La cessation d'emploi est un événement typique dans le secteur des entreprises. Bien qu'il s'agisse rarement d'une procédure agréable, elle est souvent nécessaire. Si vous vous trouvez dans la position de devoir laisser partir quelqu'un en tant que responsable des ressources humaines ou même propriétaire, vous voudrez vous assurer que vous le faites de manière professionnelle et légale. Cet article est un guide sur la façon de rédiger une lettre de résiliation de contrat d'employé ainsi qu'une lettre de résiliation de bail, avec un modèle détaillé.
Qu'est-ce qu'une lettre de licenciement à un employé ?
Une lettre de licenciement est un document utilisé par un employeur pour informer les employés qu'ils ont été licenciés, et c'est un document important pour les équipes RH et juridiques.
L'inconduite des employés, comme une violation des règlements de l'entreprise ou de la loi, est la raison la plus courante des lettres de licenciement.
Bien que les lettres de licenciement soient généralement envoyées par les employeurs aux employés, elles peuvent également être écrites par des personnes qui choisissent de quitter volontairement l'entreprise (c'est-à-dire des lettres de démission).
Quelle est la signification d'une lettre de résiliation ?
Une lettre de licenciement est un enregistrement écrit du licenciement d'un employé, contenant la cause du licenciement et toute autre donnée pertinente.
Cette lettre est importante car elle prouve que votre organisation a licencié un employé de manière juste et légale.
Mais, il y a plus que cela.
Les lettres de résiliation sont souvent la dernière étape d'un processus.
Ils peuvent boucler la boucle et montrer qu'un employé a eu toutes les chances de répondre aux attentes et d'améliorer ses performances avant le licenciement.
C'est aussi l'un des derniers documents qu'un employé licencié recevra de votre entreprise.
De ce point de vue, une lettre de résiliation peut clarifier les procédures de résiliation de votre entreprise et donner un aperçu de ce qui se passera ensuite.
Les lettres de licenciement, en particulier lors du licenciement de cadres supérieurs, peuvent également servir de rappel doux de la NDA de l'employé, des conditions de non-concurrence et de la restriction des accords commerciaux.
Si ces pénalités sont contractuellement obligatoires, vous devrez peut-être également organiser un transfert ou une vente d'actions avec les parties prenantes.
Après tout, c'est dit et fait, ces lettres doivent être conservées dans un dossier pour un accès futur par les services des ressources humaines et juridiques.
Quels sont les quatre motifs de résiliation ?
Un employeur peut licencier des employés pour diverses raisons. Dans la plupart des cas, l'employeur doit suivre des étapes ou des critères particuliers pour s'assurer que le licenciement est juste, sinon il peut être contesté devant un tribunal.
#1. Manquement à l'exercice des fonctions
L'explication la plus évidente (et sans doute la plus juste) est l'incapacité d'un employé à s'acquitter correctement de ses fonctions. Une mauvaise performance peut être causée par une variété de facteurs, y compris une incapacité à atteindre un certain niveau de compétence ou même une incapacité à s'entendre avec les collègues et les gestionnaires. Qu'il estime que la mauvaise performance est délibérée ou non, l'employeur doit toujours fournir un avertissement juste et une possibilité raisonnable de s'améliorer avant de licencier l'employé.
#2. Inconduite des employés
L'inconduite est un autre motif typique de licenciement. Il peut s'agir d'arriver constamment en retard au travail ou de ne pas suivre efficacement les procédures en milieu de travail. Dans de telles circonstances, l'employeur est normalement obligé de donner un avertissement précoce et d'offrir la possibilité de s'améliorer. Ce n'est que si les actes répréhensibles continuaient qu'ils pourraient licencier l'employé. La seule exception est l'inconduite excessive, comme le vol, l'agression ou les activités illégales, qui peuvent entraîner un renvoi sans préavis.
#3. Maladie de longue durée
Une maladie de longue durée peut être un motif valable de licenciement, mais seulement si elle n'est pas liée à un handicap et seulement après que vous ayez apporté des ajustements raisonnables pour permettre à l'employé de continuer à travailler.
