Les entreprises autrefois locales deviennent maintenant des entreprises virtuelles dans un monde qui évolue et change constamment. Ces organisations virtuelles utilisent tous les outils à leur disposition pour bâtir une entreprise prospère, y compris des équipes virtuelles ou à distance. Si vous travaillez pour une entreprise qui passe à un modèle virtuel, l'utilisation de la bonne équipe virtuelle est une méthode garantie pour faciliter la transition. Lorsqu'il s'agit de contrôler l'effort et le temps des travailleurs à distance, la gestion des équipes virtuelles est essentielle. Voyons ce qu'est une équipe virtuelle, les types, les défis de la gestion des équipes et les avantages.
Qu'est-ce qu'une équipe virtuelle ?
Une équipe virtuelle, parfois appelée « équipe distante », est un groupe de personnes qui collaborent à partir d'emplacements distincts via une communication électronique. Différents types d'équipes virtuelles peuvent être utilisés pour différents scénarios, et ils peuvent tous être des moyens de collaboration rentables et efficaces.
Types d'équipes virtuelles
Il existe différents types d'équipes virtuelles basées sur la vie, les objectifs, les buts et les rôles des membres.
#1. Équipes en réseau
Ces types d'équipes virtuelles sont composées de membres interfonctionnels qui se sont réunis pour partager leur expérience et leurs connaissances sur un sujet particulier. L'adhésion est fluide en ce sens que vous recrutez de nouveaux membres lorsque vous en avez besoin et que vous pouvez retirer des membres existants lorsqu'ils terminent leur rôle.
#2. Équipes parallèles
Les membres d'une même organisation établissent généralement des équipes parallèles pour fournir des recommandations dans un processus ou un système. Les équipes parallèles sont normalement formées pour une période de temps limitée, et l'adhésion est constante dans le sens où les membres d'une équipe parallèle restent ensemble jusqu'à ce que l'objectif soit atteint.
#3. Équipes de développement de produits
Ces types d'équipes virtuelles sont composées de professionnels du monde entier qui travaillent ensemble pour accomplir un travail spécifique, comme le développement d'un nouveau produit, d'un système d'information ou d'une procédure organisationnelle. Par exemple, faire appel à une équipe d'experts des États-Unis, du Canada et de Hong Kong pour construire un nouveau moteur pendant un an.
#4. Les équipes de production
Les équipes de production sont composées de personnel de différents rôles qui travaillent ensemble de manière régulière et continue. Les membres d'une équipe de production reçoivent des rôles spécifiques et fonctionnent de manière indépendante. Le résultat global est produit en combinant les résultats distincts de chaque membre.
#5. Équipes de service
Les équipes de service sont composées de personnes de différents fuseaux horaires. Chaque personne travaille de manière indépendante, cependant, le travail que chaque membre crée est une continuation du travail produit par le membre précédent. Les équipes de support client au Canada, par exemple, terminent leurs quarts de travail tandis que les équipes de support en Asie commencent et poursuivent leur travail.
#6. Equipes de direction
Les équipes de direction sont composées de managers d'une même organisation qui travaillent dans des zones géographiques distinctes. Les membres des équipes de direction débattent principalement des stratégies au niveau de l'entreprise.
#7. Équipes d'action
Pour répondre aux défis pressants, des équipes d'action sont formées pour une très courte période de temps. L'équipe est ajournée une fois l'affaire résolue.
Les équipes virtuelles présentent également divers avantages et défis. Voyons les avantages dans la section suivante.
Avantages des équipes virtuelles
Voici quelques-uns des avantages que les équipes virtuelles peuvent offrir :
#1. Les coûts de l'entreprise sont faibles.
Les employés travaillant à domicile peuvent être assez peu coûteux si vous les comparez aux coûts d'un emploi local. L'espace de bureau, les dépenses d'électricité et les déplacements des employés ne sont que quelques-unes des nombreuses dépenses dont vous aurez besoin pour maintenir une entreprise dans un seul endroit ou une seule région.
#2. Candidats du monde entier
Lors de la recherche de nouveaux employés, explorer au-delà du voisinage immédiat du siège social d'une entreprise peut augmenter la probabilité de trouver un grand nombre de personnes compétentes. Les entreprises peuvent rechercher des personnes intelligentes et enthousiastes dans le monde entier en utilisant des équipes virtuelles.
#3. La productivité augmente
Permettre aux travailleurs de travailler à domicile sans les obliger à se déplacer est un excellent moyen d'augmenter la productivité et la motivation. Les employés qui travaillent à domicile peuvent se réveiller, se préparer mentalement pour la journée et commencer à travailler à l'heure, éliminant ainsi le stress et la gestion du temps nécessaires aux déplacements.
