On a souvent l'impression qu'il n'y a tout simplement pas assez de temps dans la journée pour tout faire. Mais il y a le même nombre d'heures dans la journée pour tout le monde. Cependant, certaines personnes utilisent leur temps plus efficacement que d'autres, tandis que d'autres se retrouvent souvent incapables de respecter leurs engagements à temps. Le secret est la gestion du temps. À ce stade, vous souhaitez probablement concentrer votre énergie sur des activités qui enrichissent votre vie. Mais comment pouvez-vous intégrer les choses qui comptent vraiment pour vous lorsque vous avez une carrière, des enfants et d'autres obligations ? Il existe de nombreuses techniques de gestion du temps disponibles, chacune adaptée à un ensemble unique de traits de personnalité, de défis de productivité ou d'objectifs organisationnels. Ce guide couvre tout sur la gestion du temps au travail ou pour les étudiants ainsi que les techniques et outils pour la faire fonctionner.
Qu'est-ce que la gestion du temps ?
La gestion du temps consiste à prendre des décisions : quoi faire, quand le faire et quoi faire ne dépend que de vous. Vous pouvez affirmer avec confiance que vous avez efficacement géré votre temps si vous accordez la priorité à des activités de grande valeur axées sur des objectifs, que vous les terminez dans les délais et que vous trouvez toujours le temps de prendre soin de vous physiquement. Cependant, si l'on vous demande comment vous y arrivez ? C'est très simple, c'est juste en utilisant les différentes techniques de gestion du temps.
Les techniques de gestion du temps, qui sont un ensemble de règles et de concepts, vous permettent d'en faire plus en moins de temps et avec moins d'effort. Cela contribue également à améliorer la qualité de vos décisions et la rapidité avec laquelle vous les prenez.
En plus de cela, vous devez réfléchir aux aspects spécifiques de votre gestion du temps qui nécessitent du travail et à la manière dont vous préférez organiser votre temps. Vous pouvez également adapter vos stratégies de gestion du temps au lieu de travail afin d'améliorer votre productivité.
Qu'est-ce que le cœur de la gestion du temps ?
Comprendre la différence entre ce qui est vraiment important et ce qui doit être fait immédiatement est la pierre angulaire d'une gestion efficace du temps.
Il est essentiel de garder à l'esprit que les activités les plus cruciales ne sont pas nécessairement celles qui doivent être réalisées immédiatement. Le problème est que la plupart d'entre nous laissons les choses qui doivent être faites maintenant régir nos horaires.
Quels sont les fondamentaux de la gestion du temps ?
La plupart des gens reconnaissent que la gestion du temps est une compétence essentielle et souhaitent être meilleurs dans ce domaine. Ils continuent d'essayer de trouver des moyens de mieux organiser leur temps, mais ils semblent toujours se retrouver plus confus qu'auparavant. Il peut exister de nombreuses méthodes pour gérer le temps, mais seules certaines d'entre elles sont applicables à un scénario donné.
Néanmoins, voici les principes de base de la gestion du temps qui vous aideront à vivre une vie fructueuse et bien équilibrée.
- Préproduction
- Faites une chose à la fois.
- Organiser et prioriser.
- Apprenez à dire NON
- La règle 80/20
- Faites des horaires réalistes.
- Gardez-vous en bonne santé et sans stress.
- Délégué
- Évitez les distractions
Quel est le but de la gestion du temps ?
La gestion du temps est le processus d'organisation, de planification et d'optimisation du temps entre diverses activités afin d'atteindre une efficacité, une efficience et une production maximales. Afin d'accomplir des tâches, des projets et des objectifs urgents, il est possible d'effectuer une gestion du temps combinant un certain nombre de compétences, d'outils, de techniques et d'approches.
Techniques et outils de gestion du temps
Si vous voulez réussir dans votre vie personnelle ou professionnelle, vous devrez essentiellement apprendre à gérer efficacement votre temps.
Vous pouvez devenir un maître de la gestion du temps en un rien de temps si vous utilisez la bonne combinaison d'outils et de techniques pour mettre de l'ordre dans votre vie, augmenter votre productivité au travail et ne plus jamais manquer une autre échéance.
