Avec l'aide d'un logiciel de gestion des voyages, vous pouvez réserver des voyages, planifier des voyages pour l'avenir, suivre les voyages passés et en rendre compte. Certaines applications et fonctionnalités importantes sont l'automatisation des politiques de l'entreprise et la consolidation des fournisseurs/factures pour les voyages d'affaires. Cet article parle du meilleur logiciel gratuit de gestion de voyages qui peut vous aider dans tous vos voyages d'affaires.
Vue d’ensemble
Grâce à un logiciel de gestion des voyages, les voyages d'affaires peuvent être planifiés et gérés en ligne. Le logiciel assure également le suivi de tous les déplacements professionnels et établit des rapports à leur sujet. Avec l'aide de ces programmes, les entreprises peuvent suivre les déplacements de leurs employés, obtenir des rapports sur toutes leurs dépenses et punir ceux qui ne respectent pas les règles de déplacement de l'entreprise.
Cet outil aide les entreprises à suivre combien elles dépensent en voyages en regroupant toutes les notes de frais des employés au même endroit. Cependant, au lieu d'embaucher des agents de voyages individuels ou de saisir manuellement les reçus dans un logiciel de gestion des dépenses, les systèmes de gestion de voyages gratuits offrent aux utilisateurs un outil pour réserver des voyages et signaler instantanément leurs achats de voyages.
Les logiciels de gestion de voyages peuvent aider les entreprises de toutes tailles, et c'est vrai. Sans logiciel gratuit de gestion des voyages, les travailleurs réserveraient généralement leurs propres voyages de travail via un site Web ou une agence de voyages, puis soumettraient une note de frais pour être remboursés.
Les employés de toute taille d'entreprise peuvent planifier leurs propres voyages grâce à la nouvelle méthode, qui utilise un système déjà mis en place avec la politique de voyage de l'entreprise et les étapes approuvées. Afin que les employés n'aient pas à attendre le remboursement, le programme contient également des informations sur la manière dont l'entreprise paie, ce qui facilite le suivi des dépenses à des fins de reporting.
Logiciel de gestion des voyages d'affaires
La « gestion des voyages d'affaires » est le processus par lequel une entreprise gère la logistique, les coûts et les obligations de diligence liées aux déplacements professionnels de ses employés. Des études récentes ont montré que les voyages d'affaires sont l'un des coûts d'une entreprise qui peuvent le plus changer. De ce fait, il s’agit d’un facteur stratégique très important pour toute entreprise souhaitant se développer. Voici quelques parties d'un logiciel pour une meilleure gestion gratuite des voyages d'affaires :
#1. Gérer et négocier avec les prestataires de services de voyage
Ce processus se poursuit afin que les travailleurs puissent toujours obtenir les meilleurs plans et prix. Les responsables de voyages d'affaires peuvent découvrir les tendances dans la façon dont leurs employés voyagent et répondre à leurs besoins changeants en collectant et en analysant des données sur les voyages effectués par leurs employés. Cependant, les équipes peuvent utiliser des sites Web qui comparent les prix pour s’assurer qu’elles font une bonne affaire. Ils peuvent également demander des commentaires aux invités et aux clients pour s'assurer que les lieux où ils séjournent et les moyens dont ils se déplacent sont sûrs et fiables.
#2. Prendre soin de la sécurité des touristes
Les entreprises doivent prendre soin de leurs travailleurs lors de leurs déplacements professionnels. En cas d'urgence, il est important de savoir où et quand se trouvent les gens. Par exemple, s'il y avait un incendie ou une épidémie de maladie chez l'employé, l'entreprise devrait en informer le travailleur et lui indiquer comment rentrer chez lui en toute sécurité.
#3. Mettre des règles en place
Approuver employé demandes de remboursement de frais de déplacement et de dépenses, vous devez vous assurer que les formulaires déposés sont corrects, que toutes les pièces jointes requises sont incluses et que le personnel fait appel à des prestataires de services légitimes. Cela signifie que les personnes chargées de planifier les voyages doivent obtenir des rapports précis et complets en temps opportun afin de pouvoir agir rapidement en cas de dépenses contraires aux règles. Les systèmes numériques modernes de gestion des voyages fournissent des données qui peuvent être utilisées pour prédire les dépenses et suivre le retour sur investissement. Cela permet également aux grandes entreprises d’avoir des politiques de voyage flexibles.
