Un projet a plus de succès lorsqu'il est bien planifié et géré. Pratiquer la gestion de projet et appliquer des mesures d'atténuation de gestion de projet éprouvées peuvent être bénéfiques. Cependant, même les programmes les mieux développés contiendront des dangers.
La meilleure stratégie pour éviter les risques du projet est de les affronter de front. La planification proactive de ces événements inconnus avec l'aide d'un plan de gestion des risques vous aidera à diriger votre équipe de projet vers des eaux calmes plutôt que d'être pris au cœur d'une tempête imprévue.
Vous avez peut-être subi les effets de risques imprévus sur des projets antérieurs si vous n'avez jamais élaboré de plan de gestion des risques. Apprenez-en davantage sur la gestion des risques de projet et suivez ces six étapes simples pour créer votre propre plan de gestion des risques.
Qu'est-ce que le risque projet ?
Tout problème potentiel qui pourrait compromettre l'exécution efficace de vos initiatives est appelé risque de projet. Des variables internes ou externes peuvent entraîner des risques. Un fournisseur important qui cesse ses activités, par exemple, et un membre clé de l'équipe quittant votre entreprise sont tous deux des risques liés au projet.
Qu'est-ce que la gestion des risques projet ?
La gestion des risques du projet est le processus de découverte, d'évaluation et de réponse aux dangers imprévus qui peuvent nuire aux objectifs et à l'avancement de votre projet.
En termes simples, la gestion des risques du projet est le processus de réduction des risques du projet qui se sont déjà produits, se produisent actuellement ou devraient se produire à l'avenir. Il se concentre sur la réduction des risques en identifiant les causes principales des problèmes et en réduisant, voire en éliminant totalement, leur impact.
Quel est le but de la gestion des risques du projet ?
L'identification et la gestion des risques est un élément important de votre travail en tant que chef de projet. Il aide à hiérarchiser vos efforts de gestion de projet. Si une évaluation des risques révèle que l'impact d'un danger spécifique sera grave, vous devez prendre les précautions nécessaires pour éviter ou réduire cette menace dès que possible.
Il existe plusieurs risques à prendre en compte pour tout projet, mais les plus importants sont ceux liés au calendrier, au coût, à la qualité, à la technologie et aux ressources du projet.
- Risque lié à l'horaire : Il est possible que le projet ne soit pas terminé à temps.
- Risque de coût : Il est possible que le coût final du projet dépasse le budget.
- Risque qualité : Il est possible que la qualité du projet ne réponde pas aux attentes.
- Risque technique : Il est possible que la technologie du projet choisie ne fonctionne pas comme prévu.
- Risque lié aux ressources : Il est possible que les membres de l'équipe n'aient pas assez de temps ou d'expertise pour accomplir le projet.
Exemples de types de risques courants en gestion de projet
Passons en revue certains des types de risques de projet les plus courants auxquels vous pourriez être confronté. Nous avons également donné des exemples pour aider à mettre en évidence les préoccupations
- Risques liés au projet individuel : Ce sont des événements à risque qui, s'ils se produisent, peuvent avoir un impact sur la qualité, le coût, le temps et/ou la portée d'un projet. Par exemple, ne pas avoir les ressources adéquates pour un travail et devoir gérer les congés de maladie ou les congés des employés pendant la haute saison en sont deux exemples.
- Risques globaux du projet : Ce sont les effets de l'incertitude sur l'ensemble du projet. Le risque global du projet est la somme de tous les risques individuels et des autres sources d'incertitude du projet. Les catastrophes naturelles, les conflits et les changements dans les politiques gouvernementales sont des exemples de ces incertitudes.
- Risques de variabilité : Ces risques sont liés à des changements ou à des inexactitudes dans la demande, l'offre, la qualité, les prix, etc., qui pourraient avoir un impact sur le résultat du projet. Les exemples incluent le changement de fournisseur d'un composant de produit essentiel et l'ajustement des prix des matières premières.
- Risques d'ambiguïté : Ces risques découlent d'un manque de clarté dans les exigences du projet, ce qui peut entraîner des interprétations erronées ou des erreurs. Une collecte incorrecte des exigences auprès des clients et des interprétations variées de la portée du projet parmi les membres de l'équipe en sont deux exemples.
