La gestion de l'impression est le terme utilisé pour décrire le contrôle, la supervision et la maintenance des services de documentation, des logiciels d'impression et du matériel. Les entreprises peuvent choisir parmi une variété d'options matérielles, logicielles et de contrôle de documents dans le cadre de leurs services de gestion d'impression. Un service de gestion peut aider une entreprise en réduisant les coûts associés aux imprimantes, en augmentant la productivité, en réduisant les erreurs et en rationalisant les projets. Une solution de gestion d'impression donne aux entreprises un contrôle total sur quoi, comment et où il est imprimé, ce qui réduit ou rationalise la maintenance.
Gestion de l'impression
La gestion de l'impression est le processus de suivi, de gestion et de traitement des travaux d'impression d'une entreprise. Cela englobe toutes les facettes de l'impression commerciale. Le logiciel utilisé pour la gestion de l'impression contrôle les procédures impliquées dans la connexion du matériel aux périphériques capables d'imprimer. Une expérience d'impression et de numérisation conviviale et sécurisée est offerte par le logiciel, qui gère également les appareils et garantit la compatibilité.
Avantages de la gestion des impressions
#1. Garder les documents privés en sécurité
Vous ne pouvez pas autoriser les employés à imprimer les documents de l'entreprise privée quand ils le souhaitent. Les entreprises doivent garder une trace de l'impression de tous les fichiers secrets afin que les responsabilités appropriées puissent être déléguées pour le déchiquetage des documents une fois la tâche terminée. Vous pouvez garantir la sécurité des données avec un logiciel d'administration d'impression.
#2. Simplification du processus d'impression
Les gestionnaires et les superviseurs constatent fréquemment combien de temps les employés perdent à faire la queue pour récupérer leurs copies imprimées. En rationalisant les processus d'impression, vous pouvez éviter de telles habitudes contre-productives.
#3. Réduire le gaspillage de papier
Le papier est fabriqué par des humains qui abattent des arbres, ce qui nuit à l'environnement. L'installation d'un système de gestion puissant réduira efficacement le gaspillage de papier, vous aidant ainsi à faire votre part pour protéger l'environnement.
#4. Réduction des coûts d'impression
Les entreprises supportent des coûts annuels importants pour les dépenses liées à l'impression telles que le matériel, le remplacement du toner et le papier. Selon des études, l'utilisation d'un système qui gère les impressions pour empêcher les employés d'imprimer des choses dont ils n'ont pas besoin peut faire économiser beaucoup d'argent à une entreprise.
Solution de gestion d'impression
Étant donné que chaque organisation a des besoins environnementaux, des topologies de réseau, des stratégies cloud, des intégrations d'appareils mobiles et des politiques organisationnelles différentes concernant l'impression des employés, la sécurité des informations et la gestion des coûts, le côté solutions de la gestion de l'impression implique souvent un certain niveau de personnalisation.
Tous les logiciels de gestion d'impression ne rentrent pas dans cette catégorie ; Les logiciels prêts à l'emploi adoptent généralement une stratégie « taille unique » qui est inadaptée aux exigences de l'entreprise.
L'objectif des solutions de gestion d'impression est de donner aux entreprises un contrôle total sur leur environnement d'impression. Ils permettent de réaliser des économies et de promouvoir des pratiques d'impression éthiques tout en empêchant l'accès non autorisé aux documents.
Caractéristiques de la gestion de l'impression
#1. Réduit les coûts
Vous pouvez repérer les processus au sein de votre organisation qui n'ont pas été développés correctement en utilisant un bon outil de gestion. En conséquence, il y a moins d'impressions, ce qui réduit le coût du papier, du toner et de l'encre, entre autres.
#2. Amélioration de la sécurité des documents
Si vous traitez des données sensibles, disposer d'une bonne solution de contrôle d'impression peut empêcher quiconque d'y accéder. Les fichiers importants, par exemple, ne peuvent être imprimés par la personne qui les a créés qu'après qu'un processus d'identification a été effectué pour confirmer qui en est le propriétaire légitime. De plus, l'accès à ces documents peut être limité à l'aide de mots de passe ou d'autres mesures de sécurité.
