Les bons de travail sont le moteur de votre opération de maintenance. Ils fournissent de l'énergie à votre équipe et facilitent le déplacement des travaux d'un point A à un point B. Ainsi, cet article vous apprendra à maîtriser l'ordre de travail de maintenance, à connaître le format pour le rédiger, ainsi que le processus et les procédures impliquées afin que votre entreprise fonctionne bien.
Qu'est-ce qu'un bon de travail ?
Un bon de travail est un document qui contient tous les détails d'une tâche de maintenance et décrit le processus pour l'accomplir. Il peut inclure des informations telles que qui approuve le travail, la portée, qui en est responsable et le plan de travail.
Les ordres de travail sont essentiels au fonctionnement d'un entretien de l'entreprise département. Ils assistent tout le monde, des responsables de la maintenance aux techniciens, dans l'organisation, l'attribution, la hiérarchisation, le suivi et l'exécution des tâches critiques. Lorsque cela est fait correctement, vous permet de collecter des informations, de les partager et de les utiliser pour effectuer des tâches aussi efficacement que possible.
Bien qu'un bon de travail et une demande de travail semblent identiques, il existe quelques différences essentielles entre eux. Le personnel non chargé de la maintenance utilise une demande de travail pour informer l'équipe de maintenance d'une tâche. Lorsque l'équipement tombe en panne, un opérateur de machine, par exemple, peut envoyer une demande de travail. Un responsable de la maintenance examine la demande de travail et ajoute des détails supplémentaires, planifie l'affectation et l'affecte à un technicien. La demande de travail a été transformée en bon de travail.
Nous allons donc apprendre la procédure/le processus de création d'un format d'ordre des mots en six étapes.
Procédure/processus d'ordre de travail
Tout ordre de travail de maintenance a un cycle de vie composé de trois phases principales : développement, achèvement et enregistrement. Nous pouvons diviser ces étapes en plusieurs étapes. Comprendre chaque étape et fournir un processus/procédure d'ordre de travail solide évite que les projets soient bloqués dans une phase et deviennent un arriéré.
Étape #1 : Identifiez la mission.
Les activités de maintenance sont divisées en deux catégories : la maintenance planifiée et la maintenance non planifiée. La maintenance anticipée comprend toutes les tâches dont vous avez connaissance à l'avance, telles que les vérifications régulières, et la maintenance non planifiée comprend toutes les choses que vous ne pouvez pas prévoir, comme une panne imprévue.
Étape 2 : Faites une demande de réparation.
Ici, vous compilez les descriptions de travail et les envoyez à l'équipe de maintenance pour une action ultérieure. Si un ordinateur tombe en panne, par exemple, un opérateur génère une demande de travail et l'envoie à la maintenance. Lorsqu'une tâche est planifiée, un bon de travail est généré et activé au moment opportun.
Étape 3 : Priorisez et planifiez la commande.
Le plus souvent, certaines professions nécessitent plus de temps que d'autres. Une ampoule grillée n'a peut-être pas besoin d'être réparée immédiatement, contrairement à une bande transporteuse endommagée. C'est pourquoi vous devez donner la priorité à chaque ordre de travail qui arrive sur votre bureau.
Il est maintenant temps de planifier après avoir priorisé. Il peut être coordonné en fonction d'une date fixe, de déclencheurs de maintenance attendus ou de plages horaires dédiées. Fixer une date limite tient tout le monde responsable et tient également tout le monde informé, en veillant à ce que rien ne passe entre les mailles du filet.
Étape 4 : Déléguer et terminer le travail
Il est maintenant temps de mettre ces mots sur papier en réalité. Un technicien est affecté au bon de travail et réalise la mission. Ainsi, cela peut être aussi simple qu'une vérification de l'équipement en cinq minutes ou aussi compliqué qu'un travail de réparation de plusieurs jours.
Étape 5 : Fermez et documentez le bon de commande.
