En tant que nouvelle recrue ou employé, vous vous efforcez de faire bonne impression, non seulement sur votre patron, mais aussi sur vos collègues. Comment alors mettre en œuvre ses idées pour mener à bien un projet réussi ? En élaborant un plan de travail qui démontre votre approche et permet aux autres de voir où ils s'intègrent. Un plan de travail n'est pas toujours correct, mais il incite les individus à poser des questions pertinentes. Voici tout ce que vous devez savoir sur un plan de travail et vous pouvez créer efficacement des plans de travail quotidiens, hebdomadaires et de 90 jours, avec des exemples.
Qu'est-ce qu'un plan de travail ?
Un plan de travail est un document qui permet à toutes les personnes impliquées dans le projet de communiquer plus clairement.
Un bon plan de travail décrit les actions nécessaires pour terminer un projet. Il précise le résultat attendu ainsi que les principaux flux d'activités ou de produits livrables qui permettront d'atteindre ce résultat. Il met également l'accent sur les ressources, la participation et l'interdépendance nécessaires.
Avant le début du projet, les principales parties prenantes doivent évaluer et fournir des commentaires sur le plan. Lorsque vous aurez terminé, vous disposerez d'une feuille de route claire que tout le monde soutiendra.
Un plan de travail final comprend normalement les éléments suivants :
- Buts et objectifs du projet
- Responsabilités du projet
- Délégation de tâches (si travail en groupe)
- Milestones
- Livrables importants
- Resources requises
- Horaires, y compris les délais
- budgets
Pourquoi devriez-vous utiliser un plan de travail
Il est tentant d'éviter de générer un document de workflow aussi détaillé. Après tout, cette procédure est à la fois complexe et chronophage. Cependant, l'effort supplémentaire sera payant à long terme.
Faire un plan nécessite de réfléchir à la manière dont vous atteindrez votre objectif. Le processus vous oblige à poser des questions difficiles, telles que qui exécutera le travail et s'il y a suffisamment de temps.
Voici trois raisons de créer un plan de travail :
#1. Cela aidera votre équipe à rester sur la bonne voie.
Un bon plan de travail précise les délais et les tâches. Faire une liste de qui est responsable de quoi tient tout le monde responsable. Les gens peuvent également voir comment leur travail s'intègre dans le schéma plus large des choses. Cela peut le rendre plus lucratif tout en les aidant à prendre de meilleures décisions.
#2. Contrôlez vos attentes.
Votre stratégie aura été distribuée à toutes les parties prenantes concernées, y compris la direction, au moment où vous commencerez le projet. Cette procédure nécessite du temps et des efforts. Les gens vous lanceront inévitablement des balles courbes pendant le processus si vous ne l'avez pas. (Ils peuvent toujours le faire, mais vous êtes sur une base plus solide avec un plan de travail clair).
Chacun doit comprendre ce que la stratégie implique et ce qu'elle est capable de faire. Il identifie très tôt les attentes mal alignées et les interprétations divergentes, réduisant ainsi la confusion et les conflits par la suite. En outre, il mettra en évidence les exigences et les limites dont vous n'aviez peut-être pas connaissance, telles que les autorisations uniques, que vous pouvez intégrer à la stratégie.
#3. Il sera simple de déterminer quand célébrer.
Le suivi de vos objectifs et de vos réussites est l'occasion de célébrer avec votre équipe. Rien ne vaut de cocher un élément majeur de votre liste de tâches. De plus, vous pouvez partager vos réalisations avec la direction, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de paraître excellents.
BetterUp peut vous aider à développer des compétences telles que la détermination du niveau de détail approprié et la manière de présenter votre plan aux différentes parties prenantes.
Quelles sont les cinq étapes d'un plan de travail ?
Il y a certaines directives fondamentales à suivre lors de l'élaboration d'un plan de travail. Commencez par les bases. À chaque étape, essayez de raconter une histoire claire et compréhensible. Deuxièmement, testez-le à un niveau élevé avant de devenir trop détaillé. Partagez-le avec votre responsable, les membres chevronnés de l'équipe ou des pairs de confiance, et faites attention à ce qui les touche ou à ce qu'ils ont des questions.
