Les workflows sont à la base des processus métier. Et les systèmes de gestion des flux de travail automatisent ces processus métier pour une efficacité maximale. Nous parlerons du fonctionnement de ces systèmes de gestion de flux de travail, avec des exemples des meilleurs logiciels open source parmi lesquels vous pouvez choisir.
Qu'est-ce qu'un système de gestion de flux de travail ?
Un système de gestion des flux de travail est une plate-forme logicielle qui automatise efficacement les procédures. Des flux de travail rationalisés stimulent les indicateurs de performance critiques et la productivité de l'entreprise. Des exemples de systèmes de gestion de flux de travail incluent Taiga, Pipefy, Kissflow, Kanboard, etc.
L'automatisation du flux de travail est le processus d'organisation et de hiérarchisation d'une série d'actions en fonction de circonstances et de règles spécifiées. Les stratégies de gestion des flux de travail cherchent à identifier les goulots d'étranglement et les retards dans les processus et à cartographier les tâches afin de développer un processus de flux de travail plus efficace et rationalisé. Un certain nombre d'outils logiciels de flux de travail indépendants sont fusionnés en une seule application qui automatise les processus pilotés par l'homme et la machine selon un chemin prédéfini. Les solutions de gestion des flux de travail contribuent également à l'intégration harmonieuse des humains et des systèmes afin d'assurer le succès de l'entreprise.
Quels sont les types de systèmes de gestion de flux de travail ?
#1. Systèmes de gestion des flux de documents
Lorsque les documents sont importants dans les processus de projet d'une équipe, les solutions de workflow documentaire sont vitales. Le flux de documents à travers diverses procédures devient crucial dans les efforts de l'organisation pour améliorer l'efficacité de l'entreprise. En d'autres termes, le résultat d'un traitement sur un document à une étape donnée devient l'entrée de l'étape suivante. Les systèmes centrés sur les documents sont utilisés pour l'approbation et la révision des documents, la traduction et la transcription.
#2. Système de gestion des flux de travail centré sur l'humain
Les technologies de flux de travail centrées sur l'humain sont utilisées dans la conception et le développement de processus, de tâches et de procédures qui nécessitent une participation humaine importante. En conséquence, ils sont essentiels dans des fonctions telles que la rédaction de propositions et l'analyse de données.
#3. Système intégré de gestion des flux de travail
Les flux de travail intégrés impliquent des opérations répétitives itératives et séquentielles avec un minimum de contributions humaines.
Pourquoi la gestion des flux de travail est-elle importante pour votre entreprise ?
Le changement est inévitable à tout âge, mais il est difficile à accepter. Les ordinateurs, les ordinateurs portables et les téléphones portables ont contribué à accroître la main-d'œuvre au XXIe siècle. Ils utilisent les capacités du cloud pour accéder aux données sur n'importe quel appareil et s'appuient sur leurs téléphones portables pour leurs besoins professionnels et personnels. Avec une telle exposition généralisée aux améliorations technologiques, la mise en œuvre d'un système de gestion des flux de travail devrait être simple. Étonnamment, de nombreuses entreprises ignorent l'importance d'un outil BPM ou d'un logiciel de workflow pour les processus métier de leur organisation.
Au contraire, un bon système de gestion des flux de travail est requis par l'industrie pour gérer les flux de travail, surveiller et optimiser les processus d'entreprise. Un examen plus approfondi des processus de processus montre des redondances et des emplois non connectés. Des piles de papiers et de dossiers comprenant des documents, des reçus, des factures, des demandes de congé et des formulaires résultent de tâches désorganisées. Lorsqu'un système de gestion des flux de travail n'est pas en place, même les entreprises de haute technologie les plus avancées peuvent se retrouver avec des papiers désorganisés et des activités non structurées et déconnectées.
Exemples des meilleurs systèmes de gestion de flux de travail
Voici quelques exemples des meilleurs systèmes de gestion de flux de travail que vous pouvez essayer :
#1. Ruche
Google, Starbucks, Comcast et Toyota utilisent tous Hive comme outils de gestion de projet sophistiqués. Hive fournit des fonctionnalités de gestion des flux de travail aux équipes qui ont besoin de communiquer sur les processus de travail quotidiens tout en réalisant des projets aussi efficacement que possible, en plus de ses puissantes fonctionnalités de gestion de projets et de tâches.
