En théorie, la planification efficace des horaires des employés est simple : créez des horaires de travail idéaux de sorte que vous ne soyez jamais en sureffectif ou en sous-effectif. Heureusement, il y a des nouvelles positives. Dans cet article, vous apprendrez quelles sont les clés d'une planification efficace, ainsi que comment planifier efficacement les employés en quelques étapes simples dans un logiciel de planification. Considérez les clés pour planifier efficacement votre travail comme base de l'élaboration d'un plan. En outre, nous examinons également les horaires de travail des employés.
Les bases d'un horaire de travail efficace pour les employés
La création d'un horaire de travail efficace pour les employés nécessite un équilibre minutieux entre les besoins du personnel et ceux de l'entreprise. Le moral et les performances des employés en souffriront si, par exemple, vous vous concentrez uniquement sur les besoins de l'entreprise, comme avoir une combinaison des bons quarts de travail, sans tenir compte du fait que certains employés ne profiteront pas d'un quart de travail particulier.
#1. Exigences des employés
Les exigences d'horaire de travail de vos employés peuvent varier en fonction de leur poste. Ils ont besoin d'un préavis pour gérer leur vie. Les avis de changement constants de dernière minute conduiront au ressentiment et à l'insatisfaction.
Avoir des changements qui conviennent à leur horaire de travail. Un quart de nuit, par exemple, n'est probablement pas idéal pour un employé avec une famille. En revanche, une personne célibataire ou récemment diplômée de l'université peut être plus satisfaite de cette forme de changement.
Savoir ce que leur emploi implique afin qu'ils sachent ce qu'on attend d'eux. Être capable de gérer lui-même les demandes de congés, ce que les logiciels de planification du travail des employés leur permettent de faire facilement.
#2. Prérequis commerciaux
Les besoins de planification de votre entreprise peuvent différer selon les services dans lesquels vous travaillez. Ceux-ci incluent :
La meilleure combinaison de quarts de travail pour votre entreprise. Certains types d'équipes sont plus appropriés pour votre entreprise que d'autres. Pour les opérations 24 heures sur XNUMX, les quarts de travail rotatifs, par exemple, fonctionnent bien. Les horaires de travail fixes, en revanche, conviennent aux entreprises qui recrutent principalement des employés de carrière.
Le désir d'horaires de travail efficaces garantit que vous avez toujours le nombre approprié de personnel au travail. Cela vous aide à maîtriser les coûts de main-d'œuvre.
Être capable de gérer plus efficacement les taux de rotation des employés, ce qui est particulièrement important si vous possédez un restaurant où les taux de rotation sont notoirement élevés. Avoir accès à un logiciel de planification qui s'intègre parfaitement à votre système de point de vente pour réduire le temps consacré à la création et à la gestion des horaires de travail.
Comment planifier efficacement les employés
Maintenant que vous comprenez l'importance d'intégrer les besoins de l'entreprise et du personnel dans vos horaires de travail, examinons une méthode claire en 9 étapes pour planifier efficacement les employés (exemples inclus). Planification des ressources Wallchart peut être un outil utile pour vérifier
Étape 1 : Déterminez vos normes de productivité au travail
Il s'agit d'une procédure en deux étapes :
Déterminez la quantité de travail qu'un travail particulier exige d'un employé pour un nombre d'heures donné. Selon l'industrie, «combien de travail» peut être calculé de plusieurs façons. Par exemple, si vous êtes propriétaire d'un restaurant, vous pouvez surveiller le nombre de couverts et de couverts qu'un serveur termine dans un laps de temps donné. Répétez cette phase pour chaque poste dans votre entreprise.
Précisez les responsabilités de chaque poste. Encore une fois, selon votre entreprise, ces tâches varieront. Poursuivant avec l'exemple du restaurant, le personnel de cuisine sera responsable de la préparation des aliments, de la préparation des aliments pour les clients et du nettoyage de leurs stations à la fin du quart de travail.
Étape 2 : Dessinez un graphique des niveaux d'activité actuels.