Vous trouverez ici des techniques et des outils éprouvés pour la gestion du temps qui peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de votre journée de travail.
Meilleures techniques de gestion du temps
Le choix des techniques et des outils de gestion qui seraient les plus efficaces pour vous aider à mieux gérer votre temps et votre vie professionnelle dépend principalement de vos besoins.
Que vous ayez besoin de planifier votre journée de travail, vos heures d'étude ou votre progression vers certains objectifs, vous êtes le mieux placé pour juger de ce qui fonctionnera le mieux pour vous.
Voici des techniques, des outils et des capacités utiles pour gérer plus efficacement votre processus de gestion du temps au travail. La première étape de la gestion du temps consiste à prendre la décision de modifier ses habitudes actuelles. Tant que vous êtes prêt à agir, la gestion du temps est un jeu d'enfant.
#1. La Technique Pomodoro
N'ignorez jamais le besoin de repos lorsque vous faites des efforts sérieux. Les tomates sont utiles comme rappels de pause.
À la fin des années 1980, le développeur de logiciels et auteur Francesco Cirillo a développé la technique Pomodoro (tomate), qui a depuis gagné en popularité en tant que stratégie de gestion efficace du temps. Pomodoro est largement considéré comme l'une des méthodes de gestion du temps les plus efficaces utilisées aujourd'hui.
Pomodoro est basé sur un concept d'une simplicité trompeuse. Votre travail de la journée doit être divisé en plus petits morceaux, que vous devez accomplir chacun avant de faire une courte pause. One Pomodoro est une période de travail concentré d'une durée de 25 minutes et est suivie d'une brève pause de trois à cinq minutes. Après avoir consommé 4 Pomodori, un intervalle plus long de 15 à 30 minutes est nécessaire pour faire le plein.
Suivre la technique Pomodoro nécessite l'utilisation d'une minuterie de base. Si vous vous en tenez à la méthode, vous aurez beaucoup de temps pour vous concentrer et vous ressourcer, ce qui vous permettra de tirer le meilleur parti de votre journée de travail.
#2. Objectifs SMART
La gestion du temps est plus efficace lorsque l'on a un sens clair du but et de la direction dans la vie. Le cadre d'objectifs SMART est largement utilisé comme méthode efficace d'établissement d'objectifs.
Il y a une manière SMART d'écrire les buts et objectifs de la gestion » de George T. Doran a été publié en 1981, introduisant la méthode.
La grande majorité des individus ne prennent jamais le temps de planifier quoi que ce soit. Dix pour cent ou moins de la population écrivent réellement leurs objectifs. Cela implique que vous devez consacrer du temps et de la réflexion pour définir des objectifs importants de la manière appropriée.
Si vous décidez de mettre la plume sur papier, assurez-vous d'être précis afin d'avoir quelque chose sur quoi travailler plutôt qu'une liste de généralités qui vous laisseront sans inspiration et perdus. C'est une perte de temps inutile. Vous devez utiliser une méthode stratégique pour enregistrer vos objectifs.
Des explications détaillées, des exemples et des modèles pour créer des cibles SMART sont tous disponibles en ligne.
#3. La matrice Eisenhower » ou la boîte Eisenhower
Une fois que vous avez écrit vos objectifs SMART, il est temps de les transformer en blocs de travail gérables. Une fois cela fait, les travaux peuvent être priorisés. Lorsqu'il s'agit d'établir des priorités, la matrice Eisenhower est souvent citée comme un outil incontournable.
Dwight D. Eisenhower était le 34e président des États-Unis, exerçant ses fonctions de 1953 à 1961. Comme le suggère sa matrice, le travail devrait être divisé en quatre catégories :
- Opportun et crucial (Faire en premier)
- Non urgent + critique (planning)
- Urgent +Pas Important (Délégué)
- Pas important et pas urgent (Éliminer)
Il existe deux types de tâches : celles qui nécessitent une attention immédiate (telles que répondre aux e-mails, aux appels téléphoniques ou aux demandes de réunion) et celles qui peuvent attendre plus tard.
Inversement, les missions cruciales sont celles qui vous rapprochent de vos aspirations ultimes et de vos objectifs de carrière. Vos responsabilités les plus cruciales sont celles qui contribuent directement à la réalisation de vos objectifs personnels et professionnels.