#4. Créer et appliquer des règles et des plans pour les voyages d'affaires
L'équipe de gestion des voyages de l'organisation examinera l'entreprise et ses employés pour déterminer quels types de voyages sont les plus susceptibles d'être nécessaires pour atteindre les objectifs commerciaux. Ils énuméreront des règles telles que les limites de dépenses, les fournisseurs préférés et les classes de voyage ou les moyens de déplacement suggérés.
Meilleur logiciel de gestion de voyages
Avec l'aide d'un système de gestion des voyages, il est plus facile de réserver, de suivre et d'analyser les déplacements professionnels. Lorsque la plupart des gens entendent le terme « système de gestion de voyages », ils pensent à un logiciel. Cependant, le terme peut également désigner le processus plus vaste de planification des déplacements professionnels. Voici les meilleures applications logicielles gratuites de gestion de voyages pour réserver des voyages :
#1. Rezdy
Rezdy est un système de réservation et une plateforme de distribution basés sur le cloud, conçus pour les secteurs du voyage et du tourisme. Vous pouvez facilement l'ajouter à votre propre site Web en créant un lien vers celui-ci ou en copiant et collant du code HTML dans votre système de gestion de contenu.
#2. SureMileage
Les entreprises peuvent économiser du temps et de l'argent en utilisant SureMileage, un outil sécurisé de suivi du kilométrage qui calcule automatiquement les coûts et facilite les remboursements. Il fonctionne avec les systèmes de comptabilité et de paiement standard du secteur afin que vous puissiez être payé de manière fiable et en temps réel.
#3. Travaux de voyage
TravelWorks est un système ERP basé sur le Web qui permet aux entreprises de voyages de tous types de réserver plus facilement des voyages et d'envoyer des factures. Les éléments importants incluent la facturation, la gestion de la relation client, l'analyse marketing, les propositions d'assurance, la segmentation de l'audience et l'attribution des rôles.
#4. Heureux
Happay est la première plateforme de voyages d'affaires de ce type qui permet aux employés et aux managers de réserver des vols, des hôtels, des taxis et bien plus encore, pendant leur temps libre et en pleine vue. Informations et analyses sur les horaires de vol, les annulations de vols et d'autres problèmes de voyage.
#5. VoyagePerk
TravelPerk est la meilleure façon de gérer vos voyages d'affaires. Planifiez bien vos voyages pour le travail, tant au pays qu'à l'étranger.
Logiciel de gestion de voyages gratuit
Les entreprises de toutes tailles peuvent économiser du temps et de l'argent en utilisant un logiciel spécialement conçu pour gérer les voyages d'affaires. Voici les meilleures applications logicielles gratuites de gestion de voyages pour réserver des voyages :
#1. Progression des points
Avec Point Progress, vous pouvez tout rationaliser et automatiser, des notes de frais à la vérification des licences en passant par le suivi des documents et des feuilles de temps. MyExpenses facilite le suivi des limites de dépenses, des enregistrements et des remboursements.
#2. Ohé
Offre des moyens simples de réserver, modifier ou annuler des voyages immédiatement, facilitant ainsi la vie des assistants et des personnes ayant des horaires chargés. Fournir aux utilisateurs des données actuelles et utiles. La prise en charge des nouveaux horaires de vol et prix des billets d'Amadeus est intégrée. Vous pouvez discuter dans l'application à tout moment.
#3. Voyageur
Toutes vos dépenses professionnelles, vos voyages et vos cartes peuvent être gérés sur une seule plateforme moyennant un forfait mensuel. Mieux gérer les voyages d’affaires et les dépenses peut aider votre entreprise à se développer de manière durable. C'est la seule entreprise à offrir un service complet de planification et de paiement des déplacements et des dépenses.
