La planification stratégique de la main-d'œuvre est l'un des outils les plus puissants que les entreprises peuvent utiliser pour atteindre leurs objectifs d'internationalisation dans un marché de plus en plus concurrentiel.
La force motrice et le lien fondamental entre la gestion des effectifs et des talents est la planification. Une solide équipe de gestion du capital humain s'articule autour d'un plan de main-d'œuvre rigoureux.
Alors que de nombreuses organisations reconnaissent l'importance d'une meilleure planification, la majorité n'a pas les outils et les capacités nécessaires pour gérer et exécuter avec succès les initiatives stratégiques nécessaires pour créer des résultats commerciaux significatifs.
Commençons par définir la planification de la main-d'œuvre et pourquoi elle est vitale.
Qu'est-ce que la planification des effectifs ?
La planification de la main-d'œuvre est définie par la Society for Human Resource Management (SHRM) comme le processus par lequel une organisation analyse sa main-d'œuvre et détermine les procédures nécessaires pour satisfaire les demandes de dotation actuelles et futures. Cela implique également de déterminer les stratégies les plus efficaces et les plus rentables pour attirer et retenir les talents.
Quelle est l'importance de la planification des effectifs ?
Lorsque vous vous comportez avec intention, vous construisez votre avenir. L'expérience des employés est fortement influencée par la planification agile de la main-d'œuvre. Il aide également les entreprises à former des équipes cohérentes qui fournissent des résultats à long terme, améliorent les relations avec les investisseurs et renforcent les capacités de gestion des talents.
La planification des effectifs permet aux entreprises de :
#1. Atteindre les objectifs financiers
Les finances et les ressources humaines sont des partenaires idéaux pour la planification d'une entreprise. La collaboration productive de ces deux équipes améliore la collaboration en connectant les personnes, les processus et la technologie.
Les finances et les ressources humaines, comme toute collaboration efficace, dépendent les unes des autres, car la main-d'œuvre est la principale source de revenus et de coûts.
Pour évaluer comment la main-d'œuvre contribue à l'entreprise, le service financier doit examiner les données des personnes. Grâce à ces données, les RH peuvent gérer stratégiquement les ressources, employer les personnes appropriées au bon moment, lancer des initiatives de développement des talents et établir une composition idéale de la main-d'œuvre qui correspond aux objectifs financiers.
#2. Améliorez la expérience des employés
Les gens sont au cœur d'une bonne planification de la main-d'œuvre. Lorsqu'une entreprise planifie avec ses employés au premier plan de son esprit, elle priorise et s'occupe de leur bien-être, améliorant ainsi l'expérience des employés.
La planification des effectifs peut aider votre entreprise à gagner en agilité commerciale en tirant parti des efforts de personnes engagées et de leurs capacités individuelles distinctes. Cela commence par des stratégies de main-d'œuvre flexibles adaptées à leurs expériences et à leurs besoins.
L'analyse de vos effectifs vous permet d'identifier des moyens d'augmenter la productivité et la rentabilité. Cela garantit que vos méthodes d'embauche sont conformes aux besoins de l'entreprise et que vos plans de main-d'œuvre s'alignent sur votre stratégie d'entreprise.
#3. Encouragez la collaboration.
La planification des effectifs est un processus collaboratif qui favorise la participation des membres à l'échelle de l'organisation. Comprendre les effets d'activités spécifiques sur d'autres parties de l'organisation nécessite une série d'informations interfonctionnelles qui ne peuvent être acquises que par la collaboration. De plus, l'information et la collaboration élargissent les perspectives.
Une stratégie concentrée est nécessaire pour tirer le meilleur parti de votre personnel. Mais où allez-vous commencer? Il y a quatre facteurs principaux à considérer lors de l'élaboration de votre modèle de planification de la main-d'œuvre.
4 principes de base de la planification des effectifs
#1. Personnes appropriées
Certaines entreprises comptent largement sur l'acquisition de nouveaux membres d'équipe pour atteindre leurs objectifs. Dans ces cas, ils auraient besoin d'augmenter leur main-d'œuvre afin de traiter leurs charges de travail.
