La gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) est une fonction importante dans de nombreuses organisations, car de bonnes relations avec les fournisseurs peuvent entraîner de meilleurs prix, une meilleure planification, de meilleures réponses aux événements indésirables et moins de risques dans les opérations et les chaînes d'approvisionnement. Alors que certaines bonnes pratiques de gestion des relations avec les fournisseurs sont simples à mettre en œuvre, d'autres nécessitent plus d'efforts et d'imagination. Définissons la gestion de la relation fournisseur (SRM), son logiciel et sa technologie.
Qu'est-ce que la gestion de la relation fournisseur (SRM) ?
La gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) est un processus systématique et continu d'évaluation des fournisseurs d'une organisation, qu'il s'agisse de biens ou de services, afin de déterminer si des modifications peuvent être apportées pour améliorer les opérations commerciales.
Comprendre la gestion des relations avec les fournisseurs
L'ensemble exact des tâches couvertes par SRM n'est pas universellement convenu, mais son objectif est d'ajouter de la valeur à votre organisation en vous aidant à prendre de meilleures décisions sur la façon de vous engager avec les fournisseurs et les fournisseurs potentiels.
La tâche SRM la plus évidente consiste à évaluer les forces et les faiblesses des fournisseurs. Par exemple, un fournisseur peut être plus rapide tandis qu'un autre est moins cher ; ce type d'évaluation peut fournir aux responsables de la chaîne d'approvisionnement un moyen clair de déterminer les types de commandes à passer auprès de chaque entreprise. Décider quels biens acheter auprès de chaque fournisseur et quand ajouter de nouveaux fournisseurs sont deux éléments cruciaux.
Il y a des avantages à ne pas ajouter de nouveau fournisseur à gérer et à négocier, mais si une autre entreprise propose un meilleur produit ou service dans une catégorie qu'aucun de vos fournisseurs actuels ne peut égaler, le travail et la coordination supplémentaires peuvent en valoir la peine. Savoir quand négocier, avec qui et dans quel but peut être un art en soi dans la SRM, avant même que l'art de la négociation ne commence.
La gestion des relations avec les fournisseurs implique également de savoir quand et comment couper les liens avec un fournisseur, soit en raison d'une incompatibilité (par exemple, ils ne peuvent pas répondre aux nouvelles exigences commerciales, ou peut-être ont-ils commencé à faire trop d'erreurs) ou parce que la relation a atteint sa fin naturelle (par exemple, votre entreprise a cessé de vendre le produit fabriqué avec les intrants de ce fournisseur).
Bien que la majorité de ces tâches de gestion des relations puissent être effectuées de manière analytique, il existe également un facteur humain à prendre en compte et à gérer. Les relations entre les organisations incluent presque toujours des relations avec des personnes au sein de ces organisations également.
Objectifs de la gestion de la relation fournisseur (SRM)
Chaque industrie et entreprise a sa propre définition et ses propres catégories de ce qui est considéré comme un fournisseur stratégique, mais les principaux objectifs de la gestion des relations avec les fournisseurs sont généralement les mêmes.
#1. Établir des relations avec les fournisseurs.
Le pain quotidien de tout responsable des relations avec les fournisseurs est le suivant. Il est essentiel de déterminer quels fournisseurs sont essentiels au succès de l'entreprise et lesquels ne le sont pas, puis de gérer en fonction de ce tableau de bord.
Le fournisseur de microprocesseurs d'une entreprise, par exemple, est beaucoup plus critique – et donc stratégique – que son fournisseur de peinture. À cette fin, un gestionnaire doit établir une relation mutuellement bénéfique pour les deux parties afin de générer de la valeur.
#2. Gestion des risques
La gestion des risques fournisseurs représente une part importante du SRM. Le risque fournisseur est l'un des problèmes les plus importants auxquels toute entreprise est confrontée aujourd'hui. Les fournisseurs ne peuvent pas livrer à temps et de nombreuses autres variables doivent être prises en compte avec chaque fournisseur, notamment les problèmes de qualité, les problèmes de conformité, les préoccupations éthiques, les obstacles géographiques, les catastrophes naturelles, etc.
