La gestion des déplacements et des dépenses est une tâche importante, que vous ayez 50 personnes qui voyagent pour affaires ou 5,000 XNUMX. Les responsables financiers du monde entier ont du mal à collecter et à rapporter avec précision toutes les dépenses liées aux voyages. Heureusement, les choses se sont améliorées ces dernières années. Les rapports de dépenses papier, les processus de remboursement manuels et les approbations aller-retour ne sont plus nécessaires avec les technologies d'aujourd'hui. Nous aborderons la gestion des déplacements et des dépenses dans ce guide. Nous soulignons les symptômes que vos processus peuvent être obsolètes, ainsi que les solutions disponibles pour vous aider à améliorer vos processus.
Gestion des frais de déplacement
L'objectif de la gestion des voyages et des dépenses (T&E) est de compiler tous les frais remboursables associés aux voyages d'affaires afin qu'ils puissent être déduits du revenu imposable. Les vols, l'hébergement et les transports en commun pour les voyages d'affaires sont généralement remboursés dans leur intégralité dans la majorité des pays. Que le coût des repas soit entièrement remboursable ou non varie d'un pays à l'autre. Que ce soit pour un événement, un voyage d'affaires ou un dîner client dans votre propre ville, aux États-Unis, le coût de la nourriture et des boissons est partiellement déductible. En revanche, au Royaume-Uni, toutes les dépenses liées à la nourriture et aux boissons sont entièrement déductibles. Bien que les réglementations locales puissent varier, il est néanmoins important pour les entreprises de conserver des registres minutieux de toutes les dépenses déductibles d'impôt. Rapports financiers et Déductions fiscales ne sont que deux des nombreuses utilisations du logiciel T&E. De meilleures décisions fiscales peuvent être prises avec des informations complètes à portée de main.
De plus, l'administration des frais de déplacement et de dépenses (T&E) implique leur traitement et leur enregistrement pour les déductions fiscales. La juridiction dans laquelle l'entreprise est basée affecte la définition légale de ce qui constitue des dépenses déductibles d'impôt. De plus, pour que ces achats soient considérés comme une déduction fiscale légitime, ils doivent être liés à l'entreprise. L'organisation fiscale de chaque nation détermine également les procédures particulières de déclaration des dépenses. Pour maximiser et réduire votre impôt à payer, vous devez divulguer toutes les dépenses pertinentes, quel que soit votre lieu de résidence.
Les coûts typiques des voyages d'affaires sont les suivants :
- Hébergement : gîtes, hôtels
- Transport : prix des compagnies aériennes, des trains, des bus, des voitures de location et de l'essence
- Restaurants, spectacles et événements
- Les indemnités journalières sont des montants spécifiques à chaque pays pour le voyage, l'hébergement et les repas.
- Appareils électroniques et autres équipements nécessaires : smartphones, tablettes et ordinateurs
- Les employés couvrent parfois leurs propres dépenses professionnelles avant de soumettre une note de frais à leur employeur pour remboursement.
Logiciel de gestion des frais de voyage
Vous pouvez gérer et suivre les frais de déplacement de votre entreprise à l'aide d'un logiciel de gestion des déplacements et des dépenses, qui est une solution complète. Les entreprises qui envoient du personnel en voyage d'affaires doivent utiliser un logiciel de gestion T&E, qui peut être utilisé pour gérer le personnel itinérant, réserver des voyages et créer des notes de frais. Les logiciels de gestion des voyages d'affaires et des dépenses peuvent être utiles pour différents types d'entreprises. Il est essentiel de vous assurer que vous avez une compréhension approfondie de vos dépenses de voyage d'affaires et un service client compétent en cas de problème. De plus, cela aide à optimiser votre processus de facturation et à réserver des voyages conformément à la politique de voyage de votre entreprise.