Un exemple peut vous aider à comprendre le fonctionnement de la procédure. Supposons que vous êtes responsable des relations publiques dans une entreprise d'équipement de plein air. L'un de vos objectifs en votre qualité est de planifier une collecte de fonds pour un organisme sans but lucratif local bien connu. Préparons votre plan de travail pour le présenter à votre PDG.
#Étape 1 : Établissez le « pourquoi » de votre initiative.
Vous devez expliquer ce qui suit dans votre document de plan de travail :
Le but de cette activité. Comment s'intègre-t-il dans l'image globale de l'entreprise ? Quels avantages apportera-t-il à l'organisation ? Donnez une explication détaillée.
L'histoire de ce projet et son contexte plus large. Montrez comment le projet s'inscrit dans le plan d'affaires ou les principaux objectifs de l'entreprise. Il pourrait également être avantageux de démontrer comment le projet s'inscrit dans les principes sous-jacents de l'entreprise.
Dans le cas de l'entreprise d'équipements de plein air, vous souhaitez démontrer le dévouement de l'entreprise envers la communauté locale. Cela contribue au développement de la confiance entre les consommateurs et les employés, qui sont les fondements du succès de l'entreprise.
Et, parce que vous vendez de l'équipement de plein air, votre organisme de bienfaisance préféré est une organisation environnementale. Cela correspond exactement à l'image de plein air de votre entreprise.
#Étape 2 : Créer un calendrier de projet.
Un projet doit toujours avoir un délai défini. Un projet limité dans le temps vous permet de hiérarchiser et de terminer les tâches. De plus, avoir une date limite peut vous aider à mieux organiser votre temps.
Dans ce cas, votre calendrier est clair : vous avez jusqu'à la date de l'événement. Choisissez une date d'espace réservé pour vous aider à planifier votre calendrier. Gardez à l'esprit que la date de l'événement peut varier en raison des négociations avec les parties prenantes.
Des dates de début et de fin seront également requises pour chaque partie du projet, telles que l'élaboration de matériel promotionnel et les invitations d'invités. Déterminez lesquelles de ces dates sont définitives et lesquelles sont sujettes à changement. Créez un plan qui ne repose pas sur le meilleur scénario à chaque étape du voyage.
Assurez-vous d'allouer ces tâches aux membres de l'équipe.
#3. Étape 3 : Décrivez clairement vos objectifs.
C'est là que vous énumérez des objectifs spécifiques et réalisables. Pensez à adopter la technique des objectifs SMART. Cela vous aidera à développer des objectifs spécifiques, quantifiables, réalisables, significatifs et limités dans le temps.
Assurez-vous également de définir des indicateurs de performance clés (KPI). Ce sont les outils nécessaires pour évaluer le succès.
Un objectif de don de 100,000 50 $ et un pourcentage de participation de XNUMX % seraient des mesures réalistes du succès de votre collecte de fonds.
#Étape 4 : Passez en revue vos restrictions.
Vos objectifs doivent être conformes au calendrier, au budget et aux ressources que vous avez choisis. Vous avez très probablement rencontré des obstacles au cours du processus de planification, alors assurez-vous que la portée du projet est raisonnable. Si vous n'avez pas les fonds pour une fusée, ne garantissez pas un alunissage.
Votre événement devrait avoir un plan viable pour atteindre son objectif de 100,000 XNUMX $. Votre entreprise est-elle bien connectée dans la communauté? Y aura-t-il un grand nombre d'invités de haut niveau qui pourront faire des dons importants ? Les gens sont-ils obligés d'y aller s'ils RSVP ?
Répondez honnêtement à ces questions, envisagez des alternatives de manière créative et adaptez vos objectifs en conséquence.
#Étape 5 : Parlez du risque et de la responsabilité.
