Une période de paie est la période utilisée pour calculer la fréquence à laquelle les travailleurs seront payés pour leur travail. Cela peut impliquer la durée pendant laquelle vous conservez les enregistrements du temps d'un employé au travail. La cohérence et la prévisibilité des chèques de paie des employés sont généralement assurées par un horaire régulier pour une période de paie. Pourquoi ne pas lire la suite pour voir quels sont les types de périodes de paie et comment calculer une période de paie ? Nous avons également ajouté quelques explications intéressantes sur la période de paie mensuelle. Pourquoi ne pas plonger maintenant ?
Qu'est-ce qu'une période de paie ?
Chaque entreprise a besoin d'un système de période de paie fiable dans le cadre de son infrastructure SIRH. L'une des premières choses à faire lors de l'établissement d'un système de paie est de déterminer à quelle fréquence les employés seront payés. La fréquence de paiement de vos employés est en fait déterminée par une période de paie. La mise en place d'un cycle de paie régulier est essentielle au bon fonctionnement de toute entreprise. Il aide à rationaliser les finances de votre entreprise en veillant à ce que vos employés soient payés à temps pour leurs efforts. Le choix du calendrier de paiement n'est pas toujours un processus simple. Selon qu'un employé est salarié ou horaire, à temps partiel ou non, travaille selon des horaires flexibles, etc., vous pouvez configurer une variété de périodes de paie.
Types de périodes de paie
Cependant, vous pouvez opter pour différents types de périodes de paie, en fonction de celle qui vous convient le mieux. Voici les types de périodes de paie :
#1. Quotidien
Les chèques de paie sont distribués quotidiennement aux travailleurs. Pour cette raison, il ne peut pas y avoir plus de 365 périodes de paie dans une année.
#2. Hebdomadaire
Les employés qui sont payés sur une base hebdomadaire le font à la fin de chaque semaine. Les employés recevront des paiements hebdomadaires le vendredi pour les heures travaillées au cours de la semaine précédente. Il y a plusieurs résultats positifs qui peuvent résulter du passage à une période de paie hebdomadaire. Le premier avantage est que les chèques de paie des travailleurs sont distribués plus régulièrement, ce qui peut améliorer leur planification financière et leur trésorerie. Le deuxième avantage est qu'il peut vous aider à payer le personnel à temps, ce qui est très apprécié à la fois par les travailleurs actuels et les nouvelles recrues potentielles. D'un autre côté, le traitement hebdomadaire de la paie peut être plus coûteux et prendre plus de temps pour les entreprises. Les chèques de paie sont distribués chaque semaine aux employés. Cela équivaut à environ 52 périodes de paie par an.
#3. Bihebdomadaire
Une semaine sur deux est considérée comme une période de paie aux deux semaines. Cela signifie que les travailleurs sont payés toutes les deux semaines pour le temps qu'ils ont consacré au cours de la période de paie précédente. Les paiements aux deux semaines ont le même attrait que les paiements hebdomadaires en ce sens qu'ils permettent aux travailleurs d'accéder plus fréquemment à leur argent. Et il y a plus de temps pour inspecter les feuilles de temps qu'il n'y en aurait pendant le cycle de paie hebdomadaire. Cependant, par rapport aux paiements mensuels, le traitement de la paie aux deux semaines peut être plus coûteux et prendre plus de temps pour les entreprises. Certains travailleurs pourraient même préférer une période de paie plus longue si cela signifie qu'ils peuvent être payés plus fréquemment. Les chèques de paie sont distribués aux employés toutes les deux semaines. Cela peut également entraîner environ 26 périodes de paie chaque année.
#4. Mensuel
Une période de paie mensuelle signifie que les employés sont payés une fois par mois, ou 12 fois par an. La plupart des pays européens ont des cycles de paie mensuels pour leurs travailleurs salariés. Les employés qui sont payés sur une base mensuelle reçoivent généralement leurs fonds le dernier vendredi ou le dernier jour du mois. Les entreprises qui fournissent des services commerciaux et professionnels bénéficient d'un cycle de facturation mensuel. Cependant, la facturation mensuelle est privilégiée par de nombreux professionnels indépendants.
