La gestion des tâches est un élément important de la bonne gestion des projets et du bon fonctionnement d'une entreprise. L'application du bon logiciel ou outil de gestion des tâches peut vous aider à rendre votre travail plus facile et plus rapide. Cet article parle des meilleurs logiciels, applications et compétences de gestion des tâches sur mac.
Vue d’ensemble
La gestion des tâches implique de planifier ce qui doit être fait, de donner aux gens les outils dont ils ont besoin pour faire le travail et de suivre comment les choses vont se passer pour s'assurer que tout est fait à temps. Pour que le travail se passe bien, il est également important de gérer le processus et de se débarrasser des éventuels goulots d'étranglement.
La gestion des tâches est le processus qui consiste à diviser un gros projet en petits morceaux plus faciles à gérer, à suivre l'état de chaque tâche et à ajuster le calendrier du projet selon les besoins. Les tâches gérées doivent ;
- Créez des jalons de projet et des listes de tâches.
- Découvrez les forces uniques de chaque personne ou membre de l'équipe et confiez-leur les bonnes tâches.
- Découvrez quelles sont les tâches les plus importantes que votre personnel doit accomplir à un moment donné.
- Choisissez les choses les plus importantes à faire et travaillez d'abord sur celles-ci.
- Planifiez votre travail de façon à ce qu'il puisse être fait rapidement et sans difficulté.
- Encouragez le travail d'équipe en créant de nouvelles alliances et en améliorant celles que vous avez déjà.
- Donnez à vos employés la liberté dont ils ont besoin pour bien faire leur travail.
- Vérifiez et améliorez régulièrement la façon dont les choses sont faites.
- Faites votre travail avec le moins de travail et de temps possible.
Pourquoi est-il essentiel de maintenir la gestion des tâches ?
Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles il est important de bien gérer les tâches.
#1. La gestion des tâches facilite la fin des tâches à temps et de la bonne manière
Étant donné que l'exécution d'un projet est en constante évolution, il est important de se concentrer sur les tâches les plus importantes à un moment donné. Si vous avez une boutique en ligne, par exemple, les vacances sont une période chargée pour faire le plein de produits et conclure des offres adaptées aux besoins de vos clients. Après le Nouvel An, ce n'est plus une bonne idée de faire ça. Tout le travail que vous faites dans ce domaine est très important.
La gestion des tâches est utilisée pour suivre toutes les tâches et donner des conseils sur celles qui doivent être effectuées en premier à un moment donné. Grâce à ces informations, les équipes et les individus peuvent mieux gérer leur temps, se concentrer sur ce qui est le plus important et terminer ce qui doit être fait avant la fin du projet.
#2. La gestion des tâches vous donne des informations que vous pouvez utiliser
Les visuels sont utilisés dans la gestion des tâches pour suivre tout ce qui doit être fait et où en sont les choses. À partir de là, vous pouvez vous faire une idée des tâches et de l'état d'avancement du projet. C'est un excellent moyen de découvrir comment les équipes de différents départements travaillent ensemble et comment elles abordent les projets. Vous aurez une meilleure idée de l'évolution du projet, serez en mesure de prendre des décisions éclairées et serez en mesure de donner des informations que les gens pourront utiliser.
#3. Les listes de tâches sont un bon moyen de garder une trace du temps et de l'argent
Non seulement il est important de terminer un projet, mais il est encore plus important de le faire sans dépasser le budget et dans les délais. Avec un logiciel de gestion des tâches, vous pouvez suivre combien vous dépensez pour une tâche et combien de temps il faut pour la terminer. Permet de suivre les ressources du projet et de les déplacer au fur et à mesure que de nouveaux besoins apparaissent. Aide également à trouver des moyens de réduire les coûts et de terminer les projets sans dépasser le budget.
#4. La gestion des tâches peut aider les gens à mieux se parler
La gestion des tâches dépend beaucoup des enregistrements, des révisions et des commentaires des personnes qui effectuent le travail. Une fois que les gens se sont vu confier des responsabilités, il est difficile d'en dire assez sur l'importance de la communication. Pour bien suivre les tâches, les travailleurs doivent tenir leurs listes à jour et les montrer régulièrement à leur chef de projet. Lors de chaque réunion de statut, ils doivent demander à leur responsable son avis sur la manière dont la tâche est évaluée. Cette boucle de rétroaction permet aux travailleurs et aux gestionnaires de se parler facilement, ce qui conduit à un flux de travail productif avec une progression régulière des tâches.