Le bon de travail sera clôturé jusqu'à ce que tous ses termes aient été remplis. Les gestionnaires peuvent être tenus de le signer pour répondre aux critères d'application. Lorsqu'un bon de travail est terminé, il est rangé. Un journal des ordres de travail bien organisé est essentiel pour créer des historiques d'actifs, évaluer des solutions précédentes, planifier des audits et d'autres tâches.
Étape 6 : La commande de travail est examinée
L'examen des ordres de travail fournit des détails utiles. Ils fourniront un aperçu de vos processus et systèmes qui peuvent être utilisés pour améliorer votre entreprise. Le journal aide également les techniciens à identifier facilement les étapes manquantes ou les solutions alternatives si un problème se reproduit.
Informations pour un format d'ordre de travail
En règle générale, les bons de travail, comme tout ce qui est produit par votre usine, doivent être bien faits et sans défaut. Si une étape du processus est désactivée, cela peut avoir un impact sur toute la ligne. Alors, quelles informations constituent un excellent format de bon de travail ?
- Atout: Quel équipement nécessite une réparation ?
- Description du problème: Quel est le problème exactement? Qu'avez-vous entendu, vu, senti ou ressenti au moment de l'échec ou dans les jours qui l'ont précédé ?
- Portée des travaux : De quelle main-d'œuvre avez-vous besoin pour terminer le travail? Quelles capacités sont requises ?
- Pièces et équipement nécessaires : Y a-t-il des pièces à remplacer ou des outils spéciaux à utiliser ?
- Remarques sur la santé et la sécurité : De quels protocoles et équipements de sécurité avez-vous besoin ? Des accidents ou quasi-accidents se sont-ils produits alors que vous travailliez sur un problème ou un actif similaire ?
- Date demandée : Quand le bon de travail a-t-il été produit et soumis, comme demandé ?
- Nom/service/contact du demandeur : Qui a créé et soumis le travail ?
- Date prévue pour l'achèvement : Quand ces travaux doivent-ils être terminés ?
- Date de réalisation effective : Quand les travaux ont-ils été terminés et fermés ?
- Heures de travail prévues : Combien de temps faut-il pour terminer les travaux ?
- Heures de travail réelles : Combien de temps a-t-il fallu pour terminer le bon de travail ?
- Liste de contrôle des tâches : Existe-t-il un guide étape par étape pour effectuer les travaux requis ?
- Priorité: Quelle est la signification de ce travail ? Lequel est-il : haut, moyen ou bas ?
- Assigné à: Qui fera le travail ? Est-il nécessaire d'avoir plus d'une personne? Est-il nécessaire de faire appel à un entrepreneur extérieur ?
- Documents associés : Existe-t-il des enregistrements qui aideront à exécuter le bon de travail plus efficacement, tels que des SOP, des manuels, des diagrammes, des vidéos, l'historique des actifs, des bons de commande ou des images ?
Gestion des ordres de travail de maintenance
La création d'un format de bon de travail fantastique ne garantit pas les résultats. Un format solide pour gérer le cycle de vie d'un bon de travail garantit qu'il passe de manière transparente d'une étape à la suivante. Ce format vous permet d'échapper à une variété de problèmes dans un ordre de travail, tels qu'un manque de transparence, des coûts élevés, des temps d'arrêt accrus et un arriéré paralysant. Examinons donc les avantages et les inconvénients de quelques systèmes de gestion des commandes et comment ils se comparent.
Stylo et papier
Avantages:
Les ordres de travail sont gérés avec un stylo et du papier depuis l'invention du stylo et du papier. Les ordres de travail écrits sont à la fois économiques et familiers. De plus, le papier est une méthode que tout le monde connaît. Cela nécessite très peu de préparation, les coûts initiaux sont relativement faibles et il existe une trace écrite lorsque vous devez revoir les travaux antérieurs.