#4. Les services de l'entreprise sont disponibles 24h/XNUMX
L'utilisation d'équipes virtuelles pour fournir à une entreprise des services 24 heures sur XNUMX, en particulier pour les consommateurs, est une excellente approche pour favoriser la fidélisation des clients. Les clients et les clients veulent s'engager avec une entreprise qu'ils peuvent facilement et fréquemment contacter.
Défis des équipes virtuelles
Favoriser la cohésion d'équipe lorsque les employés travaillent séparément est l'un des défis les plus difficiles à relever pour diriger des équipes virtuelles. Selon des études, les équipes travaillant dans des endroits différents avaient des niveaux de confiance inférieurs et des niveaux de conflit plus élevés que les employés travaillant ensemble. De nombreux défis liés au travail à distance sont causés par des obstacles à la communication.
Les quatre défis d'équipe virtuelle les plus courants
Bien que chaque organisation soit différente, les institutions avec des employés distants sont confrontées à des défis similaires. En raison de la nature isolée de l'emploi à distance, les problèmes peuvent s'aggraver pendant une plus longue période. Ils peuvent perturber la cohésion des équipes et influencer l'ensemble de l'organisation s'ils ne sont pas identifiés et corrigés. Passer du travail sur site à une culture de travail virtuelle ou à distance nécessite une processus de gestion du changement.
Considérez certains des défis les plus typiques auxquels les propriétaires d'entreprises virtuelles sont confrontés avec leurs équipes.
#1. Communication inefficace
De nombreux outils numériques aident les équipes distantes à rester connectées ; néanmoins, ces outils peuvent manquer de la personnalisation qu'offre l'engagement en face à face. La communication textuelle, comme les e-mails et les SMS, n'a pas le langage corporel, le ton et d'autres indices non verbaux subtils que les employés reçoivent lors de conversations en personne, ce qui augmente la possibilité d'une mauvaise interprétation. Lorsqu'ils travaillent à distance, les membres de l'équipe peuvent être plus réservés sur les plateformes numériques et moins enclins à participer aux réunions ou à répondre aux e-mails.
#2. Problèmes de délégation
Les échecs de communication conduisent également à une compréhension confuse des responsabilités des employés. Les dirigeants doivent déléguer des tâches tout en étant attentifs aux interprétations erronées et aux inférences. La confusion sur qui fait quoi et quand menace l'unité de l'équipe. Les dirigeants doivent également résister au désir de microgérer leurs équipes virtuelles, savoir quand prendre du recul et faire confiance à leur personnel. Ils doivent trouver un équilibre entre la nécessité de définir des attentes claires et la confiance à satisfaire.
#3. Distinctions en éthique de travail
Selon un article publié dans la revue SN Applied Sciences, il est prouvé que certaines personnes sont plus performantes dans des situations de bureau lorsqu'elles sont entourées d'autres personnes, un phénomène connu sous le nom de "facilitation sociale". Dans un environnement virtuel, d'autres peuvent rejeter des demandes ou retarder les réponses. Lorsque les employés pensent que leurs pairs ne font pas autant d'efforts qu'eux, cela peut conduire à la méfiance, perturber l'équipe et faire dérailler les projets. Pour résoudre les difficultés, les chefs d'équipe doivent rester vigilants en examinant le travail des membres de l'équipe et en fournissant des commentaires réguliers.
#4. Connexion personnelle inadéquate
Les travailleurs à distance sont souvent isolés, ce qui peut avoir un impact négatif sur l'harmonie de l'équipe. Un manque d'interaction face à face peut entraîner un manque de cohésion d'équipe et de rapport entre les membres de l'équipe. Il a été démontré que les conversations autour d'un café ou dans le couloir, par exemple, minimisent les conflits. Il est cependant difficile de recréer dans un monde virtuel.
Gestion des équipes virtuelles
La gestion d'équipe virtuelle fait référence à la combinaison d'opérations pour rassembler, construire, organiser, gérer et superviser le travail d'équipe virtuelle. C'est une composante nécessaire de la collaboration de l'équipe de projet.
Les processus suivants sont inclus dans la gestion des équipes virtuelles, mais ne s'y limitent pas :
#1. Assemblage.
Lors du lancement d'une organisation de travail en équipe à distance, les périodes d'essai sont les premières mesures à utiliser. Le chef d'équipe doit sélectionner ceux qui ont satisfait à toutes les normes de la période probatoire.
#2. Formation.
Au cours de cette procédure, le chef d'équipe établit les futures attentes en matière d'équipe virtuelle, puis crée et met en œuvre une approche de formation de groupe pour enseigner aux membres de l'équipe comment satisfaire ces objectifs.
#3. Gérant.
Cette méthode implique l'utilisation des technologies de télécommunication pour superviser les tâches et les emplois en cours des membres du groupe à distance.
#4. Contrôler.
Pour analyser et évaluer les performances de l'équipe, le chef d'équipe crée des mesures de performance. Cette personne doit déterminer si l'équipe est sur la bonne voie et sera en mesure d'atteindre les objectifs du projet à temps.