Étapes de la gestion des risques du projet
L'identification, la planification et le suivi des risques potentiels sont importants pour la gestion des risques du projet. Tout n'ira pas mal, et rien ne peut mal tourner du tout. Cependant, une évaluation proactive des risques et une gestion des incidents peuvent vous aider à vous préparer et à ajuster rapidement votre cap. Cela garantit que vous atteignez tous les objectifs de votre projet dans les délais et le budget.
Voici six étapes pour vous aider à élaborer un plan de gestion des risques de projet si vous débutez avec la gestion des risques.
#1. Identité
Créez un plan de gestion des risques du projet en compilant une liste de tous les événements de risque potentiels du projet pour identifier les dangers. Un événement à risque est tout ce qui a potentiellement un impact sur le calendrier, le budget ou le succès de votre projet.
Il existe plusieurs approches pour démarrer le processus d'identification des risques, notamment :
- Mener des entretiens avec les acteurs du projet. La meilleure stratégie pour évaluer les risques d'un projet consiste à consulter les parties prenantes, les dirigeants et les experts en la matière. S'ils ont déjà travaillé sur des projets comparables, demandez-leur quels dangers ils ont rencontrés et comment vous pourriez les éviter. Même s'ils n'ont jamais travaillé sur des projets similaires auparavant, contactez les principales parties prenantes du projet pour vous assurer que vous ne négligez aucun danger critique pour le projet.
- Avec votre équipe de projet, réfléchissez aux dangers potentiels. Votre équipe de projet est celle avec qui vous travaillerez au quotidien sur ce projet. Avant de commencer votre projet, demandez-leur quels dangers potentiels ils perçoivent et envisagez d'organiser une séance de remue-méninges pour découvrir les principaux dangers pour votre projet.
- Confirmez et documentez vos hypothèses. Selon le Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), les hypothèses sont tout ce qui concerne le projet et dont vous pensez qu'il sera vrai, mais dont il n'est pas garanti qu'il soit vrai. Vous basez peut-être vos décisions de projet sur des hypothèses sans même vous en rendre compte. Cependant, en ne documentant pas et en ne testant pas vos hypothèses, vous vous exposez au risque du projet. Si vos hypothèses sont incorrectes, les fondements de votre projet peuvent devenir fragiles, compromettant le succès du projet.
- Examinez vos listes de contrôle. Vérifiez si votre équipe ou votre service a créé une liste de risques typiques. S'ils ne l'ont pas déjà fait, commencez à en documenter un pour assurer le succès des futures initiatives.
- Faire une matrice d'évaluation des risques. La gravité d'un risque est classée en quatre catégories : catastrophique, crucial, marginal et mineur. Cela aide à déterminer quels dangers potentiels doivent être traités en premier.
Lire aussi: Évaluation des risques : Guide définitif du processus d'évaluation des risques
Mettez les événements de risque importants dans un modèle de registre des risques au fur et à mesure que vous les identifiez. Un registre des risques, comme son nom l'indique, est un inventaire dédié de tous les dangers de votre projet. Votre registre des risques doit fournir des réponses aux questions suivantes concernant les menaces connues que vous avez identifiées :
- Quelle est la probabilité de survenance de ce risque ?
- Quelle est la probabilité d'occurrence?
- Quelles sont les conséquences et la gravité si le risque se produit ?
- Quel est notre plan de gestion des risques ?
- Quel est le niveau de priorité compte tenu de la possibilité et de l'impact ?
- Qui est responsable de ce risque ?
Ne vous inquiétez pas si vous ne pouvez pas tout comprendre tout de suite - une partie de cela viendra dans les étapes ultérieures.
#2. Analyser
Analysez la probabilité, la gravité et le plan de réponse pour chaque risque que vous avez identifié. Envisagez de mener votre analyse des risques avec votre équipe de projet ou les principales parties prenantes, selon la complexité des dangers de votre projet.
Considérez comment le risque peut affecter les objectifs de votre projet tout en déterminant sa gravité. Cela entraînera-t-il un retard dans votre calendrier, compromettra-t-il votre budget ou diminuera-t-il l'effet des livrables de votre projet ? Ensuite, pour chaque risque, élaborez un plan de réponse. Votre plan d'intervention n'est pas nécessairement un élément d'action immédiate ; il décrit plutôt ce que votre équipe fera pour pivoter rapidement et gérer le risque.
