La paie fait référence aux avantages qu'une entreprise est tenue de fournir à ses employés pendant une période prédéterminée ou un jour précis. Souvent, c'est le service comptabilité ou les ressources humaines d'une entreprise qui en a la charge. La paie des petites entreprises peut être gérée directement par le propriétaire ou un collègue. Le traitement de la paie, les avantages pour les employés, les assurances et les tâches comptables comme la retenue d'impôt sont de plus en plus sous-traités à des entreprises spécialisées. Avec les services technologiques créatifs nécessaires aux économies des petits boulots et de l'externalisation, ces solutions offrent un paiement plus rapide et plus pratique des employés ainsi que la fourniture de documents numériques liés à la paie. Je vais discuter de la retenue sur la paie, de la conformité de la paie et de l'adp de la paie dans cet article. Pourquoi ne pas vous asseoir et profiter de la balade avec moi ?
Qu'est-ce que la paie ?
Le processus de rémunération des employés d'une entreprise est connu sous le nom de paie. Ce processus implique de suivre le temps passé par chaque employé, de déterminer son salaire et de le verser par chèque ou par dépôt direct sur son compte bancaire. L'enregistrement de la masse salariale, des retenues d'impôt, des primes, des heures supplémentaires, des indemnités de maladie et des indemnités de vacances doit également être effectué par les entreprises. La somme qui doit être mise de côté et enregistrée par les entreprises pour l'assurance-maladie, la sécurité sociale et les cotisations de chômage auprès du gouvernement.
Pour la gestion de la paie, de nombreuses entreprises utilisent des solutions logicielles. Une API est utilisée par l'employé pour soumettre ses heures, après quoi sa paie est traitée et transférée sur son compte bancaire.
Pour faciliter le processus, de nombreuses moyennes et grandes entreprises font appel à des prestataires de paie externes. Les entreprises gardent une trace du nombre d'heures travaillées par chaque employé et fournissent ces données au service de paie. Le service de la paie détermine la rémunération brute de l'employé le jour de paie en multipliant le nombre total d'heures travaillées par son taux horaire multiplié par le nombre de semaines travaillées dans la période de paie. Après avoir déduit les impôts et autres retenues à la source des revenus des employés, le service les paie.
Comprendre la paie
Vous ne devez pas sous-estimer la rapidité avec laquelle les erreurs de paie peuvent se produire. Considérons un instant les employés dont la seule source de revenus est leur salaire mensuel. Que se passerait-il si le salaire n'était pas payé correctement ou était libéré tardivement ? De telles incohérences peuvent avoir un impact négatif sur le moral des employés et, par conséquent, sur la productivité de l'entreprise.
Le respect des nombreuses lois et réglementations, telles que la législation du travail, le PF, le PT et d'autres conformités légales, est tout aussi crucial pour garantir le paiement correct et ponctuel des salaires. Ces lois ont d'importantes répercussions juridiques et financières en cas de violation.
Vous devez avoir une compréhension approfondie de ce qu'est la paie et de la façon de la gérer efficacement si vous voulez vous assurer que vos employés sont satisfaits et que vous respectez la loi. Les éléments essentiels de la paie seront couverts en premier.
Qu'est-ce que la taxe sur les salaires ?
Les impôts sur les salaires, les pourboires et les traitements que paient les employés et les employeurs sont appelés charges sociales. Les employeurs déduisent les impôts des chèques de paie des employés et envoient l'argent au gouvernement. Ces prélèvements consistent en des cotisations des employés aux impôts de sécurité sociale et d'assurance-maladie ainsi qu'en impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux (FICA). Les employeurs sont redevables des cotisations chômage fédérales et étatiques, ainsi que de leur contribution FICA proportionnelle.
Les paiements à la sécurité sociale et à l'assurance-maladie sont couverts par les charges sociales fédérales, qui constituent ensemble la taxe FICA aux États-Unis. Sur les talons de paie, ceux-ci sont désignés comme FICA et MedFICA. Les retenues d'impôt fédéral sur le revenu des chèques de paie des employés vont également au budget général du Trésor.
Les impôts sur le revenu sont prélevés par la majorité des États, ainsi que par certaines villes, comtés et localités, et l'argent collecté va directement dans leurs coffres. Les employeurs sont responsables de couvrir la part de leurs travailleurs des primes d'assurance-chômage fédérales, tandis que les employés sont exonérés de ce coût.