Il va sans dire que vous devez d'abord prioriser les activités les plus urgentes et les plus cruciales. Passez la majorité de votre attention dans ce domaine (urgent + vital).
Le temps consacré au sport, à l'apprentissage, à la production et à la socialisation sont des exemples d'activités vitales mais non urgentes qui doivent être planifiées à l'avance (et assurez-vous de les faire régulièrement). Vous devriez sous-traiter, ou mieux encore, éliminer, toute autre obligation.
#4. Tableau Kanban
En japonais, un kanban est une enseigne ou un panneau publicitaire. Le but d'un tableau Kanban est de fournir une représentation visuelle de votre progression vers des objectifs spécifiques.
Les fans de Kanban utilisent souvent un énorme tableau blanc effaçable à sec ou un logiciel qui permet à la visualisation Kanban d'esquisser leurs plans. Nous avons constaté que l'utilisation d'un tableau Kanban physique était beaucoup plus efficace.
Plusieurs colonnes décrivant la progression des tâches individuelles doivent être dessinées sur le tableau blanc. Sur un tableau noir typique, vous trouverez les colonnes suivantes :
Ensuite, vous devez utiliser des post-it. Chaque tâche à faire est représentée par un post-it. Mettez simplement le nom de l'élément d'action qui doit être fait. Des notes autocollantes de différentes couleurs peuvent être utilisées à diverses fins.
Une fois le grand tableau et les notes autocollantes associées en place, les tâches peuvent être facilement attribuées aux colonnes appropriées.
Si vous avez tout fait correctement, vous aurez une représentation visuelle soignée de vos tâches et où elles se situent. Vous avancerez des notes autocollantes dans ces colonnes au fur et à mesure que vous progresserez.
#5. Faites un travail en profondeur ; Évitez les efforts superficiels ou superficiels.
Après avoir utilisé les méthodes susmentionnées, vous devriez avoir un ensemble d'objectifs bien définis, une liste d'étapes spécifiques et gérables pour y parvenir et une représentation visuelle de vos progrès à l'aide d'un tableau Kanban.
À ce stade, vous devriez être en mesure de choisir le problème le plus urgent à résoudre. Le travail en profondeur est le processus consistant à se concentrer intensément sur une seule tâche afin de la terminer le plus efficacement possible.
Cal Newport a inventé le terme « travail en profondeur » pour décrire l'état d'attention non distrait nécessaire pour utiliser pleinement ses talents cognitifs.
En vous engageant dans un travail approfondi, vous pouvez apporter de la valeur, développer vos capacités et accomplir des tâches difficiles à dupliquer. Le terme «flux» en est venu à décrire l'état mental qui permet une concentration soutenue.
Le demi-effort ou effort superficiel est l'antithèse du travail profond. Le multitâche, le travail sur plusieurs projets à la fois et une abondance de distractions environnementales sont des conditions courantes pour ce type d'emploi à faible valeur (courriel, téléphone, chat et autres interruptions).
La stratégie la plus efficace pour lutter contre le « travail à moitié » consiste à consacrer une période de temps considérable à une seule tâche, période pendant laquelle toutes les autres activités et interruptions doivent être suspendues.
#6. Suivez la façon dont vous passez votre temps
En tant que créateurs du système de suivi du temps le plus simple et le plus puissant au monde, MyHours, chez Spica, nous sommes peut-être partisans du suivi du temps, mais nous ne pouvons pas nier les effets positifs qu'il a eu sur l'efficacité de nos propres employés et des équipes qu'ils ont. travaillé.
Pour couronner le tout, vous pouvez automatiser des tâches telles que les rapports et la facturation à l'aide d'un bon outil de suivi du temps, qui fournit un léger coup de pouce pour en faire plus et un aperçu de la façon dont vous passez votre temps.
Vous ne pouvez gérer que ce que vous suivez, comme le dit le vieil adage. Le suivi du temps que vous consacrez à diverses tâches et de l'argent que vous gagnez est facilité par un système de suivi du temps.
Des statistiques précises permettent une gestion du temps plus efficace. Si vous utilisez un outil de suivi du temps, vous êtes également plus susceptible d'appliquer régulièrement d'autres stratégies de gestion du temps.