Inconvénients:
Ce système présente cependant de sérieux défauts. Les dossiers papier sont facilement mal classés, égarés ou détruits. Ils prennent du temps à trouver, récupérer et trier. Étant donné que nous présentons souvent des rapports après un événement, des informations inexactes sont plus susceptibles de se retrouver sur un bon de travail. Le stylo et le papier sont également manipulés plus lentement. Ces facteurs, lorsqu'ils sont combinés, rendent le travail inefficace et peuvent vous coûter très cher à long terme.
Utilisation des tableaux blancs
Avantages:
Les tableaux blancs sont une autre vieille veille pour les services de maintenance. Le coût des matériaux ne dépasse pas le budget, et il est certainement pratique d'avoir tous les ordres de travail disponibles pour consultation et mise à jour dans un emplacement central.
Inconvénients:
Les tableaux blancs, comme le stylo et le papier, ont des limites importantes. Tenir des registres est une douleur énorme, et extraire des informations de tous les registres que vous parvenez à obtenir est incroyablement difficile. Cela rend presque impossible la création d'historiques d'actifs, la préparation d'audits et la création de rapports d'ordre de travail. Le processus de gestion est souvent ralenti parce que les opérateurs et les techniciens doivent se déplacer vers un emplacement central pour envoyer ou afficher les ordres de travail.
Feuilles de calcul Excel
Avantages
Les feuilles de calcul Excel sont une amélioration par rapport au stylo et au papier et aux tableaux blancs. Il convertit les documents papier au format numérique, les rendant moins susceptibles d'être détruits ou perdus. Il est souvent plus simple de rechercher des informations et de générer des rapports basés sur ces informations.
Inconvénients
Cependant, bien que les feuilles de calcul soulèvent légèrement la barre, certains facteurs en font une base instable pour la manipulation. Certaines feuilles de calcul sont verrouillées sur un seul écran, ce qui rend impossible de voir les détails les plus récents sur un bon de travail.
Les feuilles de calcul, même si elles sont basées sur le cloud, n'ont pas la capacité de déclencher automatiquement des ordres de travail, ce qui rend la maintenance préventive incroyablement difficile à réaliser. La saisie de données et la création de rapports nécessitent de longues périodes de temps devant un ordinateur ainsi que des connaissances. Il existe également une limitation dans le suivi de la progression des ordres de travail, ce qui vous met en retard sur le calendrier.
GMAO (Système de gestion de la construction) Logiciel
Avantages:
L'utilisation des technologies mobiles et cloud est l'un des avantages les plus importants des systèmes informatisés de gestion de la maintenance (GMAO). Ce type de logiciel d'ordre de travail de maintenance permet à toute personne chargée de la maintenance de créer, surveiller, terminer et évaluer des tâches en temps réel, de n'importe où, que ce soit sur les lieux d'une panne ou sur une plage hawaïenne.
Les ordres de travail, les historiques d'actifs, les notes et les photographies peuvent être emportés avec les techniciens partout où ils vont. Les rapports exploitent également les données des ordres de travail de maintenance pour des mesures telles que le coût, l'efficacité et autres.
La soumission d'une demande de travail via une GMAO peut donner aux personnes extérieures à la maintenance un plus grand sentiment d'appropriation de ce travail. Ils peuvent également suivre l'état de leurs demandes et dupliquer les bons de travail. Il s'agit d'un moyen important d'augmenter le TPM dans votre établissement et de réduire le besoin de mises à jour ou de clarification des tâches.
Inconvénients:
Bien que le logiciel GMAO soit la voie de l'avenir, il est plus coûteux au départ, nécessite une formation et une culture exceptionnelles pour réussir et nécessite souvent des techniques de maintenance plus avancées. Bien que le logiciel CMMS présente des défauts, les avantages à long terme du système compensent largement les éventuelles lacunes initiales.
Comment les bons de travail peuvent-ils aider les entreprises à se conformer aux réglementations ?