Les charges sociales sont une forme de taxe perçue par le gouvernement fédéral et parfois par des États individuels dans plusieurs pays, y compris les États-Unis. Le talon de paie d'un employé listera toutes ces retenues d'impôt sur la paie. La liste détaillée précise le montant déduit pour les impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux ainsi que les sommes recueillies pour les cotisations d'assurance-maladie et de sécurité sociale.
Les charges sociales financent un certain nombre d'initiatives gouvernementales, telles que la sécurité sociale, les soins de santé et l'indemnisation des accidents du travail. Dans le but de préserver et d'améliorer les infrastructures et les services de quartier, tels que les équipes d'intervention d'urgence, l'entretien des routes et les parcs, les gouvernements locaux peuvent prélever une taxe sur les salaires mineure.
Comment calculer les charges sociales
Cela dépend de votre entreprise et de la législation locale sur la façon dont vous calculez les charges sociales. Néanmoins, QuickBooks a proposé quelques principes généraux ci-dessous. Le calcul de la rémunération brute de vos salariés est la première étape.
#1. Calculez le salaire brut de vos employés
En utilisant leur taux de rémunération et vos périodes de paie régulières, vous pouvez calculer la rémunération brute d'un employé. La majorité des entreprises paient leurs employés à la semaine, aux deux semaines ou au mois. Augmentez le nombre d'heures travaillées pendant la période de paie par le taux de rémunération horaire pour déterminer le salaire brut d'un employé. L'équation se lit comme suit :
Taux horaire x nombre total d'heures travaillées pendant la période de paie = salaire brut
Divisez le salaire annuel par le nombre de périodes de paie dans l'année pour déterminer la rémunération brute d'un employé salarié. C'est la formule :
Salaire annuel/nombre de périodes de paie dans un année = salaire brut
#2. Retirez les déductions avant impôt
Vous devez exclure les déductions après avoir calculé la rémunération brute. Il peut y avoir d'autres déductions avant impôt en plus de ces déductions fiscales. Les déductions avant impôt consistent en :
- Plans de retraite, y compris 401(k)s
- Plans d'assurance maladie
- Comptes de dépenses flexibles (FSA) ou comptes d'épargne santé
- Cotisations à un compte (FSA)
- Certaines polices d'assurance-vie
#3. Déduire les impôts (FICA, chômage et impôts sur le revenu)
Le solde de votre rémunération est imposé après déductions avant impôt. 7.65 % est le taux d'imposition FICA, qui se compose de 6.2 % pour les cotisations de sécurité sociale et de 1.45 % pour l'assurance-maladie. La législation fédérale, étatique ou municipale ainsi que le W-4 de votre employé détermineront les autres taux d'imposition. Utilisez les tables d'impôt de l'IRS pour déterminer vos impôts fédéraux sur le revenu. Vous paierez souvent des impôts fédéraux en plus des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie. Remplissez le formulaire IRS 941 pour déclarer tous les paiements.
Du salaire brut de l'employé, soustrayez la taxe FICA de 7.65 %. Les cotisations versées par chaque employé doivent être compensées par vous, l'entreprise. La société cotise à la sécurité sociale et à l'assurance-maladie au nom de l'employé ainsi qu'au nom de l'entreprise.
#4. Toutes les retenues volontaires doivent être prélevées sur les salaires restants
Ils peuvent consister en :
- Cotisations à une police d'assurance-vie Roth 401(k)
- Régimes d'assurance invalidité de longue durée
- saisies sur salaire
- cotisations syndicales
- Le montant restant après impôts et autres retenues correspond à ce que l'employé reçoit comme salaire net.
Qu'est-ce que la retenue sur salaire ?
Lorsque le chèque de paie d'un employé fait l'objet d'une retenue à la source, une partie de son salaire est réservée pour couvrir diverses obligations, notamment les cotisations à un régime de retraite ou les retenues d'impôt. Les déductions pourraient être obligatoires ou facultatives. Les retenues sur salaire sont effectuées par les employeurs pour couvrir les obligations fiscales résultant du paiement du salaire d'un employé. Des paiements d'impôts peuvent être effectués pour les cotisations de sécurité sociale, les taxes médicales, etc.
Le paiement de l'employeur pour les prestations sociales des employés, tels que les régimes de retraite 401 (k) parrainés par l'employeur, les régimes de retraite, les régimes d'épargne, les régimes de soins de santé et d'autres contributions volontaires, constitue l'autre partie des retenues sur la paie.