#sept. Faire avancer les choses (GTD)
L'une des méthodes les plus connues et les plus utilisées pour contrôler efficacement son temps s'appelle «faire avancer les choses». Le processus en cinq étapes est conçu pour vous aider à décomposer les gros travaux en morceaux plus gérables, que vous pouvez ensuite aborder un par un et terminer immédiatement.
« L'art de la productivité sans stress » est le slogan du système. L'utilisation de la technique devrait vous permettre de vous sentir moins stressé tout en faisant plus, en proposant de nouvelles idées et en gardant une trace de tout ce qui nécessite votre attention au travail.
#8. OKR - Objectifs et résultats clés
Des entreprises de toutes tailles utilisent OKR, ce qui en fait l'un des frameworks les plus connus au monde (le père d'OKR est Andy Groove, le célèbre PDG d'Intel). Cette structure est assez basique.
Les principaux résultats montrent comment vous prévoyez d'atteindre vos objectifs. Les OKR peuvent être définis avec la directive suivante : "Je dois (Objectif) tel que mesuré par (cet ensemble de résultats clés).
Les objectifs sont des résumés de vos résultats souhaités. Ils doivent être édifiants et intéressants, mais brefs. Il ne devrait pas y avoir plus de cinq objectifs primordiaux pour une entreprise.
Votre succès dans la réalisation de vos objectifs peut être mesuré en gardant un œil sur quelques résultats clés. Trois à cinq résultats principaux doivent être spécifiés pour chaque objectif. Lorsque vous passerez en revue les résultats les plus importants à la conclusion, vous saurez si vos efforts ont été couronnés de succès ou non.
Une fois les OKR établis, ils doivent être partagés avec tous les membres de l'équipe au cours du processus de planification trimestrielle. La définition, le suivi et la révision régulière des OKR sont cruciaux. Les exemples et modèles d'OKR abondent en ligne.
#9. Mêlée.
En ce qui concerne le développement de logiciels, SCRUM s'est avéré être la méthodologie de productivité agile la plus largement adoptée. Bien qu'il ne s'agisse pas strictement d'une technique de gestion du temps, cela peut aider à surmonter les difficultés de productivité et de concentration.
Le principe de base du cadre est que vous devez constamment être ouvert au changement et ajuster votre approche en conséquence. La prochaine étape la plus importante consiste à réviser constamment vos plans en fonction des commentaires que vous recevez au cours de la phase de mise en œuvre.
SCRUM accorde une grande importance au travail en équipe, à la production de quelque chose de valeur, à l'implication de toutes les parties concernées, à la flexibilité face au changement et à l'affinement et au perfectionnement des processus à la volée.
Les outils de mise en œuvre du cadre sont également rendus très évidents. Cette méthode fonctionne mieux lorsqu'elle est mise en œuvre en groupe plutôt qu'en tant qu'effort individuel, mais elle peut être modifiée pour fonctionner à n'importe quelle échelle.
#dix. Bullet journal, ou BoJo
La technique Pomodoro et la méthode Bullet Journal sont les méthodes les plus recherchées pour organiser sa journée de travail. Il va donc de soi que tenir un bullet journal est l'un des meilleurs moyens de gérer son temps.
Les principes directeurs de la méthode sont les suivants : il faut prendre le temps d'atteindre ses objectifs ; le bonheur vient du fait d'avoir un but dans la vie ; cultiver la curiosité en fixant et en travaillant vers des objectifs; apporter des améliorations progressives qui s'ajoutent à un développement significatif ; et utiliser l'introspection pour trouver votre chemin.
Vous devez conserver des journaux rapides de tout ce qui se passe. De courtes notations vous aideront à vous souvenir des détails importants plus tard. Un style distinct de puces et d'indicateurs pour définir le contexte doit être utilisé lors de la journalisation.
De plus, une fois par mois, vous consulterez les anciens journaux et déplacerez les travaux qui doivent être déplacés (vous ferez des choses comme rayer des tâches non pertinentes, planifier de nouvelles tâches, migrer des tâches des journaux quotidiens vers un nouveau journal mensuel etc.).
Comment maîtriser la gestion du temps ?
