La gestion de la paie est une exigence pour chaque entreprise. Et, même si ce n'est peut-être pas le travail le plus glamour, c'est un travail nécessaire. Le suivi de la masse salariale de votre entreprise garantit que tous les membres de votre équipe sont payés à temps. Cependant, le processus de paie peut être fastidieux, chronophage et répétitif. Lorsque vous avez un grand nombre d'employés, le processus de paie peut devenir compliqué. Vous pouvez exécuter la paie rapidement et efficacement à l'aide d'un système de paie. Vous pouvez vous concentrer sur d'autres besoins commerciaux plus urgents en consacrant moins de temps et d'efforts à la paie. Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est la gestion du système de paie, comment la paie est effectuée et comment un processus de paie peut bénéficier à votre entreprise. Continuez à lire pour en savoir plus sur les différents types de logiciels de système de paie automatisé pour une petite entreprise.
Qu'est-ce qu'un système de paie ?
Un système de paie est une méthode de paiement des employés, de dépôt des charges sociales et de suivi des transactions. Ces tâches peuvent être effectuées manuellement ou automatisées avec un logiciel pour gagner du temps et réduire le risque d'erreur.
Gestion du système de paie
En termes simples, un système de gestion de la paie est un processus par lequel les employeurs paient les salaires de leurs employés. C'est aussi la façon dont ils démontrent leur engagement envers leurs travailleurs, remplissent leurs obligations envers les organismes gouvernementaux et tiennent les registres financiers en ordre.
Pourquoi la gestion du système de paie est-elle importante ?
La gestion du système de paie est un élément important de toute entreprise, car elle contribue à améliorer l'engagement des employés et la conformité réglementaire. Les employeurs peuvent faire face à des revendications salariales et à des pénalités coûteuses s'ils ne disposent pas d'une méthode efficace et précise pour payer les employés, déposer et déclarer les impôts et tenir des registres.
Quelles sont les phases du processus de gestion du système de paie ?
Quelle que soit la manière dont les employeurs choisissent de gérer la paie, le processus se compose généralement de trois étapes :
#1. Pré-paie
Les employeurs collectent des données pertinentes pour la période de paie en fonction des politiques définies de l'entreprise et des exigences réglementaires, telles que les heures travaillées des employés non exonérés, les périodes d'exception (vacances, maladie, devoir de juré, etc.) et les ajustements des employés, tels que les nouvelles embauches, les départs. , des augmentations de salaire ou des modifications des déductions de prestations et des retenues d'impôt. Ces données sont ensuite validées et utilisées pour traiter la paie.
#2. Calculs
Les employeurs calculent le salaire net en prenant le salaire brut total gagné par chaque employé au cours de la période de paie et en déduisant les impôts et les retenues. Ils accumulent également leur impôt à payer pour la même période.
#3. Post-paie
La paie est rapprochée, les impôts sont payés à la date d'échéance et tous les paiements connexes, tels que les ordonnances de retenue sur salaire, sont traités. Ils paient également leurs employés et leur fournissent un talon de paie ou un relevé de salaire, ce qui est exigé dans la plupart des juridictions.
Quelles sont les méthodes de gestion du système de paie ?
Les employeurs disposent de plusieurs options de gestion de la paie en fonction de leur budget et du niveau d'implication souhaité, notamment :
#1. Gestion manuelle de la paie à l'aide de feuilles de calcul
Les employeurs qui comptent peu d'employés peuvent préférer gérer la paie manuellement, à l'aide de feuilles de calcul. Cependant, les économies potentielles sont généralement compensées par les inconvénients. Les processus de bricolage manuels augmentent la probabilité d'erreurs coûteuses et détournent du temps des activités qui favorisent la croissance de l'entreprise.
#2. Logiciel de gestion de la paie
En automatisant les tâches chronophages, un logiciel de paie de haute qualité réduit les charges de travail administratif. Les employeurs peuvent s'y fier pour calculer avec précision les salaires bruts, les retenues et le salaire net tout en gardant un certain contrôle sur le processus.
#3. Externalisation
Les employeurs qui souhaitent se décharger complètement de la paie font souvent appel à un prestataire de services administratifs ou concluent un accord de co-emploi avec une organisation professionnelle d'employeurs (OPE). Dans de tels cas, le fournisseur ou le PEO peut gérer tous les aspects de l'administration de la paie, y compris les dépôts fiscaux, les rapports et la conformité.
Types de logiciels de gestion de la paie
Les logiciels de gestion du système de paie peuvent être classés selon quelques classifications principales ; cloud vs entreprise, général vs spécifique à l'industrie, ainsi que selon la taille de l'entreprise. Cependant, il existe une autre façon de catégoriser les systèmes de gestion de la paie, une qui se concentre sur les fondamentaux de la plateforme et l'impact qu'elle peut avoir sur les flux de travail de l'entreprise.
#1. Logiciel de gestion de paie dédié
Les solutions logicielles dédiées à la gestion de la paie sont souvent qualifiées de systèmes autonomes. Ils vont au-delà des attentes pour offrir des fonctionnalités et des capacités robustes qui répondent aux processus de base impliqués dans la paie et d'autres fonctions de gestion des RH.
