ONBOARDING

« Onboarding » décrit les procédures utilisées pour intégrer les nouveaux employés dans l'entreprise. En plus d'apprendre sur la structure, la culture, la vision, l'objectif et les valeurs de l'entreprise, il contient également des activités qui permettent aux nouveaux employés de terminer le premier processus d'orientation des nouveaux employés. Les processus d'intégration peuvent aller d'un ou deux jours d'activité pour certaines entreprises à plusieurs mois d'opérations pour d'autres organisations. L'orientation et l'intégration sont souvent des termes mal compris. L'intégration est un processus complet qui inclut la direction et d'autres employés et peut durer jusqu'à 12 mois. L'orientation est une étape cruciale pour remplir la paperasse et d'autres activités quotidiennes.

Toutes les nouvelles recrues reçoivent une intégration, mais le calibre de l'intégration compte. Trop souvent, l'intégration implique de remettre à un nouvel employé une pile de documents et de demander à un responsable ou à un spécialiste des RH de lui faire visiter le lieu de travail tout en le présentant au hasard. Pourtant, lorsque l'intégration est bien faite, elle crée une base pour le succès à long terme de l'employé et de l'employeur. Il peut stimuler la production, favoriser l'engagement et la fidélité, et soutenir la réussite des membres du personnel en début de carrière dans la nouvelle entreprise.

Processus d'ambarquement

Il existe différentes façons d'aider les nouvelles recrues lors de la création du processus d'intégration, notamment en leur envoyant une trousse de bienvenue remplie de cadeaux d'entreprise, en planifiant un déjeuner ou un dîner d'équipe avec des collègues ou en créant une présentation. Il existe un certain nombre de bonnes pratiques d'intégration auxquelles vous pouvez adhérer, quoi que vous décidiez d'inclure dans votre propre processus :

#1. Communiquez régulièrement avec les nouvelles recrues

Restez en contact avec votre nouvelle recrue et exprimez votre enthousiasme à l'idée qu'elle rejoigne l'équipe si sa date de début est dans plus de deux semaines. Vous pouvez leur envoyer par e-mail votre manuel de l'employé à l'avance ou préparer une boîte de bienvenue remplie d'articles de l'entreprise. Une communication de bienvenue du responsable potentiel du nouveau membre de l'équipe pourrait également être demandée.

#2. Planifiez la première semaine du nouvel employé.

Le premier jour de travail sera incertain pour le nouvel employé car il ne sait pas à quoi s'attendre. Vous devez leur démontrer que vous êtes prêt et disposé à les recevoir de manière formelle. Faites un plan pour leurs premiers jours de travail et assurez-vous que tous les éléments nécessaires sont faits, comme la mise en place de leur espace de travail et alerter le personnel de la réception de l'arrivée de la nouvelle recrue.

#3. Offrez-leur un accueil chaleureux.

Soyez impatient, sociable et optimiste tout de suite. Faites visiter le lieu de travail au nouvel employé et rencontrez d'abord ses collègues aux bureaux environnants. Planifiez un déjeuner avec leur équipe afin qu'ils puissent apprendre à se connaître et assurez-vous que leur responsable les rencontre fréquemment au cours de cette importante première semaine.

#4. Le maintenir

Après la première semaine, la procédure d'intégration ne se termine pas. Vous devez vous assurer que votre nouvel employé a suffisamment de tâches fondamentales mais importantes à accomplir presque immédiatement pour renforcer la confiance. Leur manager doit avoir une stratégie pour déléguer ce travail et faciliter leur intégration transparente dans l'équipe.

Listes de contrôle pour l'intégration

L'un des nombreux outils qui aident les nouvelles recrues à mener à bien leur processus d'intégration est une liste de contrôle d'intégration. Les responsables du recrutement et les nouvelles recrues peuvent ressentir de l'anxiété et être dépassés pendant le processus d'intégration, en particulier s'il existe de nombreux processus qui doivent être suivis sur une période de plusieurs jours, semaines, voire mois. Une liste de contrôle révisée pour l'intégration du personnel réduit la probabilité qu'une étape vitale soit manquée, ce qui oblige les gestionnaires et les employés à perdre du temps plus tard à revenir en arrière.