Si vous avez saisi les attentes en matière de production de travail, il est temps d'évaluer les niveaux d'activité actuels - à quel point vous êtes occupé certains jours et à certains moments de la journée.
Ce rapport vous aidera à déterminer le nombre exact d'employés à planifier pendant vos heures de travail. Bien que vous puissiez être tenté de prendre des décisions d'embauche basées sur l'intuition (après tout, vous connaissez votre entreprise mieux que quiconque), résistez à l'envie. Vos instincts peuvent être incorrects, ce qui entraîne des horaires moins qu'idéaux qui vous laissent en sureffectif ou en sous-effectif.
L'analyse des données du marché à partir des rapports sur les revenus et la main-d'œuvre pour conseiller le processus de planification du travail est une stratégie plus efficace. Par exemple, les rapports de ventes indiqueront aux restaurateurs combien de couvertures ils font certains jours, quelles sont les périodes les plus occupées et quels mois sont plus occupés que d'autres. Ces données aideront à identifier les quarts de travail spécifiques qui ont besoin de plus de travailleurs et vice versa.
Étape 3 : Prédire les futurs niveaux d'activité
Prévoyez les niveaux d'activité futurs en utilisant les niveaux d'activité actuels. Considérez les cycles de vente sur une base quotidienne, mensuelle, trimestrielle et annuelle. Si vos données montrent que certaines périodes de la journée ou de l'année sont constamment plus occupées que d'autres, vous pouvez prédire avec une certaine certitude que ce modèle se répétera et planifier en conséquence.
Vous pouvez également cocher cette case si vous avez besoin de tracer la gestion du temps de votre employé et même si vous voulez planifiez votre travail.
Étape 4 : Calculez le nombre exact d'employés nécessaires
Encore une fois, résistez à l'envie de suivre votre instinct et essayez de déterminer le nombre de personnes dont vous aurez besoin. Soustrayez le nombre de clients des normes de production. Par exemple, si vous gérez un restaurant qui fait en moyenne 150 couverts le mardi et qu'un serveur peut faire 30 couverts en 8 heures, vous aurez probablement besoin de 5 serveurs.
Il est important de se rappeler que certains employés sont plus productifs que d'autres. Bien que vous ne souhaitiez pas surcharger ces employés, vous pourrez peut-être planifier moins de personnes lorsqu'ils sont en poste. Enfin, utilisez votre instinct pour revérifier vos résultats et apporter les derniers ajustements qui vous semblent corrects.
Étape 5 : Considérez les besoins en personnel (et autres considérations)
La prochaine étape consiste à trouver un équilibre entre la nécessité d'un horaire de travail efficace et les besoins des employés. Cela implique que vous devez vous assurer que vous :
- Les modifications de l'horaire de travail doivent être communiquées aux employés à l'avance.
- Faites correspondre les quarts de travail avec le personnel approprié.
- Allouer un nombre raisonnable de quarts de travail par employé.
- Pour éviter tout malentendu, décrivez clairement les fonctions.
- Facilitez le changement de quart de travail pour les travailleurs.
- Permettez aux travailleurs de gérer leurs propres demandes de congés.
N'oubliez pas de prévoir l'absentéisme et les changements de quart de travail à la dernière minute. Enfin, travaillez en étroite collaboration avec votre service des ressources humaines pour vérifier que vous ne violez aucune réglementation du travail ou renseignez-vous sur les réglementations en vigueur dans votre région pour vous assurer de rester en conformité.
Étape 6 : Décidez d'une méthode de planification des quarts de travail
Il est maintenant temps de faire un horaire de travail pour vos employés. Il existe trois méthodes pour créer un emploi du temps : un stylo et du papier, des feuilles de calcul Google ou Excel et un logiciel de planification des employés. Pour choisir la meilleure méthode pour votre entreprise, pesez les avantages et les inconvénients de chacune :
Faire des horaires sur des panneaux d'affichage avec un stylo et du papier est la méthode la plus rentable, mais aussi la plus longue.
