Nous entendons beaucoup le terme « gestion du temps » dans notre vie quotidienne, mais peu de gens comprennent ce que cela signifie ou comment gérer correctement leur temps.
Nous passons au moins six à neuf heures par jour à dormir et quelques heures supplémentaires à préparer et à manger des repas. Ajoutez trois à quatre heures de temps de trajet, des retards de circulation et d'autres surprises mineures. Nous n'avons que 10 à 12 heures par jour, souvent moins, pour terminer notre travail, étudier, gérer un passe-temps, prendre soin de nous, socialiser et passer du temps avec nos familles. Les événements et les événements spéciaux sont une tout autre affaire.
Si nous souhaitons gérer un horaire chargé dans un court laps de temps sans être indûment submergés, nous devons établir des compétences efficaces en gestion du temps. Dans cet article, vous apprendrez ce qu'est la gestion du temps et comment l'utiliser pour tirer le meilleur parti de votre journée.
Qu'est-ce que la gestion du temps ?
La gestion du temps est le processus de planification et de gestion du temps que vous consacrez à des activités, des tâches ou des projets spécifiques afin d'améliorer la productivité, l'efficacité et le succès. C'est une capacité cruciale qui permet aux gens de tirer le meilleur parti de leur journée et d'atteindre leurs objectifs dans le temps limité dont ils disposent.
La gestion du temps ne consiste pas seulement à entasser autant d'activités dans une journée ou à tirer le meilleur parti de chaque minute de votre temps. Il ne s'agit pas non plus d'être trop rigoureux ou inflexible avec votre emploi du temps, ou de compromettre votre santé et votre bien-être afin d'accomplir plus.
Il n'y a pas de réponse unique à la gestion du temps. Ce qui fonctionne pour une personne peut ne pas fonctionner pour une autre, il est donc essentiel d'établir une technique de gestion du temps qui réponde à vos besoins et à votre situation.
De plus, n'oubliez pas que des interruptions et des événements inattendus peuvent survenir et que vous devez faire preuve de souplesse et d'adaptabilité pour faire face à ces changements.
"Nous ne pouvons rien contrôler d'autre si nous ne pouvons pas gérer le temps." – Peter F. Drucker
Cette remarque de Peter Drucker, le père de la réflexion sur la gestion du temps, souligne l'importance de la gestion du temps en tant que capacité essentielle pour réussir dans tous les domaines de la vie. Si nous ne gérons pas efficacement notre temps, il nous sera difficile d'atteindre nos objectifs et de gérer d'autres éléments clés de notre vie, tels que notre travail, nos relations et notre santé.
Pourquoi la gestion du temps est-elle importante ?
Une bonne gestion du temps est essentielle pour diverses raisons.
Une bonne gestion du temps peut vous aider à prendre de meilleures décisions sur la façon d'utiliser votre temps, sur les tâches à prioriser et sur le moment où les terminer.
La capacité à gérer efficacement le temps peut également vous aider à améliorer votre productivité en vous permettant d'en faire plus en moins de temps. Vous pouvez réduire votre stress en gérant bien votre temps et en évitant la procrastination, le non-respect des délais et les précipitations de dernière minute. Selon un sondage TimeWatch[2], 91 % des répondants estimaient qu'une meilleure gestion du temps réduirait le stress au travail et augmenterait la productivité, tandis que 86 % pensaient qu'elle améliorerait la concentration sur les tâches.
De plus, une gestion efficace du temps vous aide à atteindre vos objectifs en allouant suffisamment de temps pour y travailler régulièrement. Établir des priorités claires et vous concentrer sur les tâches les plus critiques vous permettra de progresser vers vos objectifs et de les atteindre à temps.
Une autre caractéristique importante de la gestion du temps est qu'elle vous aide à établir un meilleur équilibre travail-vie personnelle. Établir des priorités et gérer correctement votre temps vous aidera à équilibrer vos obligations personnelles et professionnelles et à créer un meilleur équilibre travail-vie personnelle.
Par conséquent, l'apprentissage des compétences en gestion du temps peut vous aider à accroître votre efficacité, à améliorer votre qualité de vie et à mieux réussir dans tous les domaines de votre vie.
Avantages d'une gestion efficace du temps
Une gestion efficace du temps est cruciale. Une gestion efficace du temps conduit à une efficacité et une production accrues, à moins de stress et à une plus grande réussite dans la vie. Voici quelques avantages d'une excellente gestion du temps :
#1. Réduction du stress
Créer et respecter un calendrier de tâches aide à réduire l'anxiété. Vous pouvez voir que vous faites des progrès visibles lorsque vous rayez des tâches de votre liste de tâches. Cela vous évite de devenir stressé quant à savoir si vous faites avancer les choses ou non.
#2. Plus de temps
Vous avez plus de temps pour vous concentrer sur vos activités régulières grâce à une bonne gestion du temps. Les personnes qui peuvent gérer efficacement leur temps aiment avoir plus de temps à consacrer à des passe-temps ou à d'autres passe-temps personnels.
