La gestion des fournisseurs peut également faire référence à des ressources en ligne qui compilent toutes les données des fournisseurs et les activités associées pour un accès facile par l'organisation. Les logiciels de gestion des fournisseurs ou des fournisseurs peuvent effectuer diverses tâches, telles que la gestion de la procédure RFP et l'amélioration des communications avec les fournisseurs. Dans cet article, vous trouverez toutes les informations nécessaires dont vous aurez besoin pour la gestion des fournisseurs.
Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs
Le mot « gestion des fournisseurs » fait référence aux procédures que les entreprises utilisent pour gérer leurs fournisseurs, également appelés fournisseurs. La sélection des fournisseurs, la négociation des contrats, le contrôle des prix, la réduction des risques liés aux fournisseurs et la garantie de la prestation de services font tous partie de la gestion des fournisseurs.
Selon la nature de l'organisation, une société peut embaucher des fournisseurs d'un large éventail d'industries, telles que des nettoyeurs, des consultants en marketing, des fournisseurs informatiques et des fournisseurs de fruits de mer. Les fournisseurs peuvent être de petites entreprises ou de très grandes entreprises.
Pourquoi la gestion des fournisseurs est-elle cruciale ?
Pour plusieurs raisons, la gestion des fournisseurs est cruciale. L'un des facteurs les plus importants dans le choix du meilleur fournisseur pour un besoin commercial spécifique est la gestion des fournisseurs. De plus, les entreprises peuvent utiliser la gestion des fournisseurs pour atteindre leurs objectifs, notamment en maximisant le potentiel d'économies et en accélérant la procédure d'intégration.
Afin de réduire le risque de perturbation de la chaîne d'approvisionnement et de garantir que les biens et services donnés sont livrés à temps et selon les normes requises, les fournisseurs doivent également être gérés correctement. Au-delà de cela, une solide stratégie de gestion des fournisseurs peut aider les entreprises à nouer des liens plus étroits avec leurs fournisseurs, ce qui peut présenter des opportunités de négocier des prix plus bas.
Description du poste de gestion des fournisseurs
Diverses actions sont incluses dans le processus de gestion des fournisseurs, notamment :
#1. Sélection
La sélection des fournisseurs est l'une des nombreuses opérations qui composent le processus de gestion des fournisseurs. Les demandes de devis (RFQ) et les demandes de propositions (RFP) sont utilisées pour obtenir des devis de fournisseurs potentiels. La présélection et le choix des fournisseurs sont également des étapes du processus de sélection des fournisseurs. Le prix sera sans aucun doute pris en compte lors du processus de sélection. Mais les entreprises devront également tenir compte d'autres aspects tels que la réputation, la capacité et les antécédents d'un fournisseur. Également l'efficacité du fournisseur à communiquer lors du choix des fournisseurs à nommer pour un contrat spécifique.
#2. Négociation
Négociation d'un contrat. Il est crucial de bien rédiger un contrat dès le départ et de s'assurer que les paramètres convenus sont avantageux pour les deux parties. La définition des biens ou des services qui seront couverts, les dates de début et de fin des accords, ainsi que toutes les conditions essentielles sont toutes des étapes du long processus de négociation du contrat. Il peut également être nécessaire de prêter attention à des éléments tels que la confidentialité et les restrictions de non-concurrence.
#3. Incorporer un fournisseur
Cela implique de rassembler les documents et les données nécessaires pour établir le vendeur en tant que fournisseur autorisé de l'entreprise. Assurez-vous également que le fournisseur peut être rémunéré pour les produits ou services qu'il fournit. La procédure d'intégration peut contenir des informations telles que les licences pertinentes détenues par le vendeur, ainsi que des formulaires fiscaux et des détails d'assurance, en plus des informations de contact et de paiement nécessaires.
#4. Suivi des performances
Les entreprises suivront et évalueront les performances de leurs fournisseurs dans le cadre du processus de gestion des fournisseurs. Cela peut impliquer d'évaluer leurs performances par rapport à des indicateurs de performance clés (KPI) tels que la qualité et la quantité des produits ou les dates de livraison.
#5. Gestion et surveillance des risques
Les risques qui pourraient avoir un effet sur l'entreprise, tels que le danger de poursuites, les problèmes de sécurité des données, les violations de conformité et le vol de propriété intellectuelle, doivent être surveillés par les fournisseurs. Les entreprises doivent également garder un œil sur la possibilité que la conduite d'un fournisseur ou son incapacité à fournir les biens et services à temps puisse entraîner des perturbations dans les opérations commerciales.
Paiement. veiller à ce que les fournisseurs reçoivent un paiement rapide pour les produits et services qu'ils fournissent conformément aux conditions énoncées.