Considérez votre stratégie sous tous les aspects possibles. Quelles sont vos principales dépendances ? Qu'est ce qui pourrait aller mal? Qu'il s'agisse d'un roulement inattendu d'employés ou d'intempéries forçant l'événement à l'intérieur, soyez conscient de ce qui pourrait mal tourner et ayez un plan de secours en place. Ayez-en plusieurs et identifiez à l'avance les conditions qui déclencheraient un plan d'urgence.
Faire un plan de travail quotidien
La gestion du temps est une compétence qui peut être appliquée à n'importe quelle profession et entreprise. La planification à l'avance est une composante de la gestion du temps qui peut vous aider à respecter les délais et à accomplir les tâches. L'élaboration d'un plan de travail quotidien vous permet d'anticiper la journée à venir et d'établir une ébauche de ce que vous avez l'intention de faire pendant cette période.
Comment faire un plan de travail quotidien
Si l'idée d'organiser votre journée vous submerge, essayez ces étapes simples pour devancer votre liste de tâches et vous préparer à des besoins inattendus :
#1. Considérez votre journée à l'avance.
Vos besoins détermineront la stratégie que vous adopterez pour aménager votre journée. Si vous travaillez dans un environnement au rythme rapide, par exemple, vous devrez peut-être inclure une certaine flexibilité dans votre journée pour vous adapter à des tâches imprévues ou à des délais changeants. Si vous avez plus de temps pour vous concentrer sur les devoirs, vous pouvez planifier votre temps plus précisément.
Avant d'organiser votre journée, notez certains de vos principaux besoins, ainsi que les difficultés auxquelles vous pourriez être confronté en raison de l'absence de plan en place pour la journée. L'identification de vos points douloureux vous aidera à décider comment aborder la planification de la journée.
#2. Déterminer les tâches critiques
C'est aussi une bonne idée de choisir les activités quotidiennes les plus importantes et de planifier comment vous les réaliserez. Si vous avez une longue liste de tâches importantes, vous constaterez peut-être que vous n'avez pas assez d'heures dans la journée pour toutes les accomplir. Apprendre à hiérarchiser vos tâches vous permet de déterminer quelles tâches sont véritablement vitales et lesquelles peuvent attendre le lendemain ou plus tard dans la semaine.
Cela peut vous aider à hiérarchiser votre liste en identifiant deux ou trois tâches qui sont les plus importantes pour vous. Que vous les accomplissiez pendant la journée ou que vous fassiez des progrès considérables, ces tâches ou projets peuvent devenir vos principales priorités. Par exemple:
#3. Épinglez vos listes de tâches
L'ajout de vos éléments essentiels à faire à votre emploi du temps peut vous aider à visualiser leur niveau d'importance. Si vous organisez vos journées sur un calendrier, prenez rendez-vous pour chaque tâche qui bloque le temps que vous avez l'intention de consacrer aux tâches principales.
Les éléments à faire doivent inclure toutes les étapes nécessaires à l'exécution de la tâche. Par exemple, si votre objectif principal de la journée est de créer et de partager un article de blog, vous pouvez prévoir de rédiger un premier brouillon, de le relire, d'ajouter les liens essentiels et de soumettre la copie finale en tant qu'activités distinctes.
#4. Planifier des pauses
Les pauses intentionnelles dans votre liste de tâches vous aident à rediriger votre énergie et à vider votre esprit. Parce que le cerveau humain ne peut pas se concentrer sur un seul travail pendant plus d'une heure ou deux à la fois, faire une pause peut en fait augmenter votre productivité.
Incluez plusieurs pauses à des intervalles d'une à deux heures dans votre horaire quotidien. En planifiant des pauses, vous êtes plus susceptible de faire une pause dans votre travail et de vous concentrer sur autre chose pendant une courte période.
#5. Utilisez votre stratégie.