Fournir aux nouvelles recrues une liste de contrôle d'intégration présente divers avantages, à savoir :

Il augmente la cohérence de l'intégration
Gain de temps
Cela rend le processus d'intégration plus fluide

Établissons ce que signifie une liste de contrôle d'intégration pour les nouveaux employés :

Modèle de liste de contrôle d'intégration

Votre personnel des RH peut maintenir la communication et évaluer l'efficacité de chaque étape en utilisant une liste de contrôle commune pour l'intégration des nouvelles recrues. Pour commencer à créer la vôtre, utilisez cet exemple de liste de contrôle d'intégration.

Pré-intégration :

Configurer le poste de travail d'un nouvel employé dans le cadre de la pré-intégration
Contactez votre responsable ou superviseur.
Diffusez une annonce concernant la nouvelle embauche à l'ensemble du personnel.

Premier accueil officiel

Découvrez les informations de la date de début (jour, heure et lieu).
Procurez-vous les documents nécessaires.
Partager le calendrier d'intégration

Intégration le premier jour :

Visite du lieu de travail
Introduction à l'équipement, aux machines et à la technologie
Examiner les dossiers RH (paie, impôts, assurances, etc.)
Présentez chaque membre de l'équipe.
Préciser les objectifs (délais, sécurité, performance, etc.)
Décrivez les principes, la mission et la culture de l'entreprise.
Choisir ou présenter un mentor

Clé à emporter:

Un examen rapide des éléments suivants justifie l'importance d'un modèle de liste de contrôle d'intégration :

réduit la charge de travail des gestionnaires d'embauche
s'assure que les procédures d'intégration essentielles sont suivies
rend un processus plus cohérent afin qu'il puisse être examiné et amélioré.

Logiciel d'intégration des employés

Avec le logiciel d'intégration des employés, vous pouvez intégrer les nouvelles recrues dans votre organisation avant leur premier jour de travail. Il organise les formulaires, simplifie le processus de gestion des documents et maintient la motivation de vos nouvelles recrues. Soumettez les documents pour signature et rassemblez tous les documents en ligne avant le premier jour. Pour garantir un premier jour sans heurts pour la nouvelle embauche, travaillez avec votre équipe informatique, votre équipe RH et votre responsable pour vous assurer que toutes les tâches et tous les besoins sont satisfaits. Offrez à votre nouvelle recrue une expérience d'intégration exceptionnelle qu'il sera difficile d'oublier, formalités mises à part. Pour créer la bonne culture, obtenez le bon logiciel d'intégration de vos employés à distance.

Les outils répertoriés ci-dessous sont parmi les plus utiles pour intégrer rapidement les nouvelles recrues, s'assurer qu'elles ont une expérience formidable et les aider à devenir des membres productifs de l'équipe.

#1. Aidejuice

L'une des fonctionnalités les plus remarquables de Helpjuice est sa recherche de type Google, qui permet aux clients de localiser rapidement les informations dont ils ont besoin. Afin qu'ils puissent apprendre à leur propre rythme, les nouveaux employés peuvent se servir eux-mêmes pendant le processus d'intégration. De plus, les fonctionnalités d'analyse du logiciel vous permettent de filtrer les données et d'améliorer votre procédure d'intégration grâce à des informations pertinentes et des données utiles.

#dix. Scribe

Avec l'aide de l'outil Scribe, il est plus simple de créer des supports d'intégration pour les employés et pour les nouveaux travailleurs d'apprendre à exercer leurs fonctions. Il s'agit d'une extension Chrome ou d'une application de bureau qui enregistre un flux de travail que vous souhaitez documenter et le convertit en captures d'écran et en instructions détaillées. L'époque de la copie de captures d'écran dans des documents Word pour les équipes RH et les responsables du recrutement est révolue ; Scribe crée maintenant rapidement ces guides pour votre équipe.

#3. BambooHR

BambooHR, l'une des solutions RH complètes les plus appréciées sur le marché, cache de solides capacités d'intégration derrière une interface utilisateur simple. Le programme vous permet d'utiliser des fonctionnalités puissantes telles que le suivi des candidatures et les signatures électroniques pour concevoir des procédures d'intégration fluides que vos nouvelles recrues (et les responsables du recrutement) adoreront. Il existe deux niveaux de BambooHR : « Essentials » et « Advantage ». Malheureusement, les capacités d'intégration complètes ne sont disponibles qu'avec le plan "Advantage" plus cher.