Problèmes avec la gestion des fournisseurs
Obtenir une image centralisée des fournisseurs utilisés par une entreprise peut être difficile pour les entreprises disposant d'un réseau de fournisseurs important et/ou d'une empreinte géographique compliquée. L'obtention des documents appropriés auprès des fournisseurs et la réalisation des évaluations des risques nécessaires sont deux étapes difficiles du processus de gestion des fournisseurs. Pour prévenir les problèmes, il est crucial d'employer les bonnes procédures et le bon équipement.
Pour s'assurer que les relations avec les fournisseurs offrent la valeur souhaitée avec des processus efficaces, les entreprises peuvent utiliser une stratégie de gestion des fournisseurs. Un plan peut couvrir des sujets tels que l'établissement d'objectifs spécifiques et mesurables, le suivi des KPI et l'établissement et le maintien de relations solides avec les fournisseurs. Afin d'identifier leurs fournisseurs stratégiques et d'investir dans la promotion de ces relations, les entreprises peuvent également catégoriser leurs fournisseurs. D'autres facteurs peuvent inclure la prise de précautions pour éviter de devenir trop dépendant d'un fournisseur spécifique.
Inventaire de gestion des fournisseurs
L'inventaire de gestion des fournisseurs est un ensemble de processus et de logiciels de gestion des stocks dans lequel un fabricant, qui est également un fournisseur, se charge d'améliorer les stocks du distributeur.
Système logiciel d'inventaire géré par le fournisseur
Vous pouvez remplir les commandes plus rapidement et plus efficacement en utilisant des systèmes d'inventaire contrôlés par le fournisseur, parfois appelés programmes de réapprovisionnement des stocks assistés par le fournisseur ou programmes de réapprovisionnement continu.
Dans ce type de système, les deux parties partagent des données pour aider à obtenir une meilleure précision des commandes. Cependant, les vendeurs ont le droit d'informer et d'éduquer les employés et associés sur leur inventaire et son utilisation.
Voici quelques inventaires de gestion des fournisseurs dont vous pouvez parler :
#1. Principales caractéristiques
Pour une entreprise, choisir un logiciel avec les meilleures fonctionnalités peut être intimidant. Lorsque vous utilisez une certaine solution pour la première fois, cela peut sembler encore plus effrayant.
Nous avons compilé une liste des exigences requises pour une solution VMI afin de faciliter le processus. Vous pouvez également rechercher des compétences supplémentaires qui correspondent parfaitement aux besoins de votre entreprise.
#2. Prévision de la demande
L'une des compétences essentielles fournies par les solutions VMI est la prévision précise de la demande de matières premières. Ils fournissent des prévisions de la demande pour un assemblage, une fabrication et une livraison efficaces des produits.
Il prend en charge la planification de la chaîne d'approvisionnement soutenue par des informations en coordonnant les données des unités individuelles de nombreuses entreprises qui composent votre clientèle. De plus, le programme vous aide à localiser les systèmes de gestion des stocks peu performants et à prévenir le surstockage de votre entrepôt ou de votre espace de vente au détail.
#3. Contrôle de l'inventaire
Vous pouvez suivre efficacement les données des biens que votre entreprise crée, stocke, achète ou vend. De plus, le programme permet une tarification précise et aide à maintenir des niveaux d'approvisionnement optimaux. Les fonctionnalités de suivi des séries et des lots doivent être incluses dans un système d'inventaire approprié géré par le fournisseur.
#4. Transfert de données
Le partage facile de données et de documents entre appareils au sein d'une entreprise ou entre clients, clients et partenaires commerciaux est pris en charge par les solutions VMI. Il peut s'agir de données sur les taxes et les douanes, les registres d'inventaire, les bons de commande et les reçus, les informations d'expédition, etc.
#5. Intégration du commerce électronique
Vous pouvez choisir une solution VMI qui fonctionne avec les plates-formes de commerce électronique, les paniers d'achat et les sites Web populaires. Les niveaux d'inventaire, les méthodes de paiement, y compris les espèces et le numérique, et les options d'expédition seront ainsi simplifiés.
Système de gestion des fournisseurs
Un système de gestion des fournisseurs, ou VMS en abrégé, est un progiciel qui aide les entreprises à gérer leurs relations avec les fournisseurs depuis le début d'un contrat jusqu'à son achèvement, ou même aux premières étapes de sa formation.
Pourquoi un système de gestion des fournisseurs est-il nécessaire
L'utilisation du meilleur système de gestion des fournisseurs vous permet de maximiser votre connexion avec les fournisseurs. La gestion des fournisseurs est essentielle au succès de toute équipe d'approvisionnement. Une solution de gestion des fournisseurs telle que Kissflow Procurement Cloud présente de nombreux avantages, de la qualification des fournisseurs à l'intégration, en passant par la possibilité de créer et de gérer des catalogues pour capturer les performances des fournisseurs.