Les tables de retenues salariales et les calculatrices en ligne sont utiles pour l'exactitude et la simplicité des calculs. Les tableaux de retenues salariales sont fréquemment utilisés par les employeurs pour déterminer l'impôt fédéral exact et d'autres montants de retenues. La retenue sur salaire volontaire et involontaire est soustraite du salaire brut pour obtenir le salaire net.
Retenue volontaire sur la paie
Les retenues salariales qui nécessitent l'approbation de l'employé et auxquelles il doit choisir de participer entrent dans cette catégorie. Voici ce qu'ils sont :
- Prime d'assurance maladie
- Prime d'assurance-vie
- Plans de retraite
Retenue salariale involontaire
Les retenues sur salaire qui sont légalement mandatées par la loi et qui doivent être effectuées par les employeurs et déclarées aux autorités fiscales sont appelées retenues involontaires. Les retenues salariales involontaires sont les suivantes :
- Impôt Fica
- Taxe fédérale sur le revenu
- Taxe nationale et locale
- Garnitures
Qu'est-ce que la conformité de la paie ?
Le respect de toutes les lois fédérales, étatiques et locales qui contrôlent la façon dont les employés sont payés est connu sous le nom de conformité de la paie. Si un employeur enfreint l'une de ces réglementations, il risque de faire face à des sanctions qui pourraient nuire au résultat net de son organisation ou éventuellement le forcer à fermer ses portes. Pourtant, s'ils peuvent comprendre la conformité de la paie, ils peuvent aider à garder les employés heureux et à éviter les ennuis fiscaux. Pour tous, recevoir un paiement sûr, précis et rapide pour leur travail est essentiel à la survie des employés et de leurs familles.
En termes simples, le respect des exigences en matière de paie implique :
- Calculer avec précision la rémunération, y compris les heures supplémentaires
- Les charges sociales sont retenues dans le montant approprié de chaque salaire correspondant à la charge sociale applicable (par exemple, les cotisations de sécurité sociale)
- soumettre des déclarations de charges sociales à chacune de ces autorités
Pourquoi la législation sur la conformité de la paie est-elle importante ?
Pour les raisons suivantes, les employeurs ont la grande responsabilité de suivre les réglementations en matière de paie :
- Veiller à ce que les travailleurs soient équitablement rémunérés pour leur travail
- permet le financement de programmes d'aide sociale comme l'assurance-maladie et le chômage
- réduit la possibilité d'amendes et de poursuites judiciaires
- augmente le moral des employés
Qu'est-ce que l'adp de paie ?
Pour les entreprises de toutes tailles, paie ADP propose des services, des solutions et des logiciels de paie sur mesure. Ils offrent une intégration de la surveillance du temps et des présences avec des solutions de dépôt direct et de paie mobile. Ils offrent également un soutien expérimenté pour s'assurer que vous restez en conformité avec toutes les lois et réglementations applicables, ainsi que pour calculer automatiquement les déductions pour les impôts et les paiements de retraite.
ADP aide les entreprises à gérer les charges sociales en automatisant les retenues sur salaire des employés et en veillant à ce que le montant correct soit envoyé au gouvernement conformément aux règles et réglementations les plus récentes en matière de charges sociales.
Avec l'aide des solutions mobiles de paie d'ADP, les employés peuvent accéder à leurs avantages sociaux et à leurs données de paie de n'importe où. Ils peuvent consulter leurs fiches de paie, gérer leur temps et leurs présences et soumettre des demandes de congé, entre autres.
Comment exécuter la paie
Voici les moyens de le faire fonctionner :
#1. Faire la paie à la main
Les options de paie varient en termes de temps, mais celle-ci est la moins chère. Vous devez connaître les tenants et les aboutissants de la paie. Les taxes et autres déductions doivent être calculées à la main. Vous pouvez calculer la retenue d'impôt fédéral sur le revenu à l'aide des tables de retenue d'impôt sur le revenu fournies par l'IRS. Pour plus de détails sur la retenue d'impôt sur le revenu de l'État, contactez votre État. Conservez des dossiers organisés et complets dans un endroit sûr. Pour afficher le revenu brut, les impôts, les déductions et le salaire net, par exemple, vous pouvez utiliser une feuille de calcul.
L'IRS, ainsi que toutes les agences étatiques et municipales nécessaires, doivent recevoir vos déclarations de revenus et vos dépôts. Pour éviter les amendes de retard et autres pénalités, définissez des rappels de calendrier.