#3. Possibilités supplémentaires
La gestion du temps se traduit par plus d'opportunités et moins de temps perdu sur des activités mineures. Les employeurs apprécient les candidats ayant de solides compétences en gestion du temps. Toute entreprise bénéficierait grandement de la capacité de hiérarchiser et de planifier le travail.
#4. Capacité à atteindre les objectifs
Les personnes qui pratiquent une bonne gestion du temps sont mieux équipées pour atteindre les buts et les objectifs en moins de temps.
Conseils pour améliorer la gestion du temps au travail
La gestion du temps est l'utilisation consciente et le contrôle de son temps afin d'améliorer la production. Bref, faites plus en moins de temps. Voici quelques conseils pour une gestion efficace du temps au travail :
#1. Comprendre comment vous passez votre temps.
Si votre productivité est mesurée par la production sur une période particulière, le temps manqué peut être égal à des dollars perdus. Tout comme pour établir un budget, vous devez suivre ce à quoi vous consacrez réellement votre temps pour identifier les domaines ou les habitudes qui vous empêchent d'atteindre vos objectifs.
Commencez par un contrôle du temps. Les outils de suivi du temps comme RescueTime peuvent vous dire, en fonction des catégories que vous avez configurées, combien d'heures vous êtes productif dans une journée par rapport au temps que vous consacrez à des activités non liées au travail comme les réseaux sociaux ou le shopping.
#2. Maintenir un horaire quotidien
Allez au-delà de "J'ai huit heures pour terminer XYZ". Établissez un horaire quotidien avec des tranches de temps pour diverses tâches. La clé du succès est la constance.
Faites des échéanciers réalistes. Les humains surestiment leur capacité à accomplir des tâches, une tendance connue sous le nom de « erreur de planification », qui conduit généralement à des prévisions de livraison trop optimistes. Créez des tampons temporels entre les tâches afin que même si une tâche dépasse le temps imparti, le calendrier global reste intact.
#3. Donnez toute votre attention.
Évitez d'aller sur des sites Web non liés au travail (ou de faire ce que vous n'êtes pas censé faire) pendant les heures de travail. Fermez tous les onglets du navigateur marqués "pour plus tard". Éteignez votre téléphone ou placez-le dans un endroit sûr jusqu'à ce qu'il soit l'heure d'une pause programmée. Encore une fois, l'autodiscipline est votre plus grand ami dans cette situation.
#4. Fixer les priorités
Les listes de tâches peuvent économiser votre productivité. Néanmoins, si vous ne faites pas attention, ils pourraient devenir si gros et accablants que vous ne savez pas par où commencer. La matrice Eisenhower est une technique qui peut vous aider à sélectionner les éléments à prioriser en fonction de l'importance et de l'urgence. Avec cette matrice de choix, vous pouvez diviser votre liste en :
- Faites tout de suite la chose suivante : Les travaux critiques avec des délais fixes ou ceux que vous avez reportés depuis si longtemps qu'ils sont maintenant en retard
- Planifier à l'avance: Projets critiques sans échéancier défini
- Déléguer: Les activités qui peuvent être faites par quelqu'un d'autre doivent être déléguées.
- Effacer: Tâches qui peuvent être supprimées car elles ne sont pas vitales pour vos objectifs ou votre mission.
#5. Commencez par la tâche la plus difficile.
Les distractions arrivent à tout le monde, qu'il s'agisse d'un appel téléphonique, d'une faveur d'un collègue ou de cette montagne de vaisselle sale. Le jour est passé avant que vous ne le sachiez. Il est temps de "manger cette grenouille".
La stratégie de productivité Eat That Frog, développée par le gourou du leadership Brian Tracy, est efficace pour les personnes qui retardent ou ont de la difficulté à ignorer les distractions. Il suggère de commencer par la tâche la plus grande, la plus difficile et la plus importante, celle que vous êtes le plus enclin à remettre à plus tard. Une fois que vous avez « mangé cette grenouille », vous pouvez passer à autre chose.
#6. Effectuez des opérations comparables par lots
Le traitement par lots, également appelé traitement par lots, est le processus de regroupement de travaux comparables afin qu'ils puissent être exécutés en même temps. Triez-les par objectif ou objectif.
Pour illustrer:
- Les mardis et jeudis sont réservés aux rendez-vous clients.
- Répondre aux mails exclusivement entre 10h et 11h
- Créez et distribuez des rapports dès le matin.
#7. Établir des contraintes de temps appropriées
Selon la loi de Parkinson, "le travail se dilate pour occuper le temps donné pour le terminer".
Si vous avez une journée complète pour faire deux tâches qui ne devraient pas prendre plus de trois heures, vous passerez très probablement la journée entière sur ces deux tâches. Si vous vous donnez une courte fenêtre, vous respecterez presque certainement la date limite anticipée.
#8. Apprendre à dire non
Nous n'avons qu'une quantité d'énergie limitée dans une journée, et elle diminue à mesure que l'heure passe. Connaissez vos limites et soyez prêt à dire non pour éviter un effort médiocre. Comprendre vos propres avantages et inconvénients. Concentrez-vous sur ce en quoi vous êtes fort et, si possible, déléguez ce que les autres peuvent accomplir mieux et plus rapidement.