#4. VousLi
Découvrez comment ajouter des compléments à vos factures d'un simple clic avant ou après une réservation en utilisant leur plateforme, qui ne nécessite aucun codage.
#5. Via TRM
Via est le service le plus avancé que les bureaux internationaux des universités peuvent utiliser pour suivre les étudiants et les professeurs qui voyagent à l'étranger. Leur objectif est de proposer à leurs clients des logiciels faciles à utiliser mais puissants qui amélioreront leur vie en facilitant les tâches quotidiennes et en leur offrant une vision plus large du monde. L'objectif de Via est d'établir des relations durables avec ses clients.
Quels sont les points communs entre tous les logiciels de gestion de voyages ?
Le meilleur logiciel de gestion des voyages s’occupera de tout, de la planification d’un voyage au remboursement. Voici quelques raisons pour lesquelles il est bon d’utiliser un système de gestion des voyages :
#1. Réserver avec une interface interactive
Grâce à une interface facile à utiliser, les travailleurs ont accès à des stocks et à des prix compétitifs. On peut réserver un voyage pour soi-même ou pour un collègue en utilisant des informations déjà enregistrées, telles qu'un numéro de carte de crédit, l'adhésion à un programme de récompenses et les compagnies aériennes et hôtels préférés.
#2. Filtres basés sur les règles de l'entreprise
Grâce à cette fonctionnalité, les entreprises peuvent limiter leurs options de réservation à celles qui correspondent à leur budget. Il est ainsi plus facile de respecter un budget et de suivre les règles.
#3. Planifiez votre emploi du temps et vos événements
Les membres de l'équipe doivent pouvoir partager et synchroniser leurs horaires afin de faciliter l'organisation des voyages. Les managers peuvent désormais savoir où se trouvent leurs employés et planifier des appels téléphoniques et des réunions en fonction de leurs projets de voyage.
#4. Réception, validation et suivi des dépenses
Les fonctionnalités d'importation et de soumission de reçus numériques de nombreuses TMC permettent aux employés qui voyagent beaucoup de se faire rembourser facilement et rapidement leurs dépenses. Grâce à cette fonctionnalité, ils peuvent vérifier l'état de leurs réclamations et avoir une idée du moment où ils peuvent s'attendre à recevoir leur argent.
# 5. Rapports
Les employés peuvent non seulement rédiger et envoyer des notes de frais avec ce logiciel, mais ils peuvent également consulter et analyser les rapports et dépenses du passé. Grâce à la section rapports, les managers peuvent suivre combien leur personnel dépense en voyages d'affaires et faire des plans pour l'avenir.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de voyages ?
En regroupant toutes les tâches de réservation au même endroit, le logiciel de gestion de voyages peut faire gagner du temps et des efforts à ses utilisateurs. Voici les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de voyages :
#1. Permet une interface complète pour la planification des interactions
Les travailleurs peuvent rechercher les voyages disponibles, comparer les prix et réserver un hébergement pour eux-mêmes ou pour un collègue via une interface centrale. La possibilité de stocker des informations sur les paiements et les programmes de fidélité est une partie utile de cette interface utilisateur.
#2. Facilite l'automatisation de la conformité aux exigences de voyage de l'entreprise
En facilitant l'atteinte des objectifs de dépenses et budgétaires, la possibilité d'intégrer la politique de voyages d'entreprise dans un logiciel de gestion des voyages permet de réduire les coûts de voyage. Grâce à ces règles, les travel managers peuvent s'assurer que leurs équipes tirent le meilleur parti de leur budget et respectent la politique de l'entreprise. Ces règles expliquent les types de frais que les employés peuvent réclamer et arrêtent le remboursement pour les réclamations qui ne respectent pas les règles. Étant donné que les politiques de l'entreprise sont appliquées automatiquement, aucune dépense frauduleuse ne sera envoyée ou acceptée par accident.
#3. Des outils pour réduire les coûts
Gestionnaires et comptables pourraient trouver un logiciel de gestion des dépenses utile car il les aide à suivre les coûts des voyages et à mieux les organiser. En plus de traiter et de rembourser les frais de déplacement approuvés, ces solutions analysent également un grand nombre de transactions de dépenses pour connaître les tendances en matière de dépenses et les besoins budgétaires.