#3. Rationaliser la chaîne de valeur
Un responsable des relations avec les fournisseurs doit ajouter de la valeur en fin de compte. Le gestionnaire doit trouver des façons nouvelles et créatives de tirer parti des relations avec les fournisseurs stratégiques.
Un bon SRM sortira des sentiers battus et cherchera des moyens d'optimiser l'ensemble de la chaîne de valeur de l'entreprise, pas seulement l'impact immédiat du fournisseur.
Processus de gestion des relations avec les fournisseurs (SRM)
Trois étapes principales constituent le processus SRM de base.
#1. Segmentez vos fournisseurs
La première étape du processus consiste à examiner votre base d'approvisionnement et à créer des catégories. Cela sera différent pour chaque entreprise, mais vous pouvez segmenter par article, quantité, emplacement, prix, etc.
Ensuite, vous devez déterminer quels fournisseurs sont les plus stratégiques et les plus importants pour le succès de votre entreprise. Il s'agit d'une étape simple mais cruciale qui est souvent négligée. Il n'y a pas de moyen facile de visualiser vos fournisseurs et de développer une stratégie qui leur est adaptée sans cela.
#2. Créer une stratégie fournisseur
Ensuite, développez des stratégies basées sur vos segments et vos fournisseurs stratégiques. Tous les segments, et tous les fournisseurs d'un segment, ne doivent pas être gérés de la même manière. Le SRM doit concevoir une stratégie qui profite aux deux parties et favorise une relation mutuellement bénéfique pour générer de la valeur.
#3. Exécuter (et surveiller) la stratégie
Le SRM doit posséder l'exécution de la stratégie car quelqu'un doit être tenu responsable de chaque relation stratégique et de chaque valeur motrice. Non seulement cela, mais vous devez trouver un moyen de suivre les performances de chaque fournisseur ainsi que les performances de chaque stratégie que vous mettez en œuvre afin que des ajustements puissent être apportés en temps réel.
Établissez vos KPI et vos mesures de réussite afin de pouvoir comparer et améliorer continuellement les performances. Dans cette situation, un tableau de bord de gestion des fournisseurs est particulièrement utile.
Logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs
Pour faciliter et améliorer les relations commerciales entre les entreprises et leurs fournisseurs, un logiciel de gestion de la relation fournisseur est utilisé. Ce type de logiciel est utilisé pour gérer les interactions, évaluer les fournisseurs en fonction de leurs performances et choisir le meilleur fournisseur pour une variété de besoins tels que le transport ou les services professionnels.
Les professionnels de l'approvisionnement optimisent les achats en établissant des relations commerciales mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs à l'aide de solutions de gestion des relations avec les fournisseurs.
Le logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs est disponible en tant que produit logiciel autonome, ainsi qu'en tant que module ou composant de suites de chaîne d'approvisionnement. Les logiciels de gestion des relations avec les fournisseurs doivent s'intégrer aux logiciels d'achat, de planification de la chaîne d'approvisionnement et de visibilité de la chaîne d'approvisionnement lorsqu'ils sont fournis séparément.
Meilleur logiciel pour la gestion des relations avec les fournisseurs
#dix. Pipefy
En plus de créer et d'optimiser les processus d'approvisionnement et d'achat, Pipefy est une solution d'automatisation des processus métier qui peut être utilisée pour la gestion des fournisseurs. Les contrats et les bases de données des fournisseurs sont stockés de manière centralisée sur la plateforme.
#2. ProcureWare
Un système d'approvisionnement électronique appelé ProcureWare comprend des fonctionnalités pour l'approvisionnement, la gestion des contrats et la gestion des fournisseurs. L'amélioration des tâches d'appel d'offres en ligne, de l'administration des contrats, de la gestion des risques, des rapports et de la gestion des documents est rendue possible pour les entreprises. Pour les petites et moyennes entreprises, le logiciel offre collaboration et transparence dans la gestion des fournisseurs.
#3. Ivalua
Ivalua propose des outils de gestion de la relation fournisseur pour les workflows source-to-pay. Il numérise tous les processus d'approvisionnement et permet une plus grande transparence des informations et une plus grande précision des données. La gestion des demandes, la gestion des données de base des fournisseurs et la gestion des achats et des contrats ne sont que quelques-unes des fonctionnalités de gestion des fournisseurs d'Ivalua.