Ceux qui reçoivent leur salaire une fois par mois font le calcul en divisant leur salaire annuel par le nombre de mois pendant lesquels ils sont payés. Les membres du personnel reçoivent une indemnité une fois par mois civil. Cela peut entraîner 12 périodes de paie par an.
#5. Semi-mensuelle
Les employés sur un horaire bimensuel sont payés deux fois par mois, le 15 et le dernier jour de chaque mois civil. L'avantage le plus important de ce calendrier de paiement est sa modération entre des intervalles de paiement plus et moins fréquents. Cependant, cet arrangement peut être plus difficile à suivre que les chèques de paie hebdomadaires ou bihebdomadaires réguliers. En effet, cela nécessite de surveiller le salaire et les heures travaillées pour des périodes de paie individuelles tout au long du mois. Le nombre de jours ouvrables dans chaque période de paie peut également entraîner des écarts de paiement. Les employés peuvent devenir perplexes et irrités en conséquence.
Les chèques de paie sont distribués aux travailleurs deux fois par mois civil. Cela signifie qu'il est possible d'avoir 24 chèques de paie par an.
#6. Trimestriel
Lorsque les employés sont payés une fois tous les trois mois, cela s'appelle une période de paie trimestrielle. Les avantages incluent des coûts administratifs réduits et moins de travail pour les départements RH. Les employés peuvent avoir de la difficulté à joindre les deux bouts, et il peut y avoir des problèmes de budgétisation et de planification. En raison de sa complexité, cette méthode de rémunération des employés n'est généralement utilisée que par de très petites entreprises de quelques employés ou par des entreprises saisonnières.
Les chèques de paie sont distribués trimestriellement conformément au calendrier. En conséquence, quatre chèques de paie peuvent être émis chaque année.
Comment choisir un type de période de paie
Voici des façons de choisir un type de période de paie :
#1. Considérez le salaire brut
Le salaire brut est le montant total d'argent gagné avant les impôts et autres déductions. Les impôts fédéraux et autres déductions, telles que celles pour les assurances et la retraite, peuvent être prélevés. Connaître votre salaire brut peut vous aider à choisir la période de paie la plus pratique, car les montants des retenues varient en fonction de la fréquence à laquelle vous êtes payé.
#2. Considérez les années bissextiles
Une année bissextile se produit lorsqu'un jour supplémentaire est ajouté à l'année civile afin qu'elle s'aligne sur la rotation de la Terre. Cela signifie que tous les quatre ans, que vous choisissiez un horaire hebdomadaire ou bihebdomadaire, vous pourriez recevoir une période de paie supplémentaire. Si vous décidez de payer vos employés sur une base salariale, vous devrez peut-être apporter des modifications pour vous assurer qu'ils ne sont pas surpayés.
#3. Choisissez un service de paie
Il existe un certain nombre de systèmes de paie disponibles pour vous aider à rationaliser et à informatiser votre période de paie. Il est possible que ces plates-formes Web offrent divers modules complémentaires. Lors de la sélection de la fréquence de paiement des travailleurs, vous pouvez tenir compte de ces considérations.
#4. Apprendre les lois du travail
Lorsque vous décidez de la période de paie à utiliser, vous devez tenir compte de la législation fédérale et de l'État. Certains États ont des lois dont les exigences varient selon le secteur d'activité, l'implication de l'IRS et les garanties des employés. Si vous souhaitez plus d'informations sur la manière dont les lois de votre état peuvent affecter votre salaire, vous pouvez contacter l'agence compétente.
#5. Considérez le type de salaire
Lorsque vous décidez d'un calendrier de paiement, vous pouvez choisir parmi plusieurs formats de rémunération différents. Les structures de rémunération peuvent varier de l'heure au salaire en passant par la commission. Les travailleurs salariés peuvent préférer des dates de paie régulières, tandis que les travailleurs horaires et à commission peuvent préférer des périodes de paie plus fréquentes.