#1. VoyagePerk
Outil de premier ordre pour la gestion des voyages d'entreprise, TravelPerk permet aux clients de planifier et de réserver facilement des voyages de groupe. De nombreux logiciels de gestion des dépenses bien connus, dont Rydoo et Circula, sont intégrés au système. Cela garantit que vous avez tout ce dont vous avez besoin sur une plate-forme unique et conviviale.
Les principaux avantages de TravelPerk incluent :
- Accès à plusieurs profils d'utilisateurs pour la réservation de voyages
- Pour les non-employés qui doivent organiser et gérer leurs déplacements professionnels, les profils des invités
- Conformité aux directives de l'entreprise lors de la présentation des options de réservation
- Intégrations tierces avec des programmes bien connus tels que BambooHR, Payhawk et Expensify
- Excellent service client disponible 15 heures sur XNUMX avec un temps de réponse de XNUMX secondes
- Insights et rapports avancés pour une analyse approfondie des dépenses
- Solutions rapides de récupération de TVA : utilisez le calculateur de récupération de TVA de TravelPerk pour déterminer combien vous pourriez économiser.
TravelPerk fournit également une solution de voyage flexible, FlexiPerk, pour aider les organisations à réduire les dépenses de voyage inutiles. Les entreprises qui annulent jusqu'à deux heures à l'avance peuvent récupérer au moins 80 % de leur argent avec FlexiPerk. Généralement, les entreprises peuvent également utiliser GreenPerk, l'option de compensation carbone de TravelPerk, pour garder un œil sur leurs objectifs de durabilité. Les entreprises peuvent réserver des voyages d'affaires écologiques et soutenir des initiatives vertes sélectionnées par l'équipe TravelPerk Sustainability.
#2. Fyle
Fyle est un logiciel de gestion des dépenses qui aide les entreprises et les particuliers à gérer plus efficacement les dépenses et les remboursements. De plus, Fyle s'interface avec TravelPerk pour fournir des rapports transparents sur les dépenses de voyage en plus des intégrations de données comptables et personnelles. Il offre un contrôle et une visibilité complets sur les procédures T&E aux responsables financiers.
Les principaux avantages de Fyle sont les suivants :
- Gérez facilement les reçus et les détails des voyages d'affaires.
- À l'aide d'un tableau de bord central, vous pouvez enregistrer ou soumettre des rapports de dépenses numériques.
- Définissez des politiques de remboursement des dépenses de voyage d'affaires pour garantir la conformité des voyages.
- Un logiciel de gestion des cartes de crédit est disponible pour le suivi et le traitement des cartes de crédit des entreprises.
Fyle ne peut pas aider à la planification des voyages d'affaires, mais sa combinaison avec TravelPerk offre aux gestionnaires de voyages un emplacement unique pour gérer toutes les opérations de voyages d'affaires. Toutes les excursions réservées à l'aide de Travelperk seront créées en tant que dépenses dans Fyle, avec des factures jointes en pièces jointes.
Les deux solutions fonctionnent en tandem pour vous fournir une image complète de vos dépenses de voyage.
#3. Concurrence SAP
SAP Concur est un logiciel de gestion des déplacements et des dépenses tout-en-un. Il facilite l'automatisation de vos opérations de travail pour une expérience de gestion des voyages plus simple. Il est disponible sur les hôtels, les billets d'avion et les taxis.
Voici les principaux avantages de SAP Concur :
- Contrôler la gestion de vos voyages et de vos dépenses peut vous aider à économiser de l'argent dans l'ensemble.
- Améliorez votre conformité et contribuez à l'atténuation des risques
- Implémentations simples de solutions cloud
- Une solution d'évolutivité pour les entreprises en expansion
- Pour ceux qui recherchent des fonctionnalités d'application mobile, ce site est orienté mobile.
SAP Concur, comme TravelPerk, fournit une solution complète pour la gestion des déplacements et des dépenses de l'entreprise.
