On dit souvent que prendre des mesures préventives en amont est toujours préférable aux mesures curatives. Cela s'applique à tous les aspects de la vie! Même lorsqu'il s'agit d'analyser les possibilités pendant le cycle de vie d'un projet. Qu'il s'agisse de coûts, de plans ou de procédures, les projets sont confrontés à des défis lors de leur exécution. En réalité, au moins un projet informatique sur six devient un « cygne noir » en raison d'un dépassement de coût de 200 % ou d'un dépassement de calendrier de 70 % ! Ce sont des menaces négatives qui surgissent soudainement et causent des problèmes. Et, s'il n'est pas géré correctement, il peut compromettre la performance globale d'un projet ! Alors, comment ces menaces imprévues peuvent-elles être identifiées, gérées et confrontées ? Eh bien, mettre en place un plan de gestion des risques approprié, combiné avec les bons outils (disons Bit.ai ou Google Docs par exemple) pourrait aider !
Aujourd'hui, plus de 27 % des entreprises incluent des pratiques de gestion des risques dans leurs plans de gestion de projet. En effet, une gestion des risques bien planifiée en place peut réduire les problèmes de projet de 80 à 90 % !
Par conséquent, un bon plan de gestion des risques peut vous aider à éviter les risques imprévus. Ceci est fondamentalement réalisable en considérant tous les scénarios potentiels qui peuvent survenir au cours de l'exécution d'un projet.
En quelques étapes simples, vous apprendrez à élaborer un plan de gestion des risques bien pensé pour tous vos projets. Vous avez juste besoin de vous accrocher un peu plus longtemps.
Qu'est-ce qu'un plan de gestion des risques exactement ?
Un plan de gestion des risques est un document bien défini qui explique comment gérer des risques particuliers et quelles mesures de gestion doivent être prises pour minimiser ou éliminer les menaces pesant sur les activités et les résultats du projet.
Le plan de gestion des risques indique littéralement aux équipes les étapes à suivre pour identifier, évaluer et répondre à tous les risques présents dans le projet.
Remarque : La définition du plan de gestion des risques ci-dessus s'applique à un large éventail de programmes, y compris les initiatives informatiques et commerciales !
Ce plan fait partie d'un processus plus large de gestion des risques qui s'étend sur tout le cycle de vie d'un projet. De plus, le dispositif de gestion des risques regroupe l'ensemble des pouvoirs qui motivent l'équipe de maîtrise d'œuvre à agir pour atténuer les risques.
Les risques peuvent être traités/gérés de quatre manières :
Nous savons tous que les risques sont imprévisibles lorsqu'il s'agit de planifier un projet. Cependant, certaines des menaces que vous aviez prévu d'éviter se produisent, et c'est à ce moment-là que vous devez y faire face.
Il existe donc plusieurs façons de gérer les risques. Cependant, la réponse que vous sélectionnez doit être déterminée par la probabilité que le risque se produise et la gravité des effets du risque sur le projet.
Éviter : En matière de risques, la meilleure chose à faire est, le plus souvent, de l'éviter ! Cela n'aura pratiquement aucun effet sur votre projet si vous pouvez facilement l'empêcher de se produire.
Atténuer : si vous ne pouvez pas éliminer le risque, vous pouvez au moins le protéger pour réduire l'impact. Cela implique de prendre des mesures conscientes pour s'assurer que l'impact nuit le moins possible à votre projet.
Transfert : Transférer un risque à un tiers est un autre excellent moyen de le gérer. Et l'achat d'une assurance est l'un des moyens les plus simples et les plus populaires de le faire.
Accepter : si rien d'autre ne fonctionne, vous devrez l'accepter. Accepter les risques vous permet de travailler à les éviter à l'avance.
Cependant, lorsqu'un risque se manifeste, il est souvent trop tard pour intervenir ! C'est pourquoi vous avez besoin d'un plan de gestion des risques bien pensé dès le départ.
Étapes pour créer un plan de gestion des risques à partir de zéro !
Chaque nouveau projet comporte un nouvel ensemble de risques. Si votre entreprise ne peut pas éliminer complètement les menaces, elle devrait être en mesure de les atténuer et de les prévoir à l'aide d'un plan de gestion des risques.
