels sont les grands principes de la planification des effectifs ?
Voici les grands principes de la planification de la main-d'œuvre :
- La planification stratégique
- Analyser le planning
- Élaborer et activer le plan
- Mettre en œuvre le plan
- Surveiller, évaluer et réviser le plan
Conclusion
En conclusion, le logiciel de système de gestion de la main-d'œuvre pour la gestion des employés est fondamental pour les opérations qui font le succès des entreprises.
Les capacités fondamentales de ces systèmes sont centrées sur la planification, la planification et la surveillance ultérieure des présences.
Les outils de gestion des performances des employés peuvent vous aider à identifier les meilleurs élèves et à combler les lacunes en matière de compétences de votre personnel.
Le dernier logiciel d'analyse peut analyser les données et fournir des informations précieuses, permettant une prise de décision plus prudente.
Des extras comme une configuration et un déploiement sécurisés garantissent une expérience sans problème avec le système.
Comprendre les exigences de votre entreprise et l'état de votre environnement actuel sont deux étapes cruciales dans l'élaboration d'un système de gestion de la main-d'œuvre.
Les entreprises qui ont déjà mis en place un système de gestion des ressources humaines trouveront cela particulièrement vrai.
Il existe une variété de plates-formes de gestion des ressources humaines qui intègrent des fonctionnalités de gestion des effectifs ; savoir où vous en êtes en termes de processus existants est la première étape pour trouver celui qui convient à votre entreprise.
- LOGICIEL DE GESTION DES EFFECTIFS : Comment ça marche [+ Top 10 Picks]
- Les 6 meilleurs conseils pour une gestion efficace de la main-d'œuvre
- OUTILS DE GESTION DES EFFECTIFS : Meilleurs outils de gestion des effectifs
- LES MEILLEURS SYSTÈMES DE GESTION DES PRÉSENCES POUR VOTRE LIEU DE TRAVAIL
- SYSTÈME DE GESTION DU TRAVAIL : Comment ça marche ?
Bibliographie