#4. Redondance
Le licenciement peut également survenir à la suite d'un licenciement, dans lequel l'entreprise doit réduire ses effectifs. Certaines normes régissent les processus de redondance.
Comment rédiger une lettre de résiliation
Rédiger une lettre de résiliation peut être difficile, mais c'est une partie essentielle du processus de résiliation d'une relation de travail.
Votre organisation est responsable du respect de toutes les réglementations du travail et des exigences légales dans votre domaine spécifique, bien que ces responsabilités puissent différer selon les lois locales et la cause du licenciement. Voici tout ce que vous devez savoir pour rédiger une bonne lettre de résiliation.
#1. Choisissez votre ton avec considération.
Les lettres de licenciement sont un élément essentiel du cycle de vie des employés.
Que les employés soient licenciés ou licenciés en raison d'une mauvaise conduite, il est essentiel de rester professionnel et courtois lors d'un contact formel.
Gardez à l'esprit que si le licenciement est inattendu, vous réduirez le salaire, l'assurance maladie et les autres nécessités de la vie d'un employé tout en le plaçant dans une position incertaine.
Bien que la réponse de l'entreprise au bien-être d'un employé ne soit finalement pas la réponse de l'entreprise, vous devez être conscient de ces circonstances avant d'entamer le dialogue et faire preuve de compassion, le cas échéant.
Votre lettre de résiliation devrait également servir à réduire une partie de cette confusion en énonçant des actions futures claires et concrètes, le cas échéant.
#2. Compiler toutes les informations pertinentes
Avant de commencer à rédiger une lettre de résiliation, rassemblez tous les faits de base dont vous aurez besoin pour accomplir la tâche.
Ces informations varieront en fonction de la durée de l'expérience d'une personne dans l'organisation et des responsabilités qu'elle assume.
Dans certains cas, vous n'aurez peut-être pas besoin de tout.
Si vous licenciez un pigiste ou un employé contractuel, cela peut être aussi simple que de fournir un avis du dernier jour de travail et d'accorder à l'entrepreneur du temps supplémentaire pour terminer tout travail restant.
#3. Commencez par les fondamentaux.
Avant de commencer à rédiger votre lettre de licenciement, vous devez commencer par les bases, telles que le nom de l'employé et son poste au sein de l'organisation.
Si votre entreprise est suffisamment grande, vous devrez peut-être également inclure l'ID de l'employé, le service et le nom du responsable ou du superviseur.
Ces données peuvent être affichées dans une liste en haut de la page.
Pour identifier clairement le destinataire prévu de ces informations, celles-ci doivent être visibles, explicites et simples.
#4. Informer l'employé de la date de cessation d'emploi.
L'une des informations les plus cruciales est la date effective de résiliation.
Cela devrait être inclus au début de la lettre pour établir des limites claires pour les opérations futures de l'entreprise.
Lors du licenciement d'une personne pour un motif valable, la date de résiliation peut être le jour même de l'émission de la lettre, avec effet immédiat.
Parfois, en particulier lors de licenciements et d'autres situations où il n'y a aucune raison de licencier quelqu'un, vous pouvez émettre une date de fin effective bien à l'avance (souvent des mois) pour donner au personnel le temps de se préparer.
#5. Expliquez la ou les raisons de la résiliation.
Le motif du licenciement est potentiellement l'aspect le plus important de l'ensemble du processus du point de vue de l'employé, car il l'informe de la raison pour laquelle il a été licencié légalement.
Cette section doit être claire, honnête et directe.
Si des employés sont licenciés pour un motif valable, vous pouvez signaler des avertissements écrits antérieurs ou des mois de paperasserie accumulée démontrant de mauvaises performances.
Des problèmes plus graves, tels que des agressions ou des vols, peuvent également être spécifiés comme causes légitimes de résiliation.
Quelle que soit la raison du licenciement, soyez franc et direct dans la description de ces difficultés afin que l'employé comprenne pourquoi il a été licencié.