Les ordres de travail peuvent aider les entreprises à assurer la conformité aux réglementations en documentant l'achèvement des tâches et des activités de maintenance requises, et en fournissant un enregistrement de conformité pour les audits.
Quel est le rôle d'un coordonnateur des bons de travail?
Le rôle d'un coordinateur des bons de travail est de gérer la création, l'attribution et l'achèvement des bons de travail, et de s'assurer que les tâches sont terminées dans les délais et dans les limites du budget.
Comment les bons de travail peuvent-ils aider les entreprises à améliorer le service client ?
Les ordres de travail peuvent aider les entreprises à améliorer le service client en fournissant un processus clair et organisé pour répondre aux demandes des clients et suivre les progrès vers la résolution.
Comment les bons de travail peuvent-ils améliorer la communication entre les services ?
Les ordres de travail peuvent améliorer la communication entre les services en fournissant une plate-forme centralisée pour documenter les tâches, attribuer les responsabilités et suivre les progrès, ce qui peut améliorer la collaboration et réduire les malentendus.
Comment les bons de travail peuvent-ils aider les entreprises avec la planification et l'allocation des ressources ?
Les ordres de travail peuvent aider les entreprises à planifier et à allouer les ressources en fournissant une vue claire du travail à effectuer, des ressources requises et du calendrier d'exécution, ce qui permet une planification et une allocation des ressources plus efficaces.
Comment les ordres de travail peuvent-ils aider les entreprises à identifier les domaines à améliorer ?
Les ordres de travail peuvent aider les entreprises à identifier les domaines à améliorer en fournissant un enregistrement des tâches terminées et du temps et des ressources nécessaires, qui peuvent être analysés pour identifier les inefficacités et les domaines à améliorer.
Conclusion
Les ordres de travail sont la pierre angulaire d'une excellente maintenance. Lorsqu'ils sont correctement gérés, ils fournissent à l'équipe la cohérence et la structure dont elle a besoin pour réussir.
Un processus/procédure d'ordre de travail d'entretien bien conçu facilite l'établissement d'un programme d'entretien préventif et la réponse à l'entretien imprévu. Ainsi, les rôles ont été décrits, les flux de travail ont été améliorés, les tâches ont été surveillées et les informations ont été bien documentées.
La pièce finale et la plus importante du puzzle consiste à sélectionner les meilleures méthodes et processus/procédures pour gérer les bons de travail. Lorsque tout sera réuni, l'exploitation sera en mesure de maîtriser les bases de la maintenance tout en recherchant de nouvelles façons de se développer et de prospérer.
FAQ sur les bons de travail
Qu'est-ce qu'un bon de travail dans l'ERP ?
Un bon de travail est un document donné à l'atelier de fabrication par le planificateur de production comme signal de fabrication d'une certaine quantité d'un certain article. Le bon de travail permet également de générer les besoins en matériaux (entrée de stock) pour l'article à produire à partir de sa nomenclature.
Un bon de travail est-il une facture ?
Un bon de travail est un document qui attribue une prestation à réaliser pour un client. Une facture est un document qui fournit une liste détaillée des services fournis et les frais pour chacun.
Pourquoi générer un bon de travail ?
Le but d'un bon de travail est pour lancer une tâche, clarifier ce qui doit être fait, spécifier les dates d'achèvement et donner des instructions spéciales au besoin. Le logiciel de gestion des bons de travail CMMS aide également les organisations à gérer et à maintenir les données sur les projets ainsi que sur les ressources, les dépenses et la main-d'œuvre.
Comment rédiger un bon de travail ?
Dans la partie supérieure de votre bon de travail se trouve l'endroit où vous écrivez ce qui suit : Le nom de l'entreprise. L'adresse complète. Coordonnées essentielles.
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Une fois que vous avez écrit les coordonnées de l'entreprise, incluez à côté ce qui suit :
- Numéro de bon de travail.
- Numéro de travail.
- Et la date inclusive.