Il peut être tentant de mettre de côté le plan de votre journée et de vous concentrer sur votre travail après l'avoir préparé. Cependant, si vous êtes distrait par des emails dans votre boîte de réception ou un collègue qui passe à votre bureau pour parler, vous pouvez rapidement oublier vos tâches essentielles ou perdre de vue ce que vous aviez prévu pour la journée.
Se référer régulièrement au programme de la journée vous aide à rester sur la bonne voie et à accomplir les tâches que vous avez identifiées comme les éléments les plus importants de la journée.
Exemples de routines de travail quotidiennes
Votre routine quotidienne peut varier en fonction de votre secteur d'activité et de votre niveau d'emploi. Voici quelques exemples de différentes routines de travail quotidiennes :
#1. La routine d'un employé débutant
Établir une bonne routine dès le début de votre carrière vous aidera à développer de solides habitudes de travail et à équilibrer vos objectifs professionnels et personnels. Voici un exemple d'une journée dans la vie d'un employé débutant :
- Tous les matins, levez-vous à la même heure.
- Pendant 15 minutes, écrivez sur vos aspirations personnelles ou professionnelles.
- Préparez-vous pour le travail en prenant un petit-déjeuner.
- Se rendre au travail, si nécessaire
- Lire et répondre aux e-mails
- Faites une liste de choses à faire pour la journée.
- Terminer les tâches
- Faites une pause pour le déjeuner.
- Après avoir mangé, faites une petite promenade.
- Retournez à votre poste de travail et continuez à travailler sur vos corvées.
- Informez votre manager de vos progrès quotidiens.
- Le cas échéant, quittez le travail et rentrez chez vous.
- Consacrez une heure à vos loisirs.
- Consommez votre dîner
- Faites une promenade de 15 minutes.
- Lire pendant 30 minutes
- Aller au lit
#2. La routine d'un professionnel de niveau intermédiaire
Au fur et à mesure que votre carrière progresse, vous pouvez consacrer plus de temps au perfectionnement professionnel et à la certification. Vous pouvez effectuer ces activités tout en remplissant vos obligations professionnelles fondamentales et en profitant d'une vie personnelle épanouie si vous développez une routine. Voici un exemple de la routine quotidienne d'un professionnel de niveau intermédiaire :
- Tous les matins, levez-vous à la même heure.
- Faites une promenade avant le petit déjeuner.
- Préparez-vous au travail en prenant un petit-déjeuner.
- Le cas échéant, faites la navette
- Répondre aux courriels et à la correspondance
- Examiner les plans de projet et le calendrier quotidien
- Projets complets
- Faites une pause pour le déjeuner.
- Discutez des objectifs stratégiques avec votre gestionnaire.
- Terminez les tâches du projet de la journée.
- Le cas échéant, rentrez chez vous.
- Pendant une heure, travaillez sur la classe de certification.
- Consommez votre dîner
- Passez une heure à faire quelque chose que vous aimez.
- Aller au lit
#3. La routine d'un professionnel senior
En tant que professionnel senior, vos tâches peuvent être plus diversifiées que celles des professionnels débutants ou intermédiaires, qui peuvent apprendre leur métier par la répétition. Bien que vos responsabilités puissent changer, vous pouvez toujours développer un modèle qui équilibre votre travail et vos priorités personnelles. Voici un exemple d'emploi du temps quotidien d'un professionnel senior, tel qu'un manager ou un directeur :
- Levez-vous à la même heure tous les jours.
- 10 minutes de méditation ou d'étirements
- Préparez-vous pour le travail en prenant un petit-déjeuner.
- Le cas échéant, faites la navette
- Répondre aux e-mails et aux messages
- Rencontrez les plus jeunes membres de l'équipe pour passer en revue les tâches quotidiennes ou hebdomadaires.
- Les rapports de projet des chefs d'équipe doivent être lus.
- Passez en revue les indicateurs de performance clés (KPI) avec d'autres administrateurs.
- Assister aux déjeuners-rencontres des intervenants
- Examiner de nouvelles propositions de projets
- Rencontrer les membres individuels de l'équipe pour une formation ou des évaluations de performance.