Si le licenciement est basé sur un événement unique ou récurrent (tel qu'un retard chronique), fournissez des détails précis sur cet incident.
Soyez prêt à débattre de ces points avec le membre de votre équipe sortant lorsque vous émettez cette lettre (si vous le faites en personne), mais gardez à l'esprit que la décision a déjà été prise.
Quel que soit le comportement de l'employé, vous devez prévoir de mettre fin à son emploi.
#6. Décrivez la rémunération et les avantages futurs.
Même si vous licenciez un employé pour un motif valable, il aura toujours droit à certains avantages, que vous devez indiquer dans votre lettre de licenciement.
Les entreprises peuvent offrir des indemnités de départ en plus d'un feuillet rose.
Ils sont parfois situationnels ou subordonnés à une forme quelconque de NDA. Vous devez être prêt à discuter de ces sujets s'ils se présentent.
Dans le même temps, si un employé a accumulé des congés payés (PTO) ou des congés de maladie éligibles au paiement, incluez-les dans cette zone.
Si votre entreprise propose des plans de santé COBRA ou comparables qui étendent la couverture au-delà du contrat de travail pour l'assurance maladie et les avantages liés à la santé, vous pouvez également expliquer ces avantages ici.
Il convient également de noter que bon nombre de ces avantages, ainsi que les informations les concernant, sont des éléments habituels de toute lettre de résiliation.
Dans cet esprit, vous souhaiterez peut-être créer une section personnalisée dans un modèle de document en utilisant des variables pour calculer et incorporer rapidement des informations exactes et pertinentes.
#7. Décrivez les étapes suivantes ainsi que les éventuelles clauses de non-responsabilité.
Vous devrez peut-être fournir des directives sur ce qui devrait se passer ensuite, selon les circonstances de la résiliation.
La sécurité peut être prête à retirer un employé mécontent du bâtiment en cas de licenciement brusque et involontaire.
Vous souhaiterez peut-être donner un calendrier pour permettre aux employés de terminer les contrats en cours, de confier des tâches à d'autres membres de l'équipe et de quitter l'équipe avec un minimum de perturbations de l'équipe pour les licenciements élaborés au fil du temps.
Les ressources humaines peuvent avoir une politique décrivant les processus et les procédures à suivre lors de l'établissement des délais pour le départ des employés, par conséquent, examinez les politiques actuelles avant de développer cette section.
#8. Finaliser les données et les coordonnées
Une société peut avoir besoin de contacter un employé au-delà de sa date de cessation d'emploi.
Cela peut se produire lorsque les employés refusent de restituer les biens de l'entreprise ou lorsque l'entreprise souhaite envoyer un chèque de départ final, des documents fiscaux ou toute autre communication similaire.
Fournissez toutes les coordonnées importantes (téléphone portable, adresse du domicile, etc.) de votre employé dans le cadre du processus de licenciement et demandez-lui de vérifier que tout est correct avant son départ.
Cela permettra à l'entreprise de vous contacter en cas de difficultés non résolues.
En même temps, assurez-vous d'inclure des informations sur la personne à contacter en cas de problème.
N'oubliez pas que les numéros d'assistance standard pour les employés peuvent être inaccessibles aux anciens employés et que les numéros locaux peuvent ne pas être les meilleurs points de contact à l'avenir.
Qu'est-ce qu'une lettre de résiliation de bail ?
Une lettre de résiliation de bail, également appelée lettre de fin de bail, est un avis envoyé par le propriétaire au locataire l'informant que le bail ne sera pas renouvelé après la date de fin spécifiée.
À l'approche de la fin de la durée de votre bail, vous et votre locataire aurez la possibilité de renouveler pour une autre durée ou de résilier le contrat de location. Si vous avez l'intention de résilier votre bail avec votre locataire, le moyen de préavis habituel est une lettre de résiliation de bail.
Qu'écrivez-vous dans une lettre de résiliation de bail?