#3. Aide aux tâches des employés
Une bonne solution de gestion de l'impression minimisera les temps d'arrêt des employés en rationalisant les flux de travail. En mettant en œuvre cette solution, des processus spécifiques seront optimisés, tels que la file d'attente d'impression, la copie recto-verso ou la copie économique, permettant aux employés de consacrer plus de temps à leurs responsabilités principales et moins de temps à ce type de tâche.
#4. S'adapte à tout type d'organisation
Quel que soit le type d'organisation ou son mode de fonctionnement, une bonne solution de gestion de l'impression peut être appliquée à différents secteurs verticaux de l'industrie. La solution d'impression doit être suffisamment flexible pour fonctionner dans les agences de marketing, les multinationales, les PME et les établissements d'enseignement. Il doit être suffisamment flexible pour s'adapter aux différentes hiérarchies organisationnelles et tailles d'employés de l'entreprise.
Meilleur logiciel de gestion d'impression
Avec des fonctionnalités telles que le suivi de l'utilisation, la surveillance de l'état, les limites d'impression, la gestion des coûts, etc., le logiciel de gestion de l'impression permet aux entreprises de gérer tous les aspects de l'impression à partir d'un seul système. Un exemple d'outil est un tel logiciel, qui permet aux entreprises de surveiller et de contrôler les activités d'impression.
Il peut être utilisé à la fois pour les imprimantes locales et réseau, permettant aux utilisateurs de suivre l'utilisation de l'imprimante et de définir des restrictions sur des choses comme qui est autorisé à imprimer, combien ils sont autorisés à imprimer, quels types de documents ils sont autorisés à imprimer, etc. De plus, il est possible de sécuriser les documents commerciaux à l'aide d'un logiciel de gestion d'impression afin que seul le personnel autorisé puisse y accéder.
Outre l'affichage des rapports d'historique d'utilisation, les administrateurs peuvent l'utiliser pour définir des règles limitant l'accès à une imprimante ou à un document particulier. La possibilité de définir des restrictions d'impression en fonction de paramètres tels que les autorisations des utilisateurs ou le type de document est la fonctionnalité la plus fondamentale des logiciels de gestion d'impression.
Ce faisant, les données sensibles peuvent être protégées contre tout accès non autorisé tout en permettant aux employés autorisés un accès complet. De plus, en acheminant automatiquement les travaux à partir de plusieurs emplacements à la fois plutôt que de les ajouter manuellement séparément, le logiciel permet aux services informatiques de déployer efficacement de nouvelles imprimantes avec un minimum de temps d'arrêt et d'aider à entretenir celles existantes.
D'une manière générale, un logiciel de gestion d'impression est un outil utile pour accélérer les procédures commerciales. L'automatisation de nombreuses activités liées à l'impression de documents permet de réduire le gaspillage et d'économiser du temps et de l'argent. Les organisations peuvent maintenir la sécurité des informations confidentielles tout en s'assurant que leur personnel dispose des outils nécessaires pour effectuer leur travail efficacement en limitant l'accès à des documents spécifiques et en limitant l'impression en fonction de facteurs tels que le type de document.
Différents types de logiciels de gestion d'impression
#1. Logiciel de suivi des coûts d'impression
Les entreprises peuvent suivre leurs dépenses en gardant un œil sur le coût des travaux d'impression à l'aide de ce logiciel de gestion d'impression. Il aide également à localiser les opportunités potentielles de réduction des coûts.
#2. Applications de sécurité des documents
En limitant les accès et modifications non autorisés, ce logiciel protège les informations privées des entreprises. De plus, il peut suivre les modifications apportées aux documents et informer les utilisateurs de toute action non autorisée.