Les frontières mondiales ont fondu dans le nouvel environnement commercial à distance, ce qui permet de trouver la meilleure personne, quel que soit son lieu de résidence. Pour trouver les meilleures personnes pour votre entreprise, élargissez votre plan d'acquisition de talents au-delà de votre région.
Considérez ce qui suit:
- Une chasse mondiale aux talents
- Facteurs influant sur les besoins en personnel
- Productivité accrue
#2. Compétences appropriées
Connaître les capacités que votre organisation exige de ses employés est crucial pour faire face aux problèmes futurs et combler efficacement les lacunes en matière de compétences. Il est essentiel d'identifier les niveaux d'expérience qui soutiennent les compétences stratégiques lors de la traduction de l'embauche en stratégie et de la transformation des modèles commerciaux en résultats à long terme.
Considérez ce qui suit:
- Compétences critiques requises dans toute l'entreprise
- Comment les compétences affectent votre stratégie et votre modèle d'entreprise
#3. Le bon endroit et le bon moment
L'expansion continue nécessite de placer les bonnes personnes aux bons endroits au bon moment, ainsi que d'avoir les bons rôles pour les mettre. Pour ce faire, le personnel doit être réparti de manière optimale dans toute l'organisation.
Cela implique également que les entreprises doivent développer des objectifs commerciaux clairs afin d'embaucher des membres d'équipe capables d'aider l'organisation à atteindre ses objectifs actuels et futurs.
Considérez ce qui suit:
- La répartition des talents et les demandes de l'entreprise doivent être synchronisées.
- Changer l'approche d'embauche pour correspondre aux objectifs de l'entreprise
#4. Prix correct
Planifiez les dépenses directes et indirectes que vous pouvez vous attendre à engager lors de l'embauche, telles que les coûts des annonces d'emploi, les heures consacrées aux entretiens avec les candidats, le salaire des nouveaux employés, les avantages sociaux, les assurances, etc.
Comprendre ces dépenses aidera votre équipe à respecter son budget. Cela garantira également que vous optimisez les dépenses en embauchant les bonnes personnes au moment où elles sont nécessaires.
Considérez ce qui suit:
- Concentrez-vous sur les stratégies de réduction des coûts liées aux talents.
- Budgétisation des frais de recrutement directs et indirects
- Budgétisation uniquement pour les talents et compétences requis par votre entreprise
Ces concepts devraient servir de principes directeurs pour votre planification stratégique de la main-d'œuvre.
Qu'implique la planification stratégique de la main-d'œuvre ?
La planification stratégique de la main-d'œuvre est produite au sein de votre entreprise en établissant un processus qui anticipe les besoins d'emploi actuels et futurs. Cela garantira que votre société dispose des ressources dont elle a besoin pour atteindre ses objectifs commerciaux.
Vous serez en mesure de concevoir un plan stratégique de main-d'œuvre qui répond à vos objectifs à long terme et préserve la rentabilité à long terme de votre entreprise en utilisant l'analyse commerciale, les finances et les données des équipes des ressources humaines et des achats.
La planification stratégique de la main-d'œuvre vous aidera à développer une organisation avec des niveaux d'emploi stables dans tous les départements, les compétences nécessaires dans les bons postes et un retour sur investissement (ROI) plus élevé.
Questions et actions relatives à la planification stratégique des effectifs
Par conséquent, la planification stratégique des effectifs soulève les questions suivantes :
- Quel nouveau travail est nécessaire pour réussir à l'avenir, et comment notre travail actuel va-t-il changer ?
- Quelles sont les compétences requises pour mener à bien la stratégie commerciale ?
- De quelles ressources internes disposons-nous ?
- Comment se présente le marché du travail externe ?
- Quel est le gouffre ?
- Comment remplit-on les blancs ?
- Où se situent les risques critiques ?
- Comment évaluerons-nous l'efficacité du plan?
De même, les actions résultant de la planification stratégique de la main-d'œuvre comprendront :
- Acheter de nouveaux talents ou développer des pipelines de talents internes et des feuilles de route d'apprentissage
- Créer des possibilités pour les personnes de se recycler et de se redéployer dans des zones où la demande diminue
- Amélioration de la rétention et de l'engagement.
Lorsque ces circonstances seront remplies, votre main-d'œuvre sera mieux placée pour atteindre les objectifs à long terme de votre entreprise.