#6. Envisager des heures supplémentaires
Il est important de réfléchir à la manière de suivre et de calculer la rémunération supplémentaire si vos employés sont qualifiés pour les heures supplémentaires. Les taux de rémunération des heures supplémentaires et le moment où elles peuvent être incluses dans un chèque de paie peuvent être soumis aux lois du travail locales, étatiques ou fédérales. Pour en savoir plus sur la rémunération des heures supplémentaires, vous pouvez contacter les ressources humaines.
#7. Considérez les besoins des employés
Choisir de payer les employés plus fréquemment peut remonter le moral, mais cela peut entraîner des dépenses salariales plus élevées. Il est possible que le choix de la fréquence de rémunération d'un employé soit mandaté par la législation du travail de son État particulier. En tenir compte peut vous aider à établir une période de paie qui répond à vos besoins sans vous ruiner.
#8. Considérez le secteur des affaires
Le choix d'une fréquence de période de paie pour une entreprise n'est pas sans défis. Demandez-vous s'il y a des périodes de pointe qui pourraient affecter votre trésorerie. Votre structure salariale peut également être influencée par les normes du marché.
#9. Tenir compte des implications comptables
Le temps et les efforts requis par les RH pour le traitement de la paie peuvent augmenter ou diminuer en fonction de la fréquence à laquelle votre entreprise traite la paie. La comptabilité peut être moins nécessaire lorsque les périodes de paie sont fixes, car un suivi plus précis des dates n'est pas nécessaire.
#dix. Considérez les avantages
Vous pouvez offrir aux employés un large éventail d'avantages, notamment une assurance maladie, une indemnité d'invalidité et des régimes d'épargne-retraite. Ceux-ci peuvent être soustraits ou ajoutés au salaire total pour arriver à un chiffre final. En les traduisant en paiements, vous pouvez vous concentrer sur une période de paie qui offre un bon rapport rémunération/coûts.
#11. Considérez la FLSA
Le salaire minimum, les heures supplémentaires et les délais ne sont que quelques-unes des protections garanties par le Fair Labor Standards Act (FLSA), une loi fédérale aux États-Unis. Une législation supplémentaire régissant la validité des contrats de travail peut également être incluse. Trouver la bonne période de paie pour votre entreprise nécessite une connaissance de la Fair Labor Standards Act.
#12. Cherchez un comptable
L'embauche d'un comptable peut également fournir des informations et des données utiles qui peuvent affecter la fréquence à laquelle vous êtes payé. Ils peuvent aider à la génération, à la distribution et à la maintenance de tous les dossiers liés à la paie, y compris ceux relatifs aux salaires, aux primes et aux autres avantages des employés. Ils peuvent vérifier l'exactitude et s'assurer que tout est conforme aux réglementations nationales et fédérales.
Comment calculer une période de paie ?
Vous vous demandez comment calculer une période de paie? Même s'il existe de nombreux types de périodes de paie, toutes les annexes utilisent la même méthode fondamentale pour calculer une période de paie :
- Découvrez quand la période de paie commencera et se terminera.
- Déterminez le nombre total de jours et d'heures de travail pour la période de paie.
- La rémunération brute du salarié pour la période de paie est déterminée en multipliant le nombre de jours travaillés par le taux journalier ou le nombre d'heures travaillées par le salaire horaire.
- Déduisez du revenu brut tous les paiements effectués avant la retenue d'impôt, tels que les cotisations d'assurance maladie ou d'épargne-retraite.
- Déterminez le revenu après impôt de l'employé après que toutes les retenues requises ont été effectuées pour les gouvernements fédéral, étatiques et locaux.
Les applications de paie et de suivi du temps peuvent également être utilisées pour rationaliser les calculs de période de paie.
