Il y a probablement un sentiment d'urgence lorsque vous êtes prêt à embaucher un employé qui doit être remplacé, que votre équipe doit s'agrandir pour répondre aux exigences de l'entreprise ou que vous recherchez des talents et une expertise spécialisés pour compléter votre équipe de rêve. Il est tentant d'aller directement à la description du poste. Mais retenez vos chevaux : vous devrez d'abord remplir une demande d'emploi avant de cliquer sur publier. Ensuite, pour y parvenir, c'est là que le numéro de réquisition, la réquisition d'emploi, les exemples, l'achat, comment l'écrire et bien d'autres choses entrent en jeu. Faites un bon tour en apprenant tout ce que vous devriez.
Qu'est-ce qu'une réquisition ?
Une demande d'achat est une demande formelle pour un service ou un article qui est généralement effectuée sur un formulaire de demande d'achat ou un autre document standardisé. Le processus de demande est une méthode normalisée de suivi et comptabilité pour toutes les demandes présentées par une entreprise.
Vue d’ensemble
Un numéro de demande est un document qui est à l'origine d'une demande pour une certaine activité et qui enregistre également cette action à des fins de reporting. Si les employés d'une entreprise ont besoin de fournitures supplémentaires, ils utiliseront une demande d'achat. Les demandes utilisaient autrefois des formulaires papier, mais la plupart des organisations utilisent désormais des processus numériques de numéro de demande qui permettent un suivi plus rapide des processus, y compris l'inventaire. comptabilité. Pour un meilleur contrôle des stocks, ces types de demandes mettent fréquemment à jour l'inventaire automatiquement.
L'efficacité et la responsabilité d'une amélioration du processus de demande standardisée à tous les points d'interaction. La demande d'achat, plutôt que de permettre employés de prendre les fournitures qu'ils veulent quand ils les veulent, fournit une manière plus contrôlée et documentée de gérer les stocks d'approvisionnement internes et la demande future. Dans le domaine médical, par exemple, lors de la demande de tests de laboratoire, les médecins remplissent un formulaire de numéro de demande. L'identifiant du patient et d'autres informations médicales se trouvent dans ces formulaires numériques, garantissant que les patients reçoivent des tests de laboratoire précis.
Exemple de réquisition
Considérez le scénario suivant pour mieux comprendre le processus de demande. UNE l'assurance maladie le service d'apprentissage et de développement de l'entreprise a besoin de nouvelles fournitures pour son programme de formation. Ces articles doivent passer par le système de réquisition de l'entreprise par le chef d'équipe.
Le chef de l'équipe parcourt un catalogue et choisit une variété de choses pour eux. Le formulaire de demande est rempli et soumis à la direction pour approbation. Le responsable examine la demande, l'approuve, puis l'envoie au service des achats.
Le service des achats, comme le responsable, examine et approuve la demande. En cas d'erreurs ou d'informations insuffisantes, la demande peut être renvoyée au gestionnaire ou au demandeur pour révision. Il n'y a pas d'erreurs ou d'omissions dans cet exemple, donc le fournisseur reçoit un bon de commande. Le bon de commande spécifie les détails de la commande, tels que le type de produit et la quantité requise. Le bon de commande est remis au fournisseur pour exécution une fois qu'il a été finalisé.
Le fournisseur reçoit la commande et conclut un contrat avec l'acheteur pour les produits requis. . Le fournisseur reçoit de l'argent après avoir livré les produits selon les besoins.
Qu'est-ce qu'un numéro de demande d'emploi ?
Un numéro de demande d'emploi est un ensemble de chiffres ou de lettres attachés à une offre d'emploi spécifique sur un site Web. Les chiffres sont utilisés par les recruteurs pour suivre les candidats qui postulent à divers postes. Les candidats potentiels qui doivent organiser leurs candidatures peuvent également utiliser les numéros de demande d'emploi. Lorsqu'une entreprise ou une entreprise souhaite publier des annonces pour plusieurs postes avec le même titre, les numéros de demande d'emploi peuvent être utilisés pour indiquer qu'il existe plusieurs postes à pourvoir. De plus, un employeur peut demander à un candidat de soumettre sa candidature ou son curriculum vitae avec le numéro de demande d'emploi plutôt que le titre du poste.