Compte tenu de l'importance de la planification stratégique de la main-d'œuvre pour la santé à long terme d'une organisation, examinons les mesures que vous pouvez prendre pour établir votre processus de planification de la main-d'œuvre.
Étapes de planification stratégique de la main-d'œuvre - Un modèle à faire soi-même
Dans cette section, nous passerons en revue un modèle de planification de la main-d'œuvre et les nombreuses phases impliquées.
La planification des effectifs s'articule autour de trois grandes étapes. La première étape consiste à faire une étude sur la main-d'œuvre. La seconde est une projection du futur. Le troisième volet est une analyse de l'effectif futur. Passons-les en revue une par une.
#1. Un examen de la composition actuelle de la main-d'œuvre
La planification de la main-d'œuvre commence avec la base d'employés actuelle. Il fournit une réponse à la question de savoir quelles sont les personnes et les capacités dont dispose actuellement une organisation.
Lors de l'évaluation de la composition de la main-d'œuvre existante, il y a deux aspects à considérer. Ce sont la qualité de la main-d'œuvre et la quantité de main-d'œuvre.
1. La qualité de la main-d'œuvre
La qualité de la main-d'œuvre est déterminée à la fois par la performance actuelle et le potentiel futur. Nous avons tous entendu les termes « performants » et « à fort potentiel ». Il s'agit de personnes qui réussissent très bien aujourd'hui ou dont on s'attend à ce qu'elles performent exceptionnellement bien dans un avenir (proche).
L'évaluation de la qualité de la main-d'œuvre crée le cadre d'une gestion efficace des talents. L'objectif de la gestion des talents est de maximiser le plein potentiel des employés. Les entreprises consacrent du temps et de l'argent pour permettre à leurs employés de bien performer.
La qualité de la main-d'œuvre est analysée dans la première étape de l'analyse de la formation actuelle de la main-d'œuvre. Les employés sont évalués en fonction de leurs performances actuelles ainsi que de leur potentiel futur.
Le cadre de la grille à 9 cases en est une belle illustration. Il aide à la cartographie de la main-d'œuvre. Cette carte est utile car elle permet aux RH de gérer plus efficacement le personnel.
Une partie de la responsabilité du planificateur stratégique de la main-d'œuvre est d'envisager l'avenir, ce qui implique de tenir compte des tendances du marché et des compétences croissantes. Si une entreprise souhaite améliorer ses capacités d'apprentissage automatique, par exemple, les performances et le potentiel actuels peuvent ne pas correspondre aux performances et au potentiel futurs. Il est beaucoup plus difficile de cartographier le potentiel des employés par rapport à un chemin divergent.
Différentes personnes ont besoin de différentes politiques de gestion des talents.
- Le coaching et la formation sont nécessaires pour les hauts potentiels.
- Les managers à haut potentiel ont besoin d'une formation en management.
- Les personnes très performantes avec peu de potentiel ne devraient pas recevoir d'augmentations ou de promotions car elles ne peuvent pas grandir beaucoup plus loin. Cela se traduirait par une organisation très lourde. De plus, si les travailleurs cessent de travailler efficacement, ils sont peu motivés à partir car ils sont bien payés. Ce genre de problèmes est courant dans le secteur bancaire.
- Les travailleurs à faible potentiel ne devraient pas bénéficier d'augmentations ou de promotions. Ce sont ces personnes que vous devriez laisser partir car elles seront plus heureuses dans un autre travail.
Sur la base de cette simple carte de qualité de grille à 9 cases, nous pourrions écrire un livre sur diverses tactiques de gestion des talents. L'objectif de cet exemple est de démontrer l'efficacité d'un exercice de planification de la main-d'œuvre de base dans la structuration d'un processus complexe tel que la gestion des talents.
2. La taille de l'effectif
L'étape suivante consiste à évaluer la taille de l'effectif à l'aide d'une matrice de flux de personnel. Cette matrice prend en compte les nouvelles embauches, le roulement du personnel et les promotions internes.
Cette matrice divise le personnel en quatre catégories :
- top management
- cadres intermédiaires
- personnel de production
- le personnel de soutien.