Vous devrez cependant rationaliser la stratégie de gestion des risques de l'équipe et la rendre plus flexible et agile face aux incidents négatifs en suivant ces mesures.
#1. Faire le premier pas. Déterminer le risque
Prévoir les pièges potentiels d'un projet ne doit pas nécessairement sembler une impasse pour une entreprise. L'identification des risques, en revanche, est une expérience d'apprentissage dont toute l'équipe bénéficiera et à laquelle elle participera.
En gestion des risques, vous bénéficiez rapidement de l'expertise et des connaissances combinées de toute l'équipe. Demandez aux membres de l'équipe de reconnaître toutes les menaces dont ils ont connaissance ou qu'ils ont déjà rencontrées. Cette décision favorise la connectivité et l'apprentissage interfonctionnel.
#2. Examinez le risque
Il est temps de creuser un peu plus une fois que vous et votre équipe avez identifié les problèmes potentiels.
Vous devrez maintenant vous poser les questions suivantes pour analyser efficacement le risque ;
À quelle fréquence ces dangers surviennent-ils?
Et, s'ils le font, quelles en seront les ramifications ?
Votre équipe évaluera les conséquences et la probabilité de chaque risque à cette étape pour déterminer où se concentrer en premier.
L'analyse des risques prend en compte des éléments tels que la perte financière potentielle de l'organisation, le temps perdu et l'ampleur des effets.
Finalement, vous découvrirez tous les problèmes communs à travers un projet. Cela vous aidera à affiner le plan de gestion des risques pour les projets potentiels en examinant chaque risque au microscope.
#3. Prioriser le risque
Il est maintenant temps de hiérarchiser vos risques après en avoir fait une analyse approfondie. Tenez compte de la probabilité que chaque risque se produise ainsi que de son impact potentiel sur le projet lorsque vous les classez.
Cette étape vous donne une vue d'ensemble du projet et identifie où l'équipe doit concentrer ses efforts. Mais plus important encore, cela les aidera à identifier des solutions réalisables pour chaque risque prioritaire.
Ainsi, le projet évitera les retards et les perturbations pendant la phase de traitement.
#4. Traiter les risques
Il s'agit de mettre en place le plan de traitement une fois les risques établis. Commencez par le risque le plus prioritaire et évaluez la capacité de l'équipe à atténuer ou à résoudre le risque afin qu'il ne constitue plus une menace pour le projet.
Cependant, gérer et gérer efficacement les risques implique souvent de tirer le meilleur parti des ressources de l'équipe tout en maintenant le projet sur la bonne voie. Au fur et à mesure que le temps passe et que vous accumulez une archive plus large de vos projets précédents, y compris des journaux de risques, vous serez en mesure d'anticiper les dangers futurs de manière plus proactive que réactive.
#5. Gardez un œil sur le risque.
Au fur et à mesure de l'avancement du projet, le plan de gestion des risques garde une trace de tous les dangers qui peuvent survenir en cours de route. Et puisque l'ensemble des résultats du plan est rapporté, le suivi de ces objectifs mobiles devient crucial ! Il est important de parcourir ce document régulièrement.
Les avantages de créer un plan de gestion des risques
Les plans de gestion des risques présentent un certain nombre d'avantages qui rendent le document intéressant pour toute entreprise. Et pour l'essentiel, de l'assistance aux entreprises dans l'identification des menaces potentielles jusqu'à leur gestion, nous avons ce qu'il vous faut.
Les entreprises se prépareront à ces menaces et y feront face au fur et à mesure qu'elles surviennent si elles en sont conscientes.
#1. Améliore les résultats
Vos chances de mener à bien un projet augmentent lorsque vous définissez un plan de gestion des risques pour votre entreprise. Il minimise et réduit les risques négatifs, permettant aux projets d'être achevés à temps.
Cela aide également l'équipe à respecter son budget et à atteindre ses objectifs.
#2. Vous aide à être proactif plutôt que réactif.
Au lieu de lutter en permanence contre les incendies, un plan de gestion des risques transparent vous permet d'être proactif et de prendre des mesures pour minimiser les problèmes éventuels avant qu'ils ne surviennent.
À long terme, votre équipe prendra le risque identifié et le transformera en plans d'action qui minimiseront la probabilité qu'il se produise.