Hive Automate, qui est intégré à la plate-forme Hive, vous permet également de créer des flux de travail entre Hive et d'autres applications de travail régulièrement utilisées. Cette application est disponible pour tous les utilisateurs de Hive et constitue une excellente méthode pour rationaliser vos opérations, automatiser les procédures répétitives et gagner du temps.
#2. Flux de baisers
Kissflow est une excellente application de gestion de projets et de processus conçue pour augmenter la productivité, aider les équipes à visualiser les flux de travail, établir la responsabilité entre les membres de l'équipe et garder tout le monde sur la même longueur d'onde au sein d'une organisation. Voici quelques-unes des caractéristiques qui font de Kissflow un excellent choix pour la gestion des workflows :
- Des formulaires qui peuvent être entièrement personnalisés pour aider à automatiser et rationaliser les opérations.
- Contrôle d'accès qui définit les rôles et les responsabilités de l'organisation.
- Des rapports et des analyses qui sont exploitables et fournissent des informations essentielles sur le flux de travail global.
- Outil qui facilite l'intégration.
#3. Décalage
Shift est un programme de bureau qui consolide vos comptes de messagerie, vos applications et vos extensions dans un seul navigateur, améliorant ainsi votre productivité. Intégrez vos applications préférées, créez des espaces de travail uniques et surmontez la surcharge de la boîte de réception. Shift est l'outil de productivité ultime ; téléchargez Shift maintenant et redécouvrez votre concentration. C'est vraiment un changeur de jeu. Shift vous permet de :
- Connectez tous vos comptes de messagerie et votre application Web préférée pour personnaliser votre espace de travail.
- Effectuez une recherche dans tous vos comptes Mail, Calendrier et Drive.
- Combinez vos outils préférés pour créer le flux de travail idéal.
#4. Profs Professionnels
ProProfs Project est un logiciel de gestion de flux de travail intelligent qui fournit des informations en temps réel sur le cycle de vie du projet. Sur son interface conviviale, vous pouvez facilement gérer des projets, des sous-tâches et des délais. Profitez d'un partage de fichiers fluide et participez à des discussions de n'importe où, à tout moment. L'outil génère des factures et vous permet de les personnaliser. Vous pouvez également développer des flux de travail sur mesure en fonction des exigences de votre projet. Avec ProProfs, la coopération d'équipe est un jeu d'enfant. ProProfs possède également les caractéristiques suivantes qui en font un excellent logiciel de gestion de workflow :
- Exécutez les workflows automatiquement.
- Piloter des équipes transverses
- Mises à jour de développement de projet en déplacement
- Diagrammes de Gantt, tableaux Kanban et autres outils
#5. Flux
Fluix est un logiciel Web sans code pour les entreprises telles que la construction, l'énergie, l'aviation et la rénovation. Les principales solutions de la plateforme sont la collecte automatisée de données et la gestion du flux de travail. Les formulaires mobiles peuvent être utilisés pour collecter des données, qui peuvent ensuite être acheminées via des workflows pour rationaliser les opérations entre les équipes distantes. Une méthode automatisée comme celle-ci facilite la gestion des inspections sur le terrain, le contrôle de la sécurité, la maintenance des équipements et d'autres opérations commerciales qui incluent de nombreuses tâches et intervenants. Flux fournit :
- Plateformes Web, iOS et Android.
- Les PDF à remplir et les formulaires Web facilitent la collaboration entre de nombreuses équipes.
- Le générateur de flux de travail par glisser-déposer vous permet de développer des flux de travail basés sur des étapes.
- L'accès granulaire basé sur les rôles détermine qui a accès aux tâches et aux fichiers.
- Les intégrations avec des outils de business intelligence permettent l'exportation et l'analyse des données.