#4. Talmundo

Talmundo a été créé dans le but exprès de moderniser le processus d'intégration des nouveaux employés. La facilité d'utilisation de ce logiciel est l'une de ses meilleures caractéristiques. Vous serez rapidement opérationnel car programmer et modifier la feuille de route de vos employés est si simple. De plus, les tests attrayants et les listes de tâches interactives font un excellent travail de numérisation du processus d'intégration tout en conservant le charmant facteur humain.

#dix. Zénéfits

À l'aide du logiciel RH Zenefits, vous pouvez gérer des tâches telles que l'embauche, l'intégration et la gestion des informations sur les employés au même endroit. Vous pourrez créer des processus d'intégration uniques, distribuer des offres d'emploi, effectuer des vérifications des antécédents et permettre aux nouvelles recrues de terminer leur propre intégration avant de se présenter au travail. Qu'est-ce qui est le mieux ? Afin de s'assurer que tout est opérationnel en quelques clics seulement, toutes les informations sont synchronisées avec la paie et les avantages sociaux. Le prix commence à 8 $ par mois.

Zenefits RH

Formation d'intégration

Il est important de noter que l'intégration réussie d'un nouvel employé ne s'arrête pas après son premier jour. Si vous souhaitez que vos nouvelles recrues réussissent au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous devrez mettre en place une procédure de formation plus structurée. Le programme de formation ad hoc avec lequel vous avez commencé ne sera plus suffisant lorsque de plus en plus de personnes se joindront à l'équipe. Une procédure d'intégration formelle peut être considérée comme une chose vivante et respirante que vous perfectionnez et perfectionnez au fil du temps, mais la mise en place d'un plan tôt peut vous assurer qu'aucune nouvelle embauche ne tombe entre les coutures.

Il s'agit de conseils utiles pour développer un programme d'intégration et de formation efficace afin d'atteindre cet objectif.

#1. Mettre en place une base de compréhension et produire de la documentation

En tant qu'entreprise, vous devez établir le cadre avant de mettre en œuvre un nouveau processus d'intégration. Établissez la personne qui sera en charge de ce processus pour votre entreprise et chaque département. Vos cadres supérieurs et vos gestionnaires doivent soutenir la nouvelle procédure pour qu'elle réussisse. La première étape pour les aider à comprendre les convictions de votre entreprise est de solliciter leur contribution.

#2. Monter une équipe de formation

Les nouvelles recrues doivent suivre une routine générale pour se familiariser avec tout ce qui concerne l'entreprise et leur travail. Établissez le plan de formation optimal, puis indiquez qui est responsable de chaque tâche d'intégration. Bien que cela change pour l'embauche dans d'autres départements et avec des degrés de responsabilité variables, l'objectif est d'établir une structure que vous pouvez réutiliser, en faisant appel aux personnes appropriées selon les besoins.

#3. Créer un manuel de l'employé

Vos services doivent viser à créer rapidement un « manuel de l'employé » que les membres du personnel peuvent conserver dans leurs dossiers. Selon le stade et la maturité de votre entreprise, vous voudrez équilibrer le temps et les efforts que vous investissez dans sa création. Il n'est peut-être pas logique de décrire les procédures pour l'instant si vous êtes encore en train de déterminer ce qui fonctionne pour chaque partie centrale de votre organisation et comment créer une adéquation produit-marché. Dans les deux cas, qu'il s'agisse d'un document Word, d'un PDF, d'une présentation ou d'autre chose, c'est toujours une bonne idée d'avoir des informations et des attentes par écrit auxquelles vous et votre embauche pouvez vous référer.

#4. Fournissez-leur le matériel de lecture nécessaire

Au cours de la première semaine, il est possible que vous n'attendiez pas grand-chose de votre nouvelle recrue. Donnez-leur beaucoup de matériel de lecture que vous voulez qu'ils maîtrisent. Partagez des supports de vente, des annonces de presse, des blogs et d'autres documents obsolètes.

#5. Passez en revue les tâches et les activités que vous avez chaque jour.

Le chef de service doit passer en revue les fonctions du poste et les tâches quotidiennes normales. Assurez-vous que le nouvel employé prend des notes et vérifiez fréquemment s'il a des questions ou s'il a besoin de répéter quoi que ce soit.

