L'utilisation d'un système de gestion de documents pour stocker des informations peut assurer le stockage précis des documents essentiels d'une entreprise pour une récupération et une inspection ultérieures. La gestion des documents est essentielle à la conformité, à la gestion des risques et à la planification de la gouvernance. Comprendre comment utiliser un système de gestion des documents peut aider à la préservation des documents critiques d'importance juridique, financière et historique pour l'archivage ou l'élimination conformément aux règles établies.
Dans cet article, nous allons passer en revue ce qu'est la gestion des enregistrements, pourquoi elle est nécessaire, ses avantages, le cycle de vie du système, quelques entreprises qui proposent des formations que vous pourriez trouver utiles et les distinctions entre la gestion des enregistrements et la gestion des données.
Qu'est-ce que la gestion des enregistrements ?
La gestion des documents fait référence au processus de contrôle du développement, de la maintenance, de la réception et de l'élimination des informations sous n'importe quel format. En d'autres termes, il s'agit de la gestion des informations précieuses d'une entreprise, de leur création à leur élimination.
Un enregistrement peut être toute information conservée comme preuve ou utilisée dans le cadre de transactions commerciales. Les rapports finaux, les documents budgétaires, les bilans d'entreprise, les communications faisant référence à une action, les cartes des missions sur le terrain, etc. sont des exemples d'enregistrements.
À quoi sert la gestion des documents ?
L'objectif principal de la gestion des enregistrements est de conserver des informations précieuses disponibles pour les besoins de l'entreprise et les audits de conformité. Il est impossible pour les grandes entreprises de suivre chaque élément d'information essentiel à l'aide d'un tableur de base. Pour garder les choses organisées et accessibles, elles nécessitent une stratégie et une tenue de dossiers adéquate.
Une politique de gestion des enregistrements vous permet de construire une taxonomie de vos enregistrements et d'assurer la conservation à tout moment qui vous convient. Vous pouvez organiser vos informations essentielles à l'aide d'outils logiciels tels que des logiciels de documentation informatique.
Pourquoi la gestion des documents est-elle nécessaire ?
Sans gestion des enregistrements, il est impossible de gérer le grand nombre d'enregistrements générés chaque jour. Pour mettre cela en contexte, nous avons créé environ 44 zettaoctets de données dans la sphère mondiale des données à partir de 2020, qui devrait quadrupler pour atteindre 175 zettaoctets d'ici 2025 (un zettaoctet équivaut à un milliard de téraoctets).
La gestion des documents est nécessaire pour contrôler l'expansion des documents et en extraire des informations significatives. Même si tout est géré électroniquement, l'ampleur même des coûts et de la productivité impliqués pourrait submerger n'importe quelle entreprise.
Outre des pertes commerciales importantes, une gestion inadéquate des enregistrements pourrait entraîner des pénalités de conformité coûteuses, une perte de productivité, des audits inutiles, une surcharge de données et d'autres conséquences.
La gestion des archives est la meilleure réponse pour répondre à toutes ces difficultés tout en restant conforme aux normes de protection des données.
Avantages de la gestion des documents
L'élaboration d'un bon programme de gestion des documents présente de nombreux avantages, notamment :
#1. Sécuriser les informations essentielles
L'utilisation d'un système de gestion compétent pour protéger les dossiers cruciaux peut réduire le risque de perdre des documents tout en préservant l'intégrité et la confidentialité du dossier. Il peut également générer une redondance des enregistrements en stockant les mêmes données dans deux emplacements ou plus, et il peut aider une entreprise à rouvrir plus rapidement après une tragédie ou une urgence. Parmi les méthodes permettant de créer une redondance d'enregistrements, citons :
- Faire des enregistrements et un inventaire du renseignement
- Étiqueter les documents critiques et indiquer la redondance
- Savoir qui a accès aux dossiers
#2. Dépenser moins d'argent
Un système de gestion des dossiers efficace peut aider une entreprise à économiser de l'argent sur l'espace de stockage, les matériaux d'équipement et les frais de personnel. Un système de gestion physique ou numérique peut aider une entreprise à économiser de l'argent. Au lieu de sauvegarder ou de conserver manuellement les papiers sans système, un système d'enregistrement approprié peut donner aux employés plus de temps pour s'attaquer à d'autres tâches.