#9. Évitez le multitâche
Les preuves du multitâche sont claires : cela réduit la productivité et peut même être mortel. L'American Psychological Association définit la jonglerie mentale comme des "coûts de changement" qui réduisent la productivité. Bien que le changement de tâche ne prenne que quelques secondes pour chaque changement, cela s'additionne si vous effectuez fréquemment plusieurs tâches. Vos chances de faire une erreur augmentent également.
#dix. Maintenir l'organisation
Si l'une des situations suivantes vous est arrivée, vous pourriez avoir besoin d'une refonte organisationnelle :
- Vous êtes en retard à une réunion que vous dirigez.
- Vous avez oublié d'imprimer un rapport dont votre patron avait besoin pour une présentation.
- Vous avez dû demander au service informatique votre nom d'utilisateur ou votre mot de passe plus d'une fois.
La bonne nouvelle est que l'organisation est un talent qui peut être maîtrisé. Commencez par les fondamentaux.
Gardez un poste de travail propre. Selon National Geographic, des psychologues et des neuroscientifiques ont établi un lien entre les conséquences de l'encombrement et la cognition, la santé mentale et le comportement. L'encombrement visuel peut augmenter les niveaux de tension et d'anxiété, produisant une réponse de combat ou de fuite. Pour améliorer la prise de décision, jetez tous les papiers qui peuvent être recyclés ou déchiquetés. Retirez les objets inutiles et placez les outils quotidiens à portée de main.
#11. Organisez vos fichiers PC et vos disques partagés.
L'importance de la dénomination des fichiers dans l'organisation des actifs numériques ne peut être surestimée. Créez un système qui vous permet, à vous et à vos collègues, de localiser rapidement et facilement des éléments.
#12. Utilisez un calendrier.
Organisez votre emploi du temps en fonction de catégories de vie telles que « personnel », « professionnel » et « engagement ». Le codage couleur peut vous aider à distinguer facilement les catégories ou entre les articles urgents et non urgents.
#13. Se servir de outils de gestion du temps
Utilisez ces productivité et outils d'automatisation pour augmenter la productivité :
- Slack pour centraliser les communications des équipes et les organiser par canal. Il n'y aura plus besoin de passer au crible d'innombrables fils de discussion pour les détails du projet.
- Dropbox ou OneDrive pour le stockage, le partage et la sauvegarde de fichiers. Les membres qualifiés de l'équipe ont un accès 24h/7 et XNUMXj/XNUMX aux fichiers basés sur le cloud.
- Pour suivre les horaires quotidiens, hebdomadaires et mensuels, utilisez Google Agenda et Microsoft Agenda. Connectez-les à Slack pour recevoir des alertes et des rappels automatiques sur les canaux pertinents.
- Pour les dessins et les diagrammes, utilisez Canva ou Lucidchart. Ils aident même les concepteurs les plus inexpérimentés à créer des modèles d'aspect professionnel.
Conséquences d'une mauvaise gestion du temps
Considérez également les répercussions d'une mauvaise gestion du temps.
#1. Flux de travail inefficace
Une mauvaise efficacité résulte d'un échec à planifier à l'avance et à ne pas respecter les objectifs. Par exemple, s'il y a plusieurs activités importantes à effectuer, un plan efficace consisterait à effectuer des tâches connexes simultanément ou séquentiellement. Pourtant, si vous ne planifiez pas à l'avance, vous devrez peut-être rebondir ou revenir en arrière dans votre tâche. Cela équivaut à une diminution de l'efficacité et de la production.
#2. Perte de temps
Une mauvaise gestion du temps entraîne une perte de temps. Par exemple, discuter avec des amis sur les réseaux sociaux tout en travaillant sur un devoir est une distraction et une perte de temps.
#3. Échec du contrôle
Vous perdez le contrôle de votre vie lorsque vous ne savez pas quelle est la prochaine tâche. Cela pourrait entraîner une augmentation du stress et des inquiétudes.
#4. Faible qualité de travail
Une mauvaise gestion du temps se traduit souvent par une production de moindre qualité. Par exemple, se précipiter pour faire les choses à la dernière minute dégrade souvent la qualité.
#5. Une mauvaise réputation
Si les clients ou votre employeur ne peuvent pas compter sur vous pour terminer les choses à temps, leurs attentes et leur perception de vous en souffrent. Si un client ne peut pas vous faire confiance pour terminer une tâche à temps, il ira très probablement ailleurs.
Conclusion
La gestion du temps est une capacité cruciale qui peut être apprise pour augmenter la productivité et atteindre les objectifs.
Vous serez en mesure de passer votre temps plus efficacement, de hiérarchiser vos responsabilités et, finalement, d'accomplir plus en moins de temps si vous développez les compétences de gestion du temps décrites ci-dessus. Enfin, vous pouvez minimiser le stress, améliorer votre équilibre travail-vie personnelle et vivre une existence plus gratifiante.
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Bibliographie