#3. Prioriser
Pour hiérarchiser vos risques, tenez compte des éléments suivants : sur la base de votre registre et de votre analyse des risques, quels dangers sont les plus susceptibles de se produire et constituent la plus grande menace pour la réussite de votre projet ? Les risques les plus critiques à gérer sont ceux dont la probabilité de survenance et la gravité sont élevées. Vous devez surveiller et répondre à toutes les menaces potentielles, mais ce sont celles sur lesquelles vous devez vous concentrer le plus et vérifier le plus régulièrement.
#4. Attribuer
Il s'agit d'une étape facultative, mais fortement recommandée. Même si vos risques ne se sont pas encore concrétisés, l'affectation précoce d'un responsable des risques aidera les membres de votre équipe à se préparer. Cette personne doit non seulement surveiller le risque, mais également servir de point focal pour l'établissement d'un plan d'atténuation des risques.
#5. Moniteur
Votre projet a commencé en ce moment. J'espère que vous êtes dans les délais pour atteindre les objectifs ultimes de votre projet. Cependant, vous devez continuer à vérifier en permanence vos risques afin d'éviter les mauvaises surprises. Pour y parvenir:
- Envoyez des mises à jour régulières de l'avancement pour vous assurer que votre équipe de projet et les parties prenantes sont toutes sur la même longueur d'onde. Rappelez-vous que la gestion des risques doit être proactive plutôt que réactive.
- Enregistrez-vous avec vos gestionnaires de risques individuels de manière asynchrone. Chaque « propriétaire » de risque doit garder un œil sur les signaux d'alarme dans son événement à risque. Vérifiez fréquemment avec eux en tant que chef de projet ou chef d'équipe pour vous assurer que tout se passe bien.
- Vérifiez votre registre des risques pour toute modification. Si la probabilité du risque change ou si le plan de risque est révisé, le changement doit être noté dans votre registre des risques. Votre plan de gestion des risques, comme la plupart des aspects de la gestion de projet, doit être un document dynamique que votre équipe utilise pour rester sur la bonne voie.
La collaboration est également essentielle pour l'évaluation des risques. Trop souvent, des problèmes potentiels ou de nouveaux dangers émergent dont un membre de l'équipe était conscient mais qu'il ne se sentait pas en mesure de signaler immédiatement. Assurez-vous de cultiver une culture de travail d'équipe, de transparence et d'honnêteté.
#6. Répondre
Si un risque devient une réalité à un moment donné, il est temps d'agir. Vous devriez avoir un excellent plan de gestion des risques en place avec votre registre des risques et votre plan de gestion des risques en place.
N'oubliez pas que la gestion des risques n'est pas une question de prévention des risques, bien qu'elle puisse aider. La gestion des risques du projet consiste plutôt à anticiper les dangers et à mettre en place un plan solide pour ne pas être pris au dépourvu.
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Stratégies de réduction et de gestion des risques du projet
Bien qu'il soit impossible d'éliminer totalement les risques, les chefs de projet peuvent s'efforcer de gérer efficacement les projets tout en réduisant les risques. Voici quatre conseils pour vous aider à démarrer :
#1. Élaborez un plan de gestion des risques.
Toute personne ayant une expertise en gestion de projet comprend l'importance d'un plan de projet solide pour le succès de l'entreprise. De nombreux plans auxiliaires, comme le plan de gestion des risques, sont fréquemment inclus dans ce plan.
Votre plan de gestion des risques, selon Emerson, doit décrire votre approche de détection et de hiérarchisation des risques, votre tolérance au risque, la manière dont votre équipe réagira au risque, la manière dont vous communiquerez le risque, etc. Il faut du temps et des efforts pour créer un tel plan, mais investir dans la phase de planification est souvent payant en développant une feuille de route qui guidera votre équipe tout au long de la phase d'exécution du projet.
#2. Tenir à jour un registre des risques.
Votre registre des risques, qui peut être couplé ou indépendant de votre plan de gestion des risques, est une liste de toutes les occurrences de risques potentiels qui pourraient affecter votre projet. Ce document vous aidera à rester au courant de tout problème, mais il est essentiel que vous le mainteniez à jour afin de toujours disposer d'un instantané précis auquel vous référer.