- Le cas échéant, rentrez chez vous.
- Passez du temps de qualité en famille ou entre amis.
- Minutes 30 d'activité physique
- Consommez votre dîner
- Une heure de lecture
- Aller au lit
Qu'est-ce qu'un plan de travail hebdomadaire ?
Un plan de travail hebdomadaire est un outil de gestion des tâches qui vous aide à décomposer et à organiser les choses qui doivent être terminées pour la semaine suivante. Faire un horaire hebdomadaire améliore vos capacités de gestion du temps en vous permettant de planifier à l'avance. Cela vous permet d'effectuer des activités critiques à temps.
Cette méthode vous aide non seulement à créer un emploi du temps quotidien, mais elle vous fournit également un résumé d'une semaine de ce sur quoi vous allez travailler. Lors de l'élaboration de votre horaire de travail hebdomadaire, gardez à l'esprit les réunions auxquelles vous devez assister. Cela peut vous aider à équilibrer votre charge de travail avec le nombre de réunions que vous avez afin de ne pas avoir trop de travail lors d'une journée chargée en réunions.
Comment faire un plan de travail hebdomadaire
Faire un plan de travail hebdomadaire est une étape simple qui peut bien démarrer votre semaine de travail. Voici quatre mesures simples à prendre.
#1. Conservez toutes vos listes de tâches au même endroit.
La technique la plus fréquente pour commencer votre plan de travail hebdomadaire est de faire une liste de choses à faire traditionnelle. Les listes de tâches numériques sont idéales car elles facilitent la catégorisation et la hiérarchisation des tâches, et elles sont impossibles à égarer. Vous pouvez également connecter des informations contextuelles à des activités à l'aide d'un service comme Asana, afin d'avoir les informations dont vous avez besoin sans encombrer votre liste. L'aspect le plus crucial de cette phase est que tout ce dont vous avez besoin se trouve au même endroit, qui vous servira de source de vérité pour la semaine. Si vous ne savez pas quoi faire ensuite, revenez simplement à votre liste de tâches.
#2. Fixez des délais pour les choses sur votre liste de choses à faire.
Chaque élément d'action de votre liste de tâches doit avoir une date limite. Les dates d'échéance peuvent vous aider à spécifier quand vous devez travailler sur chaque mission, ce qui est une étape extrêmement critique pour la planification du travail hebdomadaire.
Si vous savez que vous devez accomplir une tâche à une date donnée, calculez combien de temps il vous faudra pour effectuer ce travail spécifique. Travaillez en arrière à partir de la date d'échéance en utilisant ce temps projeté. C'est le strict minimum pour commencer à travailler sur cette activité.
#3. Définissez des priorités efficaces pour vos tâches.
Il est essentiel de prioriser vos tâches ménagères pour la semaine. Équilibrer les horaires et les priorités est une compétence difficile à maîtriser. Lorsque vous avez des tâches à long terme avec des délais éloignés, vous pouvez les diviser en plus petits morceaux et effectuer une partie de la tâche chaque jour jusqu'à la date limite. Cela peut vous aider à éviter de tergiverser et de vous précipiter à la dernière minute pour effectuer des tâches plus importantes.
Essayez d'attribuer une étiquette de priorité à chaque tâche si vous utilisez un programme de gestion du travail. Cela vous aide non seulement à rester sur la bonne voie avec vos priorités, mais cela montre également aux membres de votre équipe sur quoi vous travaillez pour la journée. Si les choses changent et que vous devez ajuster vos priorités, vous pouvez facilement renommer vos tâches.
#4. Prévoyez du temps chaque semaine pour l'organisation des tâches.
Un plan de travail hebdomadaire fonctionne mieux lorsqu'il est utilisé régulièrement comme planificateur hebdomadaire. Prévoyez du temps dans votre calendrier chaque semaine pour réfléchir aux tâches que vous devez accomplir pour la semaine à venir.
