S'assurer que toutes les parties respectent les critères énoncés et fournissent le niveau d'assistance, de service et de produit convenu dans le contrat est connu sous le nom de processus de gestion des contrats d'approvisionnement.
Un élément clé d'une gestion efficace des contrats d'approvisionnement est de s'assurer que l'organisation tire le meilleur parti possible du contrat tout en réduisant simultanément le risque qu'elle assume. Cela implique également de trouver des moyens de réduire les coûts et d'agir en tant que facilitateur pour toute révision du contrat qui pourrait devenir nécessaire à mesure que la nature de la relation évolue.
Voici quelques-unes des 5 meilleures pratiques en matière d'approvisionnement en gestion des contrats.
#1. Mettre l'accent sur la gestion précoce des contrats d'approvisionnement
Il est trop tard pour commencer à envisager la gestion du contrat d'approvisionnement une fois qu'il a déjà été rédigé. Lorsqu'un contrat a été rédigé, il est beaucoup plus difficile d'apporter des modifications aux termes de l'accord.
Au lieu de cela, gardez-le à l'esprit dès le début du processus d'approvisionnement. C'est important parce que vous avez beaucoup de contrôle au début.
L'étape suivante consiste à considérer le contrat et les éléments qui doivent y être intégrés pour garantir que votre entreprise tirera le plus grand bénéfice possible du partenariat.
#2. Débarrassez-vous de toutes les étapes manuelles
La probabilité d'erreurs humaines et de perte de temps lors du suivi manuel des données dans de nombreuses feuilles de calcul, systèmes en silos et applications distinctes est accrue.
Il est possible que votre équipe doive se souvenir des renouvellements de contrat, ce qui lui fera manquer l'occasion de négocier de meilleures conditions. Pire encore, vous courez le risque de vous retrouver enfermé dans un contrat à long terme qui a un prix négatif.
En automatisant de nombreuses procédures à l'aide du logiciel CLM (Contract Lifecycle Management), vous pouvez éviter les risques inhérents au travail humain. Ces plateformes simplifient la collecte d'informations sur les fournisseurs et le suivi des obligations contractuelles.
De plus, vous recevrez des informations en temps réel sur les performances de vos fournisseurs, ce qui vous permettra de suivre de manière proactive ceux qui doivent répondre à vos attentes.
#3. Optimisez votre inventaire
Alors que les marges bénéficiaires continuent de diminuer dans certains secteurs de l'économie, les entreprises recherchent en permanence de nouvelles façons de maîtriser leurs dépenses et d'augmenter leur résultat net. Par conséquent, il est essentiel pour approvisionnement équipes de faire des inventaires constants et de vérifier que leurs niveaux sont maintenus à un niveau optimal. Vous trouverez ci-dessous une liste d'informations d'inventaire que vous devriez connaître.
- Le « coût réel » de la maintenance d'un inventaire est bien plus que de passer des commandes de produits.
- La règle générale concernant les frais de détention se situe entre 20 et 30 %.
- Les biens de consommation ne sont pas les seuls produits qui se dégradent avec le temps ; tout, de l'électronique grand public aux vêtements, est sujet à la détérioration.
- Le manque de planification et de prévision adéquates est le principal responsable des stocks déséquilibrés.
Les leaders des opérations d'approvisionnement du monde entier réalisent progressivement la promesse d'une amélioration des informations basées sur les données. Dans l'étude Global CPO de 2018, près de la moitié des participants ont admis que leurs entreprises utilisent des informations intelligentes et avancées pour optimiser leurs coûts et leurs niveaux de stock.
Vous trouverez ci-dessous une liste de questions que les entreprises doivent se poser pour déterminer si leur inventaire est optimisé ou non :
- Quelle est la proportion du stock opérationnel constituée de stock excédentaire, de stock de sécurité et de stock de réapprovisionnement ?
- L'équipe d'approvisionnement acquiert-elle plus ou moins de produits ou de services que nécessaire ?
- Quel est le meilleur nombre de fois par mois pour effectuer un achat ?
- Y a-t-il des écarts entre les commandes et les demandes d'achat qui ont été faites ?
#4. Surveiller de près les obligations
Un autre avantage de la centralisation numérique de vos contrats d'approvisionnement est qu'elle permet un meilleur suivi de tous les engagements contractuels, y compris les vôtres et ceux des autres entreprises avec lesquelles vous avez des contrats.
Le marquage des échéances cruciales et la réception automatique des notifications sur les livrables à venir sont des tâches relativement simples. De cette façon, votre entreprise pourra respecter les délais de renouvellement.
De plus, il vous permet de surveiller – et, par conséquent, de réduire considérablement – le nombre de livrables en retard ou manquants de vos fournisseurs.
#5. Assurer la conformité
Il est tout aussi essentiel de s'assurer que vos contrats sont conformes aux lois internes, sectorielles et réglementaires pertinentes que de surveiller tous les calendriers contractuels.
Étant donné que la non-conformité peut entraîner des coûts pour votre entreprise, tels que des pénalités, des poursuites judiciaires et une perte de réputation, vous devez examiner chaque contrat pour vous assurer que vous respectez pleinement ses termes. Vous pouvez atteindre cet objectif plus facilement en centralisant vos contrats, empêchant les départements voyous de rédiger des contrats dépourvus de ces composants essentiels.
La conformité est plus facile lorsque vous démarrez votre contrat avec des conditions pré-approuvées ou remplissez des modèles de contrat avec toutes les informations relatives à la conformité dont vous aurez besoin. Cela peut se faire de plusieurs manières.
Conclusion
Alors que certaines de ces meilleures pratiques d'approvisionnement peuvent sembler simples et courantes, d'autres sont des développements récents dans le domaine. Cependant, les organisations peuvent débloquer l'excellence en matière d'approvisionnement en les mettant en œuvre de manière appropriée.
La première étape vers le développement d'une stratégie d'approvisionnement durable consiste à acquérir un outil d'approvisionnement numérique hébergé dans le cloud.