#3. Accroître l'efficacité
Une organisation peut occasionnellement perdre des fichiers, et le temps passé par les employés à rechercher des enregistrements manquants ou égarés peut réduire la production et l'efficacité. Un système de gestion des dossiers bien structuré peut aider à éliminer ces obstacles et permettre aux entreprises d'accéder aux dossiers antérieurs au besoin. Un système peut également aider à former plus facilement de nouveaux employés, car l'organisation peut fournir des instructions simples sur l'accès à la documentation nécessaire.
#4. Contrôler l'expansion des enregistrements
Dans tous les secteurs, la quantité globale de fichiers électroniques et de documents d'entreprise augmente. La gestion des dossiers peut aider à maintenir l'expansion et l'espace de stockage de bureau requis pour conserver les papiers. Le contrôle des exigences et des calendriers de conservation peut y contribuer en facilitant le suivi, la récupération et la gestion des enregistrements.
#5. Faciliter une prise de décision efficace
Les managers et les cadres ont accès aux informations quand ils en ont besoin grâce à un système de gestion avec des fonctionnalités de catégorisation correctes et une capacité de récupération simple. Il peut également les aider à faire des sélections éclairées en utilisant la documentation pertinente précédente. Un gestionnaire ou un cadre supérieur, par exemple, peut analyser des documents antérieurs concernant un scénario comparable auquel ils sont actuellement confrontés pour les aider à porter un jugement éclairé sur le défi actuel.
#6. Promouvoir le professionnalisme
Une entreprise organisée favorise un environnement favorable parmi son personnel. Avec la simplicité d'un lieu de travail organisé et un accès facile aux fichiers, la mise en place d'un système efficace de gestion des dossiers peut améliorer le moral et les performances. Cela est possible parce que les employés savent où ils peuvent aller pour obtenir la documentation dont ils ont besoin avec certitude et confiance.
#7. Respecter la réglementation et la législation
Le stockage correct des enregistrements peut aider une entreprise à se conformer aux exigences gouvernementales ou à la législation. Un système de gestion des dossiers utile peut aider les dirigeants d'une entreprise à éviter les amendes financières en s'assurant qu'il n'y a pas d'erreurs dans la tenue des dossiers. En outre, l'organisation peut proposer des programmes de formation au personnel qui travaille avec des dossiers pour garantir qu'ils se conforment aux exigences et aux lois gouvernementales, y compris une formation mise à jour si le processus est mis à jour ou modifié de manière significative.
#8. Faire vivre le patrimoine d'une entreprise
Un système de gestion des dossiers aide à la préservation des décisions antérieures et de l'historique d'une institution. Les documents commerciaux sont des outils importants que les employés peuvent utiliser pour prendre des décisions futures. Si une entreprise réussit, les documents peuvent devenir des artefacts historiques pour le grand public.
Quels sont les différents types d'enregistrements ?
Les enregistrements peuvent être divisés en plusieurs catégories en fonction des fonctions qu'ils remplissent. Voici quelques exemples de types fréquents :
#1. Dossiers physiques
Ce sont des copies tangibles d'informations qui ont été conservées sur divers supports tels que des notes et des papiers. L'espace physique est occupé par ces enregistrements.
#2. Enregistrements de données électroniques
Un enregistrement électronique est un enregistrement qui est créé et conservé électroniquement. Ils peuvent être conservés numériquement et occupent peu d'espace physique.
#3. Registres commerciaux
Ce sont des documents utiles à la gestion d'une entreprise. Les enregistrements d'entreprise incluent les accords, les contrats, les enregistrements de paie, etc.
#4. Dossiers de l'industrie
Ce sont des documents relatifs au fonctionnement d'une industrie spécifique. Par exemple, les dossiers de l'industrie médicale contiennent de la documentation et des documents de recherche sur l'entreprise dans son ensemble.
#5. Dossiers juridiques
Ce sont des registres légalement obligatoires qui doivent être conservés. Les enregistrements de conservation légale sont des règles relatives aux réglementations de conformité.
Qu'est-ce que le cycle de vie des enregistrements ?
Tous les documents traversent une vie, de la création à la destruction. Connaître ces étapes vous permet de conserver et de gérer de manière appropriée vos données. Chaque étape est importante dans le cycle de vie et les objectifs de chaque étape doivent être atteints pour que le cycle de vie se poursuive.