#3. Solutions d'impression mobiles et infonuagiques
Grâce à l'utilisation de ces solutions, les utilisateurs peuvent imprimer en toute sécurité à partir de n'importe quel appareil mobile ou application basée sur le cloud tout en s'assurant que des procédures de contrôle d'accès sécurisé et de cryptage des données sont en place.
#4. Logiciel de gestion de flotte
Les entreprises peuvent obtenir une image complète de l'ensemble de leur parc d'imprimantes à l'aide d'un logiciel de gestion de parc, qui leur permet également de surveiller les tendances d'utilisation sur différents sites et de mieux gérer les ressources et les budgets.
Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion d'impression
L'utilisation d'un logiciel de gestion d'impression présente de nombreux avantages, notamment :
#1. Efficacité accrue
En permettant aux utilisateurs de définir des directives et des procédures sur la façon dont les documents doivent être imprimés, le logiciel de gestion d'impression simplifie le processus d'impression. En plus de gagner du temps qui serait autrement consacré à la gestion manuelle des travaux d'impression, cela peut aider à réduire les coûts en éliminant les travaux d'impression inutiles.
#2. Sécurité renforcée
Le cryptage, les contrôles de prévention des pertes de données (DLP) et la journalisation d'audit sont des mesures de sécurité supplémentaires que le logiciel de gestion d'impression ajoute aux documents imprimés pour aider à protéger les données sensibles contre tout accès non autorisé. De plus, la majorité des logiciels offrent des fonctionnalités de création de rapports qui permettent aux administrateurs de savoir facilement quels documents sont imprimés et par qui.
#3. Économies de coûts supplémentaires
Il peut être plus simple d'identifier les imprimantes d'une organisation qui génèrent le plus de déchets ou consomment le plus de fournitures à l'aide d'un logiciel de gestion d'impression. Les paramètres de l'imprimante peuvent ensuite être optimisés à l'aide de ces données, ce qui augmentera également les économies de coûts. Certains logiciels peuvent même être en mesure de suivre les coûts liés aux préférences d'impression d'un utilisateur.
#4. Automatisation et commodité
Les organisations peuvent facilement acheminer automatiquement les travaux d'impression en fonction de critères personnalisables par l'utilisateur tels que le nom d'utilisateur, le groupe de travail, la date/l'heure de la journée, etc. à l'aide d'un logiciel de gestion d'impression. Par conséquent, lors de l'utilisation de plusieurs imprimantes dans un environnement de bureau, une intervention manuelle n'est plus nécessaire. De nombreuses solutions offrent en outre des options en libre-service qui permettent aux utilisateurs de soumettre eux-mêmes des demandes d'impression sans avoir à contacter un administrateur chaque fois qu'ils ont besoin d'imprimer quelque chose.
Comment sélectionner le meilleur logiciel de gestion d'impression
Voici quelques conseils pour vous aider à choisir l'option idéale pour vos besoins :
#1. Déterminez vos besoins
Commencez par compiler une liste des fonctions d'impression et des spécifications dont vous avez besoin. Tenez compte d'éléments tels que la taille du papier, la gestion des coûts et les précautions de sécurité.
#2. Recherche de réponses
Examinez diverses solutions et comparez leurs caractéristiques avec vos besoins. Discutez avec d'autres entreprises qui ont mis en place des systèmes similaires et recherchez en ligne des avis sur le produit rédigés par des professionnels ou d'anciens utilisateurs.
#3. Pensez à l'intégration
Avant de faire un choix, réfléchissez aux produits supplémentaires, tels que les réseaux, les options de stockage de documents et autres produits, que vous devrez peut-être intégrer à votre système de gestion d'impression. Cela vous aidera à déterminer dans quelle mesure ils sont bien adaptés les uns aux autres.
#4. L'analyse coûts-avantages
Examinez les coûts de mise en œuvre d'un système particulier et comparez-les aux avantages qu'il aura, tels qu'une productivité plus élevée ou des coûts énergétiques inférieurs grâce à moins de processus d'impression ou au recyclage post-utilisation des déchets.
