Les PME ont généralement des ressources limitées et une grande quantité de travail à accomplir. La gestion manuelle du processus de commande impose une pression supplémentaire aux membres de l'équipe et détourne leur attention de leurs responsabilités principales. Avec un système de bons de commande pour petite entreprise, vous pouvez automatiser l'ensemble du processus, améliorer l'efficacité et réduire les risques d'erreurs causées par la saisie manuelle. Bien que choisir le bon système de bons de commande pour une petite entreprise puisse sembler une tâche ardue, tout se résume à ce dont votre entreprise a besoin.
Qu'est-ce qu'un système de bons de commande ?
Le logiciel de bon de commande (également connu sous le nom de logiciel de bon de commande) aide à la création de documents financiers émis aux fournisseurs lors de l'achat de fournitures ou de services. Les bons de commande incluent généralement le type de produit, la quantité et les informations de prix, ainsi que d'autres informations pertinentes.
De plus, le logiciel de gestion des bons de commande est un élément essentiel de tout processus de comptes fournisseurs. Les systèmes de bons de commande peuvent aider à automatiser la création de bons de commande, ce qui permet de gagner du temps lorsque les niveaux de stock sont bas en alertant votre équipe avant qu'une pénurie ne se produise. Par conséquent, le logiciel de bon de commande fonctionne en tandem avec le logiciel de gestion des stocks.
Les workflows d'achat étaient autrefois très manuels, en particulier lorsqu'il s'agissait de collecter des signatures pour approbation. Le logiciel PO peut également aider à accélérer les processus d'approbation et de demande. Lorsqu'un membre de votre entreprise souhaite effectuer un achat, il doit d'abord passer par le processus d'approbation :
- Une demande d'achat est soumise par un employé au workflow d'approbation approprié.
- La demande est acheminée vers le haut de la chaîne vers le personnel de gestion approprié.
- La direction évalue les besoins et les allocations budgétaires actuelles.
- La demande est soit approuvée, soit refusée par le décideur.
Meilleurs systèmes de commande d'achat pour les petites entreprises
Quel est le meilleur système de bons de commande pour les petites entreprises ? Nous avons mené des recherches pour identifier quelques options toujours abordables, simples à utiliser et simples à configurer. Ils comprennent;
#dix. Coupe
Coupa est un programme complet de gestion des dépenses qui comprend les bons de commande et les demandes d'achat. Le logiciel peut être aussi simple qu'un outil de création de bons de commande ou aussi complexe que la gestion de tout ce qui concerne votre processus d'achat.
En fonction de vos besoins, vous pouvez acheter Procure pour l'e-procurement, Invoice pour l'automatisation AP, Expense pour le suivi des frais de déplacement/employés ou Pay for B2B. Coupa est l'une des options logicielles de commande d'achat les plus polyvalentes disponibles, car elle peut être entièrement intégrée pour fonctionner comme une plate-forme complète de gestion des dépenses.
#2. QuickBooks Professionnel
La création d'un bon de commande dans le flux de travail des comptes fournisseurs de QuickBooks Pro est simple. QuickBooks est depuis longtemps reconnu comme l'une des principales solutions de comptabilité pour petites entreprises, offrant un grand livre général avec comptes créditeurs et débiteurs. La possibilité de créer un bon de commande fait partie du processus des comptes fournisseurs.
Quickbooks peut vous aider à suivre ce que vous commandez et recevez, à planifier vos dépenses et à gérer votre argent judicieusement. QuickBooks sera un excellent choix pour les petites entreprises à la recherche d'un système de bons de commande avec des capacités comptables complètes en raison de la combinaison de ces facteurs et d'une piste d'audit solide.
#3. Sauge intacte
Les entreprises en pleine croissance qui souhaitent passer à une solution de comptabilité de taille moyenne avec une fonctionnalité d'achat puissante devraient envisager Sage Intacct. À l'aide de tableaux de bord et d'outils de reporting, le module d'achat automatise les transactions d'achat, permettant à votre personnel de suivre en temps réel les acquisitions de marchandises et de services.
Sage Intacct vous permet de mettre en œuvre les meilleures pratiques d'achat et de créer des modèles personnalisés pour les réquisitions, les demandes de devis, les bons de commande et les ajustements. Il vous permet également de suivre les prix de vos fournisseurs dans une base de données. Lorsque vous payez un prix sur un bon de commande, vos coûts fournisseur sont automatiquement mis à jour pour les futurs bons de commande.
#4. Xéro
Xero est un logiciel de comptabilité en ligne pour les petites entreprises et les startups. Cette plate-forme basée sur le cloud est connue pour sa facilité d'utilisation et est accessible à tout moment et depuis n'importe quel endroit. Votre trésorerie peut même être visualisée en temps réel ! Avec Xero, vous pouvez payer des factures, réclamer des dépenses et sécuriser les connexions bancaires.
#5. Carte des dépenses
Le projet Free-Procurement de SpendMap est un véritable système de bon de commande gratuit pour les petites entreprises. Il n'offre pas de fonctionnalités limitées ni d'essai gratuit de sa version payante. La solution Free-Procurement Project de SpendMap permet à votre entreprise d'automatiser le processus de commande d'achat avec un nombre illimité de bons de commande.