Choisir la meilleure période de paie pour les entreprises
La durée la plus fréquente de la période de paie aux États-Unis est la quinzaine, choisie par 42 % des employeurs privés. Les industries ont également une préférence pour différents cycles de rémunération; par exemple, les cycles de paie hebdomadaires sont courants dans l'industrie de la construction, tandis que les cycles bimensuels sont plus courants dans les secteurs financier et informatique. Selon les statistiques du BLS, les plus petites entreprises ont la plus large gamme de salaires pour leurs employés.
La conformité et les flux de trésorerie devraient être des considérations majeures lors du choix d'une période de paie pour votre entreprise. Avant de décider d'une ou de plusieurs périodes de paie, vous devez déterminer si vous avez du personnel exonéré (salarié) ou non exonéré (horaire), ainsi que toute exigence particulière imposée par la loi de l'État. Gardez à l'esprit que le paiement des employés horaires sur une base mensuelle ou bimensuelle est interdit par la loi dans plusieurs États. Pour identifier efficacement la manière de respecter ses obligations en matière de paie, une entreprise doit également porter une attention particulière à ses cycles de trésorerie. Si une entreprise doit traiter la paie plus d'une fois par mois, cela pourrait peser sur ses finances et rendre plus difficile pour elle de s'acquitter de ses responsabilités.
Les avantages et les inconvénients de la période de paie
Voici les avantages et les inconvénients de chaque type de période de paie :
#1. Période de paie hebdomadaire
Avantages
- Les employés sont payés plus souvent, ils disposent donc d'un flux constant de liquidités.
- La direction et les RH peuvent résoudre les problèmes de paie très rapidement et pendant les heures ouvrables.
- Le paiement est plus flexible, de sorte que tous les problèmes sont résolus plus rapidement.
Inconvénients
- Méthode de période de paie la plus chronophage en termes d'administration.
- Moins efficace en termes d'impôts et de charges à payer pour les employés.
- Une paie plus fréquente entraîne des dépenses plus importantes pour l'organisation.
#2. Période de paie bihebdomadaire
Avantages
- Les employés sont souvent payés.
- La direction et les RH peuvent résoudre les problèmes de paie très rapidement et pendant les heures ouvrables.
- Plus efficace en termes de temps et de coûts pour l'organisation par rapport au salaire hebdomadaire.
Inconvénients
- Les administrateurs RH doivent faire attention aux dates de paie, afin de pouvoir les traiter avec précision sur le calendrier de paie.
- Les périodes de paie peuvent être légèrement difficiles si la période se chevauche sur la fin d'un mois ou d'une année, ce qui nécessite un calcul supplémentaire.
- Les années bissextiles peuvent entraîner des difficultés de traitement.
- Si un chèque de paie s'étend sur la fin de l'année (un chèque de paie potentiel de 27), cela entraîne des difficultés en ce qui concerne les attentes salariales annuelles, les cotisations patronales, les avantages sociaux et les impôts.
# 3. Période de paie bimensuelle
Avantages
- Les employés sont payés relativement fréquemment.
- Les chèques de paie des employés sont toujours payés dans un délai d'un mois, ce qui élimine les complexités complexes liées à une période de paie bihebdomadaire.
- Les dates de paie sont connues des salariés et des employeurs.
- Le calendrier de paie devient plus simple, réduisant les dépenses associées avec des méthodes de paie plus fréquentes.
Inconvénients
- Le calcul des heures supplémentaires peut être difficile.
- Les dates peuvent nécessiter un ajustement en raison des jours fériés nationaux ou bancaires.
- Les jours de paie ne correspondent pas toujours au même jour de la semaine, ce qui peut prêter à confusion.
- Les semaines de travail et les cycles de paie peuvent ne pas s'aligner.
#4. Période de paie mensuelle
Avantages
- Bien structuré.
- Plus facile pour les employeurs de gérer leurs finances et de planifier à plus long terme.
- Plus efficace en termes de temps et d'argent pour l'organisation.
- Idéal pour les travailleurs indépendants et salariés qui facturent mensuellement
- Simplifie les charges à payer et les charges fiscales pour l'administration.