#4. Banque de voyage
TravelBank est en effet un autre logiciel qui combine la gestion des dépenses et des voyages. De manière significative, TravelBank propose une variété de produits pour vous aider à simplifier la gestion de vos voyages et de vos dépenses.
Voici les principaux avantages de TravelBank :
- Conception simple et méthode de remboursement rapide des dépenses
- Créer et mettre en œuvre des réglementations et des indemnités de voyage pour les consommateurs.
- Le service client est disponible XNUMXh/XNUMX pour le personnel itinérant.
- Importez des transactions à partir de cartes de crédit personnelles et d'entreprise et de banques pour une gestion efficace des dépenses.
#5. Dépense Zoho
Zoho Expense est considéré comme l'un des meilleurs outils de gestion des dépenses pour les entreprises. Il fournit aux organisations de toutes tailles des solutions de gestion des dépenses et de voyages d'affaires. C'est un excellent choix pour les entreprises en développement qui ont besoin de solutions de gestion des dépenses simples et évolutives.
Selon Zoho Expense, ses principaux avantages sont les suivants :
- Les voyages d'affaires sont simplifiés avec des rapports de dépenses automatisés pour chaque voyage.
- Les notifications sont utilisées pour informer les membres de l'équipe des mises à jour et des modifications.
- Aperçu des coûts en temps réel pour une image à jour de toutes les données de dépenses Analyse qui peut identifier les ajustements nécessaires pour une meilleure gestion des déplacements et des dépenses
- Bien que Zoho Expense dispose d'un vaste ensemble de fonctionnalités, il existe plusieurs domaines dans lesquels les clients sont insatisfaits, tels que le service client et les capacités d'inventaire.
#6. Emburser Certifier
Emburse Certify est un programme de gestion des dépenses qui vous permet de réserver des voyages directement depuis la plateforme ou en s'intégrant à un autre système de gestion des voyages. Fondamentalement, Emburse Certify vous permet de fournir des rapports de dépenses, de gérer les comptes fournisseurs et de gérer les factures à partir d'une seule plateforme.
Selon Emburse Certify, ses principaux avantages sont les suivants :
- Flux de travail pour une gestion des coûts des employés efficace, fiable et riche en données
- Respect de la politique grâce à des contrôles de politique intégrés
- Automatisez votre processus de comptes fournisseurs et obtenez un aperçu des dépenses de votre entreprise.
#7. Rampe
Ramp est une technologie d'automatisation financière et de gestion des coûts qui aide les entreprises à réduire les dépenses inutiles et à rationaliser les paiements et les remboursements. Ils offrent également des cartes d'entreprise réelles et virtuelles avec des limites de crédit pour les dépenses en déplacement conformément aux politiques de votre organisation.
Voici les points forts de Ramp :
- L'automatisation comptable, lorsqu'elle est associée à une solution comptable, élimine les procédures comptables chronophages et laborieuses.
- Les autorisations de dépenses et les cartes prépayées avec des budgets personnalisés sont simples à configurer.
- Correspondance des reçus pilotée par l'IA qui apprend des soumissions de reçus précédentes
- Cartes avec l'image de marque de votre entreprise pour ajouter une touche personnelle
Système de gestion des frais de déplacement
Un système de gestion des frais de déplacement est une application logicielle qui aide les entreprises à suivre et à gérer les frais de déplacement des employés. Il peut automatiser le processus de déclaration des dépenses, ce qui permet aux employés de soumettre plus facilement leurs dépenses et aux gestionnaires de les approuver. Le système peut également aider les entreprises à contrôler leurs frais de déplacement en fournissant des informations sur où et comment les employés dépensent de l'argent.
Quelques avantages de l'utilisation d'un système de gestion des dépenses de voyage
- Efficacité accrue: Le système peut automatiser le processus de déclaration des dépenses, ce qui permet aux employés de soumettre plus facilement leurs dépenses et aux gestionnaires de les approuver.