Ce sont les principales étapes impliquées dans la gestion d'une équipe virtuelle. Cependant, il peut y avoir des processus secondaires qui permettent de mieux comprendre le phénomène des équipes virtuelles.
Quels sont les avantages et les inconvénients d'une bonne gestion des équipes virtuelles
Certains des avantages de la gestion des équipes virtuelles incluent (mais ne sont pas limités à) :
- Réductions de loyers et mesures de réduction des coûts dans la technologie
- Réduction des dépenses de transport et du temps passé à se déplacer
- Communication et transmission d'informations en temps réel
Certains des inconvénients de la gestion des équipes virtuelles incluent, mais sans s'y limiter, les suivants :
- Parce qu'il n'y a pas de mécanismes de contrôle direct, il y a moins de contrôle sur les groupes virtuels (ce qui peut conduire à moins de confiance dans les équipes virtuelles).
- Problèmes pour établir un bon leadership d'équipe virtuelle (par opposition au leadership d'équipe « physique »)
- Inadaptation aux projets nécessitant un suivi et une gestion sur site
Nous vous proposerons quelques conseils pour vous aider à relever les défis du travail en équipe virtuelle.
Meilleures pratiques en gestion d'équipes virtuelles
#1. Mettre en place l'infrastructure nécessaire.
Si vous êtes responsable d'une équipe virtuelle, assurez-vous d'avoir mis en place des processus efficaces pour promouvoir la productivité, l'échange d'informations, la communication et l'engagement social.
#2. Faites de la sécurité une priorité absolue.
Lors de l'accès à distance aux données, systèmes et actifs de l'entreprise. Installez les mises à niveau de sécurité dès qu'elles sont disponibles et modifiez régulièrement votre mot de passe.
#3. Respecter les horaires de travail
Encouragez votre personnel à maintenir son statut à jour avec l'une des nombreuses applications qui peuvent se synchroniser avec votre équipe (Slack, Teams, etc.). C'est pourquoi vous devriez éviter d'appeler des collègues pendant qu'ils dorment ou s'occupent d'enfants.
Au début de votre projet, mettez-vous d'accord sur certaines règles de base (par exemple, les préférences concernant les contacts en dehors des heures d'ouverture, le partage d'informations, les protocoles de communication, etc.). N'oubliez pas d'apprécier les cultures et les différences des autres si vous travaillez dans une équipe transfrontalière.
#5. Prenez soin de votre santé et de votre bien-être.
C'est tout aussi vital lorsque vous travaillez en dehors du bureau, alors faites des pauses régulières loin de votre bureau et de votre ordinateur, levez-vous et bougez, ajustez votre posture, faites examiner votre vue régulièrement et divisez votre travail entre informatique et non-informatique. Emplois informatiques.
#6. Reconnaître quand il est approprié de parler
Nous pouvons tous devenir trop dépendants des e-mails, des SMS et des messages instantanés. Donc, s'il y a un risque de malentendu, de nombreux messages ont déjà été envoyés, si vous offrez des commentaires sensibles ou si vous avez besoin de conclure un accord final, décrochez simplement le téléphone !
Conclusion
Les interactions humaines, selon les psychologues sociaux, sont renforcées par la proximité physique des individus. Étant donné que les membres de l'équipe virtuelle ont des interactions en face à face limitées ou inexistantes, cela crée une multitude de défis. Pour créer la confiance, la collaboration et l'engagement entre les membres, les équipes virtuelles doivent surmonter les différences culturelles, les difficultés de communication, les luttes de pouvoir et les conflits. Bien que cela puisse sembler difficile, c'est certainement faisable avec un leadership efficace. Les organisations peuvent énormément profiter de cette nouvelle tendance des équipes virtuelles si les stratégies, processus et outils appropriés sont en place.
Foire aux questions sur les équipes virtuelles
Quelles entreprises utilisent des équipes virtuelles ?
- SAP. SAP est la plus grande société de logiciels interentreprises au monde.
- IBM emploie environ 200,000 XNUMX employés de divers pays et horizons.
- General Electric. GE emploie environ 90,000 XNUMX personnes dans le monde entier.
Pourquoi les équipes virtuelles échouent-elles ?
Mauvaise gestion, ruptures de communication, membres d'équipe inappropriés ou mal intégrés, employés sous-équipés, conflits de personnalité.
Quelles sont les caractéristiques d'une équipe virtuelle ?
Confiance, écoute et communication sont trois caractéristiques partagées par toutes les équipes virtuelles efficaces.
Qu'est-ce qui fait un bon leader virtuel ?
Un chef d'équipe virtuel doit être disposé à se rendre accessible aux membres de l'équipe. Un leadership accessible implique d'être accessible, comme si vous aviez une politique de porte ouverte sur un lieu de travail physique.
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