Une lettre de résiliation de bail typique comprendra :
- La date d'expiration du bail
- Le motif du licenciement (le cas échéant)
- Un duplicata du bail
- Une demande de nouvelle adresse du locataire (pour la transmission du retour de caution)
- Instructions pour terminer le processus de déménagement
- Un duplicata de la liste de contrôle d'emménagement (le cas échéant)
- Dates et heures suggérées pour une inspection finale
Quel est le format d'une lettre de résiliation de bail ?
Une lettre résiliant un bail d'un propriétaire doit être rédigée clairement et conformément à la législation locale propriétaire-locataire et à la législation sur le logement équitable. Avant de soumettre une lettre de résiliation de bail, consultez un avocat local.
# 1 Commencez par mettre la date, votre nom et vos coordonnées dans le coin supérieur droit de la lettre.
#2 : Envoyez la lettre à votre propriétaire (ou à vos locataires, s'il y a plusieurs personnes sur le bail).
#3 : Incluez l'adresse du bien locatif, les dates de début et de fin du bail et la raison de la lettre dans le premier paragraphe.
#4 : Dans le deuxième paragraphe, rappelez à votre locataire la procédure pas à pas initiale qui a été effectuée lors de l'emménagement et incluez une copie de la procédure pas à pas.
#5 : Ensuite, informez le locataire que vous souhaitez effectuer une dernière visite avant de déménager. Proposez-leur quelques moments qui fonctionnent pour vous et invitez-les à en choisir un. Vérifiez auprès de vos règles locales, car certains endroits nécessitent la présence du locataire et la visite guidée doit avoir lieu dans un délai précis.
#6 : Obtenez une adresse de réexpédition du locataire pour toute correspondance future, comme le retour du dépôt de garantie.
#7 : Terminez par une phrase finale et votre signature.
Quand faut-il remettre une lettre de résiliation de bail ?
Vous devez normalement offrir un préavis d'au moins 30 jours à un locataire lors de la résiliation d'un bail au mois. Cependant, en fonction des conditions du bail et de la législation locale, vous pouvez être obligé de fournir un préavis de résiliation de 30, 60 ou 90 jours pour un bail à durée déterminée. Un propriétaire peut également ne pas être en mesure de résilier un bail dans des cas particuliers. Lisez votre contrat de location et parlez à un avocat local pour déterminer le délai de préavis que vous devez donner.
Rédaction d'une lettre de résiliation de contrat
Une lettre de résiliation de contrat est une lettre officielle informant un employé que son emploi est résilié. Selon le contrat d'un employé, il définit souvent la cause du roulement, décrit les prochaines étapes que cet employé peut suivre et explique les avantages ou la rémunération qu'il peut recevoir en conséquence. Les employés, par exemple, peuvent avoir droit à une indemnité de départ s'ils ont occupé un emploi pendant au moins deux ans auparavant. Une lettre de résiliation peut également être utilisée pour mettre fin à une relation juridique avec une autre entreprise et décrire toute transaction finale entre elles.
Quand les employés utilisent-ils les lettres de résiliation de contrat ?
Lorsque des événements spécifiques se produisent et entraînent la résiliation du contrat d'un employé, une société peut utiliser ce type de lettre. Les entreprises peuvent choisir d'émettre cette notification ou simplement d'administrer les salaires avant la fin légale d'un contrat, conformément à la loi sur l'emploi. Parfois, les deux parties conviennent de la résiliation à l'avance, tandis que dans d'autres circonstances, le licenciement est forcé. Selon la loi sur les contrats (droits des tiers), les entreprises peuvent résilier un contrat pour diverses raisons et peuvent utiliser une lettre au cours du processus pour réaffirmer les dispositions de la clause de résiliation d'un contrat.
Voici quelques exemples de cas où un employeur pourrait utiliser ce type de lettre :
- Temps de probation : certains employés peuvent effectuer trois à six mois de travail provisoire avant de devenir des employés à temps plein, période pendant laquelle la direction peut mettre fin à leur emploi.
- Les employés peuvent être licenciés pour rupture de contrat s'ils s'absentent du travail pendant plus de deux jours sans préavis ou violent leur contrat de quelque manière que ce soit.