#6. Projets
Projectsly de 500apps est un nouveau logiciel de gestion de projet qui comprend une gestion étendue des tâches et de puissants outils d'automatisation. L'application est extrêmement bénéfique pour les équipes distantes, facilitant la collaboration au travail et permettant aux chefs de projet d'attribuer et de suivre les affectations d'équipe sans manquer d'étapes importantes. Projectsly rationalise la planification de projet et vous permet de gérer toutes les parties d'un projet du début à la fin. Projectsly possède les fonctionnalités suivantes :
- Tableaux Kanban utilisés pour créer et suivre des tâches.
- Pour suivre graphiquement la progression des tâches, utilisez un diagramme de Gantt.
- Automatisation pour la création de flux de travail
- Gestion de projet Gmail via l'extension Chrome
#7. Cliquez vers le haut
ClickUp est une solution qui peut vous aider à rationaliser les flux de travail et les plans de projet tout en gérant les ressources de l'équipe. Des équipes du monde entier utilisent l'application simple et esthétiquement attrayante pour maintenir leur travail sur la bonne voie. ClickUp pourrait être le logiciel de gestion de flux de travail qu'il vous faut pour un certain nombre de raisons, notamment :
Les modèles d'automatisation permettent aux utilisateurs de créer des modèles spécialisés pour automatiser des parties de leur flux de travail.
- Les vues Gantt, calendrier et chronologie sont toutes disponibles pour les projets.
- Reporting avec la possibilité de créer des tableaux de bord personnalisés.
- Découvrez les meilleures alternatives ClickUp que les équipes utilisent actuellement pour plus d'informations.
#dix. Feuille intelligente
Depuis son partenariat avec 10,000 XNUMX pieds, Smartsheet est devenu un excellent outil pour gérer non seulement le flux de travail, mais également les ressources au sein d'une équipe. Smartsheet est principalement construit à la manière d'Excel, ce qui permet aux équipes de visualiser facilement les étapes et actions futures. Smartsheet est un excellent logiciel de gestion de flux de travail en raison des facteurs suivants :
- Automatisation des flux de travail à travers les projets et les tâches.
- Le diagramme de Gantt et la vue tableau pour la visualisation des tâches sont inclus dans les configurations de projet flexibles.
- Intégrations avec des produits tels que Microsoft Office et Google Apps.
- Augmentation de la capacité de ressourcement.
#dix. Pipefy
Pipefy est un logiciel de gestion de flux de travail qui aide les équipes à demander des données, à effectuer des tâches et à signaler le succès tout au long des projets et des campagnes. est devenue la solution incontournable pour la gestion des flux de travail pour les équipes du monde entier grâce à son approche de développement de flux de travail low-code. Quelques fonctionnalités supplémentaires qui font de Pipefy un excellent logiciel de gestion de workflow :
- Modèles pouvant être utilisés pour aider à structurer les flux de travail et les processus globaux.
- Flux de travail low-code personnalisés qui améliorent la productivité.
- Si nécessaire, visibilité sur les flux de travail de toute l'entreprise.
#10. Table d'air
En raison de son cadre unique de type Excel, Airtable est un excellent choix pour une application de gestion de flux de travail. Cet outil est utilisé par des équipes du monde entier et sa capacité à fonctionner comme une feuille de calcul puissante en a fait un favori des fans pour la gestion des flux de travail. Quelques fonctionnalités supplémentaires d'Airtable qui en font un excellent logiciel de gestion de flux de travail :
- Capacité à établir une base de données personnalisée pour tous les projets et tâches
- Modèles spécifiques au projet adaptables
- Les vues Grille, Calendrier, Galerie et Kanban vous permettent de visualiser les projets de la manière qui vous convient le mieux.
- Applications prédéfinies pour améliorer votre expérience
Exemples de systèmes de gestion de flux de travail open source
Voici quelques exemples de systèmes de gestion de flux de travail open source :
#1. Taïga
Taiga est un logiciel de gestion de projet et de flux de travail open source qui vise à surmonter le problème de convivialité. Une équipe de Kaleidos travaille sur le projet depuis début 2014. Taiga Agile fournit désormais une structure formelle au projet.
Le projet comprend des outils qui simplifient la construction de projets à l'aide de modèles Kanban ou Agile. Vous pouvez également utiliser Agile pour développer des sprints et des user stories. Vous pouvez également ajouter des user stories aux sprints et leur attribuer des tâches. De plus, vous pouvez utiliser un modèle Kanban pour construire des projets avec des fenêtres de tâches de type post-it et une interface utilisateur facile à utiliser par glisser-déposer.