Le logiciel de planification des employés est le plus cher, mais il vous fait gagner du temps dans la création et le maintien des horaires, sans parler de l'argent à long terme.
Excel, bien que plus sophistiqué que le stylo et le papier, nécessite toujours une dépense de temps pour faire des horaires, et il ne vous permet pas d'automatiser le processus de planification comme le fait le logiciel.
Si vous êtes un propriétaire de restaurant qui utilise ou a l'intention d'utiliser Excel pour planifier des employés, un exemple de la façon de planifier des employés avec un modèle d'horaire de changement d'employé de restaurant est donné ci-dessous.
Exemple de création d'un horaire de travail pour un restaurant
Pour faire un horaire de restaurant dans Excel, suivez ces six étapes :
A) Obtenez votre modèle Excel
Des modèles Microsoft Excel sont disponibles pour créer des horaires de travail, mais ils sont souvent génériques et non adaptés aux restaurants. Heureusement, si vous êtes propriétaire d'un restaurant, vous pouvez en télécharger un adapté à vos besoins :
B) Ouvrez la feuille de calcul Excel.
C) Déterminez le jour où vous voulez que votre emploi du temps commence.
D) Entrez les noms des employés.
Entrez son nom dans la cellule intitulée "Employé 1". Faites de même pour le reste du personnel.
Supprimez les lignes dont vous n'avez pas besoin et ajoutez celles dont vous avez besoin. Faites simplement un clic droit sur la cellule concernée et choisissez "Supprimer" ou "Insérer".
E) Révision des quarts de travail et des fonctions
Au bas de la feuille de calcul, cliquez sur l'onglet "Équipes".
Ensuite, insérez une équipe ou un rôle :
Lorsque vous modifiez les heures de début et de fin d'une équipe, la colonne d'équipe est automatiquement mise à jour. Avoir des changements supplémentaires après le premier (9 h à 5 h) et avant la finale (9 h à 5 h) (7 h à BD – Business Decline)
Inclure un nouveau rôle après le premier et avant le dernier élément de la liste des rôles.
F) Créer un horaire de travail.
Accédez à la feuille de calcul "Planification". Sélectionnez une cellule à côté du nom d'un employé (sous un jour particulier). Choisissez une position appropriée et changez. N'oubliez pas que chaque cellule comporte deux menus déroulants : un pour les rôles et un pour les modifications.
Changer:
Voici mon rôle :
Rep cette procédure pour tout le personnel et les jours avant que vous ayez terminé. Vous pouvez également personnaliser davantage votre horaire en entrant le « nom de l'établissement » et la « semaine de ».
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer sous", donnez un nom à votre programme et enregistrez-le à un emplacement pratique. Si vous faites des ajustements au planning d'une semaine sur l'autre, enregistrez la feuille Excel avec un nouveau nom de fichier (pensez à la nommer par date).
Étape 7 : Obtenez l'approbation de la haute direction si nécessaire.
L'approbation de la haute direction peut ou non être nécessaire. Dans tous les cas, assurez-vous que le calendrier est examiné en fonction de facteurs tels que les coûts de main-d'œuvre, les demandes des employés et les exigences de l'entreprise. Apporter les modifications nécessaires.
Étape 8 : Rendre l'horaire accessible aux employés
Une fois que vous êtes satisfait de l'horaire final, distribuez-le à vos employés afin qu'ils sachent quand ils travaillent, ce qu'on attend d'eux et comment rester responsable. Si vous utilisez Excel, vous pouvez l'envoyer par e-mail ou le rendre disponible via le cloud.
Si vous utilisez des tableaux d'affichage ou des tableaux blancs, informez les employés lorsque le nouvel horaire est prêt et rappelez-leur de le vérifier fréquemment pour tout changement. Vous pouvez également organiser des réunions quotidiennes pour discuter des changements d'horaire.