#5. Organiser votre travail vous rend plus productif
Avec l'aide d'un logiciel de gestion des tâches, les chefs de projet peuvent suivre tout ce qui se passe pendant le projet. Le chef de projet est mieux à même de résoudre les problèmes et de maintenir un flux de travail régulier. Cela rend le projet plus productif et l'empêche de dérailler.
#6. Organiser vos tâches vous aidera à en faire plus
Nous examinons toujours les tâches et cherchons des moyens de les améliorer. Les travailleurs impliqués travaillent ensemble et répondent aux demandes du chef de projet. On s'attend également à ce qu'ils maintiennent un haut niveau de productivité à tout moment. À l'aide des informations et des rapports d'avancement du logiciel de gestion des tâches, les responsables peuvent déterminer la productivité de leur personnel et apporter les modifications nécessaires.
Logiciel de gestion des tâches
Lorsque vous disposez d'un logiciel de gestion des tâches sur votre ordinateur ou votre appareil mobile, vous avez accès à un ensemble complet d'outils de gestion des tâches. C'est un outil puissant qui facilite la gestion du travail, aide les gens à bien travailler ensemble et vous donne le contrôle sur les projets. Il vous permet de voir comment vos performances se comparent à différentes mesures, vous donnant plus de contrôle sur la façon dont vous gérez vos tâches en fonction de données concrètes. Les fonctionnalités suivantes peuvent être trouvées dans la plupart des programmes de gestion des tâches.
#1. Visualisation du flux de travail
Les tableaux Kanban font partie des outils de gestion des tâches qui vous aident à voir vos flux de travail, à organiser vos tâches de manière logique pour votre cycle de production et, en fin de compte, à augmenter votre productivité.
#2. Recherche de tâche
Lorsque vous travaillez sur un gros projet avec de nombreuses tâches, il peut être difficile de trouver celle dont vous avez besoin et de suivre son évolution. À l'aide de filtres et de balises, un logiciel de gestion des tâches facilite la recherche de tâches en fonction d'éléments tels que l'urgence, la progression, etc. Faciliter la recherche de ce que vous voulez dans le système.
#3. Aperçus en temps réel
Un logiciel de gestion des tâches permet de suivre le temps avec précision. Les données des feuilles de temps de l'équipe sont utilisées pour donner des informations en temps réel. Cela aide à garder une trace de combien d'argent a été dépensé, quelles ressources ont été utilisées, combien de travail a été fait et à quel point le projet se déroule globalement.
#4. Aides pour travailler ensemble
En utilisant un logiciel de gestion des tâches, les équipes interfonctionnelles et les individus peuvent voir plus clairement comment leur travail est divisé et qui est responsable de quoi. Il est plus facile pour les gens de travailler ensemble sur des projets à distance en leur permettant de se parler, de former et de rejoindre des groupes et d'ajouter rapidement des commentaires, des notes et des fichiers.
Le logiciel de gestion des tâches présente de nombreux avantages
Le logiciel de gestion des tâches est plus qu'un simple tableau de bord central où vous pouvez suivre tout ce qui concerne la gestion des tâches. Il existe de nombreuses bonnes raisons d'utiliser un programme pour organiser votre travail :
#1. Priorisation stratégique
L'une des meilleures choses à propos d'un programme de gestion des tâches est qu'il vous permet de dire à votre personnel quelles sont leurs principales priorités. Certaines personnes de votre équipe peuvent avoir du mal à passer d'une tâche à l'autre. En établissant une liste de priorités, les membres de l'équipe peuvent mieux gérer leur temps et comprendre l'ordre dans lequel les tâches doivent être effectuées.
#2. La capacité d'attention s'est améliorée
Lorsque vous utilisez un programme de gestion des tâches, vous n'avez pas à vous sentir obligé de terminer un gros projet à une certaine date. Cette méthode est si bonne pour améliorer la concentration car elle vous permet de diviser le travail en morceaux plus faciles à manipuler.
Le meilleur logiciel pour la gestion des tâches
Voici une liste des meilleurs logiciels de gestion de projets.
- Monday.com est l'outil idéal pour suivre les tâches.
- Si vous voulez voir l'organisation de vos tâches, Airtable est parfait.
- ClickUp est le meilleur choix pour les entreprises qui souhaitent économiser de l'argent.
- Todoist est le meilleur outil pour des tâches rapides et faciles.