#6. Inventaire Zoho
Zoho Inventory est une application gratuite de la suite Zoho. Le générateur de bons de commande, qui est inclus dans Zoho Inventory, peut générer des bons de commande simples avec des champs modifiables. Vous pouvez entrer votre adresse de facturation, l'adresse de votre fournisseur, un numéro de bon de commande et même des descriptions des articles achetés.
Bien que Zoho Inventory soit gratuit, il s'agit d'une solution de gestion des stocks et peut ne pas être le meilleur choix pour tous vos processus d'achat. Il servira principalement d'outil simple pour créer rapidement un bon de commande, mais il ne fournira pas le niveau d'automatisation, de collaboration ou de personnalisation qu'une version payante offrirait. Avec la version gratuite, vous êtes également limité à 20 commandes par mois.
#sept. Lieu de travail primordial
Les bons de commande peuvent être facilement créés et gérés avec Paramount WorkPlace, une solution de gestion des achats. Il donne aux employés et à la direction les outils dont ils ont besoin pour simplifier le processus d'approbation des bons de commande et gérer leurs dépenses plus efficacement.
Son interface utilisateur moderne est simple à mettre en œuvre et peut être utilisée par des employés de tous niveaux de compétence dans l'ensemble de l'organisation. Les utilisateurs peuvent automatiquement acheminer les demandes de réquisition approuvées pour la création de bons de commande, et des journaux d'audit détaillés sont générés.
Pour une meilleure expérience utilisateur, Paramount Workplace prend également en charge une intégration transparente en temps réel avec des applications ERP telles que Microsoft Dynamics, Acumatica, Blackbaud, Sage-ERP, Sage Intacct et Netsuite, entre autres.
#8. KissFlow
KissFlow est une solution de demande d'achat fantastique. L'une des raisons en est sa puissante fonction de traitement des bons de commande. Le logiciel offre aux utilisateurs une solution sans papier qui permet l'exécution et la gestion efficaces de toute la documentation des bons de commande sans avoir besoin d'impressions inutiles.
Les utilisateurs peuvent utiliser des flux de travail personnalisables basés sur des règles pour s'assurer que les bons de commande qu'ils créent respectent les politiques établies. Cela garantit qu'il n'y a pas d'erreurs dans leur création. Il offre également une approche hautement adaptable à l'inscription des fournisseurs non enregistrés.
La direction a également accès à des informations exploitables en temps réel qui peuvent être utilisées pour réduire les dépenses inutiles et économiser de l'argent sur les achats.
#9. Contrôle des achats
Le contrôle des achats de Planergy offre à ses clients un système simple de traitement des bons de commande, idéal pour les petites entreprises. Il fournit un système de gestion des bons de commande basé sur le cloud compétent qui convient le mieux aux petites entreprises.
Les utilisateurs peuvent utiliser le logiciel pour créer et gérer les bons de commande et les demandes, ainsi que pour gérer les dépenses, traiter les factures et rationaliser l'ensemble du processus de commande. Il dispose d'une métrique de reporting solide qui vise à donner aux managers les informations dont ils ont besoin pour améliorer les performances.
#dix. O10b Technologies inc.
O2b Technologies propose un logiciel de gestion des achats qui rationalise considérablement le processus de commande. Il rationalise et automatise considérablement la création, la gestion et le suivi des bons de commande et des demandes d'achat, rendant le processus moins chaotique.
Il se concentre sur la création de bons de commande agiles que les utilisateurs peuvent exécuter en quelques clics. En plus du traitement des bons de commande, le logiciel permet une intégration transparente avec d'autres applications utiles. Ces intégrations rendent la gestion des relations avec les fournisseurs, la comptabilité, la gestion des relations avec les clients et la gestion des stocks plus efficaces.
En outre, le logiciel prend en charge les workflows d'autorisation de bons de commande à un et plusieurs niveaux, ainsi qu'un mécanisme de piste d'audit complet pour suivre tous les bons de commande approuvés et rejetés.
#11. Indicateur
Bellwether est largement considéré comme l'une des meilleures solutions d'approvisionnement en ligne du secteur. L'une des raisons pour lesquelles il a reçu tant d'éloges est ses capacités exceptionnelles de traitement des bons de commande. L'outil est idéal pour les entreprises qui doivent créer 50 à 1000 XNUMX documents par mois.
Il propose deux plans distincts qui s'adressent séparément aux petites et grandes ou moyennes entreprises. Il se concentre sur la réduction du temps de paperasserie en numérisant le processus de commande du début à la fin.
Les utilisateurs peuvent personnaliser leurs flux de travail et suivre sans difficulté les approbations et les rejets des bons de commande. De plus, le logiciel est entièrement basé sur le Web.
#12. VentesAttacher
Intuit QuickBooks est l'un des logiciels de comptabilité les plus populaires au monde. Cependant, peu de gens connaissent ses remarquables capacités d'intégration avec d'autres outils de traitement des bons de commande. SalesAttach est un logiciel qui s'intègre au système comptable QuickBooks pour réduire les erreurs de saisie de données dans les dossiers financiers.
