WORKFLOW : définition, outils et avantages

Le flux de travail fait référence aux étapes qu'un travail prend pour terminer un processus métier, ainsi qu'à la manière dont chaque phase peut être complétée et automatisée conformément à un ensemble de normes procédurales. Un flux de travail est un outil utilisé par les organisations pour gérer les tâches, augmenter la productivité, augmenter la réactivité et augmenter la rentabilité. Les flux de travail peuvent être séquentiels, où chaque étape dépend de celle qui la précède, ou parallèles, où plusieurs processus se déroulent en même temps. Dans cet article, nous examinerons la gestion des flux de travail et ses outils, ainsi que le flux de graphiques automatisé.

Workflow

Un flux de travail est une méthode d'organisation des tâches et des opérations de routine qui se déroulent dans un ordre spécifique. Ils sont les moyens par lesquels les individus et les organisations accomplissent leurs tâches, qu'elles impliquent la production de biens, la prestation de services, le traitement de données ou toute autre activité créatrice de valeur. Un processus métier, qui se compose de divers workflows, systèmes d'information, données, personnes et modèles d'activité, est considéré comme plus compliqué dans le contexte de la gestion des processus métier et peut être décrit comme une simple série de tâches discrètes. Un flux de travail peut être visualisé à l'aide d'un diagramme ou d'une liste de contrôle et se distingue par sa simplicité et sa répétabilité.

Un logiciel de gestion des workflows permet d'optimiser et de simplifier le processus métier d'une organisation. Il y parvient principalement en orchestrant les interactions entre les différentes parties ou entre les personnes et les systèmes d'information.

Gestion du flux de travail

Depuis plus d'un siècle, les entreprises prospères utilisent la discipline de la gestion du flux de travail pour gérer efficacement leur flux de travail. Cependant, il a attiré plus d'attention récemment en raison de la diffusion de technologies créatives qui simplifient l'automatisation des processus pour les entreprises. Depuis plus d'un siècle, les entreprises prospères utilisent la discipline de la gestion du flux de travail pour gérer efficacement leur flux de travail. Cependant, il a attiré plus d'attention récemment en raison de la diffusion de technologies créatives qui simplifient l'automatisation des processus pour les entreprises.

Les avantages de la gestion des flux de travail

La gestion des flux de travail offre aux entreprises de tous les secteurs un large éventail d'avantages, tels que :

#1. Coopération accrue

Des voies de communication claires sont établies grâce à la gestion du flux de travail. Les employés savent où s'adresser pour obtenir des informations. Un système de gestion des flux de travail permet également aux employés de communiquer et d'accéder aux données en temps réel, ce qui favorise une plus grande collaboration au travail et améliore le service à la clientèle.

#2. Une plus grande conformité

Il y a beaucoup de pièces mobiles dans un flux de travail. Le maintien de la conformité peut être difficile pour les entreprises qui continuent d'utiliser des processus manuels. Les organisations peuvent accroître la conformité grâce à la gestion des flux de travail en automatisant les procédures, en optimisant les flux de travail et en réduisant les erreurs humaines.

#3. Une plus grande ouverture

Les employés qui ont accès aux flux de travail sont mieux à même de comprendre les tâches qui composent un processus, qui est chargé de les exécuter et ce qui vient ensuite. Ce degré d'ouverture augmente le moral et le bonheur au travail, ce qui peut également augmenter la production.

#4. Coûts réduits

Le contrôle des flux de travail est crucial pour réduire les coûts. Grâce à une planification minutieuse, les entreprises peuvent utiliser la technologie d'automatisation pour accroître la flexibilité opérationnelle et rationaliser les processus de travail.

Outils de gestion des flux de travail

Les outils de gestion de flux de travail sont des outils qui permettent aux utilisateurs d'effectuer des activités telles que la planification, le suivi, etc. Cependant, les outils de gestion de flux de travail sont les suivants :

#1. lundi.com

Le flux de travail de tout projet peut être géré via Monday.com. Vous pouvez attribuer des tâches, en assurer le suivi et suivre les procédures entre les équipes et les projets. Il fournit des fonctionnalités de chat, de synchronisation de calendrier, d'alertes de date d'échéance, de suivi du temps, de graphiques et d'informations et de formulaires.