Quelles sont les cinq étapes du cycle de vie d'un enregistrement ?
Voici les cinq étapes :
- Créer/Recevoir : Il s'agit de savoir si un enregistrement est créé en interne ou reçu d'une source externe. L'enregistrement peut être dans n'importe quel format, tel que des documents papier, des formulaires numériques, des e-mails, des rapports, etc.
- Utiliser/Modifier : Les rapports souvent utilisés sont enregistrés en interne pour une récupération rapide. D'autres rapports sont stockés hors site et utilisés au besoin.
- Entretenir/Protéger : Cette étape précise la durée pendant laquelle un enregistrement doit être conservé et sauvegardé. Vous devez vous assurer qu'il respecte les règles de conservation des données.
- Éliminer/détruire : Lorsqu'un enregistrement a atteint son objectif, il a deux choix : éliminer ou archiver. Lorsque vous êtes certain que vous n'avez plus besoin d'un enregistrement, effacez-le en toute sécurité.
Suite à l'élimination des enregistrements non essentiels, vous devez identifier et archiver les enregistrements ayant une valeur de conservation à long terme.
Quels sont les composants de la gestion des documents ?
Bien que la gestion des documents comporte de nombreuses composantes, il existe quatre facteurs essentiels qui constituent le noyau d'un programme de gestion des documents. Les principaux composants sont les suivants :
- Les politiques et les procédures: Un programme de gestion des documents commence par identifier les paramètres du programme. Des politiques sont nécessaires pour définir les niveaux de pouvoir et les responsabilités à différentes phases. Il devrait également y avoir des instructions détaillées sur la façon de mettre en œuvre les politiques.
- Calendrier de conservation : Certains documents ont des périodes de conservation prolongées, tandis que d'autres ont des périodes limitées. Ce calendrier spécifie la durée la plus courte pendant laquelle un enregistrement doit être conservé dans une organisation.
- Système de classement des dossiers : Une stratégie de classement et de stockage des dossiers doit être en place. Selon la manière dont ils sont stockés (numériques ou physiques), les enregistrements peuvent être classés. Cela souligne également l'importance d'un enregistrement.
- Formation et audit : La tenue de registres n'est pas le travail d'un seul homme. Pour effectuer la mission, vous aurez besoin d'une équipe de personnes qualifiées. Pour vous assurer de leur efficacité, vous devez les former régulièrement et effectuer des audits réguliers.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des dossiers électroniques (ERM) ?
La gestion des dossiers et des documents conservés électroniquement est appelée gestion électronique des dossiers (ERM). Il garantit qu'une organisation a accès aux enregistrements appropriés lorsqu'ils sont nécessaires. Lorsque les dossiers sont sauvegardés électroniquement, l'efficacité est accrue grâce à l'automatisation. Le logiciel ERM peut vous aider à automatiser le processus, à supprimer les doublons et à faciliter la maintenance.
Quels avantages les systèmes de gestion des documents électroniques offrent-ils ?
Voici quelques-uns des avantages les plus remarquables des systèmes ERM :
- ERM vous permet d'identifier, de classer, de stocker et de récupérer automatiquement des enregistrements avec un minimum d'effort. Vous pouvez également capturer automatiquement les métadonnées du document et automatiser l'ensemble du processus.
- Vous pouvez accéder aux informations correctes au bon moment en utilisant des enregistrements électroniques. Lorsque tout est enregistré électroniquement, le temps passé à rechercher des enregistrements physiques est supprimé.
- Lorsque les enregistrements sont conservés électroniquement, il est simple de se référer aux données précédentes. Vous pouvez rapidement comprendre les décisions précédentes et baser les futures sur celles-ci.
- Lors de l'adoption de systèmes ERM, vous pouvez rapidement atteindre la conformité. Grâce au stockage et à l'élimination automatisés des enregistrements, vous pouvez facilement démontrer la conformité tout en poursuivant vos opérations commerciales.
Formation en gestion des dossiers
De nombreux collèges et universités proposent des diplômes en gestion des documents et de l'information ou en études d'archives pour enseigner aux étudiants l'histoire, les philosophies, les méthodes, l'organisation et les meilleures pratiques qui s'appliquent à diverses entreprises. D'autres organisations professionnelles ou programmes de certification liés à la nature vaste et complexe de la gestion des documents comprennent :
- Institut des gestionnaires de documents certifiés (ICRM): Après avoir passé six tests, ceux qui ont une combinaison d'expérience professionnelle et de formation continue peuvent acquérir une certification avancée de l'ICRM.