Formulaires de demande standardisés
Le nom de la personne qui fait la demande, la date de la demande, la date de livraison, le lieu de livraison et le service chargé de répondre à la demande figurent souvent sur les formulaires de demande. La signature de la personne qui fait la demande, ainsi que la date à laquelle elle figurait sur les formulaires. Ces processus de réquisition sont cruciaux dans les grands organisations avec divers emplacements.
Un autre exemple de procédure de réquisition peut être dans le domaine financier, où les actionnaires peuvent demander au conseil d'administration d'une société de voter sur les résolutions proposées. Un processus de demande est, à la base, une procédure enregistrée formalisée pour accroître l'efficacité dans un contexte commercial.
Différence entre une demande d'achat et un bon de commande
Le but de cet article est d'expliquer les différences entre les demandes d'achat et les bons de commande, ainsi que de fournir des recommandations sur la façon d'optimiser le processus de demande d'achat pour les personnes en finance ou en approvisionnement.
Avant d'entrer dans les détails, il est essentiel de comprendre le rôle essentiel que jouent les responsabilités d'approvisionnement et d'achat dans les entreprises en matière de gestion des coûts. En termes simples, ces divisions élaborent des règles et des procédures d'achat pour les entreprises. Il est de leur responsabilité de vérifier que tous les achats de l'entreprise sont rentables et approuvés par les parties appropriées. Un de nos clients, par exemple, est un fournisseur de soins dentaires. Pour s'assurer que l'entreprise obtient le meilleur prix et gère correctement les stocks, les brosses à dents que vous recevez à la suite d'une visite chez le dentiste doivent être achetées par l'intermédiaire du service des achats.
Avec ce contexte critique à l'esprit, les demandes d'achat et les bons de commande sont des documents importants que les entreprises utilisent pour aider à gérer les dépenses. Les organisations utilisent ces documents pour deux raisons principales : cela leur permet de mieux contrôler les dépenses des employés et, comme les achats sont plus transparents, ils sont plus susceptibles de recevoir des remises sur des biens ou des services.
Qu'est-ce qu'une demande d'emploi ?
Une demande d'emploi est un document officiel rédigé par les chefs de service pour demander de nouvelles embauches. Une demande d'emploi est une demande de nouvelle embauche qui comprend une explication de la nécessité et une estimation budgétaire pour la nouvelle embauche.
Une demande d'emploi est un document officiel que les chefs de service utilisent pour demander l'embauche de nouveaux employés. Lorsque les chefs de service ont besoin d'une main-d'œuvre supplémentaire ou pour remplacer la main-d'œuvre existante, ils rempliront une demande d'emploi.
L'importance de la demande d'emploi
L'importance d'une demande d'emploi est qu'elle exprime le besoin de nouveaux effectifs par les chefs de service. Il fait office de demande de nouvelle embauche, ainsi que d'explication du besoin et d'estimation financière pour effectuer une nouvelle embauche.
Par conséquent, une demande d'emploi est un élément essentiel du processus d'embauche, en particulier dans les entreprises dotées de procédures RH formelles.
Un chef de service dans une telle entreprise remplit une demande d'emploi et l'envoie au service des ressources humaines. le HR L'équipe évalue les besoins et les ressources nécessaires pour effectuer une nouvelle embauche, et une fois que les décideurs ont donné leur accord, elle envoie la demande d'emploi approuvée aux recruteurs, qui préparent alors une offre d'emploi.
Comment rédiger une demande d'emploi
Le processus de génération d'une demande d'emploi sera très différent d'une entreprise à l'autre. Mais il y a quatre directives générales à suivre.
#1. Faire votre recherche
Vous devriez comprendre ce qui ne va pas parce que vous n'avez pas ce travail. Qu'est-ce qui ira après l'avoir rempli et comment cela influencera-t-il le améliorer dans son ensemble, notamment en termes de chiffre d'affaires, de qualité de produit ou de service, et de moral ?
#2. Obtenir l'adhésion des parties prenantes
Discutez avec les parties prenantes des autres départements pour les rallier à ce poste. Vous avez un dossier solide si vous pouvez amener les dirigeants d'autres départements à soutenir un poste qui ne relève même pas d'eux.