La majorité des systèmes de gestion de la paie dédiés incluent des fonctions spécialisées qui profitent aux équipes et aux services RH. Ces fonctionnalités incluent le suivi du temps et la présence des employés, des rapports personnalisés et la gestion des impôts et des prestations.
#2. Solution intégrée de gestion de la paie
Les solutions intégrées de gestion de la paie sont fréquemment incluses dans d'autres plates-formes de gestion des ressources humaines avec des fonctionnalités et des capacités étendues couvrant un large éventail de fonctions.
La comptabilité, la gestion des ressources humaines et la paie sont des processus commerciaux clés qui se chevauchent généralement. En conséquence, les services et les produits logiciels qui répondent à ces processus offrent souvent aux clients la possibilité d'intégrer une variété de modules conçus pour répondre aux exigences spécifiques de chaque organisation.
#3. Logiciel de système de paie
Le logiciel de gestion du système de paie est un outil complet et riche en fonctionnalités conçu pour faciliter la paie et d'autres processus importants de gestion des RH, de l'organisation des données RH pertinentes à l'automatisation des processus quotidiens cruciaux impliqués dans le calcul et le paiement du personnel/employé. les salaires.
Quels sont les avantages d'utiliser un logiciel de système de paie ?
Le logiciel de système de paie facilite toute entreprise ou organisation grâce à l'automatisation des processus, la centralisation et la sécurité des données, l'efficacité du flux de travail, la productivité des RH, les économies de coûts, la personnalisation et l'intégration.
Les entreprises qui utilisent la bonne solution de paie peuvent économiser du temps et de l'argent tout en évitant les erreurs humaines. Le système garantit que le montant correct est versé au bon employé, que les organisations paient correctement leurs impôts et que les données sensibles de l'entreprise et des employés sont protégées.
Les solutions logicielles de gestion de la paie contribuent également à accroître la transparence au sein de l'organisation en fournissant un accès facile aux accords, aux avantages sociaux, aux feuilles de temps et à d'autres données similaires, permettant une résolution rapide des litiges. De plus, avec un ensemble aussi diversifié de fonctionnalités et d'outils à leur disposition, les utilisateurs pourront personnaliser les rapports pour les parties prenantes et le personnel autorisé.
Comment choisir un logiciel de système de paie
Quelques considérations clés doivent être faites avant de mettre en œuvre une solution logicielle de système de paie. Ces plates-formes sont disponibles dans de nombreux packages différents, de sorte que certaines sont disponibles en tant que fonctionnalité supplémentaire dans les systèmes ERP, HRM et comptables, tandis que d'autres sont disponibles en tant que solution autonome indépendante, comme mentionné précédemment.
Avant de vous engager dans un service, un fournisseur ou un plan d'abonnement spécifique, tenez compte des facteurs suivants pour vous assurer d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix :
#1. Coût de propriété
Les organisations (indépendamment de la taille ou de l'industrie) doivent constamment équilibrer les coûts opérationnels, le coût de possession et les autres dépenses de l'entreprise. Vous pouvez dépenser de l'argent pour gagner de l'argent, mais vous ne pouvez pas dépenser autant que votre résultat net en souffre.
En ce qui concerne les logiciels de gestion de la paie (ou toute autre solution logicielle d'ailleurs), il existe quelques options pour les obtenir : des frais de licence uniques ou un abonnement mensuel, trimestriel, annuel ou semestriel. Tous les fournisseurs n'offrent pas de telles options, mais lorsque vous recherchez les prix des logiciels, ce sont les options de paiement que vous trouverez généralement.
#2. Service basé sur le cloud ou déploiement sur site
Comment il sera utilisé dans votre petite entreprise est une autre chose à laquelle il faut penser lors de l'achat d'un logiciel de système de paie. Alors que d'autres sont proposés en tant que service basé sur le cloud, certains systèmes logiciels sont installés sur site. Il y a des avantages et des inconvénients à ces deux méthodes de déploiement différentes.
#3. Les principales fonctionnalités offertes par le produit
Vous devez également tenir compte des fonctionnalités clés de la solution logicielle et déterminer si votre entreprise en a besoin ou non. Certains systèmes de gestion de la paie offrent une pléthore de fonctionnalités et d'outils, mais cela ne signifie pas toujours qu'ils constituent la meilleure option pour votre entreprise. Ce n'est pas parce qu'un produit possède de nombreuses fonctionnalités que vous les utiliserez toutes.
#4. Intégration et évolutivité
L'évolutivité est essentielle, en particulier pour une entreprise en pleine croissance. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit et que votre effectif augmente, vous devez pouvoir compter sur la solution logicielle pour vous aider dans la gestion de la paie. Le système de gestion de la paie que vous choisissez doit pouvoir résister à l'épreuve du temps et suivre le rythme de croissance de votre organisation.