#4. Augmente la capacité de reporting
Le logiciel de gestion des voyages possède des fonctionnalités qui aident les gestionnaires à prendre des décisions meilleures et plus éclairées. Ces programmes facilitent le suivi des dépenses ou des réservations douteuses, et certains d'entre eux peuvent même suggérer des modifications aux procédures actuelles qui donneraient de meilleurs résultats à long terme. Garder un œil sur les voyageurs et trouver des opportunités de réduction des coûts sont deux avantages supplémentaires du reporting lors de la gestion des programmes de voyages.
Difficultés d'utilisation d'un logiciel de gestion de voyages
Les problèmes avec les logiciels de gestion des voyages ne sont pas rares. Certaines des difficultés liées à l'utilisation d'un logiciel de gestion de voyages sont les suivantes.
#1. L'intégration
Le transfert d'informations entre les systèmes est impossible sans l'intégration avec la gestion des dépenses et la comptabilité. Le service comptable doit être en mesure de consolider et d'attribuer les frais de déplacement aux différents centres de coûts en fonction des informations fournies par le système de réservation et des frais réels engagés. L'organisation ou l'employé pourrait perdre de l'argent si les données ne sont pas correctes et cohérentes dans tous les systèmes.
#2. Vie privée
Les informations personnelles des employés sont en danger puisqu'ils utilisent leurs propres cartes de crédit pour payer les services de voyage et fournir des informations bancaires pour être remboursés. De plus, les employés sont autorisés à utiliser leur carte de crédit pour leurs dépenses professionnelles et personnelles lorsqu'ils voyagent. Enfin et surtout, certains rapports de coûts peuvent inclure des données personnelles sensibles telles que des noms et des adresses. Seuls les travailleurs et superviseurs autorisés devraient avoir accès aux informations sensibles de l’entreprise. Le besoin de sécurité face aux forces extérieures est également essentiel.
#3. Diffusion de « Apportez votre propre logiciel »
La tendance BYOS encourage les travailleurs à utiliser des programmes non sanctionnés par leur employeur. Les employeurs fournissent généralement à leurs employés un logiciel de gestion des voyages, mais les travailleurs sont libres d'utiliser les outils et applications de leur choix pour effectuer des réservations, suivre leurs dépenses et accumuler des points de fidélité.
La variété des logiciels de gestion de voyages
Voici quelques exemples de systèmes de contrôle des déplacements :
#1. Entreprises
Les logiciels de gestion des voyages d'entreprise peuvent être regroupés avec un ensemble plus large d'applications professionnelles ou vendus comme un produit autonome avec la capacité de se synchroniser avec d'autres applications de la même catégorie. D’une certaine manière, un logiciel d’entreprise est comme une agence de voyages en ligne mise à jour.
#2. PME, ou petites et moyennes entreprises
C'est dans le processus de réservation en particulier que les logiciels de gestion des voyages d'affaires des petites et moyennes entreprises brillent par rapport à leurs homologues de plus grande entreprise. Les plateformes de voyages des petites et moyennes entreprises (PME), comme celles des grandes entreprises, s'interfacent généralement avec d'autres outils commerciaux tels que les programmes de gestion des dépenses et de suivi du kilométrage.
Qui utilise généralement un logiciel de gestion de voyages ?
Tout employé, quelle que soit sa taille, peut utiliser un logiciel de gestion des voyages. Il est le plus fréquemment utilisé par les catégories de travailleurs suivantes :
#1. Professionnels de la vente et du conseil
Tout vendeur qui a besoin de voyager pour rencontrer des clients actuels ou futurs est susceptible d'utiliser un logiciel de gestion de voyages pour planifier et réserver son voyage.
#2. Groupes de contrôleurs
Le service comptable profite des fonctionnalités de reporting et de prévision du logiciel lors de la planification des déplacements professionnels. Cela permet de surveiller les dépenses de voyage, de formuler des choix politiques importants pour les budgets de voyage et d'établir de futures limitations ou restrictions en matière de dépenses.