#4. AdaptOne
La plateforme de diversité et de gestion des fournisseurs AdaptOne est basée sur le cloud. Il permet aux entreprises de mieux gérer les risques liés aux fournisseurs et de maintenir la conformité. La gestion des fournisseurs, la gestion de la diversité des fournisseurs et la gestion des certifications sont tous des services fournis par AdaptOne. Il fournit également une plate-forme permettant aux fournisseurs de mieux mettre à jour et gérer leurs informations.
#5. SAP Business One
Logiciel de gestion d'entreprise appelé SAP Business One. Il combine les données du service dans une seule plate-forme logicielle, vous permettant de gérer les tâches d'approvisionnement et d'achat. Bien qu'il dispose d'applications à l'échelle de l'entreprise, il fournit également des fonctions d'achat telles que les demandes de devis, les approbations et les mises à jour des bons de réception des marchandises.
Technologie de gestion des relations avec les fournisseurs
"La technologie est l'un des nombreux éléments", poursuit Dsouza, expliquant qu'"elle est essentielle à une gestion efficace des relations avec les fournisseurs lorsqu'elle est mise en œuvre de la bonne manière, mais elle ne fonctionne pas seule, dans une bulle". La stratégie et la culture sont tout aussi importantes.
C'est pourquoi les organisations qui souhaitent assurer la pérennité de leur SRM doivent investir du temps et des efforts non seulement dans la technologie, mais aussi dans les personnes et les processus. "Les acheteurs doivent être parfaitement conscients et comprendre les avantages d'une gestion durable des relations avec les fournisseurs", écrit l'auteur. "Il est essentiel de s'approvisionner et de s'approvisionner judicieusement, en sélectionnant les bons partenaires qui répondent aux buts, objectifs et valeurs de l'entreprise", déclare Dsouza.
"La prochaine étape consiste à activer les mécanismes appropriés pour le partage d'informations, les méthodes de travail, le financement et la mise en œuvre de contrôles susceptibles de renforcer la relation." Le bon modèle opérationnel qui pilote la gouvernance, en mettant l'accent sur le bon fonctionnement de la relation, est également essentiel. Les parties prenantes seniors doivent être impliquées.
Wabara ajoute aux remarques de Dsouza : "Nous devons également améliorer considérablement l'utilisation des données dans nos processus." Des niveaux plus élevés d'analyse des données peuvent fournir aux clients et aux fournisseurs une meilleure compréhension de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement tout en permettant des gains d'efficacité basés sur les données en réduisant les erreurs humaines et en accélérant les processus de commande.
Avantages de la gestion des relations avec les fournisseurs
Les cinq principaux avantages suivants sont systématiquement obtenus par les responsables des relations avec les fournisseurs qui font tout correctement :
#1. Coûts réduits.
Économiser de l'argent à chaque transaction est l'objectif principal de la plupart des opérations SRM. La première étape de la gestion des relations avec les fournisseurs consiste à choisir les fournisseurs avec lesquels travailler, et le coût sera un différenciateur clé pour de nombreux types de fournitures et de services (sous réserve de normes minimales dans d'autres domaines, tels que la qualité).
#2. Meilleure gestion des risques.
La gestion des risques est un objectif important et souvent négligé de la SRM, comme nous l'avons mentionné précédemment. Vous pouvez réduire la probabilité qu'un mauvais événement se produise (en faisant des choses comme créer des licenciements) et réduire le coût d'un événement indésirable lorsqu'il se produit en étant proactif sur la gestion des relations avec les fournisseurs (en étant prêt avec des stratégies d'atténuation et des alternatives).
#3. Amélioration de la réactivité des fournisseurs.
De bonnes relations émergent d'une communication bidirectionnelle efficace. Tenir les fournisseurs informés de l'évolution des besoins et de la situation de votre entreprise les encourage à vous tenir informés des leurs. Cela les incite également à être plus réactifs à vos demandes, tant attendues qu'imprévues.
#4. Visibilité accrue
Un bon SRM améliore la visibilité de votre chaîne de valeur et de vos opérations, ainsi que votre compréhension de ce qui se passe au sein et autour de votre entreprise. Une bonne gestion des relations avec les fournisseurs vous fournira des informations détaillées sur l'avancement de vos biens et services entrants.
