Vous avez besoin d'un produit ou d'un service spécifique pour gérer votre petite entreprise. Vous contactez donc vos fournisseurs et leur expliquez vos besoins. Ils le fournissent. Vous devez les payer pour cela. C'est la fin de l'histoire. Cela ne semble-t-il pas trop simple ? Oui c'est le cas. Oui, le processus d'obtention de biens peut être plus compliqué que décrit ci-dessus. Cependant, obtenir des services auprès de fournisseurs de confiance de manière fluide et rapide ne doit pas être trop beau pour être vrai. C'est possible, et l'utilisation de bons de commande peut aider. Dans cet article, nous verrons les différents types et exemples de bons de commande, le flux de processus et le bon format pour un bon de commande.
Qu'est-ce qu'un bon de commande ?
Un bon de commande, également appelé bon de commande, est un document juridique qu'un acheteur envoie à un fournisseur ou à un vendeur pour autoriser un achat. Les bons de commande précisent ce que l'acheteur souhaite acheter et la quantité qu'il souhaite recevoir. Ces accords facilitent la documentation des transactions de l'acheteur et du vendeur.
Les bons de commande profitent à la fois à l'acheteur et au vendeur. Les petites entreprises peuvent décider de quels produits et services elles ont besoin de leurs fournisseurs et quand elles en ont besoin en émettant des bons de commande.
Cela maintient les activités de la petite entreprise réussies et coordonnées. Cela aide également le vendeur à s'assurer que les biens et services nécessaires sont disponibles avant de s'engager à les exécuter, ce qui permet à l'acheteur de se préparer en conséquence.
Les bons de commande aideront également l'acheteur et le vendeur à tenir des registres corrects et complets pour l'audit et les états financiers.
Comment fonctionne un bon de commande ?
Maintenant que nous avons décrit ce qu'est un bon de commande, voyons comment en créer un.
#1. L'acheteur s'engage à acheter des marchandises au vendeur.
Avant de passer une commande, l'acheteur doit être en mesure de reconnaître un besoin auquel le produit ou le service du vendeur répondra. Au cours de ce processus, l'acheteur doit déterminer quel produit ou service est requis, combien est requis (si possible) et quand il est requis (encore une fois, si possible).
Par exemple, si vous devez commander de nouvelles boîtes pour expédier vos commandes de produits aux clients, déterminez combien vous en aurez besoin et quand vous en aurez besoin.
Si vous vous attendez à une ruée vers les fêtes, vous pouvez regarder la commande de boîtes de l'année dernière et la multiplier par votre croissance prévue cette saison des fêtes pour commander le nombre approprié.
#2. L'acheteur crée un bon de commande et le soumet au vendeur pour approbation.
Avec les détails ci-dessus, l'acheteur doit rédiger un bon de commande et le soumettre à son vendeur pour approbation. Lorsque vous soumettez un bon de commande à un fournisseur, précisez quand vous avez besoin d'une approbation pour maintenir le processus sur la bonne voie.
Idéalement, la réponse devrait arriver suffisamment à l'avance pour que l'acheteur obtienne le produit ou le service à temps. Sinon, cela devrait laisser suffisamment de temps à l'acheteur pour s'approvisionner auprès d'un autre vendeur si nécessaire.
En continuant avec l'exemple précédent, une fois que vous avez trouvé un fournisseur qui peut fournir vos boîtes, que vous savez combien de boîtes vous aurez besoin et quand vous en aurez besoin, vous pouvez utiliser ces informations pour rédiger votre bon de commande. Envoyez-le à votre représentant commercial ou à votre point de contact.
#3. Le vendeur vérifie le bon de commande et confirme s'il peut ou non satisfaire la demande.
Si le vendeur reçoit le bon de commande, il est de sa responsabilité d'examiner la demande et de vérifier l'inventaire ou la disponibilité. Il s'agit de confirmer s'il peut être atteint avant la date limite de l'acheteur.
Dans le cas de l'envoi d'un colis, le vendeur a vérifié votre commande et déterminé qu'il est en mesure de satisfaire votre demande après avoir vérifié son inventaire et sa capacité d'expédition.
#4. Acceptation du bon de commande.
Si le vendeur peut satisfaire la demande de l'acheteur, il acceptera le bon de commande, le rendant juridiquement contraignant pour toutes les parties.
Étant donné que la société de boîtes peut satisfaire votre demande, elle vous a envoyé une copie autorisée du bon de commande pour confirmation.
#5. Livraison de produits ou de services.
Une fois le bon de commande approuvé, le vendeur est responsable de la livraison du produit ou du service convenu. Ils peuvent également produire et soumettre une facture à l'acheteur pour le montant spécifié sur le bon de commande lors de cette étape. La facture doit résumer les produits livrés, la quantité appropriée et le montant dû.