#3. Gestionnaires
Les gestionnaires peuvent utiliser ce programme pour savoir combien d'argent est dépensé en voyages, puis dire oui ou non à la demande de congé et de remboursement de chaque employé. En examinant les rapports et autres données, les entreprises peuvent découvrir des tendances qui les aident à économiser de l'argent et à parler plus clairement à leurs fournisseurs préférés des prix de l'entreprise. Ils peuvent également utiliser ce programme pour consulter les projets de déplacement des employés et suivre leur emplacement.
Quels sont les piliers de la gestion des voyages ?
Les éléments suivants sont ;
- Confiance.
- Transparence.
- Simplicité.
- Impact.
- Devoir d'attention.
- Durabilité.
Concur est-elle une société de gestion de voyages ?
Oui c'est la vérité. Concur Travel & Expense est la norme dans le monde des affaires en matière de gestion des déplacements professionnels et des coûts. IDC affirme détenir 51.5 % du marché. En tant que logiciel de gestion des voyages, Concur Travel fonctionne avec la plupart des TMC et GDS.
Quels sont les avantages de faire appel à une société de gestion de voyages ?
Les éléments suivants sont ;
- Hébergement et transport aérien moins chers.
- Avis et connaissances d'experts.
- À tout moment, de jour comme de nuit, vous pouvez demander de l’aide.
- Aide avec les régimes d'assurance vacances.
- Analyse complète des données.
- Avertissements et conseils aux voyageurs.
- L'application d'une technologie de pointe.
- Avoir plus de calme est un résultat.
Quelles sont les 5 fonctions de base d’une agence de gestion de voyages ?
Les éléments suivants sont ;
- Recherche de destinations.
- Négociation.
- Faire une réservation.
- les transports.
- Organisation de conférences.
- Gardez une trace de vos frais de déplacement.
Quelle est la différence entre une agence de voyages et une société de gestion de voyages ?
Contrairement aux besoins occasionnels en matière de voyages d'agrément gérés par un agent de voyages traditionnel, les services continus fournis par une société de gestion de voyages sont conçus pour économiser de l'argent, maintenir la cohérence des politiques et libérer du temps pour le client.
Comment les sociétés de gestion de voyages gagnent-elles de l’argent ?
Les agences de voyages d'affaires tirent l'essentiel de leur argent des frais de service, des tarifs nets ou privés et des commissions des compagnies aériennes. Les agences de voyages d'affaires, ou TMC, dépendent beaucoup des billets d'avion pour rester en affaires.
Comment fonctionne une société de gestion de voyages ?
Lorsqu'il s'agit de déplacements professionnels, les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier des services d'une société de gestion de voyages (TMC). Une TMC peut vous aider à gagner du temps, à éviter le stress, à gérer les aléas du voyage, à réduire les coûts, à mieux assister vos voyageurs et à réaliser des rapports consolidés.
Comment choisir une société de gestion de voyages ?
Assurez-vous que l'entreprise embauche des guides experts qui vivent dans la région. Le meilleur guide parle bien la langue, a beaucoup voyagé, sait quoi faire en cas d’urgence et sait pratiquer la RCR. Appelez le numéro du service client et renseignez-vous sur les guides si vous avez des questions.
Déterminer l'expérience de l'entreprise en matière de collaboration avec de grands entreprises. Renseignez-vous sur l'expérience de l'entreprise dans le domaine de la gestion de voyages. Et n'oubliez pas de demander des références ; une TMC réputée aura des clients satisfaits qui se feront un plaisir de vous les recommander.
Conclusion
L'objectif d'un logiciel de gestion de voyages est de faciliter la planification des voyages, l'achat de billets et le suivi des dépenses. Les entreprises et autres groupes utilisent ce programme pour faciliter le processus d'achat, suivre toutes les dépenses de voyage d'affaires en un seul endroit et gérer les budgets de voyage. Avec l’aide d’un gestionnaire de voyages professionnel possédant des relations et une expérience dans le secteur, vous pouvez généralement trouver ou négocier les meilleurs prix de voyage.
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Bibliographie