Inconvénients
- Cela peut entraîner des difficultés d'horaire, car la période de paie se terminera un jour de la semaine différent chaque mois. Ainsi, l'employeur devra décider quand les employés seront payés.
- Peut entraîner des difficultés pour la budgétisation des employés.
- Relativement pauvre pour les travailleurs horaires.
Gérer les périodes de paie et la paie avec le logiciel de paie
L'administration de la paie est extrêmement complexe et essentielle pour bien faire les choses. Ne faites jamais confiance à une feuille de calcul avec des choses comme celle-ci. Le logiciel de paie permet une configuration flexible des périodes de paie et la comptabilisation de plusieurs classifications d'employés. Il rationalise le processus de détermination de la rémunération, des avantages, des impôts et des congés. Il peut également gérer les paiements par dépôt direct, qui sont plus rapides et plus sûrs que les chèques papier pour les employés.
La gestion du capital humain (HCM) fait référence aux méthodes par lesquelles une entreprise acquiert, développe et conserve son personnel. Une productivité accrue, un roulement de personnel plus faible et des travailleurs plus heureux sont tous les résultats de stratégies HCM bien gérées. Le traitement de la paie est une caractéristique commune des logiciels HCM, tout comme la gestion des salaires et autres formes de rémunération. La gestion du capital humain n'est que l'un des nombreux programmes commerciaux essentiels.
Le logiciel de paie vous permet également de surveiller les indicateurs de performance clés tels que les taux d'erreur de paie et les délais de traitement afin que vous puissiez mieux gérer les efforts de votre équipe et prendre des décisions éclairées sur les améliorations à apporter. Ces KPI sont visualisés dans des tableaux de bord conviviaux qui peuvent être partagés avec votre équipe et d'autres parties prenantes importantes de l'entreprise.
Cela peut sembler être une petite décision, mais la ou les périodes de paie que vous choisissez pour votre entreprise auront des effets considérables tant sur l'entreprise que sur ses employés. Ce choix ouvre la voie à l'entreprise pour s'acquitter de l'une de ses principales responsabilités, à savoir la rémunération de ses employés. Le traitement de la paie peut être difficile en raison de la nécessité de gérer de nombreuses périodes de paie, de tenir compte de plusieurs structures de paie et d'assurer la conformité légale. Vous pouvez rationaliser le processus à l'aide du logiciel HCM, qui s'intègre également à d'autres parties de l'entreprise et fournit des indicateurs de performance clés cruciaux pour suivre le succès de votre équipe et aide les employés à gérer la documentation relative aux ressources humaines.
Quelle est la différence entre une période de paie et un jour de paie ?
Une période de paie est un rapport qui précise le montant qu'un employé recevra sur son chèque de paie pour une période de paie spécifique. Cela peut contenir des éléments tels que les heures travaillées, les avantages reçus et les impôts payés. Le jour de paie est la date à laquelle un employé est payé, et cela peut être jusqu'à deux semaines avant la fin de la période de paie.
Quelle est la durée d'une période payée ?
La majorité des travailleurs américains sont payés toutes les deux semaines, comme le rapporte le BLS. Par conséquent, la durée standard d'une période de paie est de deux semaines ou de 10 jours ouvrables. Les intervalles de paie hebdomadaires, bihebdomadaires et mensuels sont également des options viables.
La période de paie est-elle la même que le chèque de paie ?
Non, ce n'est pas le cas. Une période de paie est la période utilisée pour décider quand les employés seront payés et combien ils seront payés. Les périodes entre les chèques de paie ont tendance à être régulières et peuvent être hebdomadaires, bihebdomadaires, bimensuelles ou mensuelles. N'oubliez pas que la période de paie n'est pas la même qu'une semaine de travail.
Réflexions finales
Le meilleur choix de période de paie est celui qui vous convient le mieux. Combien de périodes de paie de votre entreprise entrent dans chaque catégorie ? Avez-vous mis en place une méthode efficace pour gérer les périodes de paie ? Demandez l'avis d'un comptable, externe ou interne, pour voir ce qu'il recommande.
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Bibliographie