- Inconduite d'un employé : un employeur a le pouvoir de résilier le contrat d'un membre du personnel si son comportement enfreint le code de conduite d'une entreprise ou s'il présente de manière inexacte son lieu de travail.
- Retranchement : Face à des circonstances externes telles que la baisse des revenus annuels, une entreprise peut résilier le contrat d'un employé, en particulier celui de ses dirigeants, afin de minimiser les dépenses ou de se restructurer.
Pourquoi une lettre de résiliation de contrat est-elle importante ?
Considérez les arguments suivants pour l'importance de ce type de lettre:
- Maintenir une excellente réputation : L'envoi d'un avis de résiliation peut aider une entreprise à améliorer son image professionnelle, car il s'agit généralement d'une courtoisie plutôt que d'une exigence légale.
- Il sert de dossier officiel : si un désaccord juridique survient ultérieurement, une notification de résiliation écrite peut être une ressource précieuse.
- Facilite la transition d'un individu : l'envoi d'une lettre de licenciement aux employés peut leur donner le temps de chercher un nouvel emploi ou de faire face à des circonstances extérieures.
- Maintient la relation d'une entreprise : exprimer du respect et de la gratitude par le biais d'une lettre de licenciement peut augmenter la probabilité d'une relation future entre deux entreprises.
Modèle de lettre de résiliation
Le modèle ci-dessous peut vous aider à organiser vos pensées et à commencer à rédiger une lettre de licenciement :
Cher [nom de l'employé],
Je déteste vous dire que votre emploi chez [nom de l'entreprise] a pris fin/se terminera le [date de résiliation]. Comme indiqué précédemment, nous mettons fin à la relation de travail parce que [inclure un bref résumé de votre justification].
Vous n'aurez plus droit à la rémunération ou aux avantages associés à ce poste à compter du [date de résiliation]. Veuillez retourner [énumérez les biens de l'entreprise qui doivent être retournés] à [nom et adresse où les documents peuvent être déposés ou postés] avant le [date limite].
Vous serez payé jusqu'au [date de résiliation - le cas échéant] et aurez droit à vos jours de vacances accumulés. Vous recevrez également [montant et conditions, le cas échéant] en indemnité de départ.
Veuillez noter que vous avez accepté un accord de non-divulgation, de non-sollicitation et de non-concurrence [le cas échéant]. Vous devez immédiatement détruire toute information privée sur notre société que vous avez sur vos appareils personnels ou sur des copies papier.
Si vous avez des questions, veuillez me contacter dans les [nombre] jours ouvrables suivant votre dernier jour.
Nous vous souhaitons la meilleure des chances dans vos activités futures.
[Votre signature et votre nom]Bien que cet exemple puisse servir de guide utile lorsque vous créez le vôtre, il est toujours judicieux d'examiner toute lettre de licenciement avec un professionnel du droit du travail pour vous assurer que votre lettre répond à vos objectifs tout en limitant le risque juridique de votre entreprise.
Qu'est-ce qui est le mieux, la résiliation ou la démission ?
Il est préférable pour votre réputation que vous démissionniez car il semble que le choix ait été fait par vous plutôt que par votre organisation. Mais, si vous partez volontairement, vous n'aurez peut-être pas droit à la même forme d'indemnisation du chômage que si vous étiez licencié.
Comment licencier respectueusement un employé ?
- Fournir des opportunités d'amélioration à l'avance.
- Prenez les RH à témoin.
- Rencontrez-vous face à face.
- Restez simple, bref et professionnel.
- Informez votre équipe avant que l'employé ne quitte le bâtiment.
- Faites des projets pour l'avenir.
En conclusion,
Une lettre de licenciement informe un employé qu'il a été licencié, décrit les prochaines étapes à suivre et décrit les avantages ou l'indemnisation auxquels il a droit. Un bordereau rose, une lettre de résiliation, une lettre de résiliation de contrat, une lettre de séparation et un avis de cessation d'emploi sont tous des termes utilisés pour décrire les lettres de résiliation.
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Bibliographie
