La planification de ce qui pourrait mal tourner si x se produit et la planification de y en réaction au moment où quelque chose tourne mal, en fait, sont les pierres angulaires de la gestion des risques.
Il est essentiel que votre entreprise évolue pour réussir, et il existe toujours des méthodes pour améliorer et étendre votre entreprise. Nous avons appris à désigner ces entreprises à court terme avec des livrables spécifiques comme des « projets ». Adopter une approche basée sur les risques pour les nouvelles initiatives implique de considérer les effets de tout nouveau projet sur tous les autres domaines de votre entreprise. Le meilleur endroit pour commencer est d'élaborer un plan de gestion des risques pour guider votre équipe et votre organisation tout au long du projet.
Cet article expliquera ce qu'est un plan de gestion des risques, décrira l'objectif du plan, clarifiera ce qui devrait être inclus et fournira des exemples de tout le long de l'itinéraire.
Qu'est-ce que la gestion des risques?
Chaque organisation est à risque. La gestion des risques est la façon dont nous traitons ces risques - la planification de la réponse aux risques pour un large éventail d'événements imprévisibles, des catastrophes naturelles aux menaces de cybersécurité.
En plus d'assurer la continuité des activités et la rentabilité, la gestion des risques est prudente. La plupart des lois, réglementations et cadres de conformité du secteur exigent la vérification des évaluations des risques et d'autres procédures pour éviter les violations de données et préserver les informations sensibles.
La gestion des risques n'élimine pas tous les risques. Au lieu de cela, il évalue le plan d'action approprié pour optimiser le rapport coût-bénéfice entre la réduction des risques et l'utilisation des ressources de l'entreprise.
Qu'est-ce qu'un plan de gestion des risques ?
La mise en œuvre de la procédure de gestion des risques de votre projet est précisée dans le plan de gestion des risques. Cela comprend le financement, les outils et les procédures qui seront utilisés pour l'identification, l'évaluation, l'atténuation et la surveillance des risques.
Qu'est-ce qui est inclus dans un plan de gestion des risques ?
Un plan de gestion des risques comprend souvent :
- Méthodologie: Spécifiez les outils et les méthodologies à utiliser dans les tâches de gestion des risques telles que l'évaluation des risques, l'analyse des risques et les mesures d'atténuation des risques.
- Registre des risques : Un registre des risques est un tableau dans lequel vous pouvez documenter toutes les informations d'identification des risques de votre projet.
- Structure de répartition des risques : Il s'agit d'un tableau qui identifie les catégories de risques et la structure hiérarchique des aléas du projet.
- Matrice d'évaluation des risques : Une matrice d'évaluation des risques vous permet d'analyser la probabilité et l'impact des risques du projet afin de les hiérarchiser.
- Plan de réponse aux risques : Un plan de réponse aux risques est un document de gestion de projet qui décrit les techniques d'atténuation des risques qui seront utilisées pour gérer les risques associés à votre projet. En tant que propriétaires des risques, les membres de l'équipe de gestion des risques ont des obligations. Ils doivent surveiller les risques du projet et superviser les procédures de réponse aux risques.
- Financement: Incluez une section dans laquelle vous identifiez les liquidités nécessaires pour mener à bien vos actions de gestion des risques.
- Timing: Ajouter une section qui définit le calendrier des actions de gestion des risques.
Quel est l'objectif d'un plan de gestion des risques ?
L'objectif d'un plan de gestion des risques est de vous aider à identifier, évaluer et planifier les risques potentiels susceptibles de se développer au cours du processus de gestion de projet. Considérez-le comme une conception qui vous guidera à chaque étape du développement, y compris les emplacements potentiels où une démolition peut être nécessaire, des entrepreneurs externes peuvent être employés ou le budget peut être tendu.
Étapes des processus du plan de gestion des risques
L'élaboration d'un plan de gestion des risques comporte plusieurs étapes. Il est essentiel de suivre toutes les étapes dans le bon ordre. Le processus de planification de la gestion des risques variera selon l'industrie et le type de projet. Pourtant, le squelette barebone reste cohérent dans toutes les applications. Un plan de gestion des risques du projet peut servir de modèle en suivant les étapes que nous avons décrites :
#1. Identification
La première étape de tout plan de gestion des risques consiste à identifier tous les événements à risque potentiels qui pourraient nuire à la durée de vie du projet. Alors, prenez du recul, déconstruisez le plan et examinez individuellement chaque composant pour vous assurer que vous et vos parties prenantes êtes conscients de chaque risque. Vous pouvez enregistrer ces préoccupations dans un registre des risques et discuter des prochaines mesures avec toutes les personnes concernées.