- Coûts réduits: Le système peut aider les entreprises à contrôler leurs frais de déplacement en fournissant des informations sur où et comment les employés dépensent de l'argent.
- Conformité améliorée: Le système peut aider les entreprises à se conformer aux politiques et réglementations en matière de voyage.
- Amélioration de la satisfaction des employés : Les employés peuvent gagner du temps et gagner du temps en utilisant le système pour soumettre leurs dépenses.
Certaines des caractéristiques d'un système de gestion des dépenses de voyage comprennent :
#1. Suivi des dépenses:
Le système peut suivre les dépenses telles que les billets d'avion, l'hôtel, la location de voiture, les repas et les divertissements. Le suivi des dépenses est le processus d'enregistrement et de suivi de toutes vos dépenses. Cela peut être fait manuellement ou à l'aide d'un logiciel. Le suivi des dépenses présente de nombreux avantages, notamment :
- Planification financière améliorée
- Augmentation des déductions fiscales
- Réduction du stress
- Meilleure budgétisation
Le suivi des dépenses peut représenter beaucoup de travail, mais cela en vaut la peine à long terme.
# 2. Rapport de dépenses :
Le système peut automatiser le processus de déclaration des dépenses, ce qui permet aux employés de soumettre plus facilement leurs dépenses et aux gestionnaires de les approuver.
#3. Approbation des dépenses :
Le système peut permettre aux gestionnaires d'approuver ou de rejeter les dépenses.
Demande d'approbation de dépenses
Nom de l'employé: Nom et Prénom
Département: Votre département
Date : La date d'aujourd'hui
Descriptif des dépenses :
Je demande l'approbation des dépenses suivantes encourues dans le cadre de mon travail pour Entreprise:
- Point 1 - $Montant
- Point 2 - $Montant
- Point 3 - $Montant
Total: $Montant total
J'ai joint des reçus pour toutes les dépenses.
Je vous remercie de votre considération.
Sincèrement,
Nom et Prénom
# 4. Rapprochement des dépenses:
Le système peut rapprocher à l'identique les dépenses avec les relevés de carte de crédit de l'entreprise. Le rapprochement des dépenses est le processus de comparaison de deux ensembles de données pour identifier les écarts. Cela peut être fait à diverses fins, telles que s'assurer que toutes les dépenses ont été enregistrées avec précision, identifier les activités frauduleuses ou suivre les écarts budgétaires. Il existe plusieurs façons d'effectuer le rapprochement des dépenses. Une méthode courante consiste à comparer le grand livre général de l'entreprise aux notes de frais soumises par les employés. Une autre méthode consiste à comparer les relevés bancaires de l'entreprise aux factures des fournisseurs.
Le rapprochement des dépenses est un processus important qui peut aider les entreprises à garantir l'exactitude financière, à identifier les fraudes et à suivre les écarts budgétaires. En suivant les étapes décrites ci-dessus, les entreprises peuvent s'assurer que leurs données de dépenses sont exactes et fiables.
Si vous cherchez un moyen d'améliorer la façon dont votre entreprise gère les frais de déplacement, un système de gestion des frais de déplacement est une bonne option à considérer.
Qu'est-ce que la comptabilité des frais de déplacement ?
Les frais de déplacement comprennent les repas, le transport, l'hébergement, les déplacements et d'autres services. L'employé est responsable de conserver les reçus et autres documents qui démontrent une dépense spécifique réclamée.
Comment gérez-vous les frais de déplacement ?
Gestion des dépenses : Économisez de l'argent comme un pro.
- Planifiez à l'avance.
- Réservez des vols avec escales ou changements d'avion.
- Utilisez une application qui surveille vos habitudes de dépenses et vous aide à respecter votre budget.
- Lorsque vous planifiez votre voyage, gardez à l'esprit l'année entière.
- Au lieu d'un billet d'avion aller-retour, achetez deux billets aller simple.
- Préparez un dîner pour l'avion.
Qu'est-ce que le processus de déplacement et de dépenses ?