- La collaboration est le meilleur moyen de gérer des groupes de personnes dispersés.
- Asana est le meilleur moyen de suivre un grand groupe de personnes.
- Les prix forfaitaires sur Basecamp sont les meilleurs.
- Wrike est idéal pour les applications spécifiques à une équipe.
- En d'autres termes, les nouvelles entreprises et les personnes qui débutent devraient commencer à utiliser Trello.
- Smartsheet est le meilleur tableur.
Compétences en gestion des tâches
Une bonne gestion du temps et des tâches sera payante maintenant et à l'avenir. Mais pour réussir, vous devez posséder les compétences suivantes en matière de gestion des tâches.
#1. Délégation efficace
Au travail, il est courant de confier certaines tâches à quelqu'un d'autre. C'est bon pour vous deux et pour l'entreprise dans son ensemble. Si vous êtes un gestionnaire et que vous êtes chargé d'attribuer et de suivre le travail des autres ainsi que le vôtre, le fait de pouvoir déléguer vous aidera le plus souvent.
#2. Proactif
S'adapter au changement est une partie de la bonne gestion des tâches, mais être capable de regarder l'environnement et de prévoir les problèmes en est une autre. Grâce à cette compétence, vous pouvez garder vos projets sur la bonne voie et aller de l'avant en étant capable d'anticiper et d'agir rapidement lorsque des problèmes surviennent. Si vous pouvez prévoir ce qui va se passer, vous serez mieux en mesure d'établir des priorités et d'organiser votre travail.
#3. Compétence de dépannage
Lorsque vous êtes au travail, il est possible que tout ne se passe pas comme prévu. La gestion des tâches dépend de la capacité à repérer rapidement les problèmes et à proposer des solutions. Cela vous aidera à terminer à temps et à prévenir les problèmes.
# 4. Gestion du temps
Si vous ne terminez pas un travail à temps, cela pourrait causer des problèmes avec les autres travaux et perturber votre emploi du temps. De plus, si les tâches ne sont pas effectuées immédiatement, le projet en souffrira. Si vous savez bien utiliser votre temps, vous serez en mesure de terminer toutes vos tâches à temps et de garder le projet sur la bonne voie.
Meilleure application de gestion des tâches
Pour que de bonnes compétences soient acquises par le gestionnaire de tâches, voici la meilleure application de gestion de tâches ci-dessous ;
#1. Planificateur Microsoft
Le planificateur de Microsoft est un outil utile pour gérer des projets d'équipe qui se concentre sur les visuels, la facilité d'utilisation et la collaboration. Si votre équipe utilise des logiciels Microsoft, cela vaut la peine d'examiner si vous recherchez un outil de gestion de projet. Quel que soit votre rôle dans l'équipe, vous pouvez utiliser le programme pour créer des tableaux Kanban avec des fichiers, des listes de contrôle et des étiquettes.
#2. Tâches Google
Tous vos appareils synchronisent automatiquement les tâches que vous effectuez dans Google Tasks, afin que vous puissiez les gérer, les enregistrer et les mettre à jour où que vous soyez. Ce logiciel est basique, facile à utiliser et personnalisable. Étant donné que Google Task se synchronise avec Gmail et Calendar, il est logique que les personnes qui utilisent déjà d'autres services Google l'ajoutent à leur flux de travail.
Gestion des tâches sur Mac
Comme dans Windows, Apple Task Management vous permet de mettre fin rapidement aux programmes bloqués ou gelés. Mais vous devriez consulter le moniteur d'activité Mac pour plus d'informations de diagnostic sur la gestion des tâches. Vous pouvez arrêter les programmes qui s'exécutent mais ne répondent pas, vérifier la quantité de mémoire et de processeur utilisée par chaque programme et voir la quantité d'énergie utilisée par chaque programme.
Le gestionnaire de tâches de Mac OS X ressemble au moniteur d'activité de Windows, mais il est plus petit. Pour y arriver, il vous suffit d'appuyer sur [CMD], [ALT] et [ESC] en même temps. Lorsque vous cliquez dessus, une fenêtre apparaîtra pour que vous puissiez voir ce qui s'exécute en arrière-plan. Cliquez sur l'application qui ne fonctionnera pas, puis cliquez sur le bouton "forcer à quitter". Voici ci-dessous la meilleure application ou logiciel pour la gestion des tâches sur mac;
#1. Équipes Evernote
Avec Evernote, vous pouvez tout conserver et tout organiser, des idées et des projets aux souvenirs et aux listes de tâches en un seul endroit. Vous pouvez l'utiliser pour garder une trace de tout, des grands projets aux souvenirs éphémères en écrivant des notes, en joignant des documents, en numérisant des photos, en enregistrant des mémos vocaux et en faisant des coupures sur le Web. Utilisez Evernote pour vous assurer de ne pas oublier les détails importants.