#5. Utilisez toutes les capacités de vos fournisseurs.
Il est souvent avantageux d'apprendre ce que votre fournisseur peut faire d'autre pour vous au fur et à mesure que vos relations avec lui se développent. Peut-être peuvent-ils fournir des services supplémentaires au-delà de ce pour quoi vous les avez approchés ; peut-être ont-ils une expertise en logistique ou en gestion des formalités administratives gouvernementales qui peuvent vous aider ; peut-être existe-t-il des opportunités de collaboration ; et ainsi de suite.
Défis de la gestion des relations avec les fournisseurs
Bien que la SRM soit bénéfique pour une organisation, elle n'est pas sans difficultés. La SRM nécessite une attention fréquente et dédiée aux facteurs quantitatifs et qualitatifs, ainsi qu'une prudence pour éviter les pièges courants. Voici les quatre principaux types de défis SRM :
#1. Désalignement.
Compte tenu du potentiel positif des collaborations avec les fournisseurs, de l'innovation et des relations profondes et significatives, il est facile d'oublier que vos intérêts ne seront pas toujours parfaitement alignés avec ceux de vos fournisseurs.
#2. Gérer mal la diversité des fournisseurs
Malgré leur label commun, la diversité des fournisseurs est l'objectif de deux défis très différents : réduire les risques de la chaîne d'approvisionnement et augmenter le volume d'achats que votre organisation effectue auprès d'entreprises appartenant à des minorités.
#3. Ne pas atténuer les risques et assurer la continuité.
La fréquence croissante des perturbations de la chaîne d'approvisionnement au cours des dernières années, ainsi que le roulement inhabituellement élevé des entreprises (c'est-à-dire des fermetures et des acquisitions plus fréquentes), ont rendu la continuité des activités plus difficile.
#4. Manque de visibilité.
Nous avons discuté de la façon dont la visibilité est bénéfique, mais cela ne se produit pas naturellement. Elle doit être développée grâce à une gestion efficace des relations. Vous aurez rarement autant d'informations sur l'organisation d'un fournisseur que sur la vôtre, même avec une excellente visibilité.
Quels sont les 4 types de relations fournisseurs ?
Les relations avec les fournisseurs sont de cinq types :
- La longueur du bras.
- Partenariat.
- Juste à temps (JIT)
- Alliance stratégique.
- Externalisation/sous-traitance.
Quels sont les trois composants de base de la gestion des relations avec les fournisseurs ?
La segmentation des fournisseurs, le développement de la stratégie fournisseur et l'exécution de la stratégie fournisseur sont les trois principales étapes de la gestion de la relation fournisseur.
Qu'est-ce qu'un exemple de gestion de la relation fournisseur ?
Si l'entreprise fabrique des automobiles, un fabricant de pneus fournit des pneus finis pour ces automobiles. Ils peuvent également travailler avec un fournisseur de matériaux qui fournit l'aluminium d'une pièce que le constructeur automobile doit forger pour fabriquer son véhicule.
Comment entretenir une bonne relation avec un fournisseur ?
Comment maintenir des relations positives avec vos fournisseurs :
- Sélectionnez des fournisseurs qui partagent vos valeurs.
- Reconnaissez les besoins de vos fournisseurs.
- Fournir un excellent service client.
- Maintenir une communication cohérente.
- Fournir une rétroaction rapide.
- Faites preuve de loyauté envers ceux qui ont fourni un bon service.
Quelle est l'importance des relations avec les fournisseurs ?
Obtenir plus de valeur pour votre entreprise est le principal avantage de l'établissement de relations solides et mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs.
Quels sont les objectifs de la gestion de la relation fournisseur ?
SRM vise à améliorer les performances de la chaîne d'approvisionnement en améliorant la communication, la collaboration et la coordination avec les fournisseurs.
Conclusion
La gestion des relations avec les fournisseurs est une fonction essentielle pour les entreprises qui dépendent des biens matériels et des services pour arriver à temps, respecter les normes appropriées et être vendus à un prix raisonnable. D'autre part, les grands gestionnaires de relations avec les fournisseurs recherchent des opportunités pour approfondir les relations, atténuer les risques et même former des partenariats avec des fournisseurs pour créer la prochaine génération de biens et services innovants.
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Bibliographie