#5. Testez avant d'acheter
Enfin, demandez des essais de démonstration des produits des fournisseurs potentiels pour avoir une idée de leur fonctionnement avant de prendre une décision d'achat !
Comment utiliser la gestion d'impression dans Windows 10 ?
- Pour accéder au menu d'alimentation de Windows, effectuez un clic droit sur le menu Démarrer. Vous pouvez également utiliser le raccourci WinKey + X de votre clavier.
- Sélectionnez ensuite Applications et fonctionnalités. Il devrait apparaître sur le menu comme premier choix. Ce faisant, la section Applications et fonctionnalités de l'écran Paramètres Windows s'affichera.
- Sélectionnez ensuite Fonctionnalités facultatives. La liste sur l'écran suivant peut ne pas apparaître immédiatement dans Windows.
- Après cela, sélectionnez Ajouter une fonctionnalité. Lorsque vous faites cela, une boîte de dialogue intitulée "Ajouter une fonctionnalité facultative" apparaît.
- Il peut être trouvé en faisant défiler la liste ou en utilisant la barre de recherche. Choisissez-le dans la liste des options, puis appuyez sur le bouton Installer.
- Votre collection de consoles de gestion inclura désormais la gestion de l'impression, grâce à Windows. Encore une fois, cette option n'est accessible qu'avec Windows 10 Pro.
Comment ouvrir la gestion des imprimantes ?
Ouvrez la boîte de dialogue Exécuter la commande en appuyant sur Win + R. Appuyez sur Entrée pour lancer l'outil de gestion d'impression après avoir tapé « printmanagement.msc ». Sélectionnez l'option Toutes les imprimantes après avoir développé le dossier Filtres personnalisés.
Pourquoi ne puis-je pas trouver la gestion de l'impression dans Windows 10 ?
Il semble que votre ordinateur ne dispose pas d'une telle fonctionnalité installée. Vous devrez l'ajouter manuellement dans cette situation.
Pourquoi mon ordinateur n'a-t-il pas de gestion d'impression ?
Il existe de nombreuses explications pour lesquelles la gestion de l'impression n'apparaît pas dans Windows 10. Cela peut impliquer des problèmes avec le pilote installé, des fichiers système endommagés ou des problèmes avec le service concerné. De plus, gardez à l'esprit que seules les éditions Windows Pro et Enterprise disposent de la console de gestion d'impression. Si vous utilisez l'édition Home, mettez-la à jour ou recherchez d'autres programmes tiers comparables.
Comment accéder à la gestion de l'impression sous Windows ?
Ouvrez l'explorateur de fichiers Windows en appuyant sur Win + E. Entrez « printmanagement.msc » dans la barre d'adresse de l'explorateur de fichiers.
Qu'est-ce que la gestion de l'impression sous Windows ?
Pour gérer et dépanner les serveurs d'impression et les imprimantes sur les systèmes Windows 11, les administrateurs de bureau peuvent utiliser le composant logiciel enfichable Windows Print Management de la console de gestion Microsoft. L'installation, l'affichage et la gestion des imprimantes sont rendus possibles par le composant logiciel enfichable Microsoft Management Console (MMC) connu sous le nom de gestion de l'impression.
Conclusion
La gestion de l'impression permet aux entreprises de gérer efficacement les périphériques d'impression et de rationaliser les flux de travail, ce qui se traduit par une réduction des frais généraux, des coûts et des processus réseau simplifiés. L'élimination de la complexité du réseau grâce à la gestion de l'impression améliore les opérations commerciales. Pour fournir des documents de manière plus fiable et rationaliser les flux de travail, les entreprises bénéficient de vitesses d'impression et de numérisation plus rapides. De plus, une identification facile des impressions, des panneaux de contrôle personnalisables et un environnement sécurisé et stable contribuent tous à accroître la satisfaction de l'utilisateur final vis-à-vis de la gestion de l'impression.
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Bibliographie