La matrice représente le nombre d'employés dans chaque catégorie au 1er janvier 2018. Par exemple, la haute direction (catégorie A) compte 45 employés. 28 d'entre eux sont restés jusqu'au 1er janvier 2019, 15 sont partis, et XNUMX ont été relégués à l'encadrement intermédiaire.
Ce modèle décrit les facteurs de risque de l'organisation. Dans ce cas, le taux de rotation des cadres supérieurs est alarmant. Il décrit également la mobilité interne et externe, ainsi qu'un aperçu des développements les plus significatifs de l'organisation.
Ce modèle est assez simple. Des informations supplémentaires (telles que le nombre total de remplacements internes) peuvent être ajoutées, les catégories peuvent être déplacées vers différents services et les données peuvent être filtrées en fonction des individus présentant certains traits ou ensembles de compétences. Si vous comparez cette synthèse pour les deux sexes, cela donnerait un excellent aperçu en termes de diversité dans la mobilité interne.
Les données peuvent également être filtrées en fonction du type de fonction. Tous les employés de l'entreprise ne sont pas essentiels à la mission. Il serait logique, par exemple, de se concentrer sur des fonctions importantes. Ce sont les 20% de l'organisation qui sont responsables de 80% de ses résultats.!
#2. Prédire l'avenir : utilisez l'analyse de scénarios pour créer des futurs potentiels.
Il est utile de savoir où vous êtes en ce moment. Pour être prêt pour l'avenir, vous devez d'abord comprendre ce qui pourrait arriver.
L'avenir est impossible à prévoir, cependant, des scénarios de résultats futurs probables peuvent être créés. Ceux-ci pourraient vous aider à créer des plans d'action à l'avance.
#3. Un examen de la future formation de la main-d'œuvre
La phase finale consiste à examiner la composition future de la main-d'œuvre. Il y a une distinction entre les formations attendues et prévues.
1. Formation future attendue
La formation projetée est la formation dans 3-5 ans si l'entreprise continue à faire ce qu'elle fait actuellement. La matrice des flux de personnel que nous avons présentée précédemment est utile dans ce cas car elle nous permet d'extrapoler ces statistiques sur une période plus longue.
La question est de savoir si la formation future attendue correspond à la formation souhaitée.
2. Formation future souhaitée
L'industrie du transport en est un exemple. Selon une récente évaluation du Forum international des transports, la demande de chauffeurs aux États-Unis et en Europe diminuera de 50 à 70 % d'ici 2030.
Lors d'une récente conversation avec un ami qui travaille dans un cabinet de conseil en technologie ferroviaire, il a mentionné que les trains peuvent se conduire eux-mêmes et que la fonction d'opérateur ferroviaire a été réduite à quelqu'un qui doit être présent en cas d'urgence. D'ici deux à trois ans, l'opérateur ne sera plus nécessaire.
Ces types de changements sont difficiles pour la main-d'œuvre. La formation anticipée indique que vos effectifs d'opérateurs ferroviaires resteront importants pendant 2-3 ans. Cependant, à ce moment-là, leur travail aura été automatisé, donc votre formation prévue serait sensiblement différente.
Connaître cet écart vous aidera à le combler. Il faudra beaucoup de temps pour supprimer ces emplois, en particulier dans les pays syndiqués. Une planification intelligente de la main-d'œuvre vous aidera à prévoir ces défis et à prendre les mesures nécessaires au moment opportun.
Quels sont les avantages de la planification stratégique des effectifs ?
Une fois que vous aurez mis en place un plan stratégique de main-d'œuvre et identifié efficacement tous les travailleurs présents et requis, vous serez en mesure d'embaucher les meilleurs individus dans votre domaine et d'avoir toujours une longueur d'avance sur vos concurrents.
L'élaboration et la mise en œuvre d'un plan stratégique de main-d'œuvre peuvent offrir de nombreux avantages à votre entreprise. Certains des plus importants sont donnés ci-dessous :
- Combler les lacunes actuelles en matière de main-d'œuvre – L'analyse des compétences de vos employés actuels peut donner un aperçu des lacunes en matière de compétences ou de ressources dont dispose actuellement votre entreprise. Grâce à cet examen, vous serez en mesure de déterminer les écarts entre les compétences de vos travailleurs actuels et ce dont vous aurez besoin à l'avenir pour atteindre vos objectifs. En utilisant ces données, vous pouvez vous assurer que vous embauchez les meilleurs employés dotés des capacités nécessaires au succès de votre entreprise.