#3. Concentrez-vous sur les résultats
Qu'est-ce qu'un candidat retenu dans ce rôle accomplira exactement ? Donnez des objectifs précis pour 90 jours, 120 jours et un an pour aider la personne qui autorise la réquisition. Comprenez exactement ce que l'organisation obtient et comment déterminer s'il s'agissait d'une embauche intelligente.
#4. Faire le suivi une fois le poste pourvu
Une fois que vous avez pourvu le poste, consultez notre guide d'orientation pour vous aider à démarrer.
Quand et pourquoi les réquisitions doivent-elles être utilisées ?
Les réquisitions permettent une plus grande surveillance des ressources de l'entreprise, mais elles peuvent également augmenter les dépenses opérationnelles. La décision d'une entreprise d'investir dans de tels processus dépendra de l'évaluation des avantages par rapport aux coûts.
Les véhicules, les nouvelles recrues et les biens ou équipements coûteux ou potentiellement dangereux nécessitent tous des réquisitions. Avoir ce niveau de surveillance vaut l'effort supplémentaire requis pour soumettre et traiter les demandes.
Certaines entreprises évitent complètement le processus de réquisition pour les produits peu prioritaires comme les fournitures de bureau, les achetant et les éliminant lorsqu'ils sont épuisés.
Réfléchissez aux implications pour le moral de l'entreprise de la mise en œuvre de contrôles trop stricts sur diverses ressources. Le résultat net en souffrira si votre personnel se sent microgéré et méfiant en raison d'un nombre excessif de procédures de réquisition.
Vous pouvez resserrer votre emprise sur vos ressources sans mettre une pression excessive sur votre personnel ou vos opérations quotidiennes à l'aide d'un système de réquisition automatisé.
En quoi les réquisitions sont-elles cruciales ?
Les réquisitions sont des demandes internes formelles pour n'importe quoi, que ce soit sur papier ou par voie électronique, et leur objectif est toujours la gestion des ressources.
Si vous avez besoin d'emprunter une voiture de travail pour une courte période, vous pouvez être invité à soumettre une demande. Dans un tel cas, votre entreprise n'aurait pas besoin de faire des achats ; vous demanderiez plutôt d'utiliser une ressource qui existe déjà.
Ou, si un laboratoire a besoin de plus d'un certain produit chimique, un formulaire de demande sera soumis. Si les produits chimiques en question sont conservés hors site, votre approbation de cette demande peut déclencher à la fois le transfert de ces produits chimiques à votre laboratoire et un bon de commande pour les remplacer.
Les demandes d'emploi peuvent également être typiques. Lorsqu'une nouvelle embauche est acceptée, l'entreprise peut également avoir besoin de commander d'autres articles en prévision de son arrivée, comme des ordinateurs portables et l'accès à des logiciels spécifiques.
Qu'advient-il d'une demande d'embauche une fois qu'elle est créée ?
Une fois qu'un responsable du recrutement a finalisé les exigences d'un poste, celui-ci est envoyé aux ressources humaines pour examen et approbation. Si les coûts salariaux et d'embauche sont trop élevés, le service des finances doit également être consulté. Les chances d'une demande d'emploi d'être acceptée, rétrogradée ou rejetée sont toutes fortement influencées par son coût projeté par embauche.
Les ressources humaines examinent l'exigence, puis s'entretiennent avec la comptabilité et le responsable du recrutement. Créer un nouveau poste nécessite généralement plus de travail que de pourvoir un poste existant. Une fois qu'un formulaire de demande d'emploi dûment rempli a été examiné et accepté, il est remis à un recruteur pour qu'il s'en occupe. Votre recruteur rencontrera le responsable du recrutement pour passer en revue la description de poste, élaborer un plan de recherche et d'embauche de nouveaux employés et organiser votre personnel de recrutement.
Qu'est-ce qu'un numéro de demande d'achat ?
Un numéro de bon de commande est un numéro unique attribué à un bon de commande. Un bon de commande est une certification officielle de l'intention d'un acheteur d'acheter quelque chose auprès d'un fournisseur, et il couvre les détails de la transaction. La possibilité de suivre et de référencer les commandes qui ont été livrées ou reçues par un fournisseur ou un acheteur est facilitée par l'utilisation d'un numéro de bon de commande.