#2. Jira

Vous pouvez créer et gérer des flux de travail individualisés à l'aide de Jira qui peuvent décrire l'ensemble du cycle de vie de votre projet. Les processus peuvent fournir à votre équipe un accès complet à un projet, garantissant que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Jira permet également à votre équipe d'obtenir des informations vitales qui peuvent être utilisées pour améliorer l'efficacité grâce à des rapports prêts à l'emploi.

#3. Gestion des services Jira

Le personnel informatique peut utiliser Jira comme plate-forme de gestion des changements et de réponse rapide aux incidents. Cependant, il excelle dans la mise en place de workflows d'approbation. Les directives des conseils consultatifs, le type de changement lui-même et le risque associé peuvent tous être pris en considération lors de la configuration. De plus, Jira est un cadre fantastique pour implémenter les meilleures fonctionnalités ITSM.

#4. Cliquez vers le haut

Outil de gestion de projet tout-en-un, ClickUp inclut des fonctionnalités de gestion du temps, des tâches et des processus. Vous pouvez planifier des projets, des tâches et d'autres choses à l'aide de ses cartes mentales. Il dispose d'une fonction de liste de contrôle qui vous permet de créer des listes de tâches, d'imbriquer des éléments, d'ajouter des sous-éléments, etc. Mieux encore, vous pouvez attribuer des listes de contrôle.

#5. Aide système

SysAid a la capacité de numériser les procédures manuelles, ce qui simplifie grandement la tâche de gestion des flux de travail. En d'autres termes, SysAid peut numériser automatiquement vos flux de travail manuels dans tous les départements. À l'aide d'un concepteur de flux de travail intégré, les utilisateurs ont également la possibilité de développer, de partager et d'améliorer des processus numérisés. Ce concepteur de flux de travail simplifie la création et la modification de flux de travail. Absolument aucune expérience de codage ou de script n'est requise. De plus, le logiciel dispose d'une interface utilisateur par glisser-déposer, ce qui simplifie encore la création de flux de travail à partir de zéro.

#6. Question suivante

Vous cherchez une méthode plus efficace pour faire des affaires? Vous pouvez créer et mettre en œuvre des outils d'exploitation, des processus, des intégrations et plus encore sur mesure avec Next Matter plus rapidement que jamais. Qu'il s'agisse d'opérations commerciales, de marketing, d'exécution et d'entrepôt, de service sur le terrain ou d'opérations client, Next Matter est une plateforme modulaire tout-en-un qui peut être adaptée pour répondre aux besoins précis des opérations de votre entreprise. Créez et publiez rapidement des outils d'exploitation et gérez tout à partir d'une plateforme unique et intégrée.

#7. Service frais

Toutes les capacités et fonctionnalités nécessaires à une gestion proactive des services informatiques sont proposées par Freshservice. Il offre une forte automatisation, ce qui réduira les coûts et le travail manuel. Vous pouvez automatiser les procédures internes en utilisant Workflow Automator. Il fournit des fonctionnalités permettant d'affecter automatiquement des agents aux demandes. Workflow Automator peut être utilisé pour concevoir des workflows d'approbation pour vous. Vous pouvez utiliser le programme pour automatiser complètement le flux de travail d'approbation du centre de services pour tous les modules.

Diagramme de flux de travail

Un diagramme de flux de travail offre une vue d'ensemble illustrée d'un système ou d'un processus métier. Généralement, lorsque vous avez terminé les phases de recherche préliminaire et de planification de projet, vous utilisez ces diagrammes pour visualiser des tâches complexes. Vous obtiendrez une perspective détaillée des tâches et des dépendances de haut niveau en fonction du calendrier et des objectifs généraux du projet une fois que vous aurez construit un diagramme de processus.

Quand utiliser un diagramme de flux de travail

Un diagramme de flux de travail est une image d'un processus, qu'il s'agisse d'un nouveau que vous concevez ou d'un ancien que vous modifiez. Par exemple:

Une méthode pour accélérer le parcours client e-commerce.
Un programme pour booster le plaisir et la fidélisation des clients.
L'invention concerne un procédé d'automatisation et d'amélioration de processus humains liés aux données client.