- Administration nationale des archives et des documents (NARA) : NARA propose un programme de formation de six semaines pour les employés du gouvernement fédéral qui se traduit par un certificat de gestion des documents fédéraux.
- Association américaine de gestion des documents (ARMA): Les membres d'ARMA International peuvent acquérir un titre de professionnel de la gouvernance de l'information (IGP), qui se concentre sur les approches stratégiques de haut niveau. Il est valable trois ans et s'applique à de nombreux postes de niveau directeur ou supérieur.
Gestion des enregistrements vs gestion des documents
Il existe une distinction entre la gestion des enregistrements et la gestion des documents, cependant, certaines personnes utilisent les expressions de manière interchangeable. La gestion des documents est un aspect important de la gestion des documents. Il comprend les tâches de bureau standard et le stockage de fichiers, tels que la capture, le stockage, la modification ou le partage de fichiers. Lorsqu'il aide à la surveillance de la gestion des documents pour une société, les responsabilités d'un spécialiste de la gestion des documents comprennent :
- Organiser les documents présents et futurs
- Augmentation de l'efficacité du flux de travail
- Fournir des algorithmes de recherche efficaces pour la récupération de fichiers
- Réduire la quantité de papiers mal classés et égarés
- Réduire le stockage physique des documents
Les enregistrements ne sont pas toujours des documents, et la gestion des enregistrements nécessite souvent un travail plus rigoureux et un responsable dédié pour diriger un département, concevoir et maintenir des systèmes, superviser les membres de l'équipe et rendre compte de la sécurité et de la sûreté d'un système. Les tâches d'un gestionnaire de documents sont centrées sur la sauvegarde sécurisée des documents et peuvent inclure :
- Établir des standards et des normes pour les dossiers et l'équipe en charge de leur stockage
- Déterminer qui a accès à quels documents et quand
- Créer des délais pour le transfert des documents vers les archives
- Autorisation de la direction à utiliser les enregistrements
- Intégrer la gestion des documents dans les systèmes d'entreprise et les plates-formes logicielles
Foire aux Questions
Quels sont les exemples d'enregistrements ?
Chaque entreprise établit des politiques de gestion des documents. Les enregistrements sont protégés par des règles établies par chaque entreprise. Protégé contre les concurrents, les agences gouvernementales et toute autre personne n'ayant aucun intérêt à avoir accès à des documents confidentiels. Cette clarification est connue sous le nom de "confidentiel commercial" dans le secteur du commerce électronique.
Quelle est la différence entre un formulaire et un enregistrement ?
Un formulaire est un document qui demande des informations spécifiques et comprend des options de réponse ou des zones vides qui peuvent être remplies. Les formulaires n'ont pas besoin d'être soigneusement appliqués. Un formulaire rempli, en revanche, est considéré comme un enregistrement et doit être conservé à l'abri de toute altération.
Quand un document devient-il un enregistrement ?
Un enregistrement est un document qu'une organisation crée ou reçoit en conjonction avec des transactions commerciales. Il peut également être utilisé pour satisfaire aux exigences légales. Le support ou le type de document n'a aucune incidence sur sa classification. Il peut être sur papier ou numérique.
D'où viennent les obligations de gestion des documents ?
Les obligations de gestion des documents sont fréquemment imposées par les normes et pratiques gouvernementales ou industrielles qui reflètent la sécurité publique, la souveraineté des données ou d'autres questions. Par conséquent, la gestion des enregistrements est un élément essentiel de votre plan de gouvernance de l'information. La surveillance de l'authenticité et de la disponibilité des enregistrements à l'intérieur de l'infrastructure informatique peut contribuer à la sécurité de votre entreprise.
En termes commerciaux, qu'implique la gestion des documents ?
La gestion des enregistrements englobe tous les événements qui se produisent entre le moment où les données sont disponibles dans le système et le moment où elles sont détruites. Essentiellement, le système de gestion des documents suit le cycle de vie des données. La reproduction de documents écrits, de formulaires, de dossiers de classement, de microfilms, de conservation et de services connexes est également incluse.
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Bibliographie