#2. Évaluation
L'étape suivante consiste à évaluer les effets qualitatifs et quantitatifs du risque identifié. Vous devez évaluer chaque risque en fonction de diverses caractéristiques, notamment la probabilité, la gravité, les zones d'impact, le coût de l'impact et le moment de l'effet. Ces aspects du registre des risques constituent la matrice d'évaluation des risques, qui vous aidera à déterminer la priorité et la gravité globales de chaque événement de risque potentiel.
#3. Stratégie de réaction
Une fois les risques potentiels identifiés et évalués, vous pouvez commencer à rédiger un plan de réaction pour réduire les résultats négatifs du projet. Travailler avec les cadres supérieurs et l'équipe de gestion des risques pour équilibrer l'appétit pour le risque de l'organisation et s'assurer que l'exposition au risque ne dépasse pas les limites acceptables.
En fonction des résultats de l'évaluation individuelle, vous pouvez choisir de prévenir, transférer, minimiser, accepter ou différer l'incident à risque ; néanmoins, le choix final appartiendra toujours au chef de projet.
1. Responsabilités en matière de risques
Définissez clairement tous les rôles et les fonctions de risque pour un projet spécifique, y compris l'identification, l'enregistrement, l'évaluation, l'examen, l'approbation, la surveillance et la planification d'urgence. Chacun doit comprendre ce que sont les déclencheurs et ce qu'il doit faire pour mettre en œuvre des mesures d'atténuation des risques. Une hiérarchie clairement établie élimine les malentendus et permet à votre équipe de passer à l'action dès que possible.
2. Atténuation
L'atténuation des risques est un processus en deux étapes : exécutez le plan de réponse aux risques que vous avez préparé auparavant pour réduire l'impact de l'occurrence du risque et préparez un plan d'urgence.
L'adoption d'une stratégie d'atténuation peut ne pas toujours se dérouler aussi facilement que vous le souhaiteriez. Mais, lorsque vous mettez en œuvre le plan, assurez-vous d'identifier les dépendances, les points de défaillance et les alternatives réalisables.
Un élément essentiel de l'atténuation des risques est l'élaboration d'un plan de secours ou d'un plan d'urgence en cas d'échec du plan de réponse au risque principal. Les éléments suivants constituent un plan d'urgence pratique :
- Fournir une feuille de route facilement disponible des mécanismes d'atténuation des risques et des procédures nécessaires pour les déployer.
- Précisez les ressources dont le plan aura besoin pour exécuter avec succès le plan d'urgence, permettant à l'équipe de gestion des risques d'évaluer son rapport coût-efficacité dans la situation actuelle.
- Établir les rôles et les tâches dans le plan d'urgence et, si nécessaire, enquêter sur les mécanismes d'escalade.
- N'oubliez pas de mettre à jour et de revoir régulièrement votre plan de réponse aux risques.
#4. Régulation et surveillance
Quelle que soit la qualité de votre plan de gestion des risques de projet, il ne restera pas éternellement. Une surveillance constante vous permet d'établir une stratégie proactive pour une efficacité et des performances optimales plutôt qu'une stratégie réactive. Surveillez vos programmes de résolution des risques et vos procédures d'atténuation en temps réel, et collectez des KPI pour repérer les schémas de risque et les baisses de performances.
Une surveillance continue avertit rapidement les principales parties prenantes en cas de baisse notable des bons résultats. Si un contrôle spécifique échoue, vous pouvez activer le plan d'urgence correspondant en tant que sécurité intégrée.
# 5. Rapports
Il s'agit de l'approche la plus efficace pour déterminer si les composants réagissent efficacement aux événements déclencheurs et s'il existe un décalage entre les procédures d'identification, d'évaluation et d'atténuation des risques. Il identifie également tout nouveau risque qui apparaît au cours du cycle de vie du projet, ainsi que tout changement dans les facteurs de risque.
Le chef de projet et les parties prenantes ont besoin d'informations granulaires afin d'évaluer et de réévaluer la viabilité, le calendrier et la rentabilité du projet. Des rapports fréquents garantissent que vous ne perdez pas de vue la situation dans son ensemble et que le plan de gestion des risques ne compromet pas la réussite du projet.
Exemple de plan de gestion des risques
Un modèle de plan de gestion des risques de projet complet fournit à l'équipe de projet des méthodes cohérentes et des outils utiles pour assurer la réussite du projet. Même après avoir appris ce que vous avez appris jusqu'à présent, la création d'un plan de gestion des risques depuis le début peut sembler écrasante. En conséquence, nous avons compilé quelques exemples de plans de gestion des risques pour votre considération. Nous espérons que ces exemples seront suffisants pour vous aider à démarrer :
#1. Département des finances et de l'administration, Tennessee
Cet exemple de plan de gestion des risques a été créé par le ministère des Finances et de l'Administration du Tennessee pour aider les entreprises à concevoir le leur. Le modèle comprend des sections permettant de définir votre approche du risque, vos rôles et tâches, ainsi que les méthodes de planification. Vous pouvez également créer une matrice d'évaluation des risques pour faciliter la hiérarchisation et la résolution des risques.