#6. Démontrer, organiser l'observation et fournir des instructions pratiques

Selon le degré de numérisation de votre entreprise, prévoyez que votre nouvelle recrue aura peut-être besoin de quelques démonstrations de produits pour se familiariser avec elle, ainsi que d'un peu de temps privé pour expérimenter le produit et poser des questions de suivi. Encore une fois, donnez le bon exemple à votre nouvelle recrue pendant cette période morose alors que les attentes en matière de rendement sont minimes. Demandez-leur d'assister à des réunions, de participer à des appels téléphoniques ou simplement de vous observer pendant que vous travaillez, en décrivant vos attentes lorsqu'ils prendront le relais au fur et à mesure.

#7. Sensibilisation continue

Le bonheur de votre personnel est influencé par les opportunités d'apprentissage et la formation continue. Les employeurs qui offrent des possibilités d'avancement découvriront que leurs employés sont plus heureux et plus dévoués au développement de l'entreprise. Vous pouvez le faire en organisant des activités telles que des sessions d'apprentissage pratiques hebdomadaires, des clubs de lecture mensuels, des programmes de mentorat au sein de votre entreprise, en payant pour que les employés suivent des cours en dehors du bureau, en proposant des programmes de certification internes qui prouvent leur maîtrise du bien ou du service, et plus encore. .

Quelles sont les quatre phases de l'intégration ?

Quatre étapes du processus d'intégration

Première étape : préembarquement. Il y a beaucoup à apprendre une fois que vous avez accepté votre lettre d'offre et commencé à travailler à votre nouvel emploi.
Deuxième étape : Orientation et accueil des tout nouveaux travailleurs.
Troisième étape : Formation.
Quatrième étape : accepter le nouvel emploi.

Quel est le but de l'intégration ?

L'intégration fait référence au processus par lequel une entreprise aide les nouveaux employés à s'adapter à leurs nouveaux rôles en leur offrant une formation et des informations. Le travail qu'ils jouent, les normes de leur employeur et l'éthique de l'entreprise sont tous plus immédiatement compris grâce à onboard

Que signifie l'intégration ?

Selon la définition de l'intégration des employés, c'est toute action qui permet aux nouvelles recrues de comprendre comment les choses fonctionnent dans leur nouveau lieu de travail, de se familiariser avec la culture d'entreprise et d'éprouver un sentiment d'appartenance et de valeur au sein de leur équipe. D'autre part, la première étape de l'intégration est l'orientation des employés.

Quels sont les 6 C de l'intégration des employés ?

Les six C de l'intégration des employés sont décrits comme étant la conformité, la clarification, la connexion, la culture, la confiance et la vérification.

Quels sont les quatre C d'une intégration efficace ?

Le Dr Talya Bauer de la Fondation SHRM affirme qu'une attention proactive aux quatre C est essentielle pour un processus d'intégration réussi. Cela représente la conformité, la clarification, la culture et la connexion.

Qu'est-ce qu'un autre mot pour l'intégration ?

L'intégration des utilisateurs est souvent appelée « adoption des utilisateurs ». Les gens font souvent référence à l'orientation ou à l'intégration des employés en tant qu'« intégration des employés », mais il s'agit en fait d'un long processus qui inclut ces deux concepts.

À qui profite l'intégration ?

Une procédure d'intégration réussie améliore l'établissement de relations avec les employés et aide le nouveau travailleur à s'installer dans l'entreprise. Pour que les employés sachent ce que l'on attend d'eux, où ils en sont et comment évoluer, cela inclut également la définition d'objectifs, des contrôles fréquents des responsables et le développement des employés.

Conclusion

Sans aucun doute, la seule solution pour offrir des expériences d'intégration simples, automatisées et bénéfiques est un logiciel d'intégration des employés. Mais, au cours de leurs premières semaines de travail, les employés nouvellement embauchés sont parfois inondés de montagnes de connaissances. Il y a beaucoup à traiter. En permettant à votre nouveau personnel d'obtenir les réponses dont ils ont besoin à leur propre rythme, une base de connaissances fournit l'antidote à la surcharge d'informations.

ONBOARDING : définition, processus, listes de contrôle, logiciel et formation des employés

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