La carte des processus métier, que vous construirez avant le début du projet, et l'automatisation des processus métier, que vous utiliserez pour optimiser et simplifier les opérations, sont séparées par un diagramme de workflow. Cela est dû au fait que votre carte propose les étapes de processus spécifiques requises par les parties prenantes pour commencer à travailler, tandis qu'un diagramme de flux de travail est une représentation visuelle de haut niveau qui peut aider à clarifier les objectifs généraux tout au long du processus.

Comment créer un diagramme de flux de travail

Commencez par assembler les éléments clés de votre processus avant de dessiner un diagramme de flux de travail. Rassemblez vos entrées, sorties, transformations et livrables de processus clés pour y parvenir.

#1. Choisissez le type de flux de travail que vous souhaitez.

Réfléchissez aux fonctions requises pour votre processus avant de choisir le type de flux de travail qui vous convient le mieux. Bien que vous puissiez modifier votre processus au fur et à mesure, il est plus simple de choisir le type de flux de travail à l'avance. Vous pourrez alors jauger la complexité ou la simplicité de votre workflow.

#2. Sélectionnez vos points de départ et d'arrivée.

Ensuite, choisissez les points de début et de fin de votre flux de travail. Pensez aux points de début et de fin de votre processus tout en déterminant ces points. Y a-t-il un certain événement qui démarre le processus ? Y a-t-il des étapes ou des actions qui amènent le processus à sa conclusion ? La communication réussie du début et de la fin du processus sera facilitée par ces points de données.

#3. Compilez les données pertinentes.

Connectez-vous avec les parties prenantes pour comprendre chaque étape du processus afin d'acquérir des informations. Cela pourrait impliquer la tenue d'une réunion de lancement avec des représentants de divers départements et cadres pour collecter les informations et les approbations nécessaires pour commencer à créer votre diagramme de flux de travail.

#4. Mettre fin aux inefficacités

Avant de créer votre processus visuel, la dernière étape consiste à réfléchir et à vous débarrasser de toute inefficacité potentielle. Avant de créer votre flux de travail, assurez-vous d'évaluer les inefficacités afin d'éviter tout problème plutôt que d'avoir à les traiter immédiatement.

#5. Créer un flux de travail

Enfin, commencez à créer votre flux de travail. Cartographiez les données unitaires, les points de données et l'efficacité sur le diagramme que vous avez choisi à la première étape. Le vôtre sera probablement unique dans sa conception car chaque procédure est différente et chaque schéma est réalisé de manière différente.

Flux de travail automatisé

Le flux de travail automatisé est le processus d'utilisation d'un logiciel pour effectuer certaines opérations sans nécessiter d'intervention humaine. C'est un outil pour accélérer, simplifier et standardiser le travail. Le flux de travail automatisé aide les entreprises à réduire le travail humain et les procédures répétitives. Les processus deviennent ainsi plus efficaces et les employés consacrent plus de temps aux tâches qui apportent de la valeur. L'orchestration des processus s'appuie également fortement sur le flux de travail automatisé.

Exemples de workflow automatisé

Examinons quelques exemples maintenant que vous savez ce qu'est l'automatisation des workflows. Chaque flux de travail comporte des tâches ou des activités automatisables, mais il existe différents niveaux d'automatisation. Voici quelques exemples de tâches que les logiciels d'automatisation de flux de travail gèrent généralement :

Les demandes de service sont créées à partir d'e-mails et de soumissions de formulaires.
Les invitations et les événements du calendrier sont créés et envoyés.
Répartition de la charge de travail en fonction du volume, du calendrier ou d'autres facteurs.
La personne appropriée est affectée ou acheminée vers les éléments de travail.
Lorsque les éléments de travail changent de statut, des e-mails ou des alertes sont émis, etc.

Comment automatiser les workflows

Pour automatiser un flux de travail, vous devez d'abord comprendre tous les facteurs qui affectent son déroulement. Un diagramme de flux de travail, qu'il s'agisse d'un diagramme formel avec des symboles de diagramme de flux ou d'une liste, sera construit une fois les commentaires de l'équipe recueillis pour identifier le potentiel d'automatisation du flux de travail. Un processus d'automatisation des flux de travail est fourni ci-dessous :

#1. Spécifiez le processus

Vous devez comprendre les points de départ et d'arrêt du workflow avant de pouvoir l'automatiser. Qu'est-ce qui déclenche le processus ? Quand le workflow se termine-t-il ? Votre processus doit aboutir à un résultat distinct et comptable.