Système de paie Petite entreprise
Travailler avec un logiciel de paie est un processus simple qui vous fera gagner du temps et des efforts dans la gestion de votre calendrier de paie, même si vous n'êtes pas un propriétaire d'entreprise féru de technologie. Le logiciel du système de paie de votre petite entreprise doit d'abord être configuré. Bien qu'il s'agisse généralement d'un processus simple, de nombreux fournisseurs de services de paie offrent une assistance ou même configurent votre compte pour vous.
Lors de la configuration de votre compte, vous ou un représentant du service clientèle fournirez au logiciel les informations bancaires de votre entreprise et de vos employés. Les informations fournies permettront au logiciel de paie de déposer directement les salaires sur les comptes bancaires de votre personnel, de calculer vos charges sociales et de suivre les salaires, les PTO, les dossiers personnels des employés, etc. Ensuite, vous créerez votre calendrier de paie, en décidant quels jours de la semaine et à quelle fréquence vos employés seront payés.
Votre logiciel de paie peut être intégré aux logiciels de comptabilité, de gestion du temps et des présences et des RH fournis par votre fournisseur de paie ou un fournisseur tiers une fois que votre calendrier de paie est configuré. Les intégrations simplifient le processus de paie en synchronisant votre paie avec les heures de travail de vos employés. Cela simplifie le processus d'automatisation de votre calendrier de paie. Cependant, vous voudrez toujours tout vérifier même si vous décidez d'automatiser votre paie.
Une fois votre compte configuré, vous serez en mesure de traiter rapidement la paie lors de vos déplacements. De nombreux fournisseurs de paie ont des applications mobiles ou des sites Web adaptés aux mobiles. Et, à ce stade, il suffit de quelques clics rapides sur votre téléphone portable pour gérer votre paie.
Système de paie automatisé
En termes simples, les employeurs paient leurs employés à l'aide d'un système de paie. De même, un système de paie automatisé permet à un employeur de traiter la paie en ligne.
Fonctionnalités courantes du système de paie automatisé
La plupart des fournisseurs de services de paie disposent d'une pléthore de fonctionnalités automatisées, mais voici six fonctionnalités courantes et essentielles à rechercher.
- Traitement de la paie
- l'administration de la paie
- Transfert électronique de fonds
- Gestion des impôts
- Rapports
- Tenue de dossiers
Top 3 des systèmes de paie automatisés
Choisir un fournisseur de système de paie automatisé qui répond à vos besoins peut être un défi, alors voici nos trois principales recommandations.
#1. Enthousiasme
Gusto est une option à faible coût qui fournit également un package à grande échelle. La vaste gamme d'outils et de fonctionnalités RH offerts par ce service de paie est l'une de ses caractéristiques les plus remarquables.
#2. ADP
Le traitement automatique des données, ou ADP, est l'un des principaux processeurs de paie. Le nom vous est probablement le plus familier sur cette liste, et pour cause : c'est un grand nom dans le monde des logiciels d'entreprise. ADP fournit un tableau de bord simple et une variété de plans pour les entreprises de toutes tailles.
#3. Paiement
Paychex propose trois plans avec une variété de services complémentaires qui permettent aux entreprises d'adapter et de personnaliser facilement le plan en fonction de leurs besoins. Ils peuvent également être considérés comme le système de paie automatisé le plus adaptable pour les entreprises.
Qu'est-ce qu'un exemple de système de paie ?
Sumopayroll, sumHR, Keka, PeopleWorks et Accent HRP sont des exemples de systèmes de paie.
Quels sont 2 types différents de systèmes de paie ?
Les trois principaux types de paie sont manuels, logiciels et externalisés.
Qu'est-ce qu'un système RH et paie ?
Les RH (ressources humaines) et la paie sont deux départements au sein d'une entreprise. La paie est une liste d'employés et le montant d'argent qui leur est payé, tandis que les RH s'occupent d'une variété de tâches liées à la gestion des employés et à l'administration, telles que l'embauche, le licenciement, les avantages sociaux, les présences, etc.
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Quel est le logiciel de paie le plus courant ?
Les meilleurs logiciels de paie :
- Paie QuickBooks.
- Paychex.
- Enthousiasme.
- Payer.
- Ondulation.
- OnPay.
- Chariot.
- Xero.
Quels sont les quatre types de paie?
Les quatre types de paie sont les suivants :
- Systèmes de paie gérés en interne
- Systèmes de paie gérés par des professionnels
- Services de paie gérés par les agences du système de paie
- Systèmes de paie gérés par logiciel
SAP est-il un système de paie ?
Oui, le logiciel SAP HR inclut la gestion, l'administration et le traitement de la paie via SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. D'autres processus d'entreprise et de ressources humaines peuvent être intégrés à la solution cloud.
Conclusion
Choisir le meilleur logiciel de paie pour votre entreprise est une décision importante. Heureusement, plusieurs solutions logicielles de paie en ligne offrent des fonctionnalités, des intégrations et des interfaces utilisateur robustes adaptées aux propriétaires d'entreprise sans grande expérience du traitement de la paie.
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Bibliographie