#sept. Kanboard
Kanboard est un logiciel de gestion de flux de travail kanban de base open source. Il est écrit en PHP et distribué sous licence MIT. Kanboard est simple à mettre en place et consomme peu de ressources. Il possède des fonctionnalités majeures, notamment la recherche et le filtrage des tâches, les pièces jointes, les sous-tâches, les commentaires et bien plus encore. Vos cartes peuvent également être exportées dans une variété de formats.
#3 Carnet de commandes
Backlog est un logiciel de gestion de flux de travail open source conçu spécifiquement pour les équipes de développeurs. Il s'agit d'une plate-forme unique avec une interface simple mais puissante qui peut être personnalisée pour répondre aux demandes des utilisateurs. Il permet aux membres des équipes de développement et de conception d'interagir et de se connecter sur une plate-forme unique à partir de n'importe quel emplacement ou appareil. Des visualisations élégantes telles que les diagrammes de Gantt et les graphiques Git peuvent être utilisées pour suivre le développement d'un projet. Il favorise également la clarté des informations, permettant aux équipes d'accomplir des tâches dans les délais spécifiés.
#4. Flux d'air Apache
Apache Airflow est un logiciel de gestion de flux de travail gratuit et open source qui peut être utilisé pour créer, surveiller et gérer des processus de projet. La plate-forme est basée sur quatre concepts qui permettent la création de logiciels de gestion de flux de travail dynamiques, intuitifs, extensibles et hautement évolutifs.
Les graphiques acycliques dirigés (DAG) sont utilisés dans Apache Airflow pour aider les équipes à concevoir, planifier, programmer et automatiser le flux de données via les nœuds. La direction du transport des données est représentée par des pipelines dans le flux d'air Apache. Essentiellement, la sortie d'un nœud (tâche) est souvent l'entrée d'un autre nœud. Par exemple, pour que l'équipe puisse terminer toutes les tâches, un processus doit être terminé ou redémarré.
#5. Taverne Apache
Apache Taverna est un logiciel de gestion de flux de travail gratuit et open source pour les équipes scientifiques qui leur permet de créer et de gérer des flux de travail scientifiques. L'outil de workflow est indépendant de la plate-forme et peut être utilisé avec une variété de systèmes d'exploitation. La suite Apache Taverna se compose de trois composants : le moteur Taverna, le Taverna Workbench et le serveur Taverna. Ces composants fonctionnent ensemble pour aider les scientifiques à créer des pipelines de données sophistiqués et à les analyser. De plus, la suite accepte des données provenant de sources publiques et privées dans des domaines aussi divers que l'analyse médicale, géographique et sportive.
Comment créer un système de gestion de flux de travail ?
#1. Rendez-le facilement accessible
Les entreprises d'aujourd'hui ne sont pas statiques. Votre équipage pourrait être dispersé dans le monde entier. Cependant, tout le monde a besoin d'accéder à des solutions capables de rationaliser les flux de travail de son entreprise. Choisissez donc des produits et des plates-formes basés sur le cloud facilement accessibles à tous.
#2. Eclairez votre équipe
Aucune solution de gestion des flux de travail ne sera efficace si votre personnel ne comprend pas comment l'utiliser. Si vous investissez dans un logiciel pour les aider dans leur travail, assurez-vous que tout le monde comprend les avantages et comment l'utiliser avec succès.
#3. Travailler ensemble
Les systèmes de gestion de flux de travail les plus performants permettent à votre équipe de collaborer sans effort et en temps réel. Lorsque vous recherchez des progiciels pour mettre en place un système de gestion de flux de travail, faites de la coopération une priorité.
#4. Suivez votre évolution.
La direction doit superviser l'enregistrement de l'avancement du processus et mettre en évidence les domaines à améliorer dans votre système de gestion du flux de travail, qui doit être facilement accessible à tous. La documentation est essentielle dans chaque organisation; assurez-vous que votre système de gestion des flux de travail vous permet de surveiller et de documenter efficacement votre équipe au fur et à mesure de sa croissance.