Certaines personnes organisent leurs tâches le vendredi après-midi, tandis que d'autres font leur planification hebdomadaire le lundi matin. Les deux jours ont des avantages. Compiler vos tâches le vendredi vous permet d'arriver le lundi avec des tâches bien structurées et prêtes à l'emploi. C'est une méthode merveilleuse pour les personnes qui ont du mal à se détacher du travail le week-end, car elles auront une image claire de leur journée du lundi avant de passer au week-end.
Organiser vos tâches hebdomadaires le lundi vous offre une image claire de ce sur quoi vous travaillerez pendant la semaine. Cette stratégie est appropriée pour les membres de l'équipe qui comptent sur les autres pour accomplir leurs tâches, comme une équipe de vente ou de réussite client. Si vous vous attendez à recevoir de la correspondance pendant le week-end, faire votre plan de travail hebdomadaire un lundi vous aide à prioriser le travail qui est arrivé pendant votre absence.
Création d'un plan de travail de 90 jours
Les 90 premiers jours d'un nouvel emploi sont généralement marqués par une courbe d'apprentissage abrupte. Il y a beaucoup à assimiler. Il y a tellement de personnes à rencontrer. Vous voulez faire vos preuves en tant que nouvelle recrue. Si vous êtes le responsable du recrutement, vous voulez vous assurer que cette personne réussit.
Un plan de 90 jours peut aider les nouveaux employés à se mettre à niveau, à saisir leur travail et à mieux comprendre la culture d'équipe et d'entreprise.
Qu'est-ce qu'un plan de travail de 90 jours ?
Un plan de 90 jours sert de cadre pour déterminer comment intégrer, acclimater et éduquer les nouveaux membres de l'équipe. Il établit les attentes concernant ce que l'individu devrait accomplir au cours de ses 90 premiers jours, ce qui pourrait inclure à la fois des objectifs d'apprentissage et de performance. Certaines personnes y font parfois référence en tant que plan d'action de 90 jours, ce qui souligne l'importance d'être proactif.
Un plan de 90 jours, comme les objectifs SMART, doit décrire les spécificités particulières qui permettront au nouvel employé de réussir. Un plan bien rédigé doit détailler comment le nouveau rôle et les responsabilités quotidiennes de cette personne sont liés aux paramètres de l'entreprise et aux objectifs à long terme. Il devrait les aider à définir les priorités et les points de contrôle pour le suivi des progrès.
Un plan de travail de 90 jours devrait idéalement comprendre les éléments suivants :
- Servir de point de contact unique pour les ressources, l'assistance et la clarté des tâches et des objectifs.
- Introduisez et cultivez un climat qui encourage des entretiens de croissance réguliers avec la direction afin que les employés puissent visualiser leur cheminement de carrière.
- Présentez au nouvel employé la culture de l'entreprise et de l'équipe en mettant l'accent sur les relations et les objectifs communs.
- Encouragez les tactiques qui favorisent une attitude de croissance et un style de travail actif.
Quel est l'objectif principal d'un plan de travail ?
Un bon plan de travail décrit les actions nécessaires pour terminer un projet. Il précise le résultat attendu ainsi que les principaux flux d'activités ou de produits livrables qui permettront d'atteindre ce résultat.
Comment appelle-t-on un plan de travail ?
Un plan de gestion de projet est un autre nom pour un plan de travail.
Quels sont les quatre éléments de base d'un plan de travail ?
- Des buts et des objectifs doivent être établis.
- Définir les responsabilités de l'équipe.
- Etablissement des échéanciers du projet.
- Créer un budget
En conclusion,
Les plans de gestion de projet sont nécessaires pour tout chef d'équipe, mais ils ne sont pas suffisants. Avoir et transmettre une vision, ainsi que diriger une équipe jusqu'à sa mise en œuvre, sont des talents essentiels. Vous êtes sur la bonne voie maintenant que vous savez comment établir un plan de travail solide.
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Bibliographie