#3. Vous aide à évaluer l'ensemble du projet
Vous pouvez mesurer l'efficacité de vos tâches en gérant l'exposition aux risques et en exploitant les opportunités qui s'appuient sur les forces de votre organisation à l'aide d'un plan de gestion des risques. En d'autres termes, il vous aide à évaluer l'avancement de votre projet actuel et à développer les meilleures pratiques pour l'avenir.
Comment créer un plan de gestion des risques avec des exemples
Êtes-vous prêt à commencer à rédiger votre plan de gestion des risques ? Eh bien, il existe des tonnes d'outils de plan de gestion des risques capables de vous aider en un minimum de temps.
Nous allons simplement passer en revue un exemple des nombreux outils de plan de gestion des risques à votre disposition, dont le plus populaire est Bit.ai
Bit.ai est une nouvelle plate-forme de partage de documents en ligne qui vous permet de créer d'incroyables documents de plan de gestion des risques, des plans de gestion de projet, des plans de produit et d'autres documents d'entreprise en quelques minutes. Bit est un assez bon exemple d'outil de plan de gestion des risques idéal pour les équipes qui souhaitent rendre leur processus de planification plus immersif et collaboratif.
De plus, Bit fournit un emplacement central permettant aux travailleurs de collaborer et d'exécuter des tâches en même temps, ainsi que de partager leur expertise. Il dispose également d'une bibliothèque de contenu où vous pouvez enregistrer et accéder facilement à toutes vos photos, fichiers et contenus numériques, rendant votre flux de travail aussi fluide que jamais !
Créez simplement un espace de travail, invitez les membres de votre équipe et commencez rapidement à produire des documents sur le lieu de travail tels que des plans de produits ! Vous pouvez également partager ces documents avec des clients externes, des associés, des organisations et d'autres personnes pour obtenir des commentaires précis sur la façon dont ils ont travaillé avec eux !
D'autres outils capables d'exécuter les mêmes fonctions sous un jour différent incluent Google Docs, WPS, Microsoft Word en ligne, etc.
Cependant, juste au cas où vous auriez besoin d'un exemple de ce à quoi devrait ressembler un plan de gestion des risques, en voici un ;
Vous trouverez plus de détails sur cet exemple dans notre article sur les stratégies de gestion des risques.
Quelles sont les 5 étapes d'un plan de gestion des risques ?
Il y a 5 étapes pour une approche de gestion des risques réussie.
- Identifiez le risque.
- Évaluer le risque.
- Mettez le risque en premier.
- Gérez le risque.
- Observez le risque.
Quel est le contenu principal du plan de gestion des risques ?
Un bon plan de gestion des risques se compose généralement de cinq éléments. Ils se composent de définitions, d'hypothèses et d'une structure décrivant la répartition des risques, l'impact, le coût et le calendrier.
Qu'est-ce qu'un exemple de plan de gestion ?
Un plan de gestion peut spécifier, par exemple, le nombre de vendeurs nécessaires et combien il en coûtera pour atteindre une augmentation de 25 % des ventes. Prioriser les buts et les tâches implique de classer les objectifs en fonction de leur valeur relative.
À quoi sert l'utilisation d'un plan de gestion des risques ?
L'objectif d'un plan de gestion des risques est de vous aider à identifier, évaluer et planifier les risques potentiels de gestion de projet.
AVIS DE NON-RESPONSABILITE!
Ces outils sont soumis à votre choix de décision et de vérification. Nous ne sommes sponsorisés par aucune des plateformes et les informations fournies ici sont au meilleur de nos connaissances.
Réflexions finales
Dans tous les types de projets, les risques sont inévitables. Vous minimiserez plus efficacement les erreurs si vous disposez d'un plan de gestion des risques clairement défini pour vous guider tout au long du processus.
En attendant, il est important de se rappeler qu'un plan de gestion des risques est un document évolutif qui doit être mis à jour à mesure que les circonstances changent. C'est pourquoi les outils de partage de documents comme Bit sont idéaux pour créer de tels documents car ils vous permettent de modifier n'importe quel document en temps réel et de faire les ajustements nécessaires, ainsi que de les utiliser comme guides avant de commencer un projet.
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