Voici quelques avantages supplémentaires liés à l'utilisation d'un système de gestion des fournisseurs.
- Les initiatives réussies de gestion des relations avec les fournisseurs permettent l'utilisation la plus efficace des ressources humaines et financières.
- fourniture en temps opportun des produits et services
- L'obtention de résultats cohérents vous aide à établir des relations plus solides avec vos clients. Un système de gestion des fournisseurs rend les processus de bout en bout impliqués plus efficaces.
- Des rapports personnalisés et des KPI vous permettent d'évaluer les performances des fournisseurs.
- Rien de tout cela ne nécessitait de travail manuel.
- Améliorer la procédure d'approvisionnement pour le plus haut niveau de productivité
Quel est le rôle d'une gestion des fournisseurs ?
Les gestionnaires de fournisseurs négocient des contrats, établissent des critères pour les fournisseurs et découvrent les meilleurs fournisseurs possibles afin de faciliter et de maintenir les partenariats entre votre entreprise et les fournisseurs/partenaires.
Qui est responsable de la gestion des fournisseurs ?
La haute direction est en charge de la gestion des fournisseurs, tandis que le conseil d'administration est en charge de la gestion du risque fournisseur.
Quels sont les types de gestion des fournisseurs ?
Outre l'approvisionnement, les autres fonctions de gestion comprennent l'intégration des fournisseurs, la gestion des relations avec les fournisseurs, la gestion des risques liés aux fournisseurs, la gestion des performances, la gestion des contrats, la gestion de la conformité et la gestion des SLA.
La gestion des fournisseurs fait-elle partie des RH ?
Discipline commerciale similaire à la gestion des ressources humaines, la gestion des fournisseurs est utilisée pour gérer vos fournisseurs plutôt que vos employés. L'objectif de la gestion des fournisseurs est d'optimiser la valeur des relations avec les fournisseurs en abordant l'ensemble du processus de manière holistique et basée sur les risques du début à la fin.
Que sont les compétences en gestion des fournisseurs ?
Les capacités de gestion des fournisseurs démontrent votre capacité à planifier et à travailler avec des sources externes (produit ou service). Votre travail consisterait à établir des relations de coopération avec les fournisseurs afin de transformer une transaction commerciale de routine en une collaboration durable.
Quelles sont les quatre étapes de la gestion d'un fournisseur ?
#1. Évaluer
La première étape, Assess, consiste à évaluer l'état actuel du processus de gestion des données et les exigences qui l'accompagnent. Cette étape cruciale permet à l'institution d'appréhender les problèmes qui devront être résolus.
#2. Stériliser
Dans la deuxième étape, stériliser, les données en double sont supprimées, les données manquantes sont trouvées, les données erronées sont corrigées, les comptes inactifs ou obsolètes sont supprimés et de nouvelles règles de processus sont développées. Comme elle implique l'analyse la plus poussée des données et appelle les actions les plus « correctives », la stérilisation est l'un des processus du processus qui prend le plus de temps.
#3. Stabiliser
La définition des normes, la finition des profils des fournisseurs et l'enregistrement des responsabilités à l'intérieur et à l'extérieur du système de gestion des fournisseurs font tous partie de la troisième étape, la stabilisation. La stabilisation offre une méthode standardisée et cohérente et met en place des normes qui maintiendront un meilleur processus à l'avenir.
#4. Optimiser
La quatrième et dernière étape, Optimize, se concentre sur le libre-service des fournisseurs, la réduction de la fraude et des risques, et un processus continu de validation des données. Point culminant des trois premiers processus, l'optimisation garantit que le processus fonctionne au mieux.
Conclusion
La gestion des données fournisseurs nécessite généralement que de nombreux départements et parties prenantes travaillent ensemble avec succès afin d'assurer un processus fluide, comme c'est le cas pour de nombreuses opérations d'approvisionnement. Étant donné que les données des fournisseurs sont dynamiques, le simple fait d'évaluer et de stériliser les dossiers des fournisseurs ne mettra pas une institution en mesure de produire des conséquences durables et bénéfiques. Les bonnes règles et processus doivent être en place, pleinement adoptés grâce à une gestion efficace du changement et mis à jour à mesure que les exigences de l'entreprise évoluent. L'institution sera mieux à même d'utiliser les tendances des données pour surveiller avec succès des opérations telles que la prévision des fraudes et les plans d'approvisionnement stratégique si les données des fournisseurs sont gérées avec soin.
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Bibliographie