Si vous utilisez un logiciel de planification, publiez l'horaire sur la plateforme et les employés recevront une notification instantanée sur leur appareil mobile du nouvel horaire, ainsi que de tout changement futur. En raison de ce processus de livraison, il y aurait moins de réunions en personne et moins de commentaires des gestionnaires.
Étape 9 : Passez régulièrement en revue votre calendrier et votre processus
Votre travail ne se termine pas tant que vous n'avez pas établi votre emploi du temps. Vous devez revoir régulièrement le calendrier et les processus de planification pour identifier les défis et trouver des moyens de vous améliorer.
Qu'est-ce que le télétravail ?
Le télétravail est un type d'arrangement de travail flexible dans lequel un employé travaille à distance, comme son domicile, au lieu de venir au bureau.
Quels sont les avantages du télétravail?
Le télétravail peut offrir plusieurs avantages, notamment un horaire plus flexible, une réduction du temps et des dépenses de déplacement et un meilleur équilibre travail-vie personnelle.
Puis-je demander à télétravailler ?
Oui, vous pouvez demander à télétravailler. Cependant, cela dépend en fin de compte des politiques de votre entreprise et de la nature de votre travail.
Qu'est-ce qu'un horaire de travail à temps partiel?
Un horaire de travail à temps partiel est un horaire qui implique de travailler moins d'heures qu'un horaire à temps plein. Les horaires à temps partiel peuvent varier, mais impliquent généralement de travailler 20 à 30 heures par semaine.
Quels sont les avantages d'un horaire à temps partiel?
Les horaires à temps partiel peuvent offrir plusieurs avantages, notamment un horaire plus flexible, une réduction du stress lié au travail et la capacité de concilier travail et responsabilités personnelles.
Puis-je demander un horaire à temps partiel?
Oui, vous pouvez demander un horaire à temps partiel. Cependant, cela dépend en fin de compte des politiques de votre entreprise et de la disponibilité de vos collègues.
Conclusion
La planification des employés peut être une tâche difficile qui ne se termine jamais vraiment. Vous devez vous occuper de choisir les meilleurs formulaires de quart de travail pour votre entreprise ainsi que de gérer les demandes de congés des employés et même les ajustements de quart de dernière minute.
La planification des employés, heureusement, ne doit pas être difficile si vous intégrez les besoins des employés et de l'entreprise dans vos horaires et adoptez un plan en neuf étapes pour une planification magistrale.
Si, malgré tout ce qui précède, l'horaire de travail continue d'être une opération chronophage, vous perdant du temps à créer, gérer et distribuer des horaires, il est peut-être temps d'ajuster votre processus ou de trouver un nouveau système de planification.
Pourquoi est-il important d'avoir un horaire de travail?
Fournit une structure.
Il s'assure que vous remplissez vos responsabilités dans le temps imparti. Sûr. Il y aura des moments où vous finirez plus tôt ou devrez faire des heures supplémentaires. Mais avoir un horaire de travail régulier encourage les gens à faire leur travail de manière efficace et efficiente
Comment créer un planning de travail ?
6 étapes pour des horaires réussis
- Étape 1 : Définissez les activités du calendrier. …
- Étape 2 : Séquencez les activités. …
- Étape 3 : Estimer les ressources nécessaires pour l'activité. …
- Étape 4 : Estimation de la durée de chacune des activités. …
- Étape 5 : Élaboration du calendrier. …
- Étape 6 : Surveillance et contrôle du calendrier.
Quels sont les types d'horaires de travail?
10 exemples d'horaires de travail des employés
- Horaires à temps plein. …
- Horaires à temps partiel. …
- Horaires fixes. …
- Horaires flexibles. …
- Horaires de travail en rotation. …
- Horaires de travail fractionnés. …
- Horaires d'astreinte. …
- Horaires saisonniers.
Combien de types d'horaires existe-t-il?
La trois types d'horaires sont connus sous le nom de calendrier de capacité, de planification des ressources et de calendrier de service. À certains égards, ils se chevauchent dans ce qu'ils peuvent faire, et pour certaines applications, plus d'un fonctionnera.
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