Par exemple, après avoir approuvé l'expédition des boîtes, vous devriez obtenir la commande complétée ainsi qu'une facture pour la somme due. Ce fournisseur accepte les conditions nettes de 30 heures et s'attend à un paiement dans les 30 jours suivant l'émission de la facture.
#6. La facture est payée
Lors de ce dernier point, l'acheteur est tenu de payer la facture selon les conditions de paiement du vendeur.
C'est maintenant à vous, le client, de payer la facture selon les conditions de paiement convenues.
Quel est le bon format de bon de commande ?
Êtes-vous prêt à créer votre propre bon de commande ? Ce sont les détails que vous devez fournir.
- En-tête — Fournissez des informations sur votre entreprise, telles que le nom de l'entreprise, l'adresse professionnelle, la date du bon de commande et le numéro de commande.
- Détails du fournisseur — Indiquez qui doit recevoir le bon de commande. C'est ici que vous mentionnez le nom de la société du vendeur, votre propre nom de contact et l'adresse de la société du vendeur.
- Envoyez à cette adresse — Indiquez où la commande doit être livrée, le processus d'expédition, les conditions d'expédition et la date de livraison prévue.
- Détails de la commande — Incluez un élément de ligne pour chaque produit dans la commande qui comprend le code produit ou le numéro SKU, le nom ou la description de l'article, la quantité d'unités commandées, le prix unitaire et la date de livraison.
- Résumer — Terminez le bon de commande en incluant un sous-total, les remises nécessaires, les frais, les frais d'expédition et le total.
Voici un exemple de format de bon de commande qui inclut tous les points énumérés ci-dessus :
Types de bon de commande
Il est essentiel de comprendre que vous ne créez pas tous les bons de commande égaux et que leur format peut également différer. Vous pensez peut-être à ce stade : « Si vous avez vu un bon de commande, vous les avez tous vus », mais ce n'est tout simplement pas vrai. Il existe quatre types de bons de commande, qui diffèrent par leur format et la quantité d'informations qu'ils contiennent
#1. Bons de commande standard
Les bons de commande standard sont les plus courants et les plus connus. Dans ce cas, l'acheteur comprend les détails de l'achat et peut identifier l'article ou le service acheté, la quantité, le calendrier de livraison et les conditions de paiement.
Une entreprise qui manque de cartouches d'imprimante, par exemple, peut passer un bon de commande standard car elle sait exactement de combien elle a besoin et quand elle en a besoin. Ceci est un exemple de bon de commande.
Selon les besoins, des bons de commande standard peuvent être créés pour une variété de fonctions différentes. Par exemple, le modèle ci-dessus pourrait être modifié pour inclure :
- Prestations à fournir
- Sous-traitance
- Vente en consignation
#2. Bons de commande planifiés
Un client qui passe une commande d'achat planifiée prévoit les besoins potentiels de son entreprise pour l'article en question en faisant un bon de commande à l'avance. Des détails tels que l'objet, le poids et les conditions de paiement sont visibles dans ce cas, mais la quantité est basée sur une estimation éclairée et la date de livraison est provisoire.
Si la même entreprise qui manque de cartouches d'imprimante passe une commande d'achat planifiée, l'acheteur responsable estimera le nombre de cartouches d'imprimante dont il a besoin pour un calendrier de livraison plus flexible. Voici un exemple de bon de commande prévisionnel.
#3. Bons de commande généraux
Les acheteurs utilisent un bon de commande global pour passer plusieurs commandes à la fois afin de négocier des prix réduits.
Par exemple, si la même entreprise peut obtenir un meilleur prix en décidant de passer plusieurs commandes de cartouches d'imprimante et de papier auprès d'un seul fournisseur, elle pourrait envisager d'utiliser un bon de commande global pour obtenir ces produits. Voici un exemple de bon de commande dans ce cas.
#4. Bons de commande contractuels
La variante la plus formelle est un bon de commande contractuel. Jusqu'à l'émission d'un bon de commande faisant référence au contrat, l'acheteur et le vendeur signent un contrat précisant les conditions de l'achat. Cette forme de bon de commande offre les garanties les plus légales pour toutes les parties concernées.
Dans le cas des fournitures pour imprimantes, si une entreprise signe un contrat avec son fournisseur détaillant les produits, la quantité, le prix et calendrier de livraison des articles promis, puis donne suite à un bon de commande régulier, ces entreprises sont sous contrat de bon de commande. Il s'agit d'un exemple de bon de commande contractuel.
La mise en place d'un processus de commande d'achat accélérera le processus d'approvisionnement et profitera à la fois aux acheteurs et aux vendeurs.
Lire aussi: 11+ MEILLEUR SYSTÈME DE BON DE COMMANDE POUR LES PETITES ENTREPRISES 2023
Processus de bon de commande
Le processus de commande couvre tout, de sa rédaction à sa livraison. Le processus de commande d'achat est divisé en les étapes suivantes.