#2. Comté de Northam, Australie
Le comté de Northam en Australie a créé cet exemple de plan de gestion des risques à utiliser uniquement comme guide. Il s'inspire d'un plan de gestion des risques pour un projet extérieur. Les composants inclus, y compris les sections d'identification, d'évaluation, d'atténuation et de rapport, peuvent être modifiés et mis à jour en fonction de votre projet. Il comprend également un modèle pour la création d'un registre des risques, un tableau de plan d'action et des dates d'atténuation.
#3. Département des technologies de l'information (DoIT), Maryland
Pour les entreprises ayant l'intention d'adopter un système informatique, le DoIT a préparé cet exemple de plan d'affaires de gestion des risques. Tout au long du cycle de vie du développement du système, il se prépare aux événements à risque (SDLC). Les rôles, les catégories de risques, les définitions et les mécanismes de signalement peuvent tous être mis à jour selon les besoins. Remplissez le registre des risques au fur et à mesure que vous suivez les étapes de planification de la gestion des risques, puis traitez-le par les canaux appropriés.
Meilleures pratiques pour un plan de gestion des risques
Les plans de gestion des risques du projet sont souvent continus, compliqués et globaux. Les pièges potentiels sont nombreux.
Considérez les pratiques recommandées suivantes pour aider votre équipe de gestion des risques à développer une culture de résilience aux risques et de discipline :
#1. la communication
La communication est l'un des aspects les plus importants d'un plan de gestion des risques. Créez des lignes de communication ouvertes entre les parties prenantes, les cadres supérieurs et l'équipe de gestion des risques pour tenir tout le monde informé des nouveaux développements. Travailler avec les principales parties prenantes de la conception du projet à sa conclusion pour s'assurer qu'il n'y a pas de décalage entre la vision de l'organisation et le résultat réel.
#2. Maintenez votre budget et votre calendrier
Selon la taille et l'ampleur du projet, un plan de gestion des risques peut sembler coûteux. Si vous n'êtes pas sûr des limites de temps ou de budget, la première chose à faire est de rassembler, mettre à jour et examiner toutes les informations pertinentes dans votre logiciel de gouvernance, de gestion des risques et de conformité (GRC) ou de gestion des risques d'entreprise (ERM). Vérifiez si le plan de gestion des risques de votre projet est conforme à votre cadre de gestion des risques.
Changer régulièrement le calendrier ou s'adapter à de nouveaux ajustements peut avoir un impact sur le résultat du projet.
#3. Créer une culture de travail consciente des risques
Une culture de travail consciente des risques est payante à long terme. Il est mis en œuvre de haut en bas ; les cadres supérieurs doivent favoriser une culture de résilience au risque, de responsabilité et de conscience du risque. S'ils sont soutenus de haut en bas, tous les autres partageront rapidement ces valeurs et attitudes pour établir une approche proactive de la gestion des risques en général.
#4. Révisez et documentez constamment
Décrire et définir méthodiquement tous les risques, rôles, responsabilités, modèles et contrôles pour le plan de gestion des risques. Il vous permet de l'auditer quand vous le souhaitez, d'annuler toute modification et de créer une hiérarchie claire. Quelle que soit la durée du projet, le fait d'avoir un dossier enregistré garantit qu'il ne souffrira pas du roulement du personnel.
Rapporter votre plan de gestion des risques
Si vous êtes chef de projet, vous avez probablement une vue d'ensemble plus complète de l'avancement du projet que le reste de votre équipe. Alors qu'ils sont préoccupés par l'accomplissement des tâches quotidiennes afin de réaliser un effort plus important, vous vous préoccupez d'une image plus large.
Les rapports sont une excellente approche pour présenter une vue d'ensemble à votre équipe de projet. Fournir des faits sur votre projet, ainsi que l'alignement de chacun sur votre plan de gestion des risques, indique l'efficacité et un leadership fort, et peut susciter le soutien de nombreuses parties prenantes.
Conclusion
Le plan de gestion des risques est essentiel à la réussite de votre projet. Quel que soit votre calendrier, ce n'est pas quelque chose que vous voulez précipiter. Cela dit, la mise en route est l'aspect le plus difficile. Nous espérons que ce guide vous a fourni toutes les connaissances dont vous avez besoin pour commencer à élaborer votre plan de gestion des risques de projet.
Quels inconvénients ou avantages d'un plan de gestion des risques avez-vous rencontrés ? Veuillez nous en informer dans la section des commentaires ci-dessous.
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Bibliographie