#2. Externaliser la paie
L'alternative la plus coûteuse (mais la moins chronophage) est l'externalisation. Même si le traitement manuel de la paie vous fait gagner beaucoup de temps, vous devriez vous demander si c'est faisable financièrement. Vous pouvez faire appel à une organisation patronale professionnelle ou à un comptable de la paie pour gérer votre paie externalisée (PEO). Habituellement, la personne ou l'entreprise à qui vous sous-traitez la paie s'occupe de l'ensemble du processus pour vous, y compris les calculs et la répartition des salaires.
#3. Utiliser le logiciel de paie
Vous recherchez un compromis entre l'externalisation de la paie et le traitement manuel de la paie ? Le logiciel de paie peut être la solution idéale pour vous si c'est le cas. Les logiciels de paie sont souvent abordables et simples à utiliser. Qu'est-ce qu'un logiciel de paie exactement ? Une fois de plus, le logiciel de paie gère les calculs des salaires et des impôts. Par conséquent, l'utilisation des tables de retenue d'impôt de l'IRS n'est pas quelque chose dont vous devez vous préoccuper.
De plus, si vous choisissez un logiciel de paie à service complet, le système soumettra et déposera vos impôts pour vous.
Avantages et inconvénients de l'utilisation de services de paie professionnels
L'un des principaux avantages des services de paie est leur capacité à générer une gamme de rapports qui rationalisent les processus comptables et aident les entreprises à s'assurer qu'elles sont en conformité avec les obligations légales et fiscales. Le nombre de vacances ou de temps personnel que les employés ont utilisé peut également être conservé dans un dossier par le service de la paie.
Un inconvénient de l'externalisation du système de paie est qu'elle oblige les entreprises à s'appuyer sur des parties externes pour une comptabilité correcte. En cas d'erreur, les intervenants sur place de l'entreprise doivent faire face à des employés mécontents. Si l'agence de paie fait des erreurs, les entreprises pourraient être passibles d'amendes fiscales.
Le coût est plus élevé par rapport au traitement de la paie en interne, ce qui est un autre inconvénient de l'utilisation des services de paie. Les services peuvent avoir un coût mensuel fixe ou avoir plusieurs plans de paiement pour différents niveaux de service. Les services de paie pourraient ne pas être le choix le plus rentable pour les petites entreprises disposant de ressources opérationnelles limitées en raison de leur coût élevé.
Qu'entendez-vous par paie?
La paie est le processus de rémunération des employés d'une organisation. Cela implique de suivre les heures travaillées, de déterminer les salaires des employés et de verser des fonds par chèque ou par dépôt direct sur les comptes bancaires des employés.
Quels sont les types de paie?
Voici les types;
- EN INTERNE
- Comptables/CPA gérés
- Géré par l'agence
- Logiciel géré
Qu'est-ce que les RH et la paie ?
La responsabilité première des ressources humaines est de gérer les relations avec les employés, tandis que la paie est responsable de la rémunération financière de cette personne et de la méthode par laquelle elle est payée. Bien que ces deux départements aient des rôles distincts au sein d'une organisation, il existe certains endroits où leurs fonctions se chevauchent.
Qu'est-ce que le processus de paie ?
Le traitement de la paie consiste à récompenser les employés pour leurs efforts. Cela implique de déterminer le total des revenus salariaux, de prélever des retenues, de soumettre des charges sociales et de débourser de l'argent.
Quelles sont les 4 parties de la paie ?
Voici les 4 parties :
- Salaire brut.
- Salaire net.
- Rémunération ponctuelle.
- Avantages
Quelles sont les 5 étapes de la paie ?
Voici les 5 étapes;
- Établir votre numéro d'identification d'employeur
- Collecter les informations fiscales pertinentes des employés
- Choisissez un calendrier de paie
- Calculer le salaire brut
- Déterminer les déductions de chaque employé
Réflexions finales
Le respect des lois et réglementations fédérales et étatiques strictes est nécessaire pour la tâche difficile et chronophage de traitement de la paie. Cela nécessite une tenue de registres méticuleuse et se concentre sur les petits caractères. Les petites entreprises utilisent fréquemment des outils basés sur le cloud pour gérer leur propre paie. D'autres entreprises décident d'externaliser leurs opérations de paie ou de dépenser de l'argent pour un système ERP intégré qui contrôle à la fois la comptabilité et la paie.
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Bibliographie