#1. Imagination
Vous émettez le bon de commande après avoir soumis la demande d'achat, généralement par l'équipe d'approvisionnement ou un administrateur de projet.
#2. Acceptation
Si toutes les parties concernées s'accordent sur les marchandises, la quantité, le prix et les conditions de livraison, le contrat est signé par le vendeur acceptant les conditions.
#3. Expéditeur
lors de l'expédition, vous envoyez le bon de commande au fournisseur via le canal préféré. De plus, vous pouvez le faire en personne, sur papier, par télécopieur ou par courriel, etc.
#4. Frais de port et de manutention
Les produits spécifiés dans le bon de commande sont livrés par le fournisseur. Lorsque l'état des produits est satisfaisant, comme l'absence de défauts ou d'objets manquants, ils sont inspectés et acceptés. Sur le chantier, cela est généralement accompli par un administrateur ou un responsable des achats.
#5. Finition
Si la commande est complète, une facture d'acceptation est soumise au financement pour le traitement du paiement. Le bon de commande est fermé jusqu'à réception du paiement.
Étapes du processus de commande d'achat
Les étapes du processus de commande d'achat sont les suivantes :
- Créer un bon de commande
- Approuver un bon de commande
- Envoyez un bon de commande au fournisseur.
- Le bon de commande a été reçu
- Réception de biens ou de services
- Facturation
- Correspondance dans trois directions
- Autorisation de paiement et planification
- Clôture du bon de commande
À quoi sert un bon de commande ?
Votre entreprise émet des bons de commande aux vendeurs (le fournisseur). Les acheteurs les utilisent pour spécifier les besoins et les prix et documenter légalement les biens/services commandés.
Qui passe les commandes d'achat ?
L'acheteur commande. Après approbation, l'acheteur ou le demandeur d'achat créera un bon de commande. Pour une exécution précise, le client transmet le bon de commande au vendeur.
Comment fonctionne le bon de commande ?
Avant d'acheter des biens ou des services, le processus de bon de commande confirme et spécifie l'exigence. Traiter les paiements et les résultats des audits.
Qui signe les bons de commande ?
Un bon de commande est contraignant lorsque les deux parties le signent. Avant d'envoyer le bon de commande au fournisseur, assurez-vous que votre représentant corporatif l'a signé.
Conclusion
Dites adieu à l'écriture manuscrite illisible, aux bons de commande égarés et aux heures et aux heures de saisie de données. un bon de commande basé sur le cloud convertit des lots de documents en formats numériques facilement traçables qui sont stockés en toute sécurité sur le cloud.
Bien que la mise en œuvre d'une solution d'approvisionnement puisse sembler être une solution rapide à tous vos problèmes liés aux bons de commande, le processus est en réalité très complexe. Par conséquent, il est important de mettre en place certaines pratiques exemplaires en matière de commande d'achat. Cela permet de s'assurer que l'outil d'approvisionnement fonctionne comme il se doit.
La bonne pratique d'approvisionnement permettra de réparer votre processus de commande d'achat défectueux, d'améliorer les performances et d'augmenter le retour sur investissement. Bien que la théorie de ce qu'est un bon de commande puisse sembler compliquée, l'examen de certaines des meilleures pratiques les plus populaires l'éclaircira une fois pour toutes.
FAQ sur les bons de commande
Comment faire un bon de commande ?
Voici les étapes les plus courantes du processus de commande :
- Créez un bon de commande.
- Envoyer plusieurs demandes de devis (RFQ)
- Analysez et sélectionnez un fournisseur.
- Négocier le contrat et envoyer le bon de commande.
- Recevoir des biens / services.
- Recevoir et vérifier la facture (3-Way Matching)
- Autorisez la facture et payez le fournisseur.
- Tenue de registres.
Pourquoi avez-vous besoin d'un bon de commande?
Les bons de commande sont des documents délivrés par un acheteur (votre organisation) à un vendeur (le fournisseur). Ils sont un outil important pour Les acheteurs parce qu'ils formalisent les exigences et les prix, et servent de documentation juridiquement contraignante des biens/services qui ont été commandés
Qu'est-ce qu'un bon de commande par rapport à une facture ?
La principale différence est que un bon de commande est envoyé par les acheteurs aux fournisseurs avec l'intention de suivre et de contrôler le processus d'achat. D'autre part, une facture est une demande de paiement officielle envoyée par les vendeurs aux acheteurs une fois leur commande exécutée.
Un bon de commande est-il un paiement ?
Un bon de commande (PO) est un document juridiquement contraignant créé par un acheteur et présenté à un vendeur. … Étant donné que la commande est exécutée avant que l'acheteur ne reçoive sa facture, un bon de commande donne au vendeur une assurance contre les non-Paiement
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