L'application garde une trace de tout ce qui concerne vos bons de commande, y compris les informations sur les fournisseurs, les coûts des commandes et le nombre de commandes passées. Le logiciel est également extrêmement utile pour la gestion des stocks.
Les données de SalesAttach peuvent être utilisées pour comparer différentes informations sur les fournisseurs et obtenir la meilleure offre pour votre argent.
Une petite entreprise devrait-elle utiliser les bons de commande ?
Les bons de commande sont un élément essentiel de toute entreprise. Ils vous permettent de conclure des contrats juridiquement contraignants avec des fournisseurs via des documents juridiques. Cela vous permet d'assurer l'exactitude de vos systèmes de commande tout en respectant les délais et le budget de vos processus commerciaux.
QuickBooks propose-t-il un système de bons de commande ?
Les bons de commande pour les achats récurrents peuvent être facilement programmés dans QuickBooks. Une fois la commande terminée, QuickBooks copie automatiquement les articles, les quantités et les tarifs de votre bon de commande et le transforme en facture.
Comment créer un système Po ?
Postulez en ligne : trouvez, réservez et payez une boîte dans un bureau de poste près de chez vous. Récupérez vos clés en personne : Apportez votre dossier complété et 2 pièces d'identité au bureau de Poste (où se trouve votre boîte) pour récupérer vos clés. Recevez votre courrier à votre convenance : des horaires flexibles vous permettent de vérifier votre boîte postale selon votre horaire.
Combien coûte un système Po ?
Selon des études menées par diverses organisations, le coût moyen de traitement des bons de commande varie entre 50 $ et 1000 XNUMX $. Jetons un coup d'œil à certaines des mesures.
Comment gérer les bons de commande dans Excel ?
Si vous préférez travailler avec une feuille de calcul, vous pouvez créer un bon de commande dans Microsoft Excel en utilisant la même méthode. Ouvrez un nouveau document Excel, puis cliquez sur l'icône dans le coin supérieur gauche de l'écran. Sélectionnez « nouveau » et « Bons de commande » dans les menus déroulants.
Combien coûte une boîte postale par mois
Trouver une boîte postale près de chez vous
Selon votre emplacement, vous pouvez obtenir une nouvelle boîte postale dans un bureau de poste pour aussi peu que 4.33 $ par mois. Utilisez votre compte USPS.com existant ou nouveau pour réserver une boîte.
Avantages de l'utilisation d'un système de bons de commande pour une petite entreprise
Dépendance réduite à l'intervention manuelle
En numérisant et en automatisant le processus de commande d'achat, vous pouvez éliminer l'intervention manuelle de votre équipe, gagner du temps et réduire les erreurs causées par la saisie manuelle des données.
Coûts opérationnels économisés
Vous pouvez accélérer l'ensemble du processus et économiser jusqu'à 45 à 65 % sur les coûts opérationnels de votre entreprise en utilisant des systèmes de bons de commande basés sur le cloud.
Transparence
En visualisant le statut de tous les bons de commande ouverts, vous pouvez garantir une transparence totale tout au long du processus de commande et vous assurer que tout est sur la bonne voie.
Conclusion
Une entreprise ne peut espérer prospérer si son système d'approvisionnement est inefficace et constamment en désordre. C'est pourquoi un système de commande d'achat compétent pour les petites entreprises qui automatise l'ensemble du processus dans toute l'organisation est essentiel.
Un bon bon de commande le logiciel de gestion contribuera à la création sans erreur des bons de commande, au suivi efficace des achats, à l'amélioration des relations avec les fournisseurs et à l'exécution des commandes dans les délais.
En ce qui concerne notre recommandation, si vous recherchez un système d'automatisation des commandes d'achat convivial et à faible activité pour les petites entreprises, ne cherchez pas plus loin que Paramount WorkPlace.
Foire aux Questions
Les bons de commande sont-ils nécessaires pour les petites entreprises?
Les bons de commande sont un élément essentiel de toute entreprise. Ils vous permettent de conclure des contrats juridiquement contraignants avec des fournisseurs via des documents juridiques. Cela vous permet d'assurer l'exactitude de vos systèmes de commande tout en respectant les délais et le budget de vos processus commerciaux.
Qu'est-ce qu'un bon système de bons de commande ?
Precoro est le meilleur logiciel de commande d'achat pour la majorité des gens. Le logiciel de commande d'achat garantit que votre entreprise obtient rapidement et facilement l'inventaire dont elle a besoin auprès des fournisseurs. Il simplifie le processus d'approvisionnement, vous permettant d'être assuré que votre entreprise recevra les produits dont elle a besoin plus tard.
Les entreprises utilisent-elles encore des bons de commande ?
Les bons de commande sont une partie essentielle de toute entreprise. Les bons de commande sont courants dans les affaires, qu'ils soient reçus des clients, envoyés aux fournisseurs ou utilisés en interne entre les services d'une même entreprise.
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Bibliographie