- Amélioration des indicateurs de performance clés (KPI) – Les affaires consistent à développer et à améliorer constamment ces indicateurs de performance clés (KPI). Vous pouvez utiliser les données de votre stratégie stratégique de main-d'œuvre pour propulser votre entreprise vers l'avant et vous assurer que les indicateurs de performance sont toujours améliorés et que de nouveaux objectifs sont atteints.
- Préparez-vous à l'inattendu – En élaborant un plan stratégique qui tient compte à la fois des besoins commerciaux actuels et futurs, votre organisation évitera des problèmes potentiels et imprévus à l'avenir. Se préparer à ces défis permettra à votre entreprise d'économiser beaucoup de temps et d'argent à long terme.
Comment la planification des effectifs affecte les procédures de ressources humaines
#1. Développement et recrutement des employés
La planification des effectifs définit la stratégie de recrutement et de développement du personnel de votre entreprise.
Avec une compréhension approfondie de votre main-d'œuvre actuelle et de vos objectifs futurs, vous pouvez établir le profil des compétences, de l'expérience et des connaissances nécessaires pour répondre à vos besoins et créer des processus d'embauche et de formation correspondants.
Les entreprises se battent toujours pour les mêmes talents de haut niveau. Avec une bonne planification de la main-d'œuvre, vous pouvez mieux identifier les meilleurs employés potentiels pour votre entreprise et élaborer des tactiques d'acquisition de talents pour les attirer.
En outre, la recherche sur la planification de la main-d'œuvre peut aider les entreprises à développer une formation et un développement du personnel appropriés pour combler les lacunes en matière de talents tout en identifiant les personnes capables d'exceller avec le développement professionnel approprié en place.
#2. Planification de la transition
Cela nous amène à la planification de la relève et à la garantie que vous maintenez un leadership efficace dans toute votre organisation.
Les entreprises peuvent commencer à évaluer les employés existants en vue d'une promotion ou à cibler des embauches externes avec le bon équilibre entre talent et expérience en reconnaissant les postes de direction qui sont actuellement ouverts ou qui seront disponibles sous peu.
La planification de la main-d'œuvre, en conjonction avec la planification de la relève, assure une transition en douceur pour les rôles importants de votre organisation, vous permettant de fournir un service ou un produit ininterrompu et transparent à vos consommateurs.
#3. Gestion des performances
La gestion des performances de vos employés pour augmenter la productivité et l'efficacité est un effet crucial de la planification des effectifs.
Vous pouvez comprendre et développer des méthodes de planification de la main-d'œuvre pour tirer le meilleur parti de votre personnel afin d'augmenter la productivité et d'obtenir un meilleur retour sur investissement de vos dépenses de personnel.
Conclusion
Le but de la planification de la main-d'œuvre est d'avoir les personnes appropriées dans les emplois appropriés au moment approprié. Ceci est accompli en comprenant les capacités de la main-d'œuvre actuelle, en planifiant des scénarios futurs, en identifiant la main-d'œuvre souhaitée et en s'efforçant d'aligner la main-d'œuvre future avec la main-d'œuvre souhaitée.
La planification des effectifs n'est pas quelque chose que vous pouvez accomplir dans votre bureau un après-midi pluvieux. C'est une tâche difficile qui nécessite une collecte de données et une planification approfondies. Cependant, lorsqu'elle est effectuée correctement, la planification de la main-d'œuvre est un outil formidable et très précieux qui peut aider votre entreprise à développer un avantage concurrentiel.
L'avenir est inconnu. Par conséquent, la planification stratégique des effectifs dans la pratique est très itérative. Plus important encore, une fois que les conversations sur la planification stratégique de la main-d'œuvre auront commencé, la perspective organisationnelle changera.
Ces discussions préparent le terrain pour que les gestionnaires réfléchissent soigneusement et méthodiquement à la main-d'œuvre et à ce qu'il faut pour faire avancer l'organisation.
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Bibliographie