Utilisez votre registre des risques pour noter les événements à risque qui se sont produits, la façon dont votre équipe a réagi et les risques supplémentaires apparus que vous n'avez pas pu détecter au départ. Vous, les membres de votre équipe et les autres parties prenantes clés aurez toujours une image claire de l'état du projet si vous maintenez ce document à jour et assurez-vous qu'il est intégré aux autres livrables de planification.
#3. Reconnaître l'événement à risque.
Une erreur courante dans la gestion des risques est que les gens considèrent le risque en termes de résultats potentiels plutôt que l'événement à risque lui-même. Les gens, par exemple, peuvent considérer que « manquer le délai » est un risque pour leur projet. Bien que le non-respect de la date limite soit clairement un risque pour le projet, c'est l'impact qui est la véritable préoccupation.
Considérez le risque dans le format suivant : X peut provoquer l'apparition de Y, entraînant un impact Z. Cela vous aidera à comprendre la source du risque, l'événement à risque et la façon de le gérer.
#4. Soyez proactif plutôt que réactif.
Les chefs de projet peuvent parfois commettre l'erreur d'adopter une approche réactive plutôt que proactive de la gestion des risques. Il est toujours crucial de pouvoir réagir rapidement lorsqu'un incident imprévu se produit, mais il est également nécessaire de prendre du recul et d'examiner votre projet dans une perspective proactive.
Investir du temps dans les premières étapes du processus de gestion des risques et bien comprendre chaque risque vous permet de planifier des mesures préventives qui réduisent la probabilité que l'événement à risque se produise, plutôt que d'essayer de réagir après qu'il se soit déjà produit.
#5. Améliorez vos capacités de gestion de projet.
Avant tout, la gestion réussie des projets et des risques associés nécessite une base solide de capacités de gestion de projet. En plus de pratiquer, de se tenir au courant des tendances de l'industrie et d'assister à des conférences et à des ateliers, l'obtention d'un certificat ou d'un diplôme d'études supérieures en gestion de projet est l'une des meilleures méthodes pour perfectionner ces compétences.
Ceux qui ont la possibilité de superviser un projet mais qui manquent de formation formelle peuvent grandement bénéficier d'une formation en gestion de projet ; néanmoins, ceux qui travaillent actuellement dans l'industrie peuvent également bénéficier du perfectionnement de leur métier.
Conclusion
N'oubliez pas qu'une stratégie de gestion des risques bien planifiée mènera au succès de vos projets.
La gestion des risques en temps opportun contribue au succès du projet en détectant et en minimisant les risques potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes. Vous pouvez éviter les erreurs typiques et les retards coûteux qui peuvent entraîner l'échec du projet en adoptant une approche proactive de la gestion des risques. Revenez au processus de gestion des risques tout au long du cycle de vie du projet pour vous assurer que votre projet est un succès. Acclamations!
L'objectif de la gestion des risques du projet
La mise en œuvre d'un plan de gestion des risques peut aider votre équipe à se préparer à des situations inattendues. Cependant, tous les projets ne nécessitent pas un plan de gestion des risques complet. Si votre projet est simple, vous n'aurez peut-être besoin que d'une réunion rapide avec les membres de votre équipe pour réfléchir et gérer les dangers potentiels.
Ces projets ont une portée minimale, ne nécessitent pas beaucoup de temps pour les membres de l'équipe ou de ressources externes (telles que le financement ou la bande passante) et peuvent être des processus que vous avez déjà accomplis avec succès.
Un plan de gestion des risques du projet serait avantageux si vous travailliez sur un effort complexe qui impliquait un grand nombre de parties prenantes interfonctionnelles du projet et de ressources critiques. Ce sont des initiatives dans lesquelles vous pouvez consacrer une quantité considérable de temps et de bande passante aux membres de l'équipe ou faire un investissement financier majeur. Un plan de gestion des risques garantira que le projet reste dans sa portée et, éventuellement, réussit.
- Évaluation des risques : Guide définitif du processus d'évaluation des risques
- COMMENT ENTRER DANS LA GESTION DE PROJET : Définition, guide et exigence
- RISQUES DE MARCHÉ : meilleures pratiques et guide simplifié avec exemples
- Planification de projet : un guide des techniques de planification de projet
Bibliographie