Qui approuve une demande d'emploi ?
Un responsable reconnaît un besoin de nouveau personnel et soumet une demande de formulaire d'approbation de demande d'emploi. La demande est ensuite transmise au vice-président du service concerné pour approbation. Après avoir reçu l'autorisation du vice-président, la demande peut être transmise à un cadre de niveau C pour un examen et une approbation plus approfondis. Avant que la demande d'emploi ne soit transmise aux RH, il est courant que la finance donne son approbation finale.
Un numéro de demande est-il le même qu'un bon de commande ?
La principale distinction entre une demande d'achat et un bon de commande est qu'une demande d'achat est utilisée pour demander l'autorisation de supérieurs au sein d'une organisation avant de faire un achat, alors qu'un bon de commande est utilisé pour effectuer l'achat réel des biens ou services susmentionnés. .
Comment rédiger une excellente demande d'emploi ?
Bien que la plupart des informations que vous fournirez dans une demande d'emploi soient simples. Il existe des moyens de rendre votre nouvelle demande d'embauche plus susceptible de faire partie du combustion propre. Gardez ces conseils à l'esprit lorsque vous remplirez votre prochaine demande d'emploi.
#1. Suivez le processus de votre organisation.
Une demande d'emploi est normalement émise par un responsable du recrutement. Le service RH évaluera ensuite la demande pour voir si elle est en adéquation avec les besoins et les ressources de l'entreprise. Un recruteur utilisera la demande pour améliorer encore la description de poste une fois qu'elle aura été acceptée. Alors qu'une brève description de poste est nécessaire pour remplir le formulaire de demande. Perfectionner la description de poste peut être un long processus. Avant le début du processus de recrutement, le responsable du recrutement et le recruteur doivent se rencontrer pour examiner les responsabilités professionnelles du candidat à l'embauche afin de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Pour en savoir plus sur le processus de soumission et d'approbation des demandes d'emploi de votre entreprise, contactez votre service des ressources humaines.
#2. Faire l'analyse de rentabilisation.
Exprimez clairement pourquoi l'équipe a besoin de cette nouvelle embauche, par exemple, quelles tâches ne sont pas ce que l'entreprise pourrait être si l'équipe n'est pas au complet. Résumez ce que cette nouvelle recrue peut faire pour aider votre entreprise à atteindre ses buts et ses objectifs. Fournissez des données quantitatives pour démontrer comment cette embauche affectera les résultats de l'entreprise et, en fin de compte, son succès.
#3. Obtenez l'avis de votre équipe.
Lors de l'examen de vos besoins en matière d'embauche, travaillez avec les gestionnaires et le personnel des RH. Obtenir l'adhésion de la clé parties prenantes à l'avance aide à augmenter la probabilité que votre demande d'emploi soit acceptée. Encore mieux si vous pouvez faire signer à d'autres managers la demande d'emploi.
Maintenant que vous savez ce que signifie une demande d'emploi et comment en rédiger une excellente. Vous êtes sur le point de faire votre embauche. Prendre le temps de remplir de manière réfléchie une demande d'emploi offre l'occasion d'évaluer et de justifier stratégiquement les nouvelles embauches. En fin de compte, préparez votre organisation au succès en identifiant les candidats idéaux pour votre entreprise.
FAQ
Qu'est-ce qu'un numéro de demande d'achat ?
Une demande d'achat est un document qu'un employé de votre organisation crée pour demander un achat de biens ou de services. Les demandes d'achat décrivent les détails requis avant de finaliser un achat, s'il est approuvé, tels que : Description et quantité du produit. Nom d'un vendeur. Prix.
Qui prépare la réquisition ?
Un chef de service remplira une demande d'achat pour indiquer quels matériaux sont nécessaires et en quelle quantité. Ils peuvent même suggérer au vendeur où les matériaux doivent être achetés. Il sera envoyé au service des achats, qui examinera ensuite la demande et l'approuvera, la modifiera ou la refusera.
Quelles sont les 5 parties du formulaire de demande ?
Les formulaires de demande incluent généralement le nom de la personne qui fait la demande, la date de la demande, les articles demandés, la date de livraison, le lieu de livraison et le service chargé de répondre à la demande.
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