#5. Maintenir la vigilance
La technologie évolue constamment et de nombreuses nouvelles technologies sont en cours de développement pour améliorer votre système de gestion des flux de travail. Gardez un œil sur les nouveaux systèmes émergents qui peuvent améliorer votre système de gestion des flux de travail et augmenter l'efficacité et la productivité de votre équipe.
Comment créez-vous un processus de workflow ?
- Déterminez vos ressources.
- Faites une liste des travaux qui doivent être complétés.
- Déterminez qui est responsable de chaque phase et assignez les tâches.
- Créez un diagramme de flux de travail pour vous aider à visualiser le processus.
- Testez votre nouveau flux de travail.
- Informez votre équipe du nouveau flux de travail.
- Installez le nouveau flux de travail.
Quels sont les 3 composants de base d'un workflow ?
Les trois composants de base d'un workflow sont l'entrée, la transformation et la sortie.
Quels sont les quatre rôles de workflow ?
Les rôles de flux de travail nécessaires (éditeur, réviseur, approbateur ou éditeur) doivent ensuite être attribués aux utilisateurs qui font partie de cette équipe de gouvernance par un utilisateur doté du rôle d'administrateur du glossaire d'Information Governance Catalog.
Qu'est-ce que le flux de travail SAP ?
Vous pouvez utiliser SAP Workflow Management pour numériser les workflows, prendre des décisions, acquérir une visibilité des processus de bout en bout et créer des processus à l'aide d'une approche low-code. Il permet aux utilisateurs de créer, d'exécuter et de gérer des processus. Il permet aux utilisateurs de numériser et d'automatiser la prise de décision.
Qu'est-ce qu'un modèle de flux de travail ?
La séquence ordonnée des activités et des choix qui constituent un processus métier est représentée par un modèle de workflow. En créant un modèle de flux de travail, les utilisateurs professionnels peuvent mieux comprendre le fonctionnement d'un processus et peuvent le rationaliser et l'optimiser pour obtenir les meilleurs résultats et une efficacité maximale.
Qu'est-ce qu'un flux de travail intelligent ?
Même lorsque les besoins de l'entreprise changent, Smart Workflow est une solution préfabriquée qui peut être modifiée pour répondre aux demandes uniques de routage et de règles. Les approbateurs ad hoc peuvent participer au cycle d'approbation grâce à l'assistant d'approbation convivial de Smart Workflow.
Qu'est-ce qui fait un bon flux de travail ?
Un bon flux de travail offre une connaissance approfondie des opérations de l'entreprise. En supprimant la duplication et la redondance, un flux de travail bien conçu accélère les processus de l'entreprise. L'amélioration de la communication, de la visibilité et du contrôle sur le processus métier sont des avantages supplémentaires des workflows de processus.
En conclusion,
L'utilisation du bon système de gestion des flux de travail contribuera à améliorer le taux de productivité de votre organisation, ce qui entraînera à son tour une augmentation des revenus. Nous avons répertorié les meilleurs systèmes de gestion de flux de travail dans ce guide et nous espérons que vous les trouverez utiles.
FAQ sur les systèmes de gestion des flux de travail
Qu'est-ce qu'un exemple de flux de travail ?
Un pigiste crée et envoie une facture à son client. La facture est envoyée au service financier du client. La facture est approuvée et payée par le service financier.
Qu'est-ce qu'un diagramme de workflow ?
Un diagramme de flux de travail est une représentation visuelle semblable à un organigramme d'un processus, d'un projet ou d'une tâche.
Quelle est la différence entre workflow et processus ?
Les flux de travail tiennent compte des détails granulaires jusqu'aux objectifs à petite échelle, tandis que les processus se réfèrent aux sorties à plus grande échelle.
Articles Relatifs
- Ingénierie financière : programmes et salaires (mis à jour !)
- Logiciel de planification de projet : 60+ meilleurs logiciels en 2023 (options gratuites et payantes)
- GESTION DE PROJET TRELLO : principaux modèles, fonctionnalités et utilisations
- 6 conseils pour bien faire l'automatisation des tâches commerciales
- STRATÉGIE DE DONNÉES : 7 composants de la stratégie de données dont chaque composé a besoin
Bibliographie