#2. Déterminez chaque participant au flux de travail.

Reliez les points entre les points de départ et d'arrivée une fois que vous avez déterminé leurs emplacements. Qui participe au processus ? Toute personne ayant accès au matériel doit être identifiée, même si ce n'est que pour le réviser ou le distribuer.

#3. Répertorier tous les programmes, outils et systèmes.

Vous devez attirer l'attention sur les systèmes, les outils et les applications qui ont un impact sur la tâche en plus des personnes impliquées dans le flux de travail. Par exemple, des outils collaboratifs, des boîtes de réception partagées, des bases de données ou des pièces anciennes comme un ERP, un CRM ou un SIRH. Assurez-vous de prendre en compte l'impact du workflow si votre équipe utilise un système d'automatisation low-code ou un autre type de stratégie d'engagement.

#4. Observez toutes les entrées possibles.

Les flux de travail peuvent dépendre de données ou d'informations provenant de différentes sources. Il peut s'agir de formulaires qui collectent des informations à partir d'une application ou d'un système, telles que des demandes, des e-mails, des messages, des bots ou des données.

#5. Attention à tous les transferts.

Des problèmes surviennent fréquemment lors du transfert d'un élément de workflow ou d'une information. Cela pourrait entraîner des goulots d'étranglement, des échecs de suivi ou des éléments bloqués, car il n'est pas clair qui devrait ensuite gérer l'élément.

#6. Faire une liste de souhaits pour l'automatisation

Après avoir créé un plan détaillé pour votre processus, faites une liste de toutes les tâches et activités que vous souhaitez automatiser.

#7. Créez le flux de travail dans sa future itération.

Vous êtes maintenant prêt à mettre à jour le flux de travail à l'aide de votre outil d'automatisation préféré. L'utilisation d'un outil low-code vous permettra de créer le flux de travail et de configurer votre automatisation à l'aide d'une interface visuelle facile à utiliser.

#8. Testez la future itération.

Veillez à tester le nouveau flux de travail avant de le présenter à votre équipe pour vous assurer que la sortie satisfait le résultat souhaité et qu'il n'y a pas de problèmes, tels que des goulots d'étranglement, des silos ou des fuites de données.

#9. Éduquez vos clients

Vous devez former vos employés à l'utilisation du nouvel outil si le logiciel de workflow que vous utilisez ne leur est pas familier. S'ils sont déjà habitués à votre système, vérifiez s'ils connaissent les étapes du flux de travail optimisé et sont à l'aise pour le réaliser.

#dix. Mettre en œuvre, suivre et améliorer

Vous démarrez le processus continu de surveillance et d'amélioration occasionnelle du flux de travail une fois que vous avez donné à votre équipe le feu vert pour mettre en œuvre le flux de travail nouvellement automatisé afin d'assurer sa précision, son efficacité et sa productivité.

Qu'est-ce que le flux de travail par rapport au flux de travail ?

Le flux est plus efficace que les générateurs de flux de travail et les règles. Bien que les règles de workflow soient toujours exécutées en arrière-plan, elles peuvent proposer des écrans qui nous guident tout au long de notre processus métier. Les flux ne sont pas limités à une certaine entité.

Quelles sont les 5 étapes du flux de travail ?

Pour gérer notre travail, nous utilisons généralement un processus de flux de travail en cinq étapes. Quand quelque chose attire notre attention, nous (1) l'écrivons, (2) expliquons ce que cela signifie, et (3) organisons les résultats. Ensuite, nous (4) réfléchissons régulièrement aux résultats pour décider avec quoi (5) nous engager ensuite.

Quels sont les quatre types de flux de travail ?

Quatre conseils pour concevoir un modèle de workflow réussi :

Commencez par faire un remue-méninges.
Défiez les résultats de votre brainstorming.
Vérifiez si des processus peuvent s'exécuter simultanément.
Définissez clairement les rôles et les responsabilités.