#2. Dégager
Realmac Software Impending made Clear, un programme de pointe pour suivre les tâches. L'App Store propose de nombreuses applications de liste de tâches, mais Clear se distingue par sa facilité d'utilisation et sa simplicité d'utilisation.
Qu'est-ce que la gestion des tâches et pourquoi est-ce important ?
La « gestion des tâches » signifie garder une trace de toutes les différentes parties des tâches de votre projet. Ici, vous devrez décider à l'avance comment gérer vos tâches en fonction de tout changement qui pourrait se produire en temps réel. En fin de compte, vous voudrez voir ces tâches jusqu'au bout.
Quels sont les types de gestion des tâches ?
Les éléments suivants sont ;
- Des moyens pratiques de gérer les charges de travail.
- Utiliser des ordinateurs pour gérer les processus de travail.
- Logiciel en ligne de gestion du temps.
Quelles sont les étapes de la gestion des tâches ?
Les étapes suivantes sont ;
- Faites une liste de toutes les choses que votre groupe doit faire.
- Chaque devoir doit avoir une liste de dates et d'heures.
- Classez chaque tâche par ordre d'importance.
- Assurez-vous d'écrire toute autre information que vous jugez importante concernant les tâches.
- Donnez chaque réponse à une personne différente de votre équipe.
- Gardez une trace du chemin parcouru par votre groupe.
Quelles sont les trois compétences de gestion des tâches ?
Les éléments suivants sont ;
- Faire un travail de détective ou une réflexion approfondie.
- Avoir la capacité de résoudre des problèmes.
- Considérez tous les aspects de la tâche.
- Une conversation que tout le monde comprend.
- Talent pour confier des responsabilités aux autres.
- Meilleure précision lors de la définition des objectifs.
Quels sont les 4 types de tâches ?
Les éléments suivants sont ;
- Tâches accessoires.
- Tâches coordonnées.
- Tâches planifiées.
Avec l'approche d'Eisenhower, les tâches peuvent être urgentes et importantes, non urgentes et importantes, non importantes et urgentes, ou ni urgentes ni importantes. Ils fonctionnent bien car vous pouvez rapidement décider si quelque chose doit être fait tout de suite, plus tard ou pas du tout.
Quels sont les 4 éléments de la gestion des tâches ?
Remettez (retarder), donnez à quelqu'un d'autre (déléguez) et débarrassez-vous des 4 D (abandon). Si vous placez chaque activité ou projet dans l'un de ces seaux, vous pourrez peut-être mieux décider comment dépenser votre temps et votre énergie.
Conclusion
Toute entreprise qui souhaite avoir un bon flux de travail a besoin d'une base solide, et la gestion des tâches peut être à la fois le fondement de la gestion de projet et le cœur de la gestion des processus. Pour une gestion efficace des tâches, vous devez suivre et gérer le statut, la priorité, le temps, les allocations de ressources humaines et financières, la récurrence, les dépendances, les notifications, etc. d'une tâche. Toutes ces choses sont les bases de la gestion des tâches en général.
FAQ sur la gestion des tâches
Quelles sont les étapes de gestion des tâches ?
- Initiation.
- Planification.
- Exécution.
- Contrôle et surveillance.
- Fermeture.
Comment puis-je améliorer mon suivi de mes tâches ?
- Créer une stratégie.
- Faites une liste de priorités au lieu de tâches.
- Il est préférable de commencer tôt.
- Divisez toute grande entreprise en portions gérables.
- Pratiquez la prise de décision.
- La clé est d'attribuer des responsabilités.
- La clé est de viser de manière appropriée.
- Établir des dates d'échéance.
Comment définir un projet réussi ?
Un bon travail est difficile mais gratifiant. Il est naturel de penser que si les élèves sont censés pouvoir finir quelque chose, ils doivent pouvoir le faire sans aucune difficulté. Dans une mission réussie, relever des défis fait partie de l'apprentissage - ils signifient de véritables interactions avec le centre du sujet.
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Bibliographie