La gestion des voyages et des dépenses, ou T&E, est le processus de suivi de tous les frais liés aux voyages afin qu'ils puissent être amortis et que l'argent économisé n'ait pas à être imposé. Dans la plupart des pays, tous les coûts des déplacements professionnels, tels que les vols, les hôtels et les transports terrestres, sont couverts.
Qu'est-ce que le processus de gestion des dépenses ?
Un système de procédures qui aide les entreprises à rationaliser leurs dépenses est connu sous le nom de processus de gestion des dépenses. Il s'agit du processus séquentiel par lequel les employés déposent des demandes de remboursement et comptabilisent les dépenses de l'entreprise.
Que fait un Travel and Expense Manager ?
Créer, gérer et administrer une politique globale de voyage et de dépenses qui tient compte des particularités culturelles et géographiques, ainsi que de la coopération interfonctionnelle si nécessaire. Responsabilités d'administrateur pour les systèmes Travel & Expense (Expensify, Concur et Navan), y compris la maintenance, la configuration et les mises à niveau du système.
Qu'est-ce qu'un outil de gestion des dépenses ?
Le logiciel de gestion des dépenses est une sorte d'application qui automatise avec force une grande partie du processus de réception au remboursement. Les entreprises peuvent également utiliser ce logiciel pour gérer les réservations de voyage, automatiser la soumission des rapports de dépenses, accélérer les approbations, accélérer les remboursements et évidemment suivre les demandes de remboursement en temps réel.
Pourquoi la gestion des dépenses est-elle importante ?
Gestion des dépenses aide principalement au suivi des dépenses des employés par catégorie et à la vérification des achats pour des raisons d'entreprise autorisées (plutôt que des dépenses personnelles). Il désignait comparativement la meilleure dépense pour un temps donné et la meilleure tarification. Au contraire, il travaille dur pour contrôler les limites de dépenses des employés et empêche les paiements en double et frauduleux.
Quel est le meilleur logiciel pour ?
- Dépenses SAP Concur. 4.1. 247 évaluations.
- Contrôle des dépenses Webexpenses.
- Dépenser.
- Dépense Zoho.
- Plate-forme Coupa BSM.
- Navan.
- Emburser Certifier
- PointDépense
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de la gestion des dépenses ?
La gestion des dépenses facilite le suivi des dépenses des employés par catégorie et la vérification des achats pour des raisons d'entreprise autorisées (plutôt que des dépenses personnelles). Néanmoins, il désignait la meilleure dépense pour un temps donné et la meilleure tarification. Il s'efforce de contrôler les limites de dépenses des employés et d'éviter les paiements en double et frauduleux.
Conclusion
Les entreprises doivent intégrer la gestion des frais de déplacement, car cela peut les aider à économiser de l'argent, à améliorer leur efficacité et à réduire la fraude. Les frais de déplacement peuvent représenter un coût important pour les entreprises, et la gestion des frais de déplacement peut aider à réduire ces coûts en rationalisant le processus de soumission et d'approbation des dépenses. De plus, la gestion des frais de déplacement peut contribuer à améliorer l'efficacité en permettant aux employés de suivre plus facilement leurs dépenses et aux gestionnaires de les approuver. Enfin, la gestion des frais de déplacement peut aider à réduire la fraude en rendant plus difficile pour les employés de soumettre des dépenses frauduleuses. Dans l'ensemble, la gestion des frais de déplacement est un outil précieux qui peut aider les entreprises à économiser de l'argent, à améliorer leur efficacité et à réduire la fraude.
Articles Similaires
- GESTION DU TERRITOIRE : définition, outils et pourquoi c'est important
- AFFAIRES ADMINISTRATIVES : Sens, Management, Différence, Partenaire & Salaire
- LES MEILLEURES COMPAGNIES D'ASSURANCE MÉDICALE DE VOYAGE AUX ÉTATS-UNIS
Bibliographie