Tout le monde, des étudiants aux travailleurs en passant par les personnes de tous âges, a du mal à garder son emploi du temps organisé et à bien fonctionner. Les preuves suggèrent, cependant, que ces défis sont surmontables. Et lorsque nous le faisons, nous constatons que notre niveau de stress diminue, que notre satisfaction au travail augmente et que nos performances scolaires et nos habitudes d'étude s'épanouissent.
Les astuces, techniques et outils de gestion du temps ne manquent pas en ligne, mais lesquels sont vraiment utiles ? Les méthodes suivantes, soutenues par des études, peuvent vous aider à devenir un maître en gestion du temps ;
- Évaluation du temps
- prioriser
- Fixer des objectifs
- Préproduction
- Le Monitoring
Quelle est l'erreur de gestion du temps la plus courante ?
C'est soit qu'ils n'ont aucune méthode du tout, soit qu'ils adoptent l'attitude du « je traiterai les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présenteront ». Comme nous le verrons dans la liste des erreurs typiques ci-dessous, il existe de nombreuses sources potentielles de mauvaise gestion du temps.
- Procrastinating
- Ne pas prioriser
- Gérer les distractions
- Mauvaise planification
- Surengagement
- Gérer l'attitude et le stress
- Le multitâche
- La sous-évaluation des tâches prendra
- Ne pas se fixer d'objectifs personnels
Quels sont les 3 types de gestion du temps ?
Il est important d'adopter une approche à multiples facettes lorsque vous tentez d'améliorer vos capacités de gestion du temps. Un point de départ consiste à analyser vos pratiques actuelles de gestion du temps. Vous pouvez alors commencer le processus de reconnaissance des comportements indésirables et développer les compétences nécessaires pour les modifier. En utilisant les trois P de la gestion du temps, voici quelques suggestions pour augmenter votre rendement et améliorer votre sentiment d'accomplissement ;
- Préproduction
- prioriser
- Exécution
Quelle est la manière la plus efficace de gérer son temps ?
Liste des moyens efficaces de gérer le temps ;
- Utilisez une définition précise des objectifs.
- Concentrez-vous sur ce qui compte le plus.
- Limitez le temps dont vous disposez pour terminer un projet.
- Essayez de faire une pause de temps en temps.
- Rassemblez-vous
- Débarrassez-vous des choses superflues.
- Penser à l'avance.
Conclusion
Maîtriser l'art et les techniques de gestion du temps est une capacité inestimable qui profitera à votre travail et à votre vie personnelle. L'incapacité de planifier à l'avance mènera à la confusion si vous n'apprenez pas à gérer votre temps efficacement. Le temps est une denrée précieuse que nous devons manier avec respect. Maîtriser la gestion du temps est la clé d'une vie plus heureuse et plus réussie.
De plus, persévérer pour donner à chaque mission suffisamment de temps au fur et à mesure que nous apprenons des compétences et des techniques de gestion du temps aura un impact positif sur notre équilibre travail-vie personnelle.
FAQ sur les techniques de gestion du temps
Pourquoi avons-nous besoin de techniques et d'outils de gestion du temps dans notre vie professionnelle ?
Pourquoi avons-nous besoin de méthodes pour mieux gérer notre temps ?
La gestion du temps est le processus de détermination du temps que nous consacrerons à diverses tâches. Cela peut être de nature professionnelle ou personnelle. Pour accomplir toutes vos responsabilités quotidiennes en temps opportun, vous devez être en mesure de gérer efficacement votre temps. De cette façon, les efforts ne s'additionnent pas et les compétences peuvent être perfectionnées avec plus de concentration.
Quelle stratégie de gestion de son temps est la plus efficace ?
De toutes les techniques de gestion du temps, celle qui est la plus efficace et efficiente dans la vie personnelle et professionnelle est la « planification ».
Articles Relatifs
- OUTILS DE GESTION DE PROJET KANBAN : 22 meilleurs outils de gestion Kanban, avantages et spécificités
- Négocier des options Deep In The Money - Risques à prendre en compte
- GESTION DE PROJET TRELLO : principaux modèles, fonctionnalités et utilisations
- OUTILS DE GESTION DE PROJET AGILE : Définition, usages et liste des APM
Référence
